Steuern

Neues BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2025

Hintergrund

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr bei entsprechenden inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle betroffenen Unternehmen. Die gesetzlichen Ausnahmen und Übergangsregelungen bleiben bestehen.

Erleichterungen bei Anzahlungs- und Schlussrechnungen

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor Beginn der jeweiligen E-Rechnungsausstellungspflicht unter Berücksichtigung der geltenden Übergangsregelungen ausgestellt wurden, müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden. Dies gilt auch dann, wenn die Zahlung oder Leistungserbringung erst später erfolgt.
Für Schlussrechnungen verlängert das BMF eine wichtige Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. Juni 2030. Bereits vereinnahmte Teilentgelte können unter bestimmten Voraussetzungen zusammengefasst im strukturierten Rechnungsteil ausgewiesen werden. Die erforderlichen Einzelheiten dürfen in einem Freitextfeld angegeben werden. Alternativ können die Anzahlungen in einem eingebetteten Anhang berücksichtigt werden, sofern im strukturierten Teil ausdrücklich darauf verwiesen wird.

Anforderungen an Leistungsbeschreibungen und Bauleistungen

Das BMF stellt klar, dass die für die umsatzsteuerliche Beurteilung wesentlichen Angaben zur abgerechneten Leistung im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein müssen. Die Leistungsbeschreibung muss eine eindeutige Identifizierung der Leistung und die Überprüfung ihrer steuerlichen Behandlung ermöglichen. Ergänzende Einzelheiten können weiterhin in einem eingebetteten Anhang aufgeführt werden.
Für Bauleistungen enthält das Schreiben eine besondere Erleichterung: Im strukturierten Rechnungsteil können die einzelnen Gewerke mit ihren jeweiligen Summen angegeben werden. Das detaillierte Leistungsverzeichnis darf als menschenlesbarer Anhang eingebettet werden, sofern im strukturierten Teil eindeutig darauf verwiesen wird.
Zudem empfiehlt das BMF, bei der Zuordnung der gesetzlichen Rechnungspflichtangaben zu den strukturierten Datenfeldern die gemeinsame Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD zu verwenden.

Rabatte, Skonti und Bonusvereinbarungen

Bei im Voraus vereinbarten Entgeltminderungen, deren genaue Höhe bei Rechnungsausstellung noch nicht feststeht, kann ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Rabatt-, Skonto- oder Bonusvereinbarung ausreichen. Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegende Vereinbarung ordnungsgemäß aufbewahrt wird und kurzfristig überprüft werden kann.
Wird eine solche Vereinbarung nachträglich geändert, ist allein deshalb keine Berichtigung der ursprünglichen Rechnung erforderlich.

Technische Fehler: Nicht jeder Fehler gefährdet den Vorsteuerabzug

Besonders praxisrelevant sind die Klarstellungen zu fehlerhaften E-Rechnungen. Das BMF unterscheidet zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und umsatzsteuerlichen Inhaltsfehlern.
Ein technischer Geschäftsregelfehler führt nicht automatisch dazu, dass eine Rechnung umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung anerkannt wird. Ein solcher Fehler ist insbesondere dann steuerlich relevant, wenn er zugleich eine gesetzlich vorgeschriebene Rechnungsangabe betrifft. Eine negative technische Validierung bedeutet daher nicht zwangsläufig, dass der Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.
Unternehmen sollten eingehende E-Rechnungen deshalb nicht allein aufgrund technischer Fehlermeldungen pauschal zurückweisen. Entscheidend ist, ob die gesetzlichen Anforderungen an das Rechnungsformat und die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben erfüllt sind.
Weitere Erleichterungen und Klarstellungen
Das Schreiben enthält darüber hinaus weitere praxisrelevante Regelungen:
  • Unternehmereigenschaft des Kunden: Im Massengeschäft mit dauerhaften Vertragsbeziehungen und gemischter Kundenstruktur genügt grundsätzlich eine Klärung des Kundenstatus bei Vertragsbeginn beziehungsweise bei Vertragsänderungen. Regelmäßige Nachfragen sind nicht erforderlich.
  • Rechnungsberichtigungen: Verschiedene technische Berichtigungsverfahren bleiben möglich. Entscheidend ist, dass sich die maßgeblichen Rechnungsangaben aus der ursprünglichen Rechnung und den Berichtigungsdokumenten eindeutig ergeben.
  • Bruttopreisrechnungen: Bis zum 31. Dezember 2027 gelten unter bestimmten Voraussetzungen Erleichterungen bei der Darstellung der Rechnungspositionen.
  • Öffentlich-rechtliche Abgaben: Für bestimmte Gebühren- und Beitragsbescheide, die zugleich umsatzsteuerliche Rechnungen darstellen, gilt eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. Juni 2030.
  • Bußgelder: Die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer vorgeschriebenen E-Rechnung stellt nach Auffassung des BMF für sich genommen keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG dar. Die gesetzliche Ausstellungspflicht bleibt davon unberührt.

Übergangsregelung und Folgen für die Praxis

Die neuen Verwaltungsgrundsätze gelten grundsätzlich für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. Für bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellte E-Rechnungen enthält das Schreiben eine Nichtbeanstandungsregelung. Danach werden auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs Abweichungen von den zusätzlichen Vorgaben des neuen Schreibens nicht beanstandet, sofern die Rechnungen den bisherigen BMF-Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen. Das neue BMF-Schreiben schafft damit zusätzliche Rechtssicherheit und berücksichtigt praktische Schwierigkeiten bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht. Unternehmen sollten insbesondere die Anforderungen an Leistungsbeschreibungen, die Behandlung technischer Fehler und die neuen Übergangsregelungen überprüfen. Mit Blick auf die nächste Stufe der Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027 empfiehlt es sich, die eingesetzten Rechnungsprogramme und betrieblichen Abläufe rechtzeitig anzupassen.