VORSCHRIFTEN FÜR ARBEITSVERTRÄGE

Arbeitsverträge - Abschluss und Vertragsbedingungen

Im Arbeitsrecht gilt der Grundsatz der Formfreiheit.
Ein Arbeitsvertrag kann deshalb mündlich oder schriftlich abgeschlossen werden.
Um potentielle Streitigkeiten von Beginn an auszuschließen, wird der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages allein aus Gründen der Rechtssicherheit absolut empfohlen. Dabei handelt es sich nicht um eine Formvorschrift, welche die Wirksamkeit des Vertragsschlusses beeinflusst. Die Schriftform soll lediglich eine Beweiserleichterung begründen, welche die durch das Nachweisgesetz bestehende Verpflichtung des Arbeitgebers, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, erfüllt.

Inhalt des Arbeitsvertrages

Aufgrund der sog. Privatautonomie ist es in der Regel den Vertragspartnern überlassen, welchen Inhalt sie dem Arbeitsvertrag geben.
Zwingende (gesetzliche) Vorschriften (z. B. Urlaubsanspruch, Entgeltfortzahlung an Feiertagen und im Krankheitsfall) dürfen aber nicht zum Nachteil des Arbeitnehmers geändert werden.

Beachtung allgemein verbindlich erklärter Tarifverträge

Zwingend für die Vertragsparteien sind auch Tarifverträge, die für allgemeinverbindlich erklärt wurden. Dies gilt auch dann, wenn die Vertragsparteien keine Kenntnis von der Existenz eines auf den Arbeitsvertrag anwendbaren, für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrag haben.

Befristeter oder unbefristeter Vertrag

Ein Arbeitsvertrag kann auf unbestimmte Zeit (=unbefristeter Arbeitsvertrag) oder für eine bestimmte Zeit (=befristeter Arbeitsvertrag) abgeschlossen werden. Die Befristung eines Arbeitsvertrages ist nur wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart wurde. Sie ist grundsätzlich nur zulässig, wenn ein sachlicher Grund für die Befristung besteht. Ohne Sachgrund ist die Befristung zulässig, bei einer Neueinstellung für eine Gesamtdauer von höchstens 2 Jahren und bei der befristeten Einstellung von Arbeitnehmern über 52 Jahre. Im Rahmen dieser Höchstdauer sind maximal drei Verlängerungen des befristeten Arbeitsverhältnisses erlaubt. Achtung: Bei Unternehmensgründungen ist es unter Umständen möglich, eine Befristung mit einer Höchstdauer von vier Jahren vorzunehmen.

Neueinstellung von Mitarbeitern

Bei Neueinstellungen von Mitarbeitern ist der Arbeitgeber verpflichtet, wesentliche Vertragsbedingungen schriftlich zu dokumentieren.
Aufgrund der Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) wurden durch den deutschen Gesetzgeber u. a. im Nachweisgesetz (NachwG) Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber verankert.
  • Bisherige Pflichten des Arbeitgebers
  • Zusätzliche Pflichten seit dem 1. August 2022
  • Für welche Fälle gelten die Pflichten?
  • Praxistipp
  • Musterarbeitsverträge

Bisherige Pflichten des Arbeitgebers

Die wichtigsten Vertragsbedingungen, die ein Arbeitgeber schriftlich niederzulegen hatte und dem Arbeitnehmer innerhalb Monatsfrist nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aushändigen musste, betraf folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Zusätzliche Pflichten seit dem 1. August 2022

Seit 1. August 2022 müssen zusätzlich noch folgende Punkte schriftlich dokumentiert werden:
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.

Für welche Fälle gelten die Pflichten?

Die Pflichten gelten bei Neueinstellungen seit dem 1. August 2022. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden.
Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Hierzu empfiehlt es sich, den Arbeitnehmerin ein Informationsblatt bereitzustellen – der Änderung der Arbeitsverträge bedarf es nicht. Es gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Bei einem Verstoß gegen die Vorgaben aus dem Nachweisgesetz, droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß.

Praxistipp

Sollten Sie Musterarbeitsverträge bei Einstellungen verwenden, ergänzen Sie diese umgehend um die neuen Angaben.
Für alle Beschäftigten, die vor dem 1. August 2022 bereits im Betrieb sind, sollten Sie überlegen, für welche Arbeitnehmergruppen ggf. Standardschreiben oder ein Informationsblatt mit den ergänzenden Hinweisen verfasst werden können. Allerdings geht dies nur, wenn tatsächlich identische Arbeitsbedingungen bestehen. Auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigte müssen Sie sich jedenfalls einstellen.
Darüber hinaus sollten Sie überlegen, ob es bei Bestehen eines Betriebsrates Sinn macht, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem etc., in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Darauf könnte in den Arbeitsverträgen dann Bezug genommen werden.

Musterarbeitsverträge

Die Musterverträge wurden mit größter Sorgfalt erstellt, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Der jeweilige Mustervertrag ist nur ein Vorschlag für eine mögliche Regelung. Falls Sie einen maßgeschneiderten Vertrag benötigen, sollten Sie sich durch einen Rechtsanwalt Ihres Vertrauens beraten lassen.