Erstattung ausländischer Vorsteuern

Die zunehmende Internationalisierung des Wirtschaftsverkehrs führt dazu, dass immer häufiger deutsche Unternehmen auch im Ausland tätig werden. Mitarbeiter fahren zu Messen und Ausstellungen oder übernachten aus sonstigen Gründen geschäftlich im Ausland, die Lastkraftfahrzeuge deutscher Speditionen werden im Ausland vollgetankt. In diesen wie in anderen Fällen kommt es dazu, dass das deutsche Unternehmen mit ausländischer Umsatzsteuer belastet wird.

Diese Umsatzsteuer kann anders als bei inländischen Rechnungen nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.

Für eine erhebliche Anzahl von Ländern gibt es jedoch die Möglichkeit, diese ausländische Umsatzsteuer im Rahmen des sogenannten „Umsatzsteuervergütungsverfahrens“ erstattet zu bekommen. Innerhalb der Europäischen Union besteht diese Möglichkeit im Verhältnis zu allen Mitgliedstaaten.

Außerhalb der Europäischen Union hängt dies davon ab, ob zwischen der Bundesrepublik Deutschland und dem jeweiligen Drittland ein zwischenstaatliches Abkommen, das die gegenseitige Erstattung regelt, besteht. Dies ist leider nur teilweise der Fall.

Das Vergütungsverfahren kann nur von Unternehmern im Sinne des Umsatzsteuerrechts in Anspruch genommen werden. Weiter ist zu beachten, dass ein Unternehmer, der das Rückerstattungsverfahren beanspruchen will, in dem betreffenden Land nicht ansässig sein und auch selbst keine steuerbaren Umsätze im Vergütungszeitraum in dem Land getätigt haben darf.

Insoweit geht das Erfordernis, sich dann gegebenenfalls umsatzsteuerlich registrieren zu lassen und die Vorsteuer hierüber geltend zu machen, dem Vergütungsverfahren vor. Unschädlich für die Anwendung des Vergütungsverfahrens sind dagegen in der Regel sonstige Leistungen, die zwar im betreffenden Ausland steuerbar sind, bei denen sich jedoch aufgrund der Anwendung des sogenannten „reverse-charge-Verfahrens“ die Steu-erschuld auf den Leistungsempfänger verlagert.

Im Vergütungsverfahren sind auch die Vorsteuerabzugsbeschränkungen zu beachten. In einer Reihe von Ländern gibt es materielle Einschränkungen des Vorsteuerabzugs. Insbesondere betrifft dies Vorsteuern, die im Zusammenhang mit Reisekosten angefallen sind. Diese wirken auch im Vergütungsverfahren. Häufig nicht erstattungsfähig sind Rechnungen für Unterhaltung und Geschenke, Anschaffung und Betrieb von KfZ, Bewirtung, Verpflegung und Übernachtung.

Bei diesen Ausgaben können die EU- Mitgliedstaaten in ihren jeweiligen nationalen Umsatzsteuergesetzen festlegen, ob und in welcher Höhe sie den Aufwand bezüglich der Vorsteuer erstatten. Näheres erfahren Sie bei der für das Land zuständigen Deutschen Auslandshandelskammer (AHK).

Für die Antragsabwicklung ist zwischen Anträgen in Drittlandstaaten und EU-Mitgliedstaaten zu unterscheiden.

Eine Erstattung der Vorsteuer aus Drittstaaten an inländische Unternehmer ist nur möglich, wenn eine sog. Gegenseitigkeitsvereinbarung vorliegt.

Hier finden Sie eine Liste der Staaten, mit denen die Gegenseitigkeit gegeben beziehungsweise nicht gegeben ist.

Die Antragsstellung erfolgt direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde auf dem hierfür vorgesehenen Antragsformular. Zu beachten ist, dass das Formular in der jeweiligen Landessprache beziehungsweise vom Land zu-gelassenen Sprachen ausgefüllt wird.

Ein Antrag auf Vergütung muss bei der zuständigen Behörde spätestens am 30. Juni des folgenden Jahres eingegangen sein. Vorsicht: Diese Frist ist derzeit kürzer als die Frist für EU-Anträge!

Der Antragsteller hat durch eine Bescheinigung des für ihn zuständigen Finanzamts nachzuweisen, unter welcher Steuernummer er eingetragen ist. Die sog. Unternehmerbescheinigung (USt 1 TN) hat ein Jahr Gültigkeit ab Ausstellungsdatum.

Der Vergütungszeitraum beträgt in der Regel mindestens drei aufeinanderfolgende Kalendermonate, höchstens ein Kalenderjahr.

Die im Antragsformular einzeln aufgeführten Vorsteuerbeträge müssen in der Regel durch Originalrechnungen belegt werden. Die Rechnungen müssen den formellen Anforderungen im Umsatzsteuergesetz des betreffenden Landes entsprechen.

In den einzelnen Drittstaaten kann es bestimmte Mindestbeträge für jährliche oder vierteljährliche Vergütungen geben. Informieren Sie sich dazu am besten bei der für das Land zuständigen AHK.

Grundsätzlich soll die zuständige Behörde innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags entscheiden. In der Praxis hat sich erwiesen, dass in einigen Ländern erheblich längere Zeiträume bis zur Rückerstattung des Vorsteuerbetrages abzuwarten sind. Die Auszahlung des Vergütungsbetrages erfolgt in der Regel durch Überweisung auf ein in- oder ausländisches Konto des Erstattungsberechtigten.

Inländische Unternehmer, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, erhalten die in einem anderen EU-Mitgliedstaat gezahlte Umsatzsteuer auf Antrag erstattet.

Ein im Inland ansässiger Unternehmer, dem in einem anderen Mitgliedstaat von einem Unternehmer Umsatzsteuer in Rechnung gestellt worden ist, kann über das BZSTOnline-Portal (BOP) bei der zuständigen Behörde dieses Mitgliedstaates einen Antrag auf Vergütung dieser Steuer stellen. Für die Nutzung des Onlineportals ist ein Zertifikat erforderlich. Möglich ist auch, ein bereits vorhandenes ELSTER-Zertifikat zu nutzen und sich mit diesen Zugangsdaten im BOP einzuloggen. Wenn noch kein Zertifikat vorhanden ist, wird inländischen Unternehmern und inländischen Bevollmächtigten empfohlen, das Zertifikat durch die Registrierung in Mein ELSTER zu erwerben.

Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Für die Einhaltung dieser Frist genügt der rechtzeitige Eingang des Vergütungsantrags beim BZSt. Die Bearbeitungszeit des Antrags beträgt vier Monate, bei deren Überschreitung eine Verzinsung einsetzt.

Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 Euro betragen oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeit-raum von mindestens drei Monaten stellen, wenn der Vergütungsbetrag mindestens 400 Euro beträgt oder einem entsprechend in Landeswährung umgerechneten Betrag entspricht. Weitere Anforderungen der einzelnen Mitgliedstaaten an den Antrag auf Vergütung von Vorsteuern finden Sie in der Präferenzliste der EU-Staaten.

Beträgt die Bemessungsgrundlage in der Rechnung oder dem Einfuhrdokument mindestens 1.000 Euro (bei Rechnungen über Kraftstoffe mindestens 250 Euro), hat der Unternehmer - elektronische - Kopien der Rechnungen oder der Einfuhrdokumente dem Vergütungsantrag beizufügen, wenn der Mitgliedstaat der Erstattung dies vorsieht. Die Dateianhänge zu dem Vergütungsantrag dürfen aus technischen Gründen die Größe von fünf Megabyte nicht überschreiten.

Weitere Einzelheiten zur Antragstellung finden Sie auf der Internetseite des BZSt.

Die Abwicklung von Vorsteuervergütungsverfahren bedeutet aufgrund deren Formalisierung einen nicht unerheblichen Aufwand. Aus diesem Grund bieten die Auslandshandelskammern (AHK) deutschen Unternehmen ein spezielles Serviceangebot, indem sie die Vergütungsanträge direkt vor Ort abwickeln. Die Kontaktdaten der Auslandshandelskammern sowie Informationen zu den Konditionen finden Sie nach Ländern sortiert im Internet unter www.ahk.de.

Daneben bieten verschiedene Dienstleister professionelle Hilfe an sowie spezialisierte Steuerberater/innen. Eine Expertensuche für die Abwicklung der Vergütungsverfahren im Ausland bietet unter anderem der Steuerberater-Suchdienst der Steuerberaterkammer. Den Steuerberater-Suchdienst finden Sie hier.

Stand: April 2024