Bewirtungskosten: Steuerliche Behandlung

Bei Essenseinladungen, die mit einer unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen, kann der Bewirtende unter bestimmten Umständen die Kosten für die Bewirtung als Betriebsausgaben steuerlich gewinnmindernd berücksichtigen.
Mit Schreiben vom 30.6.2021 hat sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ausführlich zur Abzugsbeschränkung für Bewirtungskosten geäußert. Neu sind insbesondere Aussagen rund um die Anerkennung von Bewirtungsrechnungen, die dem zwischenzeitlich eingetretenen technischen Wandel bei den Kassensystemen geschuldet sind.

1. Ertragsteuerliche Behandlung aus Sicht des Bewirtenden

Für einen Unternehmer können die Bewirtungsaufwendungen gewinnmindernde Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 4 EStG) sein. Dies gilt auch für körperschaftsteuerpflichtige Kapitalgesellschaften, da sich die Ermittlung der Bemessungsgrundlage für die Körperschaftsteuer nach den Gewinnermittlungsvorschriften im Einkommensteuergesetz (§§ 4 ff. EStG) richtet. Bei einer „Privatperson”, die Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit bezieht, können die Kosten für eine Bewirtung gegebenenfalls Werbungskosten im Sinne des § 9 EStG darstellen.

1.1. Was sind Bewirtungskosten?

Bewirtungskosten sind nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) Aufwendungen für den Verzehr von Speisen, Getränken und sonstigen Genussmitteln und können entweder in voller Höhe, nur zum Teil oder überhaupt nicht abzugsfähig sein. Zu den Bewirtungskosten gehören auch Aufwendungen, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung stehen und im Rahmen des insgesamt geforderten Preises von untergeordneter Bedeutung sind, wie zum Beispiel Trinkgelder und Garderobengebühren.
Keine Bewirtungen sind aber nach den Einkommensteuerrichtlinien die üblichen Gesten der Höflichkeit, wie z.B. Kaffee und Kekse bei einer betrieblichen Besprechung. Ebenfalls keine Bewirtungskosten sind Produkt-/Warenverkostungen im Herstellungsbetrieb, beim Kunden, beim Zwischenhändler oder bei Messeveranstaltungen; hier besteht ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte und Waren. Diese Aufwendungen können als Werbeaufwand unbeschränkt als Betriebsausgaben abgezogen werden. Dabei darf aber nur das zu veräußernde Produkt und ggf. Aufmerksamkeiten, z. B. Brot anlässlich einer Weinprobe gereicht werden. Ansonsten handelt es sich um geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten.
Bewirtungskosten können steuermindernd berücksichtigt werden, wenn sie betrieblich veranlasst und nach der allgemeinen Verkehrsauffassung in ihrer Höhe angemessen sind. Die Angemessenheit der Bewirtungskosten richtet sich nach den jeweiligen Branchenverhältnissen. Neben der Größe des Unternehmens, der Höhe des längerfristigen Umsatzes und des Gewinns sind vor allem die Bedeutung des Repräsentationsaufwandes für den Geschäftserfolg und seine Üblichkeit in vergleichbaren Betrieben als Beurteilungskriterien heranzuführen (H 4.10 EStR). Bei den Bewirtungskosten für Geschäftsfreunde dürfen steuerlich als Betriebsausgaben abgezogen werden 70 Prozent der durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesenen Aufwendungen, soweit sie angemessenen sind. Überschussrechner müssen in der Anlage EÜR in einer eigenen Zeile den abziehbaren Teil (70 %) und den nicht abziehbaren Teil (30 %) getrennt eintragen.
Geschäftsfreunde sind Personen, mit denen der Steuerpflichtige in geschäftlicher Verbindung steht oder diese anstrebt; dazu zählen auch Arbeitnehmer dieser Personen, nicht aber Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen selbst. Die besonderen Vorschriften für den Nachweis und die Aufzeichnungen hinsichtlich der Kosten müssen beachtet werden.

1.2. Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten

Sind die Bewirtungskosten betrieblich veranlasst, kommt es darauf an, ob sie auch geschäftlich veranlasst sind. Ein geschäftlicher Anlass besteht insbesondere bei der Bewirtung von Geschäftsfreunden bzw. potentiellen Geschäftsfreunden. Als Geschäftsfreunde gelten Personen, mit denen Geschäfte abgeschlossen oder angebahnt werden sollen, einschließlich deren teilnehmende Arbeitnehmer, also z.B. Kunden, steuerliche und rechtliche Berater und Lieferanten. Auch die Bewirtung von Besuchern des Betriebs zum Beispiel im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit ist geschäftlich veranlasst. Von geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten können nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG nur 70 Prozent der durch Belege ordnungsgemäß nachgewiesenen Bewirtungskosten, die angemessen sein müssen, steuermindernd berücksichtigt werden. Da den Bewirtungskosten auch Trinkgelder zuzurechnen sind, gilt hierfür auch die Einschränkung des Betriebsausgabenabzugs.
Nach dem Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 18.9.2007 (Aktenzeichen I R 75/06) zum Abzug von Kosten einer Bewirtung bei Schulungsveranstaltung sind Aufwendungen für eine geschäftlich veranlasste Bewirtung nach § 4 Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) steuerlich nicht abziehbar, soweit sie 70 Prozent des angemessenen Betrags übersteigen und ein Unternehmen im Rahmen einer Schulungsveranstaltung Personen bewirtet, die nicht seine Arbeitnehmer sind. Die Bewirtung selbständig tätiger Geschäftspartner werde hingegen von der gesetzlichen Abzugsbeschränkung erfasst. Nach R 4.10 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) sind betrieblich veranlasste Bewirtungsaufwendungen, die nicht geschäftlich bedingt sind, die Kosten für die Bewirtung eigener Arbeitnehmer. Diese können als Betriebsausgaben zu 100 Prozent steuermindernd berücksichtigt werden, ebenso wie die hiermit verbundenen Nebenkosten (Trinkgelder, Garderobengebühr).

1.3 Private Veranlassung der Bewirtungskosten

Rein privat veranlasste Bewirtungskosten sind Kosten der allgemeinen Lebensführung und werden nicht steuermindernd berücksichtigt (§ 12 Nr.1 EStG). Wann Bewirtungskosten dagegen betrieblich veranlasst sind, ist eine Frage des Einzelfalles. Nach R 4.10 und R 12.1 Einkommensteuerrichtlinien (EStR) liegen grundsätzlich keine Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten vor, wenn der Steuerpflichtige Geschäftsfreunde in seiner Wohnung bewirtet oder anlässlich seines Geburtstages in einer Gaststätte.
Als weitere Kriterien neben dem Anlass der Bewirtung hat der BFH zur grundsätzlichen Einordnung von Bewirtungskosten als Werbungskosten und damit zur betrieblichen/beruflichen Veranlassung in diesen Urteilen folgende Kriterien aufgestellt:
  • Als Gastgeber tritt das Unternehmen oder der steuerpflichtige Arbeitnehmer/Unternehmer auf.
  • Die Gästeliste bestimmt das Unternehmen bzw. der Vorgesetzte oder der Arbeitnehmer.
  • Die Gäste sind Kollegen, Mitarbeiter, Presse und Verbandvertreter oder private Bekannte bzw. Angehörige des Bewirtenden.
  • Der Ort der Veranstaltung ist im Unternehmen/Restaurant oder im Haus des Steuerpflichtigen.
  • Der Charakter der Veranstaltung ist insgesamt eher betrieblicher bzw. privater Natur.
Achtung: Übernimmt eine Kapitalgesellschaft die Kosten für eine nicht betrieblich anerkannte, sondern rein private Bewirtung (z.B. Geburtstagsfeier) eines Gesellschaftergeschäftsführers, so sieht die Rechtsprechung hierin eine verdeckte Gewinnausschüttung. Sowohl bei der Kapitalgesellschaft als auch entsprechend bei einem Personenunternehmen werden die Kosten für die Bewirtung in diesem Fall nicht als Betriebsausgaben anerkannt. Da sie den Gewinn des Unternehmens nicht mindern dürfen, werden sie den Einkünften außerhalb der Bilanz wieder hinzugerechnet.

2. Umsatzsteuerliche Behandlung von Bewirtungskosten

Der bewirtende, zum Vorsteuerabzug berechtigte Unternehmer kann nach § 15 Abs. 1a Umsatzsteuergesetz (UStG) die in den Bewirtungsaufwendungen enthaltene Umsatzsteuer in voller Höhe von der Vorsteuer abziehen und nicht nur die nach § 4 Abs.1 Nr.2 EStG abzugsfähigen 70%. Für das freiwillig gezahlte Trinkgeld ist der Vorsteuerabzug allerdings nicht möglich. Hierzu führt Abschnitt 10.1 Abs. 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) aus: „Zum Entgelt gehören auch freiwillig an den Unternehmer gezahlte Beträge, z. B. Trinkgelder, wenn zwischen der Zahlung und der Leistung des Unternehmers eine innere Verknüpfung besteht.
Der im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe erhobene Bedienungszuschlag ist Teil des vom Unternehmer vereinnahmten Entgelts, auch wenn das Bedienungspersonal den Zuschlag nicht abführt, sondern vereinbarungsgemäß als Entlohnung für seine Dienste zurückbehält. Dagegen rechnen die an das Bedienungspersonal gezahlten freiwilligen Trinkgelder nicht zum Entgelt für die Leistungen des Unternehmers. Achtung: Ertragsteuerlich sind den Bewirtungskosten auch Trinkgelder zuzurechnen sind (siehe unter 1.1 Was sind Bewirtungskosten).

3. Nachweis und besondere Aufzeichnung

Anforderung an Bewirtungsrechnung:

Gem. BMF-Schreiben vom 30.6.2021 sind folgende Anforderungen an den Bewirtungsbeleg zu stellen: Der (anteilige) Abzug von Bewirtungskosten erfordert einen schriftlichen Nachweis über Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe der Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 S. 2 EStG). Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung muss dieser Nachweis zeitnah erstellt werden. Ein formloser Bewirtungsbeleg genügt, muss aber vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Erfolgt die Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb, muss dem Bewirtungsbeleg die Rechnung beigefügt werden; in diesem Fall genügen auf dem Bewirtungsbeleg dann Angaben zum Anlass und zu den Teilnehmern der Bewirtung.
Grundsätzlich muss die Bewirtungsrechnung den umsatzsteuerlichen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Zu den Muss-Inhalten zählen demnach unter anderem die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Gastronomiebetriebs, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer und eine Leistungsbeschreibung. Das BMF stellt die konkreten Anforderungen an den Rechnungsinhalt in Rz. 2 bis 9 seines Schreibens dar.

Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (sog. Kleinbetragsrechnungen) müssen geringere Anforderungen erfüllen - aus ihnen muss lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Gastronomiebetrieb), das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der Bewirtung, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag samt Steuersatz hervorgehen (Mindestanforderungen des § 33 UStDV).

Rechnungserstellung mittels elektronischer Registrierkassen

Sofern der besuchte Gastronomiebetrieb ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion (i. S. des § 146a Abs. 1 AO i.V.m. § 1 KassenSichV) verwendet, dürfen Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass nur steuerlich abgezogen werden, wenn maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit Hilfe einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesicherte Rechnungen vorliegen (Anforderungen an die Kassenführung).
Das BMF weist darauf hin, dass der bewirtende Steuerpflichtige im Allgemeinen darauf vertrauen kann, dass die ihm erteilte Rechnung ordnungsgemäß ist, sofern der Beleg mit einer Transaktionsnummer, der Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder der Seriennummer des Sicherheitsmoduls versehen ist. Diese Angaben können auch in Form eines QR Codes aufgedruckt sein.
Hinweis: Fällt beim Gastwirt die TSE aus, darf er sein elektronisches System weiter betreiben, wenn der Ausfall auf dem Beleg beispielsweise durch eine fehlende Transaktionsnummer oder eine sonstige eindeutige Kennzeichnung ersichtlich ist. Auch diese Belege erkennen die Finanzämter für den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich an.
Die Nachweiserfordernisse zum Abzug von Bewirtungskosten können auch in elektronischer Form erfüllt werden (durch digitale oder digitalisierte Eigenbelege und Rechnungen). Das BMF führt aus, dass die steuerlichen Abzugsvoraussetzungen als erfüllt anzusehen sind, wenn
  • der Steuerpflichtige zeitnah einen elektronischen Eigenbeleg mit den gesetzlich erforderlichen Angaben erstellt oder die gesetzlich erforderlichen Angaben zeitnah auf der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung elektronisch ergänzt,
  • der Zeitpunkt der Erstellung oder Ergänzung im Dokument elektronisch aufgezeichnet wird,
  • das erstellte Dokument oder die Ergänzung der Bewirtungsrechnung vom Steuerpflichtigen digital signiert oder genehmigt wird,
  • der Zeitpunkt der Signierung oder Genehmigung elektronisch aufgezeichnet wird,
  • das erstellte Dokument bei einer Bewirtung in einem Gastronomiebetrieb zusammen mit der digitalen oder digitalisierten Bewirtungsrechnung (z. B. durch einen gegenseitigen Verweis) oder die ergänzte Bewirtungsrechnung elektronisch aufbewahrt wird und
  • bei den genannten Vorgängen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff erfüllt und die jeweils angewandten Verfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Anwendung der Verwaltungsaussagen

Belege, die bis zum 31.12.2022 ausgestellt werden, müssen noch nicht zwingend die in der KassenSichV geforderten Angaben enthalten. Führen die Regelungen des neuen Schreibens über die nach der KassenSichV geforderten Angaben hinaus im Vergleich zu den Regelungen im Schreiben vom 21.11.1994 zu erhöhten Anforderungen an die Nachweisführung, sind diese verpflichtend erst für Bewirtungsaufwendungen nach dem 1.7.2021 vorauszusetzen.

4. Besondere Bewirtungsanlässe

Bewirtungen bei größeren Veranstaltungen

Sofern eine Bewirtung nicht direkt "am Tisch" abgerechnet wird, sondern Rechnungsstellung und unbare Bezahlung erst nach dem Tag der Bewirtung erfolgen (z.B. bei größeren Veranstaltungen), muss für den Abzug von Bewirtungskosten kein Beleg eines elektronischen Aufzeichnungssystems mit Kassenfunktion vorgelegt werden. In diesem Fall genügt die Rechnung samt Zahlungsbeleg.

Sonderfall Verzehrgutscheine

Sofern ein Unternehmen Verzehrgutscheine an seine Gäste ausgibt, gegen deren Vorlage die Besucher dann (auf Rechnung des Unternehmens) in einem Bewirtungsbetrieb bewirtet werden, genügt für den Betriebsausgabenabzug die Abrechnung über die Verzehrgutscheine. Digitale oder digitalisierte Bewirtungsbelege

Bewirtungen im Ausland

Bei Bewirtungen im Ausland gelten die gleichen Grundsätze wie bei Bewirtungen im Inland. Wird dem Finanzamt jedoch glaubhaft gemacht, dass im Ausland keine detaillierte, maschinell erstellte und elektronische Rechnung zu erhalten war, kann ein vorgelegtes Rechnungsdokument auch bei entsprechenden Mängeln anerkannt werden. Handschriftliche Rechnungen aus dem Ausland werden vom Finanzamt nur anerkannt, wenn der Steuerpflichtige glaubhaft machen kann, dass im jeweiligen Staat keine Verpflichtung besteht, Belege maschinell zu erstellen.