Recht und Steuern

Nachweise bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Wer Waren von Deutschland an Unternehmen in anderen EU-Staaten liefert, kann diese Lieferungen unter bestimmten Voraussetzungen ohne deutsche Umsatzsteuer abrechnen. Die Rechtsgrundlage ist § 4 Nr. 1 Buchstabe b in Verbindung mit § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG).
Bei einer üblichen Warenlieferung zwischen Unternehmen müssen insbesondere folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Die Ware gelangt tatsächlich von Deutschland in einen anderen EU-Staat.
  • Der Abnehmer ist in einem anderen Mitgliedstaat für Umsatzsteuerzwecke erfasst und erwirbt die Ware für sein Unternehmen.
  • Der Erwerb unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung.
  • Der Abnehmer verwendet gegenüber dem Lieferanten eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die ihm ein anderer Mitgliedstaat erteilt hat.
Außerdem muss der Lieferant seiner Pflicht zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung nachkommen und die betreffende Lieferung darin richtig und vollständig angeben (§ 4 Nr. 1 Buchstabe b, § 18a UStG). Auf EU-Ebene regelt Artikel 138 Absatz 1a der Mehrwertsteuersystemrichtlinie ergänzend die Möglichkeit, ein Meldeversäumnis gegenüber der zuständigen Behörde ordnungsgemäß zu begründen.
Dieser Beitrag erläutert die Nachweise für gewöhnliche Warenlieferungen zwischen Unternehmen. Sonderregelungen, etwa für neue Fahrzeuge oder das Verbringen eigener Waren in einen anderen Mitgliedstaat, sind nicht vollständig dargestellt.
Der Lieferant muss die Voraussetzungen der Steuerbefreiung nachweisen (§ 6a Absatz 3 UStG). Dazu gehören Belege über den Transport und nachvollziehbare Aufzeichnungen in der Buchführung.

1. Nachweis durch Belege

1.1 Beförderung oder Versendung?

Welche Unterlagen sich eignen, hängt insbesondere davon ab, wer die Ware transportiert:
  • Beförderung: Der Lieferant oder der Abnehmer transportiert die Ware selbst, beispielsweise mit eigenen Mitarbeitern und einem eigenen Fahrzeug.
  • Versendung: Der Lieferant oder der Abnehmer schaltet einen selbstständigen Transportdienstleister ein, beispielsweise eine Spedition, einen Kurier- oder einen Postdienstleister.
Die gesetzliche Abgrenzung ergibt sich aus § 3 Absatz 6 UStG.

1.2 Zwei Wege zum Transportnachweis

Die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) unterscheidet die Gelangensvermutung nach § 17a und den Gelangensnachweis nach § 17b. In beiden Fällen geht es darum, den Transport in einen anderen EU-Staat zu belegen.
Die Gelangensvermutung greift nur bei bestimmten Belegkombinationen. Erforderlich sind insbesondere zwei einander nicht widersprechende Belege unterschiedlicher Aussteller, die voneinander, vom Lieferanten und vom Abnehmer unabhängig sind. In Betracht kommen zwei geeignete Transportbelege oder ein geeigneter Transportbeleg zusammen mit einem ergänzenden Beleg, etwa einer Transportversicherungspolice oder einer Bestätigung eines Lagerinhabers im Bestimmungsstaat. Bei einem vom Abnehmer veranlassten Transport verlangt § 17a Absatz 1 Nr. 2 UStDV zusätzlich eine Gelangensbestätigung, die dem Lieferanten spätestens am zehnten Tag des Folgemonats vorgelegt wird. Das Finanzamt kann die Vermutung widerlegen.
Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, bleibt der Gelangensnachweis nach § 17b UStDV möglich. Aus den Unterlagen muss sich eindeutig und leicht nachprüfbar ergeben, dass die Ware in einen anderen EU-Staat gelangt ist.

1.3 Der Standardnachweis: Rechnung und Gelangensbestätigung

Ein gesetzlich ausdrücklich vorgesehener Nachweis besteht aus dem Doppel der Rechnung und einer Gelangensbestätigung des Abnehmers (§ 17b Absatz 2 UStDV). Dieser Weg eignet sich sowohl für die Beförderung als auch für die Versendung.
Die Gelangensbestätigung enthält:
  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 UStG einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer,
  • Ort und Monat des Erhalts der Ware im anderen EU-Staat. Befördert der Abnehmer die Ware selbst, sind stattdessen Ort und Monat des Endes der Beförderung anzugeben,
  • Ausstellungsdatum,
  • Unterschrift des Abnehmers oder einer von ihm zur Abnahme beauftragten Person.
Bei elektronischer Übermittlung entfällt die Unterschrift, wenn erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder seines Beauftragten begonnen hat.
Ein bestimmtes Formular ist nicht vorgeschrieben. Die erforderlichen Angaben können sich aus mehreren Dokumenten ergeben. Auch eine Sammelbestätigung ist möglich, die Lieferungen aus höchstens einem Quartal zusammenfasst.
Wichtig bei Selbstabholung: Eine bei der Abholung abgegebene Erklärung, die Ware künftig in einen anderen EU-Staat zu bringen, erfüllt noch nicht die Anforderungen an eine Gelangensbestätigung. Diese muss Ort und Monat des tatsächlichen Endes der Beförderung bestätigen (§ 17b Absatz 2 Satz 1 Nr. 2 Buchstabe c UStDV).
Die Gelangensbestätigung ist nicht der einzig denkbare Nachweis. § 17b Absatz 2 UStDV nennt sie ausdrücklich als eine insbesondere geeignete Nachweisform. Andere Belege müssen den Transport ebenfalls eindeutig und leicht nachprüfbar nachweisen (§ 17b Absatz 1 UStDV).

1.4 Alternativen bei Transport durch Dienstleister

Bei einer Versendung lässt § 17b Absatz 3 UStDV anstelle der Gelangensbestätigung insbesondere die folgenden Unterlagen zu. Das Rechnungsdoppel bleibt Bestandteil des Standardnachweises.
Geeignet sind insbesondere ein handelsrechtlicher Frachtbrief mit der Unterschrift des Auftraggebers des Frachtführers und einer Empfangsbestätigung durch Unterschrift des Empfängers, ein Konnossement oder Doppelstücke dieser Dokumente (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe a UStDV).
Die Bescheinigung des beauftragten Spediteurs muss folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift des Transportunternehmens sowie Ausstellungsdatum,
  • Name und Anschrift des Lieferanten und des Auftraggebers der Versendung,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware,
  • Empfänger und Bestimmungsort im anderen EU-Staat,
  • Monat, in dem die Beförderung dort geendet hat,
  • Versicherung des Transportunternehmens, dass die Angaben auf Geschäftsunterlagen beruhen, die innerhalb der EU nachprüfbar sind,
  • Unterschrift des Transportunternehmens.
Bei elektronischer Übermittlung entfällt die Unterschrift, wenn erkennbar ist, dass die Übermittlung im Verfügungsbereich des Transportunternehmens begonnen hat. Die Bescheinigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe b und Satz 3 UStDV).
Beauftragt der Abnehmer die Spedition, ist ein weiterer Nachweisweg möglich: Der Lieferant benötigt einen Nachweis über die Bezahlung der Ware von einem Bankkonto des Abnehmers und eine Spediteurversicherung mit folgenden Angaben:
  • Name und Anschrift des Transportunternehmens sowie Ausstellungsdatum,
  • Name und Anschrift des Lieferanten und des Auftraggebers der Versendung,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware,
  • Empfänger und Bestimmungsort im anderen EU-Staat,
  • Versicherung des Transportunternehmens, die Ware an diesen Bestimmungsort zu befördern,
  • Unterschrift des Transportunternehmens.
Anders als die Spediteurbescheinigung bestätigt diese Versicherung noch nicht den abgeschlossenen Transport. Bei begründeten Zweifeln am tatsächlichen Gelangen der Ware in einen anderen EU-Staat muss der Lieferant den Nachweis auf einem anderen zulässigen Weg führen (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 2 und Satz 4 UStDV).
Beim Versand mit elektronischer Sendungsverfolgung können die schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und ein vom Transportdienstleister erstelltes Protokoll genügen. Das Protokoll muss den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweisen (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe c UStDV).
Ist ein Nachweis nach Buchstabe d nicht möglich, kommen bei Postsendungen folgende Unterlagen in Betracht:
  • Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Sendung und
  • Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.
Dies regelt § 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 1 Buchstabe d UStDV. Gemeint ist die Entgegennahme durch den Postdienstleister, nicht eine Empfangsbestätigung des Kunden.

1.5 Ausgewählte Sonderfälle

Bei einem Reihengeschäft verkaufen mehrere Unternehmer dieselbe Ware nacheinander, während sie unmittelbar vom ersten Unternehmer zum letzten Abnehmer gelangt. Die Warenbewegung wird nur einer Lieferung zugeordnet (§ 3 Absatz 6a UStG). Deshalb muss vor der Prüfung der Nachweise geklärt werden, welche Lieferung die grenzüberschreitende Warenbewegung umfasst. Ein Transportbeleg allein klärt diese Zuordnung nicht.
Wird die Ware vor dem Transport in einen anderen EU-Staat durch einen Beauftragten bearbeitet oder verarbeitet, müssen die Nachweise zusätzlich enthalten:
  • Name und Anschrift des Beauftragten,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der ihm übergebenen oder zugesandten Ware,
  • Ort und Tag der Entgegennahme,
  • Bezeichnung des Auftrags und der vorgenommenen Bearbeitung oder Verarbeitung.
Bei mehreren Bearbeitern sind diese Angaben für jeden erforderlich (§ 17c in Verbindung mit § 11 UStDV).
Bei Beförderung unter Steueraussetzung im elektronischen Verfahren EMCS kann die von der zuständigen Behörde des anderen Mitgliedstaats validierte EMCS-Eingangsmeldung als Nachweis dienen (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 4 Buchstabe a UStDV).
Hier kann eine Bestätigung der Abgangsstelle über die innergemeinschaftliche Lieferung verwendet werden. Sie wird nach Eingang des Beendigungsnachweises erteilt und muss die Lieferung in einen anderen EU-Staat erkennen lassen (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 3 UStDV).
Befördert der Abnehmer ein zulassungspflichtiges Fahrzeug selbst, kann der Nachweis auch durch dessen Zulassung auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat geführt werden. Bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 UStG muss der Beleg zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten (§ 17b Absatz 3 Satz 1 Nr. 5 und Satz 2 UStDV).

2. Nachweis in der Buchführung

Neben den Belegen müssen die Voraussetzungen der Steuerbefreiung eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung hervorgehen. § 17d Absatz 1 und 2 UStDV verlangt bei gewöhnlichen innergemeinschaftlichen Lieferungen folgende Aufzeichnungen:
  • ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers,
  • Name und Anschrift des Abnehmers,
  • bei Lieferungen im Einzelhandel oder in einzelhandelsüblicher Weise zusätzlich Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers,
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers,
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 UStG einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer,
  • Tag der Lieferung,
  • vereinbartes Entgelt. Bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten sind das erhaltene Entgelt und der Tag des Zahlungseingangs aufzuzeichnen,
  • gegebenenfalls Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor dem Transport,
  • Beförderung oder Versendung in einen anderen EU-Staat,
  • Bestimmungsort im anderen EU-Staat.

3. Unterlagen verfügbar halten und aufbewahren

Die Transportnachweise müssen eine eindeutige und leicht nachprüfbare Prüfung ermöglichen (§ 17b Absatz 1 UStDV). Organisieren Sie deshalb die Ablage so, dass Rechnung, Transportnachweise und Buchführungsaufzeichnungen derselben Lieferung zugeordnet werden können.
Eine einheitliche Zehnjahresfrist für sämtliche Unterlagen gibt es nicht. Rechnungsdoppel sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Absatz 1 UStG). Nach § 147 Absatz 3 Abgabenordnung gelten je nach Unterlagenart grundsätzlich zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich relevante Unterlagen. Die Frist beginnt grundsätzlich mit dem Ende des jeweils maßgeblichen Kalenderjahres. Sie kann sich verlängern, wenn die Unterlagen noch für Steuern mit nicht abgelaufener Festsetzungsfrist benötigt werden.
Für elektronische Unterlagen sind außerdem die Anforderungen an Verfügbarkeit, Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit zu beachten (§ 147 Absatz 2 und 6 Abgabenordnung). Ein Ausdruck ersetzt daher nicht ohne Weiteres die erforderliche elektronische Aufbewahrung.

4. Praktische Checkliste

  • Prüfen Sie vor der steuerfreien Abrechnung die Voraussetzungen des § 6a UStG und die verwendete ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
  • Legen Sie bereits bei der Auftragsabwicklung fest, welcher Transportnachweis eingeholt wird.
  • Achten Sie bei Selbstabholung auf eine Bestätigung nach dem Ende des Transports.
  • Ordnen Sie Rechnung, Transportbelege und Buchführungsaufzeichnungen eindeutig derselben Lieferung zu.
  • Geben Sie die Lieferung richtig und vollständig in der Zusammenfassenden Meldung an.
  • Beachten Sie die für die jeweilige Unterlagenart geltenden Aufbewahrungsanforderungen.
Der Beitrag gibt einen Überblick über die gesetzlichen Grundregeln. Besondere Lieferkonstellationen und Einzelheiten der Verwaltungspraxis bedürfen einer gesonderten Prüfung.
Hinweis IHK zu Essen:
Wir empfehlen, bei Auslandsgeschäften stets umsatzsteuerrechtlichen Sachverstand hinzuzuziehen, da die formellen und materiellen Voraussetzungen sehr umfänglich sind und die Rechtsfolgen weitreichend sein können.

Stand: Oktober 2026