Handelsregister

Das zumeist bei den Amtsgerichten geführte Handelsregister gibt zuverlässig Auskunft über wichtige Tatsachen, die für den Abschluss von Verträgen eine Rolle spielen können. Es sind dies: die genaue Firmenbezeichnung, der Sitz des Unternehmens, die Inhaberverhältnisse, eventuelle Haftungsbeschränkungen und vertretungsberechtigte Personen. Jedermann kann in das Register Einsicht nehmen. Wegen der Bedeutung dieses öffentlichen Registers müssen Neueintragungen, Änderungen und Löschungen in öffentlich beglaubigter Form, d. h. zwingend über einen Notar, angemeldet werden. Alle Eintragungen werden in dem von der Landesjustizverwaltung bestimmten elektronischen Informations- und Kommunikationssystem veröffentlicht:

https://www.handelsregister.de/rp_web/welcome.de

Dadurch werden die wesentlichen Rechtsverhältnisse für alle Interessierten offengelegt.

Seitdem mit Wirkung vom 01.07.1998 viele wichtige Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB) neu gefasst und an die moderne Rechtsentwicklung angepasst wurden, stehen auch im Bereich des Kaufmanns- und Firmenrechts klarere und einfachere Strukturen zur Verfügung. Die frühere Trennung zwischen Voll- und Minderkaufmann einerseits und Muss-, Kann- und Sollkaufmann andererseits ist heute verschwunden. § 1 HGB bestimmt nunmehr, dass Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt und dass dies jeder Gewerbebetrieb ist, der einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Die damit gemeinten kaufmännischen Einrichtungen sind jene, welche das Kaufmannsgewerbe herausgebildet hat, um den Unternehmer und seine Hilfspersonen, die Kunden und die Gläubiger des Unternehmers vor den Nachteilen mangelnder Übersicht und Ordnung zu schützen. Kaufleute werden sämtlich zwingend ins Handelsregister eingetragen; unabhängig von dieser Eintragung sind sie aber bereits Kaufleute per Gesetz und müssen die entsprechenden Vorschriften des HGB für Kaufleute beachten. Schließen sich mehrere Personen zum Betrieb eines kaufmännischen Unternehmens zusammen, entsteht eine Offene Handelsgesellschaft (OHG) bzw. - wenn mindestens ein Gesellschafter nur beschränkt haften soll - eine Kommanditgesellschaft (KG). Diese Gesellschaften sind ebenfalls in das Handelsregister einzutragen. Das gleiche gilt für Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) und Aktiengesellschaften (AG). Die meisten Gewerbetreibenden, die sog. Kleingewerbetreibenden, sind grundsätzlich „Nichtkaufleute". Für sie besteht die freiwillige Möglichkeit, auf Wunsch eine Eintragung in das Handelsregister herbeizuführen und dadurch den „Kaufmannsstatus" - mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten - zu erlangen.

Besondere Beachtung durch den Kaufmann verdienen die Vorschriften des HGB, denn das dort enthaltene Recht ist das „Sonderrecht der Kaufleute". So ist im HGB unter anderem geregelt, dass nur der Kaufmann berechtigt ist, eine Firma als Name zu führen, unter dem er seine Geschäfte betreibt, klagen darf und verklagt werden kann. Mit Einwilligung des Kaufmanns kann diese Firma von Erben oder Erwerbern des Unternehmens fortgeführt werden. Auch das Recht zur Erteilung von Prokura ist dem Kaufmann vorbehalten. Neben den steuerrechtlichen hat der Kaufmann auch die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten. Achtgeben muss der Kaufmann bei Vertragsstrafenvereinbarungen, Bürgschaften, Schuldanerkenntnissen, Schuldversprechen und Gerichtsstandvereinbarungen. Ihn als „Profi" schützen viele Formvorschriften, die zugunsten von Nichtkaufleuten bestehen, nicht. Andererseits erleichtert das dem Kaufmann in mancher Hinsicht auch sein Alltagsgeschäft. Darüber hinaus können Kaufleute nach Vollendung des 30. Lebensjahres auf Vorschlag der IHK zu Handelsrichtern (ehrenamtlichen Richtern an einer Kammer für Handelssachen des Landgerichts) ernannt werden.

Wer einen Gewerbebetrieb führt, der einen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, ist „Nichtkaufmann". Die Grenze ist nicht leicht zu ziehen. Anhaltspunkte sind: Gar keine oder jedenfalls nur wenige Beschäftigte, keine Niederlassungen und kleine Geschäftsräume, geringe Anzahl von Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfällen, niedrige Jahresumsätze, geringe Kapitalausstattung, Nichtvorhandensein von Kredit- und Wechselgeschäft, kleines Sortiment bzw. nur geringes Waren- oder Dienstleistungsspektrum. Schließen sich mehrere „Nichtkaufleute" zur gemeinsamen Geschäftsausübung zusammen, entsteht dadurch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, oft auch BGB-Gesellschaft genannt). Die Personenhandelsgesellschaften (oHG und KG) bzw. die Kapitalgesellschaften (GmbH und AG) können nichtkaufmännisch nicht betrieben werden; sie setzen eine Eintragung ins Handelsregister voraus.

Es gehört zu den gesetzlichen Aufgaben der Industrie- und Handelskammer, die Registergerichte bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen. Daher hat die Kammer Gewerbetreibende, die die Voraussetzungen für die Eintragung in das Handelsregister erfüllen, auf die Eintragungspflicht hinzuweisen. Die Industrie- und Handelskammern unterstützen ferner die Registergerichte durch die Abgabe von gutachtlichen Stellungnahmen in Fällen, in denen die Zulässigkeit einer beantragten Handelsregistereintragung, z.B. hinsichtlich einer gewählten Firmenbezeichnung, für diese zweifelhaft ist. Die abschließende Entscheidung, ob und in welcher Weise eine Eintragung zu erfolgen hat, liegt bei den Registergerichten. Diese müssen gegebenenfalls aufgrund objektiver Kriterien auch feststellen, ob der besagte Gewerbebetrieb einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert und somit Kaufmann kraft Gesetzes ist oder nicht.

In vielen Stellungnahmen der IHK kommt der Frage, ob die gewählte Firmenbezeichnung zulässig ist, besondere Bedeutung zu. Das Recht, eine Firma zu führen, steht, wie erwähnt, nur Kaufleuten zu. Zulässig sind - nach freier Wahl des Unternehmers - sog. Personen-, Sach-, Phantasie- und Mischfirmen. Erfüllt sein müssen bei der Firmenwahl nur folgende Kriterien:

Daraus folgt, dass alle Kaufleute ihrer Firma einen eindeutigen Rechtsformzusatz - entweder in ausgeschriebener oder allgemein verständlicher, abgekürzter Form - beifügen müssen. Auch in das Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute. Sie führen den Zusatz „eingetragener Kaufmann", „eingetragene Kauffrau”, bzw. „e.K.", „e.Kfm." oder „e.Kfr.". Bereits bekannt sind bei den Personenhandelsgesellschaften die Rechtsformzusätze „offene Handelsgesellschaft" bzw. „OHG" und „Kommanditgesellschaft" bzw. „KG". Bei den Kapitalgesellschaften lauten die Zusätze „Gesellschaft mit beschränkter Haftung", „Gesellschaft mbH" bzw. „GmbH" oder „Aktiengesellschaft" bzw. „AG". Einer Firma dürfen weitere, ebenfalls einzutragende Zusätze beigefügt werden. Derartige Zusätze dürfen nicht über Art und Umfang des Geschäftes oder seine Verhältnisse täuschen. Dementsprechend werden z.B. an Zusätze wie „Werk", „Fabrik", „Zentrale" oder „Deutsche" und viele andere Begriffe, mit denen sich besondere Vorstellungen über Größe und Bedeutung verbinden, entsprechende Anforderungen hinsichtlich des Geschäftsumfangs gestellt. Hierzu haben die Gerichte in zahlreichen Entscheidungen
Maßstäbe entwickelt. Die Überprüfung der Firmenbezeichnung durch die Kammer erfolgt ausschließlich nach firmenrechtlichen Grundsätzen (Firmenwahrheit, Firmenklarheit, deutliche Unterscheidbarkeit von bereits in demselben Ortsbereich eingetragenen Firmen). Nicht überprüft wird, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Um wettbewerbsrechtlichen Problemen vorzubeugen, kann es empfehlenswert sein, Datenbankrecherchen durchführen zu lassen, Branchenadressbücher oder Markenlexika einzusehen. Das Risiko, die Firma ändern zu müssen, kann jedoch nie vollständig ausgeschlossen werden. Zu beachten ist, dass ein Kaufmann, der die Anmeldung seiner Firma zum Handelsregister unterlässt, vom Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten ist. Das Zwangsgeld kann bis zu 5.000 € betragen.

Wenn ein Kaufmann ein bestehendes Handelsgeschäft im Ganzen erwirbt oder pachtet, so wird ihm durch § 22 HGB erlaubt, die bisherige Firma entweder unverändert oder aber mit einem Nachfolgezusatz fortzuführen, wenn der bisherige Geschäftsinhaber oder dessen Erben einwilligen. Dies gilt auch für den Fall, dass der in der Firmenbezeichnung enthaltene Personenname mit dem des Erwerbers nicht übereinstimmt. In diesem Falle durchbricht der Grundsatz der Kontinuität der Firma den Grundsatz der Firmenwahrheit. Eine unveränderte Fortführung der Firma ist nach § 24 HGB grundsätzlich auch dann möglich, wenn ein Gesellschafter in ein bestehendes Handelsgeschäft aufgenommen wird oder ein Gesellschafter ausscheidet. Allerdings müssen in diesem Falle unzutreffend gewordene Gesellschaftszusätze korrigiert werden. In dem Spezialfall des Eintritts einer GmbH als alleinige persönlich haftende Gesellschafterin in eine KG ist der bisherigen Firma der Zusatz „GmbH & Co KG" zwingend anzufügen.

Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Konsequenz sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren, aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert. Fragen und Antworten zu dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sollen helfen, sich auf die Neuerungen einzustellen.

Pflichten der Unternehmen
Seit Ende 2009 müssen beim Handelsregister alle Unterlagen zwingend in elektronischer Form eingereicht werden. Bei Unternehmensgründungen übernimmt dies in der Regel der Notar. Durch die elektronische Einreichung ist eine Firmengründung innerhalb weniger Stunden möglich und vermeidet dadurch lange Zwischenzeiten zwischen Einreichung und Eintragung in das Register. Laufende Mitteilungen, wie z.B. Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unternehmen an das Handelsregister übermittelt werden.

Technische Voraussetzungen
Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach” (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet herunter geladen werden: www.egvp.de. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Übermittlung nicht erforderlich. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.

Zukünftige Bekanntmachung von Unternehmensdaten
Auf der Internetseite „www.unternehmensregister.de” werden seit Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über „www.handelsregister.de” können zudem die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des § 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich 1 €. Damit entfällt die früher erfolgte, oft kostenintensive Veröffentlichung der Pflichtangaben in der Tageszeitung oder anderen Medien, außer eine solche ist in der Satzung der Gesellschaft vorgesehen.

Erleichterungen des elektronischen Handelsregisters
Durch die in vielen Bundesländern bereits seit mehreren Jahren praktizierte Nutzung des elektronischen Handelsregisters haben sich die Eintragungsverfahren schon jetzt erheblich vereinfacht. In unkomplizierten Fällen können die Handelsregistereintragungen innerhalb von ein bis drei Tagen erfolgen. Zur zusätzlichen Beschleunigung des Verfahrens können Notare zukünftig die persönliche Haftung für die Kostenschuld des anmeldenden Unternehmens erklären. Dies bietet den Registergerichten eine weitere Möglichkeit, auf einen Kostenvorschuss zu verzichten.

Das EHUG führt auch Erleichterungen bei den Vorbereitungen von Hauptversammlungen von nicht-börsennotierten Aktiengesellschaften ein. So entfällt zukünftig die Pflicht zur Auslage von Jahresabschluss, Lagebericht und anderer Materialien, wenn diese auf der Internetseite der Aktiengesellschaft bekannt gemacht worden sind.

Stand: Februar 2025