e-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze

E-Rechnung seit 01.01.2025

Hintergrund

Nach der aktuellen Rechtslage können Rechnungen in Papierform ausgestellt werden. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers darf der leistende Unternehmer Rechnungen auch elektronisch übermitteln. Eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung besteht derzeit nur im Bereich öffentlicher Aufträge.
Im Rahmen der ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ein transaktionsbasiertes elektronisches Meldesystem für B2B-Umsätze vorgesehen. Dieses soll auf den Daten der E-Rechnung basieren. Voraussetzung hierfür ist die ab dem 1. Januar 2025 geltende Pflicht zur E-Rechnung, die mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt wurde. Ein digitales Meldesystem befindet sich dagegen noch nicht in der Umsetzung. Nach dem derzeitigen Zeitplan der EU soll es zum 1. Juli 2030 eingeführt werden.

Kernpunkte der Neuregelung

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG. Als im Inland ansässig gelten Unternehmer mit Sitz, Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland oder mit einer am Umsatz beteiligten inländischen umsatzsteuerlichen Betriebsstätte.
Die Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG wurde angepasst. Als E-Rechnung gilt künftig nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU sowie damit der CEN-Norm EN 16931 entspricht.
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger können außerdem eine Vereinbarung über das verwendete E-Rechnungsformat treffen. Dieses Format muss jedoch die Extraktion der nach der Richtlinie 2014/55/EU erforderlichen Angaben ermöglichen.
Papierrechnungen sowie elektronische Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, fallen künftig unter den Begriff der „sonstigen Rechnung“. Eine per E-Mail übermittelte PDF-Rechnung gilt ab 2025 daher nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht regelt nicht, auf welchem Weg E-Rechnungen zu übermitteln sind. Dies ist zivilrechtlich zwischen den Parteien zu vereinbaren. In Betracht kommen insbesondere der Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle oder der Download über ein Internetportal.

Übergangsregelungen

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und ausstellen können. Aufgrund des Umstellungsaufwands gelten für Rechnungsaussteller in den Jahren 2025 bis 2027 folgende Übergangsregelungen:
  • In den Jahren 2025 und 2026 dürfen neben E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen und, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen verwendet werden. (UStG § 27)
  • Im Jahr 2027 gilt dies nur noch für inländische Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 2026 höchstens 800.000 Euro betragen hat. (UStG § 27)
  • Im Jahr 2027 dürfen zudem EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
  • Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und deren Übermittlung zwingend einzuhalten.
Hinweis für Rechnungsempfänger:
Die Übergangsregelungen gelten ausschließlich für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer müssen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen beziehen. Dies betrifft auch Kleinunternehmer, nebenberuflich tätige Unternehmer und Vereine. Nimmt der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen nicht in Anspruch, müssen inländische Empfänger seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen entgegennehmen können.

Ausnahmen

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur, soweit umsatzsteuerlich eine Rechnung auszustellen ist. Sie gilt daher nicht:
  • bei Rechnungen an Endverbraucher, also bei B2C-Umsätzen,
  • bei Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze,
  • bei Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV bis 250 Euro sowie bei Fahrausweisen nach § 34 UStDV.
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde § 34a UStDV für Rechnungen von Kleinunternehmern eingeführt. Danach müssen Rechnungen von Kleinunternehmern im Sinne von § 19 UStG nicht als E-Rechnung übermittelt werden. Kleinunternehmer bleiben jedoch verpflichtet, seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.

Aufbewahrung und Archivierung

Die Aufbewahrungsfrist beträgt weiterhin zehn Jahre. Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind zu beachten. E-Rechnungen sind im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Datenformat aufzubewahren. Zudem müssen beim Speichern die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. § 147 AO unterscheidet allerdings nach Unterlagenarten und sieht für Buchungsbelege grundsätzlich eine achtjährige Aufbewahrungsfrist vor.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle umsatzsteuerlichen Unternehmer, unabhängig von ihrer Größe. Wegen der Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle Unternehmen rechtzeitig mit dem Thema E-Rechnung befassen und ihre Systeme sowie Software entsprechend aufrüsten oder umstellen.
Der Gesetzgeber hat jedoch Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller vorgesehen. Die Verpflichtung zur Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt stufenweise. Erst nach Ablauf der Übergangsfristen ist die Verwendung einer E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend.
Vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2026 können Rechnungsaussteller daher statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung ausstellen. Eine Papierrechnung kann in diesem Zeitraum weiterhin verwendet werden.
Für den Empfang von E-Rechnungen bestehen keine Übergangsregelungen. Daher müssen alle Unternehmer, einschließlich Kleinunternehmern, seit dem 1. Januar 2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und Speicherung von E-Rechnungen treffen. Für den Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Die Übermittlung per E-Mail ist einer von mehreren zulässigen elektronischen Übermittlungswegen. Gegebenenfalls ist zusätzlich Visualisierungssoftware erforderlich.
Hinweis: Der Empfang von E-Rechnungen muss von allen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 eingerichtet sein
Für Unternehmen, die einen ersten Einstieg in das Thema E-Rechnung suchen, können folgende Informationen und Leitfäden hilfreich sein:
- AWV-Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V.
- Bundesministerium des Inneren und für Heimat zur eRechnung
- Leitfaden zur Umsetzung der elektronischen Rechnung (IHK Darmstadt)
- Informationen des Bayerischen Landesamts für Steuern (BayLfSt)
Weiterführende Informationen:

Stand: Juli 2026