Nachweisgesetz

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) ist u.a. das Nachweisgesetz (NachwG) geändert worden. Durch den weitgehenden Verzicht auf die bisher notwendige Schriftform für die nach dem NachwG erforderlichen umfangreichen Nachweise der wesentlichen vertraglichen Bedingungen eines Arbeitsverhältnisses soll in Zukunft auch der digitale Abschluss von Arbeitsverträgen erleichtert werden. Letzteres wird aber häufig trotzdem nicht möglich sein (s. unten unter 2.).
  1. Verzicht auf die Schriftform des Nachweises
§ 2 NachwG verpflichtete bisher den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen innerhalb bestimmter Fristen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und sie dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Ab dem 1. Januar 2025 kann die Niederschrift in Textform gem. § 126b BGB abgefasst und elektronisch übermittelt werden. Das entsprechende Dokument muss gespeichert und ausgedruckt werden können, was dazu führt, dass wohl nicht alle von - gem. § 126b BGB möglichen - Arten von Textform in Betracht kommen. Die Übermittelung in einer E-Mail oder als PDF-Datei, die einer E-Mail angehängt wird, sollte aber unproblematisch sein.
Außerdem muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung des Nachweises auffordern, einen auf die übermittelte Niederschrift bezogenen Empfangsnachweis zu erteilen.
Der Nachweis in Textform muss individuell für jeden Arbeitnehmer erfolgen.
Die Regelungen gelten auch für Vertragsänderungen.
Eine Niederschrift ist, wie bisher, vollkommen entbehrlich, wenn in den Arbeitsvertrag sämtliche in § 2 NachwG geforderten Angaben aufgenommen worden sind (§ 2 Abs. 5 NachwG). Das war bisher zwar auch schon so geregelt. Neu ist aber, dass es ausreicht, wenn der entsprechende Arbeitsvertrag ebenfalls in Textform geschlossen worden ist; bisher musste er schriftlich geschlossen werden, wenn er den Anforderungen des NachwG genügen sollte.
  1. Schriftform weiterhin erforderlich
Die vorgenannte Regelung in § 2 Abs. 5 NachwG nützt aber in den Fällen nichts, in denen der Arbeitsvertrag selbst schriftlich geschlossen werden muss, also vor allem im Falle von Befristungen eines Arbeitsverhältnisses wie sie in einer Vielzahl von Fällen vereinbart werden.
Außerdem muss der Nachweis bei bestimmten Branchen, unabhängig von der Frage einer Befristung des Arbeitsverhältnisses, immer in Schriftform erfolgen. Dabei handelt es sich um die in § 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen, wie z.B. Gast-, Bau sowie Wach- und Sicherheitsgewerbe. Eine Vielzahl von Branchen sind daher per se von den Erleichterungen ausgenommen.
Und schließlich können Arbeitnehmer jederzeit und ohne Angabe von Gründen verlangen, dass ihnen eine Niederschrift in Schriftform erteilt wird.
Januar 2025