Ab dem 01.01.2024 - es darf Platz gemacht werden!
Aufbewahrungsfristen
AKTUELL:
Das von Justizminister Buschmann vorgelegte Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) wurde vom Bundeskabinett verabschiedet. Das BEG IV ist Teil des von der Bundesregierung im August 2023 beschlossenen Entbürokratisierungspakets. U.a. sieht der Regierungsentwurf diese Neuerung vor:"Aufbewahrungsfristen werden verkürzt: Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wie z.B. Rechnungskopien, Kontoauszüge und Lohn- und Gehaltslisten sollen von zehn auf acht Jahre verkürzt werden. Die Unternehmen können die Belege daher früher als bisher entsorgen und sparen dadurch erhebliche Aufbewahrungskosten."Der beschlossene Regierungsentwurf wird nun dem Bundesrat zur Stellungnahme zugeleitet und nach einer Gegenäußerung der Bundesregierung an den Bundestag weitergeleitet und dort beraten.Stand: 13.3.2024
Quelle und weitere Informationen: BMJ - Pressemitteilungen - Bürokratieentlastungsgesetz IV bringt weitere Entlastung
Gewerbetreibende sind grundsätzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Für Kaufleute (also Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind) ergibt sich die Verpflichtung aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie der Abgabenordnung (AO). Gewerbetreibende, die keine Kaufleute i. S. d. HGB sind, brauchen zwar nach Handelsrecht Unterlagen nicht aufzubewahren, allerdings ergeben sich nach steuerrechtlichen Vorschriften (§ 141 i.V.m. § 147 AO) Aufbewahrungspflichten, wenn z.B. der Umsatz mehr als 60.000 € im Jahr beträgt, bzw. der Gewinn den Betrag von 60.000 € im Jahr übersteigt.
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Sie endet mit Ablauf des – je nachdem, ob eine sechs- oder zehnjährige Aufbewahrungsdauer besteht- zu berechnenden Kalenderjahres.
Die Dauer der Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Unterlagen sechs bzw. zehn Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Sie endet mit Ablauf des – je nachdem, ob eine sechs- oder zehnjährige Aufbewahrungsdauer besteht- zu berechnenden Kalenderjahres.
Hinweis:
Eine g e s e t z l i c h e Vorgabe, wonach welche Anlagen zu einer E-Mail aufbewahrungspflichtig sind gibt es nicht. Vielmehr ergibt sich diese Verpflichtung aus allgemeinen Überlegungen und Grundsätzen: Anhänge /Anlagen von E-Mails sind dann aufbewahrungspflichtig, wenn der Inhalt der E-Mail ohne diese nicht verständlich oder als Dokumentation des Geschäftsvorgangs sonst unzureichend ist. Regelmäßig bezieht sich die Aufbewahrungspflicht wegen ihres entscheidenden Inhalts daher auch auf Anhänge bzw. Anlagen von E-Mails.
Die Entscheidung muss im Einzelfall getroffen werden.
Eine g e s e t z l i c h e Vorgabe, wonach welche Anlagen zu einer E-Mail aufbewahrungspflichtig sind gibt es nicht. Vielmehr ergibt sich diese Verpflichtung aus allgemeinen Überlegungen und Grundsätzen: Anhänge /Anlagen von E-Mails sind dann aufbewahrungspflichtig, wenn der Inhalt der E-Mail ohne diese nicht verständlich oder als Dokumentation des Geschäftsvorgangs sonst unzureichend ist. Regelmäßig bezieht sich die Aufbewahrungspflicht wegen ihres entscheidenden Inhalts daher auch auf Anhänge bzw. Anlagen von E-Mails.
Die Entscheidung muss im Einzelfall getroffen werden.
Besonderheit im Steuerrecht
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen endet solange nicht, bis eine angesetzte Steuerfestsetzungsfrist für die in dem betreffenden Kalenderjahr angefallenen Steuern endet.
Jedoch hat die Finanzverwaltung zur Vereinfachung der Terminbestimmung eine Erleichterung getroffen, dass Unterlagen unabhängig von dem Lauf der Festsetzungsfrist nur aufbewahrt werden müssen, soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.
Die Aufbewahrungsfrist für Geschäftsunterlagen endet solange nicht, bis eine angesetzte Steuerfestsetzungsfrist für die in dem betreffenden Kalenderjahr angefallenen Steuern endet.
Jedoch hat die Finanzverwaltung zur Vereinfachung der Terminbestimmung eine Erleichterung getroffen, dass Unterlagen unabhängig von dem Lauf der Festsetzungsfrist nur aufbewahrt werden müssen, soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.
Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz vom 30.06.2017 wurde durch eine Änderung des § 147 Abs. 3 AO für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, festgelegt, dass die Aufbewahrungsfristen für diese Lieferscheine mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung enden.
Im Downloadbereich finden Sie rechts in einer Tabelle Informationen zu den Unterlagen, die ab 01.01.2024 vernichtet werden können.
Stand: März 2024