Aus- und Weiterbildung

FAQs zur Online-Prüfungsanmeldung (OPA)

Falls Sie neben den hier aufgelisteten Fragen und Hilfen weitere Unterstützung benötigen, schreiben Sie bitte eine E-Mail an pruefungswesen@essen.ihk.de . Sollten Sie fachliche Fragen zu Inhalten im Anmeldeformular für die Prüfung haben, wenden Sie sich an die Ansprechpartner/-in für den jeweiligen Ausbildungsberuf. (Berufe von A-Z)

Was ist die Online-Prüfungsanmeldung?

Über die Online-Portale Asta- und Azubi-Infocenter können Ausbildungsbetriebe zukünftig ihre Prüfungsteilnehmer papierlos zur Prüfung anmelden und den aktuellen Stand ihrer Anmeldung online nachverfolgen. Eine Nachfrage bei der IHK über den Eingang der Anmeldung entfällt zukünftig

Warum sind auch noch Anmeldungen auf Papier im Umlauf?

Die IHK zu Essen stellt nach und nach auf die Online-Prüfungsanmeldungen um. Voraussetzung dafür ist, dass ein Ausbildungsbetrieb im Asta-Infocenter den Service aktiviert hat.

Wie gelange ich zur Online-Prüfungsanmeldung?

Sie können über die Online-Prüfungsanmeldung entweder direkt ansteuern oder über das jeweilige Online-Portal: Asta-Infocenter (für Betriebe) oder Azubi-Infocenter (für Prüflinge).

Ich möchte meinen Betrieb für die Online-Prüfungsanmeldung registrieren. Was muss ich tun?

Für Ausbildungsbetriebe ist das Asta-Infocenter Voraussetzung zur Nutzung der Online-Prüfungsanmeldung.
Wenn Sie sich noch nicht im Asta-Infocenter registriert und aktiviert haben, folgen Sie bitte den Schritten zum Onboarding.
Haben Sie den Betrieb erfolgreich aktiviert, werden Sie beim Erst-Login gefragt, ob Sie die Online-Prüfungsanmeldung nutzen möchten. Den Service können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt nachträglich in den „Einstellungen > Weitere Services“ aktivieren.

Wir nutzen bereits bei einer anderen IHK die Online-Prüfungsanmeldung. Wie kann ich das für meine Betriebsstätte in der MEO-Region nachholen?

Wenn Sie das Asta-Infocenter bereits in einem anderen Kammerbezirk nutzen, können Sie denselben Account auch zur Verwaltung Ihrer Betriebsstätten in der MEO-Region nutzen. Fordern Sie dafür den Aktivierungscode für die Betriebsstätte an und loggen sich gewohnt im Asta-Infocenter der anderen IHK ein.
Gehen Sie in die Einstellungen > Berechtigungen verwalten > Weiteren Aktivierungscode eingeben.
Geben Sie den Aktivierungscode für den MEO-Standort ein. Nachdem die Daten geladen wurden, gehen Sie im Asta-Infocenter über die Einstellungen auf „Service aktivieren > Online-Prüfungsanmeldung aktivieren“

Kann ich noch eine weitere E-Mail-Adresse für die Online-Prüfungsanmeldung hinterlegen?

Leider kann zum aktuellen Zeitpunkt nur eine einzige E-Mail-Adresse für eine Betriebsstätte hinterlegt werden. Wir empfehlen daher ein Postfach anzugeben, auf das mehrere Kollegen aus Ihrem Betrieb zugreifen können, um Verzögerungen z.B. durch Urlaub oder sonstige Abwesenheiten zu vermeiden.Die E-Mail-Adresse kann jedoch jederzeit geändert werden.

Ich habe postalisch die Unterlagen zur Prüfungsanmeldung erhalten und möchte dies nun online machen. Was muss ich tun?

Leider ist es nach Versand/Erhalt der schriftlichen Unterlagen nicht möglich, den Anmeldeprozess digital vorzunehmen. Sie müssen den bekannten Anmeldeweg schriftlich durchführen. Sie wollen aber zukünftig die Prüfungsanmeldung online durchführen? Dann melden Sie sich bei uns und beantragen per E-Mail Ihren Zugang zum Onlineverfahren für die Prüfungsanmeldung. Schreiben Sie dazu eine E-Mail.

Ich kann mich nicht anmelden. Was muss ich tun?

Sofern Sie sich bereits erfolgreich registriert haben und sich nun nicht mehr anmelden können, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an pruefungswesen@essen.ihk.de. Wir prüfen dann Ihren Account und melden uns wieder bei Ihnen.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was muss ich tun?

Unterhalb der Login-Maske zum jeweiligen Online-Portal gibt es einen Link “Passwort vergessen”. Klicken Sie diesen an und tragen die registrierte E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten dann vom System eine E-Mail mit entsprechenden Hinweisen.

Wo kann ich sehen, ob Online-Anmeldungen verfügbar sind?

Sobald Online-Prüfungsanmeldungen bearbeitet werden können, erhält der Betrieb an die Referenz-E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung.
Prüfungsteilnehmer werden ebenso via E-Mail informiert, sobald der Ausbildungsbetrieb die Anmeldung an den Prüfungsteilnehmer weitergereicht hat.
ACHTUNG! Der Prüfling erhält die Mitteilung nur, wenn er seinen Account im Azubi-Infocenter aktiviert hat.

Welche Benachrichtigungen werden verschickt?

Sobald Online-Anmeldungen verfügbar sind, erhält der Ausbildungsbetrieb eine E-Mail. In den letzten Tagen vor Anmeldeschluss wird der Betrieb mehrfach über offene Online-Prüfungsanmeldungen informiert.

Wo kann ich den aktuellen Bearbeitungsstatus der Anmeldung sehen?

In der Online-Prüfungsanmeldung werden auf der linken Seite alle Vorgänge eines Betriebes oder eines Prüfungszeitfensters angezeigt. Neben dem Namen des Prüflings wird – neben dem Aktivierungsstatus im Azubi-Infocenter – weitere Symbole angezeigt.
  • Haus: Antrag liegt bei der Ausbildungsstätte zur Bearbeitung
  • Mensch: Antrag liegt beim Prüfling zur Bearbeitung
  • Auge: Der Antrag liegt bei der IHK zur Bearbeitung
  • Haken: Der Azubi ist zur Prüfung zugelassen
  • X: Der Azubi ist nicht zur Prüfung zugelassen
  • Sanduhr: Der Antrag ist aktuell zur Bearbeitung gesperrt

Ich bin im Online-Portal auf „Online-Prüfungsanmeldungen“ gegangen und mir wird nichts angezeigt.

Bitte klicken Sie in der Ansicht zur Online-Prüfungsanmeldung auf der linken Seite auf die Funktion „Suchen“, vorher werden keine Daten angezeigt.
Für Betriebe: Haben Sie Prüfungsteilnehmer in mehreren Prüfungszeitfenstern, können Sie die Anmeldungen filtern. (Frühjahr, Sommer, Herbst, Winter)
Wenn trotz Betätigung der Suche keine Anmeldungen angezeigt werden, liegen höchstwahrscheinlich aktuell keine Anmeldungen vor.

Neben dem Namen meines Prüflings ist eine grüne/rote Figur. Was hat das zu bedeuten?

In der Online-Prüfungsanmeldung werden auf der linken Seite alle Vorgänge eines Betriebes oder eines Prüfungszeitfensters angezeigt. Die roten oder grünen Figuren neben dem Namen des Prüflings zeigen den Aktivierungsstatus im Azubi-Infocenter.
Grün bedeutet, dass sich der Prüfling schon registriert und seinen Account aktiviert hat. Ist die Figur rot hinterlegt, muss der Prüfling seine Aktivierung schleunigst nachholen, da dieser ohne einen Azubi-Infocenter-Account keine Online-Prüfungsanmeldung ausfüllen kann. Sollte Ihrem Prüfling der Aktivierungscode nicht mehr vorliegen, kann dieser hier erneut angefordert werden.

Ich vermisse die Online-Anmeldung eines Prüfungsteilnehmers, die anderen Prüflinge werden mir alle angezeigt.

Schreiben Sie bitte eine E-Mail an: teamausbildung@essen.ihk.de. Die Kollegen stoßen die Online-Anmeldung gerne nochmal für Sie an.

Ich sehe die Anmeldungen meiner Prüflinge nicht, dabei fallen sie in dieses Prüfungszeitfenster.

Haben Sie die Online-Prüfungsanmeldung erst kürzlich für Ihren Betrieb eingerichtet? Möglicherweise ist es zu einer Überschneidung zwischen Ihrer Aktivierung und dem Anstoßen der Anmeldungen in der Prüfungsabteilung gekommen. Schreiben Sie bitte eine E-Mail an: teamausbildung@essen.ihk.de. Die Kollegen stoßen die Online-Anmeldung gerne nochmal für Sie an.

Wie läuft das Verfahren nun ab, wenn meine Auszubildenden die vorzeitige Zulassung beantragen möchten?

Bei dem Anmelde-Verfahren auf Papier wird das Formular zur vorzeitigen Zulassung zusammen mit dem Anmeldeformular verschickt. Da dies online nicht 1:1 abgebildet werden kann, ist es erforderlich, dass uns die Angaben via E-Mail vorab zugschickt werden.
Schreiben Sie bitte eine E-Mail an: teamausbildung@essen.ihk.de, um das Formular zur vorzeitigen Zulassung zu erhalten.

Warum werden in der Anmeldung nun die Fehlzeiten abgefragt? Das war noch nie so.

Die Überprüfung der Fehlzeiten ist eine der Zulassungsvoraussetzungen zur Abschlussprüfung (Zurücklegen der vertraglich vereinbarten Ausbildungszeit). Bisher hat die IHK zu Essen auf eine explizite Angabe an Fehltagen verzichtet. Mit der Anmeldung zur Prüfung hat der Ausbildungsbetrieb bestätigt, dass die Ausbildungszeit ordnungsgemäß zurückgelegt wurde. Bei großen Abweichungen hat der Betrieb sofort den Kontakt zur Prüfungsabteilung zu suchen.
Da es sich bei der Online-Prüfungsanmeldung um ein deutschlandweit einheitliches Online-Formular - statt dem Individual-Formular der IHK zu Essen - handelt, erfolgt nun eine Abfrage der Fehlzeiten in Tagen.

Was ist bei Fehlzeiten zu beachten?

Gemäß der §§ 43 und 44 Berufsbildungsgesetz ist die Ablegung der Ausbildungs- bzw. Umschulungszeit Zulassungsvoraussetzung zur Prüfung. Als Fehlzeiten gelten Zeiten, in Berufsschule und Ausbildungsbetrieb, in denen - z. B. durch Krankheit, unentschuldigtes Fehlen, etc. - keine Ausbildung stattgefunden hat. Durch Abgleich der Fehlzeiten soll sichergestellt werden, dass bis zur Prüfung alle relevanten Ausbildungsinhalte vermittelt worden sind.
Geringfügige Fehlzeiten haben auf die Zurücklegung der Ausbildungszeit keinen Einfluss. Eine Geringfügigkeit ist in der Regel dann anzunehmen, wenn sie zusammengerechnet nicht mehr als 10% der im Berufsausbildungsvertrag vorgesehenen Ausbildungszeit beträgt (Richtwert).
Fehlzeiten von mehr als 10% der Ausbildungszeit gefährden die Zulassung zur Abschlussprüfung. Bei entsprechenden Fehlzeiten erfolgt eine zusätzliche Überprüfung. Die IHK wird sich in so einem Fall mit dem Betrieb in Verbindung setzen.

Ich habe gesehen, dass ein Nachteilsausgleich beantragt werden kann. Was muss ich dafür tun?

Ein Antrag auf Nachteilsausgleich soll bei Vorliegen von Behinderungen, die nicht die geprüften Befähigungen betreffen, aber den Nachweis der Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten erschweren und die in der Prüfung sowie im angestrebten Beruf durch Hilfsmittel ausgeglichen werden können, ermöglichen, dass der behinderungsbedingte Nachteil ausgeglichen wird. Damit soll die Chancengleichheit gewährt werden.
Der Antrag auf Nachteilsausgleich muss zusammen mit den aktuellen fachärztlichen Nachweisen bis zum Anmeldeschluss vollständig bei der IHK zu Essen eingereicht werden! Anderenfalls kann ein Nachteilsausgleich nicht mehr geprüft, verbeschieden und ggf. gewährleistet werden!

Was ist beim Nachteilsausgleich zu beachten?

Bei Nachweis einer Behinderung ist ausschließlich die Gewährung eines Nachteilsausgleichs nach SGB IX möglich: Menschen mit Behinderungen sind Menschen, die körperliche, seelische, geistige oder Sinnesbeeinträchtigungen haben, die sie in Wechselwirkung mit einstellungs- und umweltbedingten Barrieren an der gleichberechtigten Teilhabe an der Gesellschaft mit hoher Wahrscheinlichkeit länger als sechs Monate hindern können. Eine Beeinträchtigung liegt vor, wenn der Körper- und Gesundheitszustand von dem für das Lebensalter typischen Zustand abweicht.
Psychische Störungen (wie z. B. Prüfungsangst, Depressionen, ADHS) sowie vorübergehende Erkrankungen (wie z. B. Infektionskrankheiten) sind nicht ausgleichsberechtigt.

Dem Prüfling werden die Tasten zum Abschluss der Anmeldung nicht angezeigt.

Wenn Ihr Prüfling ein mobiles Endgerät nutzt, kann es durch die komprimierte Ansicht vorkommen, dass die Funktionstasten ausgeblendet werden. Die Funktion müsste im Querformat sichtbar werden oder über das 3-Punkte-Menü auswählbar sein.

Leider kann ich die Anmeldung nicht absenden. Was mache ich falsch?

Haben Sie in der Anmeldung alle erforderlichen Angaben hinterlegt? Fehlende Angaben oder Haken werden im System rot hervorgehoben.
Um die Anmeldung an die nächste Stelle weiterzureichen, müssen Sie die Funktion „Anmeldung an Azubi weitergeben“ (für Betriebe) oder „Anmeldung abschließen“ (für Prüflinge) anklicken. Speichern allein reicht nicht.

Wir schaffen es leider nicht, die Anmeldung pünktlich zum Anmeldeschluss abzusenden. Was machen wir nun?

Grundsätzlich ist es technisch möglich, dass Online-Anmeldungen erst nach dem Anmeldeschluss abgeschickt werden können. Ein fristgemäßes Einreichen ist unser Ziel, aber in der Praxis nicht immer umsetzbar. Im System erscheint dann nur ein roter Hinweis, dass die Anmeldefrist erreicht wurde. Der Vorgang kann trotzdem weitergegeben werden.