Umsatzsteuer

Rechnungspflichtangaben

Das Umsatzsteuergesetz enthält umfassende Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat. Bedeutung haben diese Regelungen vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers. So wird im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) unter anderem ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.

1. Wann müssen Sie eine Rechnung ausstellen?

Grundsätzlich müssen Rechnungen innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden, wenn Sie an einen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leisten. Das gilt regelmäßig auch für steuerfreie Umsätze, ausgenommen insbesondere die Steuerbefreiungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Bei Privatkunden besteht meist keine Rechnungspflicht. Eine wichtige Ausnahme sind steuerpflichtige Bau- und sonstige Grundstücksleistungen, etwa Renovierungs-, Reparatur- oder Gartenarbeiten. Hier muss auch gegenüber Privatkunden eine Rechnung ausgestellt werden.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bestimmten Dienstleistungen in einen anderen EU-Mitgliedstaat gilt eine kürzere Frist: Die Rechnung muss spätestens am 15. Tag des Folgemonats ausgestellt werden.

2. Pflichtangaben auf Rechnungen über mehr als 250 Euro brutto

Eine Rechnung muss insbesondere enthalten:
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden,
  • Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  • Rechnungsdatum,
  • eindeutige Rechnungsnummer,
  • genaue Beschreibung der gelieferten Ware oder Dienstleistung,
  • Liefer- oder Leistungsdatum,
  • Nettoentgelt, aufgeteilt nach Steuersätzen oder Steuerbefreiungen,
  • vereinbarte, aber noch nicht eingerechnete Preisnachlässe, etwa Skonto oder Rabatt,
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Der Leistungszeitpunkt kann auch als Kalendermonat angegeben werden, etwa „Leistungszeitraum: Mai 2026“. Rechnungen können berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder falsch sind.
Praxisregel: Formulieren Sie die Leistung konkret. „Beratung“ ist meist zu ungenau. Besser: „IT-Beratung zur Einführung des Warenwirtschaftssystems, Mai 2026“.

3. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto

Bei Rechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto genügen:
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
  • Rechnungsdatum,
  • Art und Umfang der Ware oder Leistung,
  • Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer,
  • Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Diese Vereinfachung gilt nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, Fernverkäufen und Reverse-Charge-Umsätzen.

4. E‑Rechnung

Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E‑Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Eine E‑Rechnung muss strukturiert, maschinell auslesbar und elektronisch weiterverarbeitbar sein, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Für inländische Umsätze zwischen Unternehmern ist die E‑Rechnung grundsätzlich vorgesehen. Es gelten aber Übergangsfristen:
  • Bis Ende 2026 bleiben Papierrechnungen und PDF-Rechnungen grundsätzlich zulässig.
  • Im Jahr 2027 gilt dies weiterhin, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug.
  • Ab 2028 ist bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich eine E‑Rechnung erforderlich.
Kleinbetragsrechnungen und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen dauerhaft auch als Papier- oder PDF-Rechnung versandt werden.

5. Sonderfälle

  • Gutschrift: Stellt Ihr Kunde in Ihrem Namen ab, muss dies vorher vereinbart sein. Das Dokument muss ausdrücklich „Gutschrift“ heißen.
  • Reverse Charge: In bestimmten Fällen schuldet der Kunde die Umsatzsteuer, zum Beispiel bei bestimmten Bauleistungen oder Leistungen ausländischer Unternehmer. Die Rechnung darf dann keine Umsatzsteuer ausweisen und muss enthalten:
    „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, § 13 b UStG
  • EU-Lieferungen: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sind grundsätzlich die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Beteiligten erforderlich. Bei neuen Fahrzeugen müssen zusätzliche Angaben zu Fahrzeugart und Neuheit erfolgen.
  • Reiseleistungen und Differenzbesteuerung: Hier sind die gesetzlich vorgegebenen Hinweise aufzunehmen, etwa „Sonderregelung für Reisebüros“ oder „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“.

6. Kleinunternehmer

Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Die Regelung gilt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet.
Die Rechnung muss unter anderem die Beteiligten, Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, Leistungsbeschreibung, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag enthalten. Sie sollte außerdem den Hinweis enthalten: „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Kleinunternehmer dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen verwenden.

7. Eingangsrechnungen prüfen

Die rüfen Sie vor allem:
  • Ist Ihr Unternehmen korrekt bezeichnet?
  • Sind Lieferant, Leistung, Leistungszeitpunkt und Rechnungsbetrag nachvollziehbar?
  • Ist Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl beispielsweise Reverse Charge oder die Kleinunternehmerregelung einschlägig sein könnte?
  • Ist bei Reverse Charge kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen und der erforderliche Hinweis enthalten?
  • Liegt bei einer E‑Rechnung auch die strukturierte Originaldatei vor?
Fehlen wesentliche Pflichtangaben, sollte der Lieferant die Rechnung berichtigen.

8. Aufbewahrung

Unternehmer müssen ausgestellte und erhaltene Rechnungen grundsätzlich acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder empfangen wurde. E‑Rechnungen sollten im Originalformat archiviert werden. Die Daten müssen während der Aufbewahrungszeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Privatkunden müssen Rechnungen, Zahlungsbelege oder vergleichbare Unterlagen über Grundstücksleistungen zwei Jahre aufbewahren. Die Rechnung muss auf diese Pflicht hinweisen.

9. Zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen

Rechnungen können zugleich Geschäftsbriefe sein. Eingetragene Kaufleute müssen daher regelmäßig Firma, Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer angeben. Für GmbH, UG, AG und Personengesellschaften bestehen weitere gesellschaftsrechtliche Pflichtangaben.


Stand: August 2026