Steuern

Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Fristen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.
Im Bereich des Steuer­rechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (insbesondere § 147 AO) sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit „anderen Gesetzen“ ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben.
Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- beziehungsweise Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 600.000 Euro, die Gewinngrenze bei 60.000 Euro.

Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:

  • bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber
  • bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäfts
  • bei der BGB -Gesellschaft und OHG die Gesellschafter
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände
  • bei der GmbH der/die Geschäftsführer
Hinweis: Auch Privatleute haben seit dem 31.07.2004 eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören unter anderem sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Absatz 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
  • Lageberichte,
  • Eröffnungsbilanz,
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Absatz 1 in Verbindung mit Artikel 62 Absatz 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Nach § 257 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
  • Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen Handelsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
  • Belege für Buchungen in den zu führenden Büchern (Buchungsbelege).
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg.
Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der „Offene- Posten- Buchhaltung“ (kontenblattlose Buchhaltung, gibt guten Überblick über den aktuellen Stand von Forderungen und Verbindlichkeiten) ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind.
Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder ähnliche Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Unter den Begriff „Geschäftsbrief“ fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme, etc.
Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (zum Beispiel nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte), ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.
Speziell geregelt ist in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer beziehungs­weise den Leistungsempfänger verlagert ist.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie zum Beispiel Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wie lange ist aufzubewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschluss, Inventare, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Buchungsbelege, Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben, und Rechnungen beträgt zehn Jahre. Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig, §§ 169, 170 AO). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie zum Beispiel einem Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:

Aufbewahrung im Original

Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst. Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Un­terlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.
  • Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und amtliche Urkunden jeder Art (zum Beispiel Zeugnisse, Bescheinigungen, Genehmigungen, Ursprungszeugnisse) sowie handschriftlich zu unterschrei­bende nicht förmliche Präferenznachweise sind nach § 147 Absatz 2 AO im Original aufzubewahren.
§ 147 Absatz 2 AO bestimmt zugleich auch, dass
  • für alle anderen nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (vgl. Punkt 3.) jedes Aufbewahrungssystem zugelassen wird, insbesondere die Datenspeicherung auf Computer-Festplatten, CD, Disketten, Blu-ray-Disk, Flash-Speicher oder DVD bzw. auf externen Servern (sog. Cloud Computing). Es besteht aber keine Pflicht zur Digitalisierung, sondern nur ein Recht.
  • Elektronische Unterlagen, die nicht aus Papierunterlagen umgewandelt worden sind, sondern von Anfang an elektronisch generiert worden sind (originär digital), sind in dem elektronischen Format abzuspeichern, in dem sie empfangen beziehungsweise erstellt worden sind. Zugleich müssen bestimmte Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit gegeben sein. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie im BMF-Schreiben vom 14. November 2014 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, GoBD).
Für elektronische Rechnungen, die seit 1. Juli 2011 auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs grundsätzlich anerkannt werden, gilt daher, dass diese grundsätzlich auch digital zu archivieren sind. Ein bloßer Papierausdruck der elektronisch übersandten Rechnung genügt nicht. Keine Aufbewahrungspflicht besteht für E-Mails, sofern sie lediglich als sogenanntes Transportmittel für eine angehängte Rechnung dienen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer IHK-Information „Pflichtangaben für Rechnungen“.
Auch das Ausdrucken von Online-Bankauszügen ist nach Auffassung der Finanzverwaltung nicht ausreichend, da es sich beim Ausdruck nicht um das Original-Dokument handelt; dies ist vielmehr die Datei.

Aufbewahrung durch bildliche Wiedergabe

Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wieder herge­stellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten. Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, zum Beispiel bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt (zum Beispiel bei Stornobeträgen in roter Farbe).
  • Handels- und Geschäftsbriefe sind so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt.

Aufbewahrung durch inhaltliche Wiedergabe

Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das magnetische Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und das die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.
  • Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Beweiskraft

Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs gemäß § 15 UStG notwendig sind. Die Rechnung kann in Papierform vorliegen, möglich ist aber auch eine elektronische Rechnung. Seit dem 1. Juli 2011 ist für elektronisch übermittelte Rechnungen kein bestimmtes Übermittlungsverfahren mehr vorgeschrieben. Es ist nicht mehr zwingend erforderlich, dass diese mit einer elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz versehen sind oder ein EDI-Verfahren verwendet wird. Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen können zum Beispiel auch E-Mail (gegebe­nenfalls mit PDF- oder Textdateianhang), Computer-Fax oder Faxserver, DE-Mail, E-Post oder Web-Download sein. Verwendet der Unternehmer keine qualifizierte elektronische Singnatur oder das EDI-Verfahren, muss er allerdings durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind.
Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (zum Beispiel bei Vollmachten, Wertpapieren).
Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

Wo muss aufbewahrt werden?

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Absatz 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Die zuständige Finanzbehörde kann jedoch auf schriftlichen Antrag des Steuerpflichtigen abweichend vom vorgenannten Grundsatz bewilligen, dass elektronische Bücher und sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt und aufbewahrt werden können. Voraussetzungen sind, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort des Datenverarbeitungssystems und bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.
Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können (§ 239 Absatz 4 HGB).
Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im Ausland aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Besonderheiten für originär digitale Daten durch den EDV-Zugriff der Finanzverwaltung

Bei originär digitalen Daten hat die Finanzbehörde seit 1. Januar 2002 das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Der EDV-Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich ausschließlich auf Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Hierzu gehören nach Auffassung der Finanzverwaltung in jedem Fall die Daten in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Aber auch Daten aus anderen Bereichen können hierzu gehören, soweit sie für die Besteuerung relevant sind.
Der aufbewahrungspflichtige Unternehmer muss also originär digitale Daten immer in einer maschinell auswertbaren Form aufbewahren und bereitstellen. Dabei sind als „originär digital“ die Daten anzusehen, die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehen oder im Datenverarbeitungssystem erzeugt werden. Maschinell auswertbar sind Unterlagen, wenn sie maschinell gelesen, maschinell sortiert und maschinell selektiert/gefiltert werden können.

Formen des Datenzugriffs

Die Finanzverwaltung kann in folgenden drei Varianten auf die Daten des Steuerpflichtigen Zugriff nehmen:
  • Nur-Lese-Zugriff
  • Mittelbarer Datenzugriff
  • Datenträgerüberlassung
Im Rahmen des Nur-Lese-Zugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zu Prüfung der Daten nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprü­fer ist nicht möglich.
Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde verlangen, dass Daten nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Dabei kann die Finanzbehörde nur solche Auswertungen verlangen, wie sie das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen ermöglicht.
Bei der Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen kann, dass ihr die steuerlich relevanten Unterlagen auf einem maschinell lesbaren Datenträger zur Auswertung überlassen werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Ko­pien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.

Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.

Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen

Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge die wesentlichen Schriftgutarten auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Schriftgutes alleine noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die das Schriftgut im Betrieb hat.
Schriftgut
Aufbewahrungsfrist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen
10
Abtretungserklärungen
6
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10
Akkreditive
6
Aktenvermerke
6
Angebote mit Auftragsfolge
6
Angestelltenversicherung (Belege)
10
Anhang zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)
10
Anlagenvermögensbücher- und Karteien
10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage
10
Arbeitsanweisungen (auch für EDV-Buchführung)
10
Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV-Dokumentation
10
Aufzeichnungen
10
Ausgangsrechnungen
10
Außendienstabrechnungen
10
Bankbelege
10
Bankbürgschaften
10
Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb
10
Belegformate
10
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
10
Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung)
10
Benutzerhandbücher bei EDV-Buchführung
10
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsgrundlagen
10
Betriebskostenrechnungen
10
Betriebsprüfungsberichte
6
Bewertungsunterlagen
10
Bewirtungsunterlagen
10
Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
10
Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation
10
Buchungsbelege
10
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
6
Dauerauftragsunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
10
Dateien, Beschreibungen der
10
Dateiverzeichnisse
10
Datensätze, Beschreibung und Aufbau der
10
Datensicherungsregeln
10
Debitorenliste (soweit Bilanzunterlage)
10
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10
Einfuhrunterlagen
10
Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführung
10
Eingabedatenformate
10
Eingangsrechnungen
10
Einheitswertunterlagen
10
Essensmarkenabrechnungen
6
Exportunterlagen (soweit steuerlich relevant, insb. Ausfuhr­nachweise)
10
Fahrtkostenerstattungsunterlagen
10
Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisung bei EDV-Buchfüh­rung
10
Finanzberichte
6
Frachtbriefe
6
Gehaltslisten
10
Geschäftsberichte
10
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6
Geschenknachweise
10
Gewinn- und Verlustrechnung
10
Grundbuchauszüge
10
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10
Gutschriften
10
Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften)
6
Handelsbücher
10
Handelsregisterauszüge
6
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
10
Inventare (§ 240 HGB)
10
Investitionszulage (Unterlagen)
6
Jahresabschluss mit Erläuterungen
10
Journale für Hauptbuch oder Kontokorrent
10
Kalkulationsunterlagen
10
Kassenberichte
10
Kassenbücher/-blätter
10
Kassenzettel
10
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10
Kontenregister
10
Kontoauszüge
10
Konzernabschluss (§ 290 HGB)
10
Konzernlagebericht (§§ 290, 350 HGB)
10
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
          10, soweit
Buchungsbeleg,
 6 soweit Korrespondenz
Lagebericht
10
Lagerbuchführungen
10
Lieferscheine
6
(sofern im Einzelfall als Buchungsbeleg: 10 Jahre)
Lohnbelege
10
Lohnlisten
6
Magnetbänder mit Buchfunktion
10
Mahnbescheide
6
Maske (Bildschirm-, Druck-)
10
Menueübersicht
10
Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags)
    10***
Nachnamebelege
10
Nebenbücher
10
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
Pachtunterlagen nach Ablauf des Vertrags
     6***
Postbankauszüge
10
Preislisten
          10 (soweit
Bewertungsunterlagen)
Programmablaufbeschreibungen
10
Programmverzeichnisse
10
Protokolle*
6
Prozessakten
                            10 (nach Abschluss des Prozesses)
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers
10
Quittungen
10
Rechnungen
10
Reisekostenabrechnung
10
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10
Sachkonten
10
Saldenbilanzen
10
Schadensunterlagen
          10, soweit
Bilanzunterlagen, sonst 6
Scheck- und Wechselunterlagen
6
Schriftwechsel
6
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10
Spendenbescheinigungen
10
Steuererklärungen und Steuerbescheide
10
Systemhandbücher
10
Telefonkostennachweise
10
Überstundenliste
                         10 (soweit Lohnbeleg)
Verbindlichkeiten (Zusammenstellung)
10
Verkaufsbücher
10
Vermögensverzeichnis
10
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen)**
6
Versand- und Frachtunterlagen
                            10 (soweit
 Buchungsbeleg)
Versicherungspolicen
6
Verträge
     6***
Wareneingangs- und Warenausgangsbücher
10
Wechsel
10
Zahlungsanweisungen
10
Zollbelege
10
Zugriffsregelungen bei EDV-Buchführung
10
Zwischenbilanz bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres
10
 * Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO- Meldungen dagegen nur eine dreijährige.
** Bei Buchungsbelegen gilt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist, bei Handels- und Geschäftsbriefen die sechsjährige.
*** Nach Vertragsende, soweit handels- und steuerrechtlich relevant.
Eine nach Handels- und Steuerrecht kommentierte Übersicht zu den wichtigsten aufbewahrungs­pflichtigen Unterlagen finden Sie als Anlage.

Stand: März 2024

Hinweis: Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK Köln - nur erste Hinweise geben und erhebt kei­nen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Mitgliedsunternehmen der IHK Köln und solche Personen, die in der Region Köln die Gründung eines Unternehmens planen, erhalten weitere Informationen.

Anlage

Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht
Übersicht: Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht
Stichwort
Aufbewahrung
nach Handelsrecht                         nach Steuerrecht
Arbeitsanweisungen zu Handelsbüchern,
Inventaren,
Eröffnungsbilanzen,
Einzelabschlüssen nach § 325 Abs. 2a HGB, Jahresabschlüssen,
Lageberichten,
Konzernabschlüssen und
Konzernberichten (siehe
Organisationsunterlagen)





Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des jeweiligen
Kalenderjahrs in dem die letzte Eintragung gemacht bzw. Bilanz oder Abschluss aufgestellt worden ist (§ 257 Abs: 1; 4 u. 5 HGB)

Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre
Beginn: Schluss des jeweiligen Kalenderjahres, falls nach Steu­ergesetzen nicht kürzere Frist vorgesehen.
Kein Ablauf, solange Unterlagen für Steuer Bedeutung haben, für die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. (§ 147 Abs: 1 Nr. 1 u. 4 Abs: 2 AO)

Aufzeichnungen

Pflicht für alle Aufzeichnungs-pflichtigen: 10 Jahre

10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeitsan­weisungen

Anhang
Zum Jahresabschluss (§ 264 HGB)

Pflicht für Kapitalgesellschaft: 10 Jahre. Ansonsten wie bei Jahresabschluss

Wie bei Arbeitsanweisungen

Außenprüfung
Unterlagen

Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung

Anträge des Steuerpflichtigen
Unterlagen

Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung

Buchungsbelege
Dokumente über die einzeln zu erfassenden Vorgänge des Kaufmannes als Grundlagen für Buchführung nach § 238 Abs. 1 HGB, Bilanz sowie GuV-Rechnung: Ein- und Ausgangs-rechnungen, Quittungen, Konto-auszüge und Ähnliches.

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalenderjahres der Entstehung (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

Pflicht für alle Buchführungs- u.
Aufzeichnungspflichtigen:
10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeits-anweisungen

Bilanz
Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Jahres-abschluss

Pflicht: 10 Jahre
Ansonsten wie bei Arbeits-anweisungen

Bußgeldrechtliche
Ermittlungen
Soweit anhängig, Unterlagen

Kein Fristablauf, soweit von
Bedeutung

Datenträger
- von Handelsbüchern, Inventa­ren, Buchungsbelegen, Lagebe­richten, Konzernlageberichten einschließlich der zum Ver­ständnis erforderlichen Arbeits­anweisungen oder Organisationsunterlagen; jedoch nicht von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen
- von Handelsbriefen
- von Buchungsbelegen

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalender-jahres der Dokument-Entste­hung (§ 257  Abs. 1, 4 u. 5  HGB)





6 Jahre
10 Jahre
Beginn wie zuvor

Pflicht für alle Buchführungs- u.
Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2 AO). Ansonsten wie bei Arbeitsanweisungen




6 Jahre
10 Jahre
Ansonsten wie zuvor

Eröffnungsbilanz

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalender-jahres der Feststellung
(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen sowie den zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen

Freie Berufe /
Kleinunternehmer
Einnahme-Überschussrechnung
nach § 4 Abs. 3 Einkommen-steuergesetz (EStG)

Pflicht zur Aufzeichnung der
Betriebseinnahmen (§ 22, ggf. in Verbindung mit § 20 UStG, § 63 UStDV) und zu getrenntem Verzeichnis über Anschaffungs- u. Herstellungskosten (§ 4 Abs. 3 S. 5 EStG)
Pflicht zur Aufbewahrung der
Einnahmebelege (§§ 146 Abs. 1 und 2, 147 Abs. 1 AO)
Keine Pflicht zur Aufbewahrung
von Ausgabebelegen, aber Steuerpflichtiger hat objektive Feststellungs- u. Beweislast, insbesondere für steuer-begünstigende ( -befreiende) Tatsachen.
10 Jahre: Bücher,
Aufzeichnungen und Inventare
10 Jahre 1: Belege und sonstige
für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen
Beginn u. Ende: wie
Arbeitsanweisungen

Kürzere Aufbewahrungsfristen nach außersteuerlichen Gesetzen lassen die in § 147 Abs. 3 Satz 2 AO bestimmten Fristen unberührt, § 147 Abs. 3 Satz 2 AO
Gehaltsabrechnungen / -
bücher
- soweit Bilanzunterlage
- soweit Buchungsbeleg

Wie Handelsbücher

Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre 1

Wie bei Arbeitsanweisungen

Pflicht: 10 Jahre
Pflicht: 10 Jahre 1

Gewinn- und Verlustrechnung
Gegenüberstellung von
Aufwendungen und Erträgen
(§ 242 Abs. 2 HGB)

Wie bei Jahresabschluss Wie bei Arbeitsanweisungen

Wie bei Arbeitsanweisungen
Handelsbücher
Grund-, Haupt- u. Nebenbücher
- gebunden, Karteien, Listen,
Schriftstücke einer Offenen-
Posten-Buchführung (§ 238 f. HGB)

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalender-jahres der letzten Eintragung
(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

Pflicht für alle Buchführungs- u.
Aufzeichnungspflichtigen:
10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Handelsbriefe
Empfangene u. abgesandte,
Handelsgeschäfte im Sinn von
§§ 343ff. HGB betreffend.
(Kopien, Durchschriften,
Abdrucke, Abschriften oder
sonstige wörtliche Wiedergaben auf Schrift-, Bild- oder anderen
Datenträgern)

Pflicht für Kaufmann: 6 Jahre
Beginn: Schluss des Kalender-jahres der Absendung oder
des Empfangs (§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

Pflicht für alle Buchführungs- u.
Aufzeichnungspflichtigen:
6 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Handakten
des Rechtsanwalts
des Wirtschaftsprüfers, Steuer­beraters, Steuerbevollmächtig­ten u. StBG (alles, was durch Auftrag in Besitz gelangt, außer Korrespondenz mit Mandant, interne Arbeitspapiere u. bereits in Ur- oder Abschrift erhaltene
Schriftstücke)

5 Jahre nach rechtlicher Been­digung des Auftrags,
7 Jahre nach rechtlicher
Beendigung des Auftrags.

Abkürzung einseitig nach
(schriftlicher) Aufforderung
zur Rücknahme und zweiseitig
durch Vereinbarung möglich
(§ 66 Steuerberatungsgesetz (StBerG)). Je nach Gegenstand bei fortlaufendem Auftrags-verhältnis (§ 147 AO)

Inventare
(§ 240 HGB)

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalender-jahres der Aufstellung
(§  257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

Pflicht für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen: 10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisung

Jahresabschluss

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalen­derjahres der Feststellung
(§ 257 Absatz 1, 4 u. 5 HGB)

10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Journale
- für Hauptbuch und Kontokor­rent
- ansonsten

Wie Handelsbücher
Pflicht: 10 Jahre

Pflicht: 10 Jahre 1

Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre

Pflicht: 10 Jahre
Kassenbücher
und Kassenblätter
Wie Handelsbücher
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre

Kontenpläne
und Kontenplanänderungen
Wie Jahresabschluss
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre

Konzernabschluss
(§ 290 HGB)
Pflicht für Kapitalgesellschaft: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalen­derjahres der Aufstellung
(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Konzernlagebericht
(§§ 290, 350 HGB)

Wie bei Konzernabschluss
10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen
Lagebericht
Darstellung des Geschäfts-verlaufs und der Lage der Ka­pitalgesellschaft (§ 289 HGB)

Pflicht für Kapitalgesellschaft: 10 Jahre
Beginn: Schluss des Kalen­derjahres der Aufstellung
(§ 257 Abs. 1, 4 u. 5 HGB)

10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Organisationsunterlagen
zu Handelsbüchern, Inventaren,
Eröffnungsbilanzen,
Jahresabschlüssen,
Lageberichten,
Konzernabschlüssen,
Konzernlageberichten
(Kontenpläne und ihre
Änderungen, Programm- u.
Systemdokumentationen wie
Ablaufdiagramme,
Blockdiagramme und Ähnliches

Pflicht für Kaufmann: 10 Jahre
Beginn: Schluss des betreffen­den Kalenderjahres
(§ 257 Absatz 1, 4 u. 5 HGB)

10 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Prozessakten

Wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre *(nach Ab­schluss)

Prüfungsberichte
des Abschlussprüfers

Wie Jahresabschluss
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre *(nach Ab­schluss)

Schreiben
im Rahmen eines Unterneh­mens
- soweit sie Handelsgeschäfte betreffen
- soweit sie keine Handelsge­schäfte betreffen

Wie bei Handelsbriefe
Keine Pflicht

Wie bei Handelsbriefe nur Pflicht, soweit Geschäftsbriefe im Sinn von § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO

Steuererklärungen,
Steuerbescheide

Wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre
Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre
Steuerstrafrechtliche
Ermittlungen
Soweit anhängig, Unterlagen
Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung
Rechtsbehelfsverfahren
Schwebendes oder aufgrund
Außenprüfung zu erwartendes,
Unterlagen

Kein Fristablauf, soweit von Bedeutung

Zwischenabschlüsse
Freiwillige

Keine Pflicht

Pflicht für alle Buchführungs- u.
Aufzeichnungspflichtigen:
6 Jahre (§ 147 Absatz 1 Nr. 5 AO)

Unterlagen
von Bedeutung für Besteuerung

Pflicht: 6 Jahre
Ansonsten wie bei
Arbeitsanweisungen

Verträge
(soweit handels-/steuerrechtlich
von Bedeutung)

Wie Buchungsbelege
Pflicht: 10 Jahre 1

Wie bei Arbeitsanweisungen
Pflicht: 10 Jahre 1(nach
Vertragsende)

Vorläufige Steuerfestsetzung
Unterlagen (§ 165 AO)

Kein Fristablauf, soweit
von Bedeutung

* Für Unterlagen, die nach dem 31.12.1991 entstanden sind (§ 257 Abs. 1, 4  u. 5 HGB; Artikel 47 EGHGB)