Notfallkoffer
Vorbereitet für den Notfall
Hängt ein Unternehmen stark von der Leistungsfähigkeit des Chefs ab, kann bei plötzlichem Ausfall die Firma in eine existenzielle Schieflage geraten. Jeder Unternehmer sollte für diesen Fall Vorsorge treffen., um das Lebenswerk Unternehmen nicht zu riskieren. Denn wenn der Chef ausfällt, ist der Betrieb oft führungslos, wichtige Informationen sind nicht auffindbar, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse sind nicht mehr klar – im schlimmsten Fall, ist das Unternehmen handlungsunfähig, da einfachste organisatorische Dinge nicht geregelt sind.
Laut einer deutschlandweiten Umfrage des DIHK haben nur 28 Prozent der Unternehmer die zur Fortführung des Betriebs wichtigsten Unterlagen für Vertrauenspersonen griffbereit.
Ein Notfallkoffer, in dem die Dinge klar regelt sind, schützt im Fall der Fälle das Fortbestehen des Unternehmens, aber auch die Mitarbeiter und die Unternehmerfamilie. Dies kann ein Ordner oder auch tatsächlich ein Koffer sein, der einen Notfallplan nebst wichtigen Informationen und Vollmachten enthält.
Aber was gehört rein in einen Notfallkoffer? In erster Linie sollten darin all die Dinge enthalten sein, die die Handlungsfähigkeit des Betriebes sicherstellen. D.h. laufende Aufträge bzw. Kunden müssen weiter bedient, Verbindlichkeiten beglichen und Entscheidungsbefugnisse erteilt werden.
Zentraler Bestandteil sollten daher Anweisungen für eine geregelte Stellvertretung und die Benennung eines geeigneten kompetenten Stellvertreters nebst Kontaktdaten sein, wenn ein Externer – wie z.B. der Steuerberater oder der Rechtsanwalt – die Vertretung übernehmen soll. Ebenfalls sollten die wichtigsten Vollmachten erteilt werden. Hier sind insbesondere die Vollmacht zur Führung der Geschäfte sowie Bank- und Postvollmachten zu erteilen. Darüber hinaus sollten die wichtigsten Verträge des Unternehmens in den Notfallkoffer gelegt werden, insbesondere der
• Gesellschaftsvertrag
• Handelsregisterauszug
• Kredit- und Darlehensverträge
• sowie bedeutende Verträge mit Lieferanten und Kunden
Auch Zugangscodes und Passwörter z.B. für die Bank oder die EDV müssen im Notfall griffbereit sein. Zudem sind Versicherungspolicen, Informationen zu Ablageorten für die wichtigsten Unterlagen und Schlüssel, Anweisungen für Projekte, eine Aufstellung über die wichtigsten Kunden bzw. Lieferanten und Partner des Unternehmens (Steuerberater, Anwalt, Bankbetreuer) sowie eine Übersicht über Patente, Marken- oder Schutzrechte zusammenzustellen.
Diese beispielhafte Aufstellung über den möglichen Inhalt des Notfallkoffers sollte in jedem Fall um individuelle Anforderungen des Unternehmens ergänzt werden. Es empfiehlt sich auch, einen Steuerberater, Anwalt oder Notar hinzuzuziehen, insbesondere, wenn es um die Gestaltung von Handlungsvollmachten geht. (Die komplette Übersicht finden Sie als Checkliste im Downloadbereich.)
Und noch einen weiteren Vorteil erlangen Unternehmen, die einen Notfallkoffer bzw. eine Notfallplanung implementieren. Seit dem Inkrafttreten von Basel II haben die Kreditinstitute das Rating ausgeweitet. Die Notfallplanung ist hierbei ein wichtiges Thema geworden, zeugt es doch von einer sorgfältigen Planung und dem Interesse, den Betrieb langfristig zu entwickeln und in seiner Existenz zu sichern. Bei einer anstehenden Bonitätsbewertung wird dies positiv ins Gewicht fallen und die Konditionen entsprechend beeinflussen.
Ist der Notfallkoffer gepackt, sollte er an einem sicheren Ort bzw. bei einer Person des Vertrauens deponiert sein. Auch klare Anweisungen, an wen der Koffer in welchen Fällen ausgehändigt werden darf, sollten nicht fehlen. Nun ist noch der Vertreter bzw. Handlungsbevollmächtigte über die Existenz des Notfallkoffers und wo er hinterlegt ist, zu informieren. Denn der beste Notfallkoffer nützt nichts, wenn niemand weiß, dass es ihn gibt und wo er zu finden ist.
Da sich das Unternehmen stetig weiter entwickelt, sollte der Notfallkoffer auch in regelmäßigen Abständen – mindestens einmal im Jahr oder bei konkreten Anlässen – überprüft und aktualisiert werden.