Elektronische Arbeitszeiterfassung
Mache kennen sie noch aus Erzählungen, die alten Stempelkarten zur Zeiterfassung im Unternehmen. Natürlich hat hier schon längst die Digitalisierung Einzug gehalten, doch was ist eigentlich die Pflicht der Arbeitgeber bei der Zeiterfassung?
Die Einführung des Mindestlohn 2015 ergab Dokumentationspflichten für die Beschäftigen, um so festzustellen, wie viele Stunden gearbeitet wurde und ob dies mit dem Mindestlohn, den geleisteten Stunden und dem ausgezahlten Betrag zusammen passte.
Nachfolgend soll die aktuelle gesetzliche Lage geschildert werden:
Mit der Zeiterfassung dokumentieren Arbeitnehmende täglich ihre Arbeitszeiten. Dazu gehören Arbeitsbeginn, Arbeitsende sowie ggf. Pausenzeiten. Dem Unternehmen liegt dadurch eine transparente Übersicht aller geleisteten Arbeitsstunden jedes Mitarbeitenden vor.
Wie ist die gesetzliche Lage zur Arbeitszeiterfassung?
Bis 2019 mussten Beschäftigte nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbzG) lediglich ihre Überstunden dokumentieren. Am 14. Mai 2019 fällte der EuGH das sogenannte „Stechuhr-Urteil“, das die „Mitgliedstaaten in die Pflicht nahm, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Konkret heißt es in dem Urteil, dass Mitgliedstaaten die Arbeitgeber [...] verpflichten [müssen], [ein] objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“
Bis 2019 mussten Beschäftigte nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbzG) lediglich ihre Überstunden dokumentieren. Am 14. Mai 2019 fällte der EuGH das sogenannte „Stechuhr-Urteil“, das die „Mitgliedstaaten in die Pflicht nahm, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Konkret heißt es in dem Urteil, dass Mitgliedstaaten die Arbeitgeber [...] verpflichten [müssen], [ein] objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.“
Auf dieses Urteil bezog sich das Bundesarbeitsgericht (BAG) in seinem Urteil vom 13. September 2022, als es verbindlich entschied, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit aller Beschäftigten dokumentiert werden muss.
Ein betriebliches System zur Zeiterfassung muss bereitgestellt und tatsächlich genutzt werden. Wie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Detail aussehen soll, wurde jedoch bisher offen gelassen.
Ausführliche Informationen zum Beschluss des BAG finden Sie unter Dok.-Nr. 5672246
Die Gerichtsentscheidungen sind vor allem als Handlungsauftrag für die Bundesregierung zu sehen. Sie sind Basis dafür, dass derzeit nicht selten von einer bereits bestehenden Pflicht ausgegangen wird, obwohl es keine gültigen gesetzlichen Regelungen dafür gibt.
Auf eine Reform des Arbeitszeitgesetzes konnte sich die Regierung bisher noch nicht verständigen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) legte im April 2023 einen Referentenentwurf vor, doch über den wird regierungsintern noch beraten. Wann es zu einer Einigung kommt, ist ungewiss. Nachfolgend geben wir den bisherigen Informationsstand wieder, der sich jedoch in einem Gesetzgebungsverfahren ändern kann.
Wie wird die zukünftige gesetzliche Regelung aussehen können?
Laut dem Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfasst wird. Der Entwurf sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten elektronisch aufgezeichnet wird. Für Tarifparteien und Kleinbetriebe gelten Ausnahmen.
Der Arbeitgeber soll laut dem Gesetzentwurf dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung kann jedoch durch die Arbeitnehmer selbst oder durch einen Dritten erfolgen. Diese konkreten Änderungen sind derzeit geplant:
Laut dem Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums müssen Unternehmen sicherstellen, dass die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter genau erfasst wird. Der Entwurf sieht vor, dass die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten elektronisch aufgezeichnet wird. Für Tarifparteien und Kleinbetriebe gelten Ausnahmen.
Der Arbeitgeber soll laut dem Gesetzentwurf dazu verpflichtet werden, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer elektronisch aufzuzeichnen. Die Aufzeichnung kann jedoch durch die Arbeitnehmer selbst oder durch einen Dritten erfolgen. Diese konkreten Änderungen sind derzeit geplant:
- § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz wird dahingehend geändert, dass generell Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen sind.
- Es wird klargestellt, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnung auf die Arbeitnehmer "delegieren" kann.
- In einem Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer Betriebsvereinbarung können Abweichungen vereinbart werden:
- von der elektronischen Form,
- vom Zeitpunkt der Aufzeichnung in einem Zeitraum von bis zu sieben Tagen,
- für Arbeitnehmer, bei denen die gesamte Arbeitszeit wegen der besonderen Merkmale der ausgeübten Tätigkeit nicht gemessen oder nicht im Voraus festgelegt wird oder von den Arbeitnehmern selbst festgelegt werden kann.
- Für Arbeitgeber, die nicht mehr als zehn Arbeitnehmer beschäftigen, gilt die Verpflichtung zur Erfassung in elektronischer Form nicht.
- Für alle anderen Arbeitgeber gelten hinsichtlich der Form (nicht hinsichtlich des Zeitpunkts) Übergangsvorschriften ab Inkrafttreten des Gesetzes, die wie folgt gestaffelt sind: für Arbeitgeber ab 250 Arbeitnehmern eine Mindestübergangszeit von einem Jahr, für Arbeitgeber ab 50 aber weniger als 250 Arbeitnehmern zwei Jahre, für Arbeitgeber mit weniger als 50 Arbeitnehmern aber mehr als zehn Arbeitnehmern fünf Jahre.
Stand: 28.02.2024