IHK24

Nachweis der Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen

Unternehmen, die Ware an Unternehmer in andere EU-Staaten liefern, können die Lieferungen grundsätzlich als innergemeinschaftliche Lieferungen gemäß § 4 Nr. 1b in Verbindung mit § 6a Umsatzsteuergesetz (UStG) steuerfrei behandeln. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass die materiellen Voraussetzungen der Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen vorliegen. Diese finden Sie ausführlich dargestellt in dem Merkblatt Umsatzsteuerfreie Warenlieferungen in der EU zwischen Unternehmen.

Allgemeines

Neben dem Vorliegen der materiellen Voraussetzungen der Steuerbefreiung ist weitere wichtige Ne­benbedingung für die Inanspruchnahme der Steuerfreiheit, dass die entsprechenden Voraussetzun­gen auch nachgewiesen werden können.
Zwar wurde durch die Rechtsprechung sowohl im Bereich der innergemeinschaftlichen Lieferungen wie bei den Ausfuhren die früher geltende Auffassung auf­gegeben, dass der Nachweis eine unverzichtbare materiell-rechtliche Voraussetzung für die Steuer­befreiung sei.
Die aktuelle Fassung des amtlichen Umsatzsteuer-Anwendungserlasses (UStAE) stellt dies auch ausdrücklich klar. Dies ist insoweit erfreulich, als dies bedeutet, dass wenn anhand der ob­jektiven Beweislage eindeutig feststeht, dass eine innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt, diese nicht am Mangel rein formaler Beleganforderungen scheitern darf.
In der Praxis wird dies jedoch, ins­besondere bei der Abwicklung von Massenfällen,  nur in Einzelfällen weiterhelfen. Es kommt also weiter darauf an, dass die Nachweise möglichst einwandfrei geführt werden, um Haftungsrisiken auszuschalten beziehungsweise langwierigen Auseinandersetzungen mit der Finanzverwaltung aus dem Weg zu gehen. Hierfür sei besondere Sorgfalt angeraten.
Die konkret zu beachtenden Nachweispflichten gliedern sich in einen Doppelnachweis und zwar in den
  • Belegnachweis und
  • Buchnachweis.
Beide Nachweise müssen, um in den Genuss der Steuerfreiheit zu kommen, durch den Unternehmer erbracht werden.

Belegnachweise

Allgemeines zu den Belegnachweisen (Besitz, Zeitpunkt)

Allgemein gilt für die vorzuhaltenden Belege, dass diese sich grundsätzlich im Besitz des nachweis­pflichtigen Unternehmers befinden und zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Es genügt nicht, wenn sich diese im Besitz eines anderen Unternehmers (Beispiel: Spediteur) oder einer Behörde be­finden.
Für den Zeitpunkt des Belegnachweises gilt, dass die Belege als integrierter  Bestandteil des Buchnachweises gegebenenfalls noch bis zur Bestandskraft der Steuerfestsetzung beigebracht wer­den können. Letztmöglicher Zeitpunkt hierfür ist gegebenenfalls die mündliche Verhandlung vor dem Finanzgericht. Diese Auffassung zur weitgehenden Möglichkeit des Nachreichens von Belegnach-weisen bestätigt die Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (vgl. etwa Urteil vom 28. Mai 2009, Ak­tenzeichen V R 23/08) sowie die im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) niedergelegte Ver­waltungsauffassung (vgl. Abschnitt 6a 3 Absatz 1 S. 1 UStAE).
Für die konkrete Art und Weise des Belegnachweise wird auch nach der Neufassung der UStDV unterschieden, ob es sich um einen sogenannten Beförderungs- oder einen Versendungsfall handelt.
Ein Beförderungsfall liegt vor, wenn der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand der Lieferung selbst oder durch eigene Mitarbeiter, zum Beispiel mit dem eigenen Werks-Lkw, ins Gemeinschafts­gebiet transportiert.
Ein Versendungsfall liegt dagegen vor, wenn der Lieferant oder Abnehmer den Gegenstand durch einen selbständigen Dritten, zum Beispiel durch einen Spediteur, ins Gemein­schaftsgebiet transportieren lassen. Die Unterscheidung ist wichtig, da sich die Nachweise je nach Art des Transports wesentlich unterscheiden.
Während im Beförderungsfall in der Regel (zu Ausnahmen siehe unter „Sonderfälle“) der Nachweis von der Finanzverwaltung nur durch eine sogenannte Gelan­gensbestätigung zugelassen wird, kann der Nachweis im Versendungsfall auch durch alternative Be­lege geführt werden, insbesondere die in der Praxis relevante Spediteursbescheinigung. Details wer­den nachfolgend ausgeführt.

2.2. Belegnachweise im Beförderungsfall

Grundlage für die Belegnachweise für den Beförderungsfall sind die Regelungen des § 17a Absatz 2 UStDV. Die dort festgelegten Nachweise tragen der Tatsache Rechnung, dass durch den Wegfall der Grenzkontrollen innerhalb des Europäischen Binnenmarktes die Ausstellung einer Ausfuhrbescheinigung durch die Zollbehörden nicht mehr möglich ist. Im Einzelnen hat der Verordnungsgeber für Beförderungslieferungen im innergemeinschaftlichen Warenverkehr kumulativ folgende Belege festgelegt:
  1. Doppel der Rechnung
  2. Bestätigung des Abnehmers, dass der Liefergegenstand ins Gemeinschaftsgebiet gelangt ist, eine sogenannte Gelangensbestätigung. Hierbei handelt es sich um einen oder mehrere Belege, aus denen sich kumulativ folgende Angaben ergeben:
  • Name und Anschrift des Abnehmers (das heißt in der Regel des Vertragspartners),
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands; ist der Liefergegenstand ein Fahrzeug auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer,
  • Ort und Monat (nicht taggenau erforderlich) des Erhalts des Gegenstands im Gemeinschaftsgebiet beziehungsweise, wenn die Ware vom Abnehmer selbst verbracht wird, des Endes der Beförderung im Gemeinschaftsgebiet. Der Ort muss nach Land und Gemeinde genau angegeben werden. Angaben, wie „die Ware wurde in die Gemeinschaft verbracht“ reichen der Finanzverwaltung nach den Hinweisen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses nicht aus.
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung, sowie
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten, wie zum Beispiel ein zuständiger Mitarbeiter oder bei Ablieferung in einem Lager auch der Lagerhalter.
Folgende Erleichterungen sind für die vorstehend beschriebene Gelangensbestätigung auf Basis der zugrunde liegenden Verordnung und des dazu ergangenen Ausführungserlasses zu beachten:
  • Die Gelangensbestätigung kann aus mehreren Dokumenten bestehen, so zum Beispiel aus einer Kombination des Lieferscheins mit einer entsprechenden Bestätigung über den Warenerhalt. Sie muss damit nicht in einem Dokument enthalten sein; eine gegenseitige Bezugnahme in den entsprechenden Dokumenten ist dabei nicht erforderlich. Dementsprechend muss auch kein Formular verwendet werden. Die Finanzverwaltung hat gleichwohl Muster hierzu veröffentlicht, die in dem Artikel Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache abrufbar sind. Gleichzeitig ist klargestellt, dass die Gelangensbestätigung in deutscher, englischer oder französischer Sprache abgefasst sein kann. Nachweise in anderen Sprachen bedürfen nach den Hinweisen der Finanzverwaltung einer amtlich beglaubigten Übersetzung.
  • Die Gelangensbestätigung kann in elektronischer Form abgegeben werden zum Beispiel per E-Mail, gegebenenfalls mit Dateianhang, per Computerfax, per Web-Download oder im Weg des elektronischen Datenaustauschs (EDI). In dem Fall muss sie keine Unterschrift enthalten. Es ist dann jedoch erforderlich, dass erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat, zum Beispiel über den Header-Abschnitt der E-Mail. Die Nutzung einer im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Durchführung des Liefervertrags bekannt gewordenen E-Mail-Adresse reicht nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass aus. Für die Erkennbarkeit des Übermittlungsbeginns im Verfügungsbereich des Abnehmers ist es überdies unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse eine Domain enthält, die nicht auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers oder auf den Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung hinweist.
  • Wird die Gelangensbestätigung elektronisch übermittelt, ist sie nach den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme grundsätzlich auch elektronisch zu archivieren. Für umsatzsteuerliche (Nachweis-)Zwecke kann sie auch in aus­gedruckter Form aufbewahrt werden. Wird sie per E-Mail übersandt, soll auch die E-Mail ar­chiviert werden.
  • Die Gelangensbestätigung kann auch als Sammelbestätigung, maximal für ein Quartal, abgegeben werden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass für den Zeitpunkt des Warenerhalts dennoch der Monat anzugeben ist. Das heißt, eine Sammelbestätigung kann sich zum Beispiel auf die Monate Januar bis März beziehen. Sie muss dennoch den Warenerhalt mit getrennten Zeitangaben für Januar, Februar, März gesondert auflisten.
Die vorstehende Nachweismöglichkeit gilt nach den Ausführungen des Umsatzsteuer-Anwendungs­erlasses für alle Beförderungsvarianten, also nicht nur, wenn die Ware vom Lieferer selbst zum Kun­den verbracht wird, sondern auch dann, wenn dieser die Ware persönlich oder durch eigene Mitar­beiter abholt. Dies bedeutet als relevante Änderung der bisherigen Handhabung, dass es im Fall der Selbstabholung nicht mehr genügt, dass der Abholer zum Zeitpunkt der Abholung versichert, die Ware zu verbringen. Nunmehr ist vielmehr erforderlich, dass er im Nachgang nach erfolgtem Transport den Zeitpunkt des Endes der Beförderung bestätigt, also nachträglich nochmals mitteilt, dass die Ware nunmehr tatsächlich verbracht wurde. Dieser Punkt wurde mehrfach kritisiert und diskutiert. Die Fi­nanzverwaltung hält gestützt auf den insoweit eindeutigen Wortlaut der UStDV jedoch daran fest. Dies ist für die innerbetrieblichen Abwicklungsprozesse zu beachten.

Belegnachweise im Versendungsfall

Wird der Transport der Ware durch einen vom Lieferanten oder Abnehmer eingeschalteten „selbstän­digen Beauftragten“ (zum Beispiel Spediteur) durchgeführt, also versendet (siehe oben), so kann der Nachweis der Steuerfreiheit geführt werden durch
  1. das Doppel der Rechnung und
  2. eine Gelangensbestätigung nach dem vorstehend beschriebenen Muster.
Alternativ zur Gelangensbestätigung lässt für den Versendungsfall die UStDV jedoch gleichbe­rechtigt auch andere Belege zu. Dies sind:

a. Versendungsbelege, insbesondere

  • handelsrechtliche Frachtbriefe (zum Beispiel Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief), wenn der Frachtbrief vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Liefergegenstands enthält. Beim Eisenbahn­frachtbrief kann die Unterschrift des Auftraggebers durch einen Stempelaufdruck oder einen maschinellen Bestätigungsvermerk ersetzt werden. Beim Seawaybill oder Airwaybill kann von der Unterschrift des Auftraggebers des Frachtführers abgesehen werden.

    Unglücklich, aber im Moment durch das Erfordernis der Empfängerunterschrift untermauert, wird damit für den CMR-Frachtbrief die Empfängerunterschrift im Feld 24 wieder gefordert. Ein jahrelanger Streit wird damit neu belebt. Da anders als in der Vergangenheit nunmehr be­reits die zugrunde liegende Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung die Empfängerunter­schrift vorsieht, ist die Auffassung der Verwaltung jetzt jedoch stärker abgesichert. Der Aus­gang möglicher neuer Rechtsstreitigkeiten ist ausdrücklich offen, da die Rechtslage insoweit verändert ist.
  • Konnossement oder
  • Doppelstücke des handelsrechtlichen Frachtbriefs oder Konnossements.

b. Ein sonstiger handelsüblicher Beleg, insbesondere eine Bescheinigung der beauftragten Spedition, der kumulativ folgende Angaben enthält (Spediteursbescheinigung):

  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie Ausstellungsdatum,
  • Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
  • Empfänger und Bestimmungsort (nach Land und Gemeinde genau bezeichnet),
  • Monat, in dem die Beförderung des Liefergegenstands im Gemeinschaftsgebiet geendet hat,
  • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nach­prüfbar sind,
  • Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers.
Hinweise:
  • Die Spediteursbescheinigung kann seit 1. Oktober 2013 auch in elektronischer Form abgege­ben werden. In dem Fall muss sie keine Unterschrift enthalten. Es ist dann jedoch erforderlich, dass erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abneh­mers begonnen hat, zum Beispiel über den Header-Abschnitt der E-Mail. Insoweit gelten die Ausführungen zur Gelangensbestätigung parallel.
  • Ebenso wie die Gelangensbestätigung kann auch die Spediteursbescheinigung aus mehre­ren Dokumenten bestehen, das heißt die Bezeichnung des Liefergegenstands kann sich zum Beispiel aus dem Lieferschein oder Rechnung ergeben.
  • Wird die Spediteursbescheinigung nicht elektronisch übermittelt, muss sie grundsätzlich vom Spediteur eigenhändig unterschrieben werden. Eine Ausnahme gilt, sofern die für den Spedi­teur zuständige Oberfinanzdirektion die Verwendung des Unterschriftenstempels (Faksimile) oder einen maschinellen Ausdruck genehmigt hat und auf der Bescheinigung auf die Geneh­migungsverfügung der Oberfinanzdirektion unter Angabe von Datum und Aktenzeichen hin­gewiesen wird.
Wichtig ist, dass damit anders als bislang die Spediteursbescheinigung den Zeitpunkt der erfolgten Ablieferung beim Empfänger bestätigt. Hierauf müssen Lieferer wie Speditionen achten und ihre innerbetrieblichen Prozesse hierauf einrichten.
Lediglich, für den Fall, dass die Spedition vom Abnehmer beauftragt wird, genügt ausnahmsweise die Ausstellung einer sozusagen reduzierten Spediteursbescheinigung (Spediteursversicherung) mit den nachfolgenden Angaben:
  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens sowie Ausstellungs­datum,
  • Name und Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des verbrachten Gegenstandes,
  • Empfänger und Bestimmungsort (nach Land und Gemeinde genau bezeichnet),
  • Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens, den Gegenstand an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern,
  • Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers.
Dass in dem Fall die Verbringensversicherung der Spedition genügen soll, trägt der Tatsache Rech­nung, dass bei Beauftragung durch den Abnehmer kein Vertragsverhältnis zwischen Lieferer und Spedition besteht und damit ein rechtlicher Zugriff des Lieferers auf die Spedition zu Nachweiszwe­cken nach erfolgter Verbringung nur schwer zu erreichen sein wird. Allerdings - dies ist wichtig - ist vorgesehen, dass der Lieferer ersatzweise für die nicht vorliegende Bestätigung der er­folgten Ablieferung in dem Fall zusätzlich die Bezahlung des Liefergegenstands über ein Bank­konto des Abnehmers nachweist. Das Bankkonto des Abnehmers kann dabei ein ausländisches oder inländisches Konto, zum Beispiel auch ein inländisches Konzernverrechnungskonto sein. Auch die Bezahlung über ein internes Abrechnungssystem, sog. intercompany clearing, wird akzeptiert. In begründeten Zweifelsfällen behält sich die Finanzverwaltung jedoch vor, statt dieses Nachweises eine Gelangensbestätigung oder einen der anderen Belege als Nachweis zu fordern.

c. Schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und Transportprotokoll bei Kurierdiensten

  1. In den Fällen einer elektronischen Überwachung des Sendungsverlaufs, das heißt beim Versand über so genannte Kurierdienste, können ebenfalls alternativ zur Gelangensbestätigung andere Belege zum Steuernachweis eingesetzt werden. Ausreichend ist in dem Fall zu den genannten Alternativbelegen auch, dass beim Lieferer (nicht Kurierdienst)eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und
  2. ein vom Transportunternehmen erstelltes Protokoll, das den Warentransport nachvollziehbar bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist (sogenanntes tracking-and-tracing-Protokoll) vorliegen.
Für die Auftragserteilung sieht die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass vor, dass folgende Angaben enthalten sein müssen:
  • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
  • Name und Anschrift des Absenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände
  • Tag der Abholung beziehungsweise Übernahme der beförderten Gegenstände durch den mit der Beförderung beauftragten Unternehmer.
Hinweise:
  • Wie für die Gelangensbestätigung ist auch für die Nachweise beim Track and Trace festgehal­ten, dass die Unterlagen aus mehreren Dokumenten bestehen können.
  • Aus Vereinfachungsgründen kann bezüglich der Angaben zur handelsüblichen Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände auf die Rechnung über die Lieferung durch Angabe der Rechnungsnummer verwiesen werden, wenn auf dieser die Nummer des Versendungsbelegs angegeben ist.
  • Eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung kann auch darin bestehen, dass der lie­fernde Unternehmer mit dem Kurier eine schriftliche Rahmenvereinbarung über periodisch zu erbringende Warentransporte abgeschlossen hat oder schriftliche Bestätigungen des Kuriers über den Beförderungsauftrag vorliegen, wie zum Beispiel Einlieferungslisten oder Versand­quittungen.
  • Das Sendungsprotokoll muss Monat und Ort des Endes der Versendung im übrigen Gemein­schaftsgebiet enthalten.
  • Wird das Sendungsprotokoll elektronisch übermittelt, gilt entsprechend der Archivierung der Gelangensbestätigung, dass es für umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann (siehe oben).
  • Vereinfachungsregel für Warenwerte bis 500 Euro: Aus Vereinfachungsgründen kann bei der Versendung eines oder mehrere Gegenstände, deren Wert insgesamt 500 Euro nicht übersteigt, der Nachweis der innergemeinschaftlichen Lieferung im Fall des Versands mit Kurieren auch nur durch
eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung (s. zu Details vorstehend) und
  • durch den Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung des Gegenstands oder der Gegenstände geführt werdenDie Erleichterung lässt hier also das Sendungsprotokoll entfallen, wenn der Zahlungsnachweis geführt wird.

d. Empfangsbescheinigung Postdienstleister

Bei Postsendungen, in denen eine Nachweisführung nicht wie im vorstehenden Fall der Kurierdienste möglich ist, genügen zum Nachweis
  • eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegenahme der an den Ab­nehmer adressierten Postsendung und
  • der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung.
Für die Empfangsbescheinigung hat die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass fol­gende Angaben aufgenommen:
  • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
  • Name und Anschrift des Absenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des beförderten Gegenstands
  • Tag der Einlieferung bei dem mit der Beförderung beauftragten Postdienstleister.
Hinweise:
  • Auch die Empfangsbescheinigung kann wie die vorstehenden Nachweise aus mehreren Dokumenten bestehen.
  • Die Angaben über den Empfänger und die gelieferten Gegenstände können durch einen Ver­weis auf die Rechnung, einen Lieferschein oder entsprechend andere Dokumente über die Lieferung ersetzt werden. Die Prüfbarkeit muss durch ein entsprechendes Verweissystem leicht möglich sein.
  • Der Zahlungsnachweis ist grundsätzlich mit Hilfe des Kontoauszugs oder im Fall der Barzah­lung mit einem Doppel der Zahlungsquittierung zu führen. Zahlungen über die Verrechnung im Rahmen eines sogenannten „intercompany clearing“ werden anerkannt.

Ausgewählte Sonderfälle

Reihengeschäft

In Fällen des Reihengeschäfts kann der Nachweis je nach Logistikweg - das heißt, abhängig davon, ob eine Beförderung oder Versendung vorliegt - wie vorstehend beschrieben mittels einer Gelangensbestätigung oder bei Einschaltung von Transportunternehmen durch die dargestellten Alternativen geführt werden. Soweit der Nachweis durch eine Gelangensbestätigung geführt wird, ist es möglich, dass diese entweder der Abnehmer (= in der Regel Vertragspartner) - wie von der UStDV vorgesehen -  oder der tatsächliche Warenempfänger abgibt.

Nachweis in Be- und Verarbeitungsfällen

In Fällen der Be- beziehungsweise Verarbeitung von Gegenständen vor Grenzübertritt  sind Belege erforderlich, die zusätzlich zu den vorstehend ausgeführten Angaben folgende Punkte enthalten (§ 17b UStDV):
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge des an den Beauftragten übergebenen oder versendeten Gegenstand
  • Ort und Tag der Entgegennahme des Gegenstands durch den Beauftragten
  • Bezeichnung des Auftrags und der vom Beauftragten vorgenommenen Be- oder Verarbeitung.

Verbrauchsteuerpflichtige Ware

Bei der Beförderung oder Verwendung verbrauchsteuerpflichtiger Ware, zum Beispiel Alkohol, unter Steueraussetzung und Verwendung des IT-Verfahrens EMCS, kann der Nachweis der Steuerfreiheit durch die von der zuständigen Behörde des Bestimmungsmitgliedstaates validierte EMCS-Eingangs­meldung geführt werden.

Gemeinschaftliches Versandverfahren

Bei der Beförderung im gemeinschaftlichen Versandverfahren kann der Nachweis durch eine Bestäti­gung der Abgangsstelle über die innergemeinschaftliche Lieferung, die nach Eingang des Beendi­gungsnachweises für das Versandverfahren erteilt wird, geführt werden, sofern sich daraus die Liefe­rung in das übrige Gemeinschaftsgebiet ergibt.

Kraftfahrzeug

Im Fall der Beförderung eines Fahrzeugs durch den Abnehmer, für das eine Zulassung für den Stra­ßenverkehr erforderlich ist, kann der Nachweis der Steuerfreiheit auch dadurch geführt werden, dass die Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat nachgewiesen wird. Der Nachweis muss die Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten. Dabei ist eine einfache Kopie der Zu­lassung ausreichend. Die Zulassung auf eine andere Person als den Erwerber wird von der Finanz­verwaltung nicht anerkannt.

Buchmäßiger Nachweis

Der Lieferer muss weiterhin buchmäßig die Voraussetzungen der Steuerbefreiung einschließlich USt-IdNr. des Abnehmers nachweisen. Hierzu hat er Folgendes aufzuzeichnen:
  • ausländische USt-IdNr. des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Name und Anschrift des Beauftragten des Abnehmers bei einer Lieferung, die im Einzelhandel oder in einer für den Einzelhandel gebräuchlichen Art und Weise erfolgt
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • handelsübliche Bezeichnung und Menge des Liefergegenstandes inklusive der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen
  • Tag der Lieferung
  • vereinbartes Entgelt oder bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten das vereinnahmte Entgelt und den Tag der Vereinnahmung
  • Art und Umfang einer Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Beförderung oder Versendung
  • Beförderung oder Versendung in das übrige Gemeinschaftsgebiet
  • Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet.
Wichtig zu beachten für den Zeitpunkt des Buchnachweises ist, dass der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 28. Mai 2009 (Aktenzeichen V R 23/08) und dem folgend die Finanzverwaltung im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 6a.7), festgestellt haben, dass der Buchnachweis grundsätzlich bereits zum Zeitpunkt der Umsatzsteuervoranmeldung geführt werden muss, in der der entspre­chende Umsatz als steuerfrei behandelt wird.
Dies klingt auf den ersten Blick dramatischer als die Ausführungen verstanden werden müssen. Der Bundesfinanzhof stellt in der genannten Entscheidung darauf ab, dass der Buchnachweis „dem Grunde“ nach im genannten Voranmeldezeitpunkt geführt werden muss. Nachträgliche Berichtigungen oder Ergänzungen sind jedoch auch nach Ansicht der Finanzverwaltung (bis zum Zeitpunkt der letzten mündlichen Verhandlung vor dem Finanzgericht) möglich.
Damit ist davon auszugehen, dass wenn die genannten Umsätze zum Zeitpunkt der Voran­meldung dem Grunde nach buchmäßig als steuerfreie Umsätze erfasst sind, bestimmte Angaben aber erst nachträglich ergänzt werden, dennoch der Buchnachweis als erbracht anzusehen ist.
Bitte beachten Sie: Die vorstehenden Ausführungen geben nur einen Teil der maßgeblichen Hin­weise der Finanzverwaltung und Rechtsprechung wieder. Weitere Details zum Buch- wie Belegnach­weise finden Sie insbesondere in dem mehrfach erwähnten abrufbaren Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums.
Stand:  Mai 2023
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