Aufbewahrungsfristen

Aktuell: Viertes Bürokratieentlastungsgesetz vom 24.10.2024
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ist von 10 Jahren auf auf 8 Jahre abgesenkt ( (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Regelung steht im Zusammenhang mit der Absenkung der Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege nach § 147 AO.
Die Regelung gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens zum 1.1.2025 der Änderungen noch nicht abgelaufen ist (§ 27 Abs. 40 UStG; es gibt Sonderregelungen in bestimmten Fällen für Finanzdienstleister, § 27 Abs. 40 Satz 2 UStG).
Korrespondierend dazu sind die Bußgeldvorschriften (§ 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG) bei einem Verstoß gegen die Aufbewahrungsfristen angepasst worden.
Im Bereich des Steuer­rechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (insbesondere § 147 AO) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit „anderen Gesetzen“ ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.
Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- beziehungsweise Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze bei 80.000 Euro.

Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:

  • bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäfts
  • bei der BGB -Gesellschaft und OHG die Gesellschafter
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
  • bei der GmbH der/die Geschäftsführer
  • für Privatleute gilt eine zweijährige Aufbewahrungspflicht für Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück (sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau,…)

Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Absatz 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 62 Absatz 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der „Offene- Posten- Buchhaltung“ (kontenblattlose Buchhaltung, gibt guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder ähnliche Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Unter den Begriff „Geschäftsbrief“ fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme, etc.
Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.
Speziell geregelt ist in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer beziehungs­weise den Leistungsempfänger verlagert ist.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie zum Beispiel Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wie lange ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie zum Beispiel einem Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Un­terlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden jeder Art (zum Beispiel Zeugnisse, Bescheinigungen, Genehmigungen, Ursprungszeugnisse) sowie handschriftlich zu unterschrei­bende nicht förmliche Präferenznachweise sind nach § 147 Absatz 2 AO im Original aufzubewahren.

§ 147 Absatz 2 AO bestimmt zugleich auch, dass

  • für alle anderen nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (siehe oben) jedes Aufbewahrungssystem zugelassen wird, insbesondere die Datenspeicherung auf Computer-Festplatten, CD, Disketten, Blu-ray-Disk, Flash-Speicher oder DVD bzw. auf externen Servern (sog. Cloud Computing). Es besteht aber keine Pflicht zur Digitalisierung, sondern nur ein Recht.
  • Elektronische Unterlagen, die nicht aus Papierunterlagen umgewandelt worden sind, sondern von Anfang an elektronisch generiert worden sind (originär digital), sind in dem elektronischen Format abzuspeichern, in dem sie empfangen beziehungsweise erstellt worden sind. Zugleich müssen bestimmte Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit gegeben sein.

Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder herge­stellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, zum Beispiel bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt (zum Beispiel bei Stornobeträgen in roter Farbe).
  • Handels- und Geschäftsbriefe sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Beweiskraft

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind.
Die Rechnung kann in Papierform vorliegen, möglich ist aber auch eine elektronische Rechnung. Seit dem 1. Juli 2011 ist für elektronisch übermittelte Rechnungen kein bestimmtes Übermittlungsverfahren mehr vorgeschrieben. Es ist nicht mehr zwingend erforderlich, dass diese mit einer elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz versehen sind oder ein EDI-Verfahren verwendet wird.
Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen können zum Beispiel auch E-Mail (gegebe­nenfalls mit PDF- oder Textdateianhang), Computer-Fax oder Faxserver, DE-Mail, E-Post oder Web-Download sein. Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Singnatur oder das EDI-Verfahren, muss er allerdings durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Gleiches gilt auch für die
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (zum Beispiel bei Vollmachten, Wertpapieren).
Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Absatz 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Absatz 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im Ausland aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Besonderheiten für originär digitale Daten durch den EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Der aufbewahrungspflichtige Unternehmer muss originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und im Rahmen einer Außenprüfung der Finanzverwaltung bereitstellen. Dabei sind als „originär digital“ die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert/gefiltert werden können.

Formen des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung kann in folgenden drei Varianten auf die Daten des Steuerpflichtigen Zugriff nehmen:

  • Nur-Lese-Zugriff
  • Mittelbarer Datenzugriff
  • Datenträgerüberlassung
Im Rahmen des Nur-Lese-Zugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zu Prüfung der Daten nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprü­fer ist nicht möglich.
Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde verlangen, dass Daten nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Dabei kann die Finanzbehörde nur solche Auswertungen verlangen, wie sie das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen ermöglicht.
Bei der Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Unterlagen auf einem maschinell lesbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Ko­pien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.

Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.Di eÜbersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit:
Schriftgut Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen 10
Abtretungserklärungen 6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 10
Akkreditive 6
Aktenvermerke 6
Angebote mit Auftragsfolge 6
Angestelltenversicherung (Belege) 10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB) 10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien 10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung) 10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation 10
Aufzeichnungen 10
Ausgangsrechnungen 10
Außendienstabrechnungen 10
Bankbelege 10
Bankbürgschaften 10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb 10
Belegformate 10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung 10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen 10
Betriebskostenrechnungen 10
Betriebsprüfungsberichte 6
Bewertungsunterlagen 10
Bewirtungsunterlagen 10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz) 10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation 10
Buchungsbelege 8 (bis zum 31.12.2024: 10 8 Jahre)
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10
Dateien, Beschreibungen der 10
Dateiverzeichnisse 10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der 10
Datensicherungsregeln 10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage) 10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 10
Einfuhrunterlagen 10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung 10
Eingabedatenformate 10
Eingangsrechnungen 10
Einheitswertunterlagen 10
Essensmarkenabrechnungen 6
Exportunterlagen (soweit steuerlich relevant, insb. Ausfuhr­nachweise) 10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen 10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchfüh­rung 10
Finanzberichte 6
Frachtbriefe 6
Gehaltslisten 10
Geschäftsberichte 10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Geschenknachweise 10
Gewinn- und Verlustrechnung 10
Grundbuchauszüge 10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 10
Gutschriften 10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) 6
Handelsbücher 10
Handelsregisterauszüge 6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) 10
Inventare (§ 240 HGB) 10
Investitionszulage (Unterlagen) 6
Jahresabschluss mit Erläuterungen 10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent 10
Kalkulationsunterlagen 10
Kassenberichte 10
Kassenbücher/-blätter 10
Kassenzettel 10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen 10
Kontenregister 10
Kontoauszüge 10
Konzernabschluss (§ 290 HGB) 10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB) 10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
10, soweit
Buchungsbeleg,
6 soweit Korrespondenz
Lagebericht 10
Lagerbuchführungen 10
Lieferscheine
6
(sofern im Einzelfall als Buchungsbeleg: 10 Jahre, ab 01.01.2025: 8 Jahre)
Lohnbelege 10
Lohnlisten 6
Magnetbänder mit Buchfunktion 10
Mahnbescheide 6
Maske (Bildschirm-, Druck-) 10
Menueübersicht 10
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) 10***
Nachnamebelege 10
Nebenbücher 10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10
Pachtunterlagen nach Ablauf des Vertrags 6***
Postbankauszüge 10
Preislisten
10 (soweit
Bewertungsunterlagen)
Programmablaufbeschreibungen 10
Programmverzeichnisse 10
Protokolle* 6
Prozessakten 10 (nach Abschluss des Prozesses)
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers 10
Quittungen 10
Rechnungen 10
Reisekostenabrechnung 10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen) 10
Sachkonten 10
Saldenbilanzen 10
Schadensunterlagen 10, soweit Bilanzunterlagen, sonst 6 Jahre
Scheck- und Wechselunterlagen 6
Schriftwechsel 6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10
Spendenbescheinigungen 10
Steuererklärungen und Steuerbescheide 10
Systemhandbücher 10
Telefonkostennachweise 10
Überstundenliste 10 (soweit Lohnbeleg)
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung) 10
Verkaufsbücher 10
Vermögensverzeichnis 10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)** 6
Versand- und Frachtunterlagen 8 - soweit Buchungsbeleg, bis Ende 2024: 10 Jahre
Versicherungspolicen 6
Verträge 6***
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher 10
Wechsel 10
Zahlungsanweisungen 10
Zollbelege 10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung 10
Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres 10
* Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen dagegen nur eine dreijährige.
** Bei Buchungsbelegen gilt die achtjährige Aufbewahrungspflicht bis 31.12.024: 10 Jahre), bei Handels- und Geschäftsbriefen die sechsjährige.
*** Nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtlich relevant.


Stand: Januar 2025
Mit freundlicher Genehmigung der IHK Köln