Recht

Geldwäscheprävention: Mitwirkungspflichten für Unternehmen

Das Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz - GwG) soll verhindern, dass Einkünfte aus illegalen Handlungen unbemerkt in den normalen Wirtschaftskreislauf einfließen und deren illegale Herkunft verschleiert wird.

Verpflichtete

Das GwG richtet sich nicht nur an Banken oder Kapitalanlagegesellschaften, sondern auch an Unternehmen außerhalb des Finanzsektors.
In § 2 Abs. 1 Nr. 1 - 16 GwG sind die Adressaten des Gesetzes abschließend aufgezählt und werden „Verpflichtete“ genannt:
  • Bestimmte Kapital- und Finanzdienstleister (Nrn. 1 - 6, 9)
  • Bestimmte Versicherungsunternehmen und Versicherungsvermittler (Nrn. 7 u. 8), soweit sie Lebensversicherungen, Unfallversicherungen mit Prämienrückgewähr, Kapitalisierungsprodukte oder Darlehen im Sinne von § 1 Abs. 1 S. 2 Nr. 2 des Kreditwesengesetzes anbieten oder vermitteln
  • Rechtsanwälte, Kammerrechtsbeistände, Patentanwälte, Notare, soweit sie an der Planung und Durchführung von bestimmten wirtschaftlichen Geschäften mitwirken sowie bestimmte Rechtsbeistände, die nicht Mitglied einer Rechtsanwaltskammer sind (Nrn. 10 u. 11)
  • Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer, Steuerberater, Steuerbevollmächtigte und Lohnsteuerhilfevereine (Nr. 12)
  • Bestimmte Dienstleister für Gesellschaften und für Treuhandvermögen oder Treuhänder (Nr. 13)
  • Immobilienmakler (Nr. 14)
  • Bestimmte Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (Nr. 15),
  • Güterhändler sowie Kunstvermittler und -lagerhalter, soweit die Lagerhaltung in Zollfreigebieten erfolgt (Nr. 16)

Registrierungspflichten

Verpflichtete nach § 2 Abs. 1 GwG müssen sich gem. § 45 Abs. 1 S. 2 GwG im elektronischen Meldeportal goAML der Financial Intelligence Unit (FIU) registrieren. Das Meldeportal goAML dient der elektronischen Übermittlung von nach dem Geldwäschegesetz zu meldenden Sachverhalten. Die Registrierung müssen die Verpflichteten gem. § 59 Abs. 6 GwG spätestens bis zum 01.01.2024 vorgenommen haben, unabhängig von der Übermittlung eines konkreten meldepflichtigen Sachverhalts. Eine Ausnahme gilt lediglich für Güterhändler nach § 2 Abs. 1 Nr. 16 GewO, die nicht mit Kunst, Schmuck, Uhren, Edelmetall, Edelsteinen, Kraftfahrzeugen, Schiffen, Motorbooten oder Luftfahrzeugen handeln, die ihrer Registrierungspflicht erst bis zum 01.01.2027 nachkommen müssen. Eine unterlassene oder verspätete Registrierung im Meldeportal goAML ist derzeit noch nicht mit einem Bußgeld bewehrt, aber bereits geplant.

Eintragung im Transparenzregister

Juristische Personen des Privatrechts, eingetragene Personengesellschaften und bestimmte Vereinigungen mit Sitz im Ausland sind verpflichtet, Angaben zu Vor- und Nachnamen, Geburtsdatum, Wohnort sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie alle Staatsangehörigkeiten ihres wirtschaftlich Berechtigten einzuholen, aufzubewahren, auf dem aktuellen Stand zu halten und unverzüglich an das Transparenzregister zu melden, vgl. § 20 GwG.
Ausführliche Informationen zum Transparenzregister finden Sie in den FAQ des Bundesverwaltungsamtes.

Allgemeines Risikomanagement

Alle Verpflichteten müssen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das im Hinblick auf Art und Umfang ihrer Geschäftstätigkeit angemessen ist, vgl. § 4 Abs. 1 GwG. Hierzu gehört die Erstellung und Dokumentation einer Risikoanalyse (§ 5 GwG). Aus dieser Risikoanalyse werden interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG) abgeleitet. Verantwortlich für das Risikomanagement ist ein zu benennendes Mitglied der Leitungsebene des Unternehmens.
Die Bezirksregierung Köln stellt auf ihrer Homepage Hilfestellungen zum Risikomanagement zur Verfügung.

Risikoanalyse (§ 5 GwG):

Zunächst sind im Rahmen einer Analyse die Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung für das eigene Unternehmen unter Berücksichtigung der sich aus den Anlagen 1 und 2 zum GwG ergebenden Risikofaktoren zu ermitteln und zu bewerten. Unternehmen sind nach Größe, Geschäftsfeld und Komplexität sehr unterschiedlich, daher kann die Risikoanalyse mehr oder weniger umfangreich ausfallen. Es reicht nicht, nur eine Bestandsaufnahme der unternehmensspezifischen Situation vorzunehmen, erforderlich sind auch die Risikoermittlung und -bewertung. Anlage 1 benennt Faktoren für ein potentiell geringeres Risiko, Anlage 2 für ein potentiell höheres Risiko von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung. Ferner fließen Informationen aus der Ersten Nationalen Risikoanalyse sowie einschlägige Typologiepapiere der FIU in die Analyse ein. Die Risikoanalyse ist zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und ggf. zu aktualisieren. Die jeweils aktuelle Fassung ist der Aufsichtsbehörde auf deren Verlangen zur Verfügung zu stellen.

Interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG):

Verpflichtete haben angemessene geschäfts- und kundenbezogene interne Sicherungsmaßnahmen zu schaffen, um die Geldwäscherisiken in Form von Grundsätzen, Verfahren und Kontrollen zu steuern und zu mindern. Je nach unternehmerischer Tätigkeit variiert der Umfang dieser unternehmensinternen Sicherungsmaßnahmen. Die Funktionsfähigkeit der internen Sicherungsmaßnahmen ist zu überwachen und bei Bedarf zu aktualisieren. Eine nicht abschließende Auflistung interner Sicherungsmaßnahmen findet sich in § 6 Abs. 2 Nr. 1 - 7 GwG.

Whistleblower-Systeme

Verpflichtete müssen angemessene Vorkehrungen treffen, damit interne Mitteilungen über Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorschriften vertraulich an geeignete Stellen berichtet werden können. Auch die Aufsichtsbehörden haben ein anonymes Hinweisgebersystem eingerichtet (Meldeportal bei der Bezirksregierung Köln).

Eingeschränkte Verpflichtung zum Risikomanagement/Bargeldgrenzen

Bei Immobilienmaklern besteht die Pflicht zum wirksamen Risikomanagement nur bei der Vermittlung von Kaufverträgen und bei der Vermittlung von Miet- und/oder Pachtverträgen mit einer monatlichen Nettokaltmiete/-pacht i. H. v. mindestens 10.000 Euro. (§ 4 Absatz 4 GwG)
Bei Güterhändlern ist die Pflicht zum Risikomanagement an Bargeldgrenzen gekoppelt (§ 4 Absatz 5 GwG). Es ist in folgenden Fällen verpflichtend:
  • Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro über Kunstgegenstände,
  • Transaktionen über Edelmetalle, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 2.000 € selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen und
  • Transaktionen über sonstige Güter, bei welchen sie Barzahlungen über mindestens 10.000 € selbst oder durch Dritte tätigen oder entgegennehmen.
Kunstvermittler und -lagerhalter benötigen ein wirksames Risikomanagement bei Transaktionen im Wert von mindestens 10.000 Euro (§ 4 Absatz 5 GwG)
Neu: Barzahlungsverbot beim Immobilienerwerb (§ 16 a GwG)
Seit dem 01.04.2023 ist der Erwerb von inländischen Immobilien mittels Bargeld, Kryptowerten, Gold, Platin oder Edelsteinen verboten. Dem Notariat gegenüber ist nachzuweisen, dass der Immobilienkauf nicht mit diesen verbotenen Zahlungsmitteln abgewickelt wurde, z.B. durch die Vorlage von Kontoauszügen (Ausnahmen: Geschuldete Leistungen bis 10.000 Euro, Zahlungsabwicklung über Notar-Anderkonto).
Das Barzahlungsverbot gilt auch für den Erwerb von Anteilen an Gesellschaften, zu deren Vermögen unmittelbar oder mittelbar eine inländische Immobilie gehört.

Bestellung eines Geldwäschebeauftragten

Bestimmte Kapital- und Finanzunternehmen, Versicherungsunternehmen sowie Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen (§ 2 Abs. 1 Nr. 1-3, 6, 7, 9 und 15 GwG) sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene sowie einen Stellvertreter zu bestellen (§ 7 GwG). Der Geldwäschebeauftragte ist für die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorschriften zuständig.
Für alle anderen Verpflichteten kann die zuständige Aufsichtsbehörde die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten anordnen.
Bei Güterhändlern (§ 2 Abs. 1 Nr. 16 GwG), die hauptsächlich mit hochwertigen Gütern (z.B. Edelmetalle, Edelsteine, Schmuck, Uhren, Antiquitäten, Kunstgegenstände, Kraftfahrzeuge, Schiffe, Motorboote, Luftfahrzeuge) handeln, ist eine solche Anordnung der Regelfall (Anordnung der Bezirksregierung Köln vom 19. März 2021)
Die Bestellung des Geldwäschebeauftragten und seines Stellvertreters oder deren Entpflichtung ist der zuständigen Aufsichtsbehörde jeweils vorab anzuzeigen (Formulare der Bezirksregierung Köln).

Identifizierung des Vertragspartners (§ 11 GwG)

Die Identität des Vertragspartners (bzw. seines Boten, Bevollmächtigten oder wirtschaftlich Berechtigten), müssen Verpflichtete bei der Begründung einer Geschäftsbeziehung oder vor der Durchführung einer Transaktion, insbesondere mit Neukunden, feststellen.
Die Identifizierung kann auch noch während der Begründung der Geschäftsbeziehung unverzüglich abgeschlossen werden, wenn dies erforderlich ist, um den normalen Geschäftsablauf nicht zu unterbrechen, und wenn ein geringes Geldwäscherisiko besteht.
Die Identifizierung von Bestandskunden sollte in angemessenen Abständen überprüft und dokumentiert werden. Änderungen sind ebenfalls zu dokumentieren.
Immobilienmakler haben die Vertragsparteien bereits dann zu identifizieren, sobald ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Immobilienkaufvertrages besteht und die Kaufvertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Agieren auf beiden Seiten Immobilienmakler, müssen sie ausschließlich ihre jeweilige Vertragspartei identifizieren. Bei der Vermittlung eines Miet- oder Pachtvertrages mit einer monatlichen Nettokaltmiete/-pacht i. H. v. mindestens 10.000 € hat ebenfalls eine Identifizierung des Vertragspartners zu erfolgen.
Bei Transaktionen, die außerhalb einer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden (§ 10 Absatz 3 Nr.2 GwG), ist eine Identifizierung erforderlich
  • bei bestimmten Geldtransfers i.H.v. 1.000 Euro oder mehr,
  • bei Durchführung einer sonstigen Transaktion im Wert von 15.000 Euro oder mehr,
  • bei der Übertragung von Kryptowerten im Gegenwert von 1.000 Euro oder mehr.
Unter „Transaktionen“ versteht das GwG jede Handlung, die eine Geldbewegung oder eine sonstige Vermögensverschiebung bezweckt oder bewirkt, d.h. jede bare und unbare Zahlung (Annahme von Bargeld, Edelmetallen oder Wertpapieren, Zahlung mit Geld-, Maestro oder Kreditkarten und Kryptowährungen, Überweisungen).
Wichtiger Hinweis: Ungeachtet gesetzlich bestehender Ausnahmeregelungen, Befreiungen oder Schwellenbeträge hat eine Identifizierung zu erfolgen, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass bei den Vermögensgegenständen, die mit einer Transaktion oder Geschäftsbeziehung im Zusammenhang stehen, um den Gegenstand von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung handelt.
Ebenso ist eine Identifizierung bei Zweifeln an den Angaben zur Identität des Vertragspartners, einer für ihn auftretenden Person oder zum wirtschaftlich Berechtigten erforderlich.

Wie wird der Vertragspartner identifiziert (§§ 11, 12 GwG?

Bei natürlichen Personen werden anhand von Personalausweis oder Reisepass Vor- und Nachname, Geburtsort und -datum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift erhoben. Bei juristischen Personen oder Personengesellschaften hat der Verpflichtete Firma, Name, Rechtsform, Registernummer, die Anschrift der Hauptniederlassung und die Namen der gesetzlichen Vertreter zu erheben. Empfehlenswert ist, sich einen aktuellen Registerauszug vorlegen zu lassen. Ergänzend, bei Unstimmigkeiten oder erhöhtem Risiko sollte ein Transparenzregisterauszug gefordert werden, um den wirtschaftlich Berechtigten zweifelsfrei identifizieren zu können.
Die Anfertigung von Kopien bzw. die Speicherung dieser Dokumente durch den Verpflichteten ist zulässig. Nach fünf Jahren sind die Aufzeichnungen und Belege zu vernichten (max. nach 10 Jahren, wenn andere Gesetze eine längere Aufbewahrung vorschreiben).

Geschäftsbeziehungen und Transaktionen mit höherem Risiko (§ 15 Absatz 3 GwG)

Als Geschäftsbeziehungen oder Transaktionen mit höherem Risiko gelten solche,
  • bei der eine politisch exponierte Person oder ein Familienmitglied oder eine anderweitig nahestehende Person verpflichtet oder berechtigt ist,
  • die ungewöhnlich komplex oder groß sind,
  • keinem offensichtlichen oder legalem Zweck folgen oder
  • einen Bezug zu Hochrisikoländern haben.
Hier gelten erweiterte Informations- und Überwachungspflichten. Darüber hinaus bedarf die Begründung oder Fortführung der Geschäftsbeziehungen der Zustimmung der Geschäftsführung. Zudem können die zuständigen Aufsichtsbehörden risikoangemessene Maßnahmen anordnen, wie beispielsweise die Meldung, Beschränkung oder das Verbot einer Transaktion, einer Gesellschaftsgründung in dem jeweiligen Staat oder der gesamten Korrespondenz. Die aktuelle Liste dieser Hochrisikoländer ist bei der FIU abrufbar.

Verdachtsmeldung bei der FIU (§§ 43, 44 GwG)

Bei einem Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung muss das verpflichtete Unternehmen eine Verdachtsmeldung bei der FIU abgeben. Die Meldung erfolgt grundsätzlich elektronisch über das Meldeportal „goAML“. Voraussetzung dafür ist die vorherige Registrierung (s.o. „Registrierungspflichten“).
Der betroffene Geschäftspartner darf über die Verdachtsmeldung nicht informiert werden. Nach Abgabe der Meldung kann die Transaktion frühestens am dritten Werktag durchgeführt werden, wenn FIU oder Staatsanwaltschaft sie bis dahin nicht untersagt haben. Der Samstag gilt nicht als Werktag.
Ist ein Aufschub der Transaktion nicht möglich oder könnte durch den Aufschub die Verfolgung einer mutmaßlichen strafbaren Handlung behindert werden, so darf die Transaktion durchgeführt werden, die Meldung nach § 43 Abs. 1 GwG ist aber unverzüglich nachzuholen.

Bußgelder und Sanktionen („Pranger“) (§§ 56, 57 GwG)

Der Bußgeldkatalog des GwG umfasst mehr als 80 Tatbestände, bei den meisten Ordnungswidrigkeiten genügt bereits Leichtfertigkeit.
Eine Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu einer Million Euro oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils geahndet werden. Bei juristischen Personen oder Personenvereinigungen kann eine noch höhere Geldbuße verhängt werden: Bis zu fünf Millionen Euro oder 10 Prozent des Gesamtumsatzes, den das Unternehmen im Geschäftsjahr vor dem Bußgeldbescheid erzielt hat.
Die zuständigen Aufsichts- und Verwaltungsbehörden haben bestandskräftige Aufsichtsmaßnahmen und unanfechtbare Bußgeldentscheidungen auf ihrer oder einer zentralen Internetseite namentlich bekannt zu machen („Pranger“). Sie können unter bestimmten Voraussetzungen auch anonymisiert veröffentlicht werden. Gleiches gilt für rechtskräftige gerichtliche Entscheidungen mit Bußgeldern nach dem GwG. Eine Bekanntmachung bleibt muss fünf Jahre auf der Internetseite der Aufsichtsbehörde veröffentlicht. Sie kann erhebliche Nachteile für Unternehmen bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen nach sich ziehen.