Arbeitsrecht

Checkliste: Änderungen im Arbeitsrecht zum 1. August 2022

Ab dem 01.08.2022 treten Änderungen des Nachweisgesetzes (NachwG), des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) und des Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) in Kraft. Hieraus ergibt sich ein Handlungsbedarf seitens der Arbeitgeber, um den neuen Anforderungen dieser Gesetzesänderungen in der Praxis zu entsprechen.

1.    Änderungen im Nachweisgesetz

Das Nachweisgesetz (NachweisG) regelt die Vorgaben an den Arbeitgeber zur schriftlichen Niederlegung der wesentlichen Vertragsbedingungen. Dies kann, muss jedoch nicht zwingend, im Rahmen des Arbeitsvertrages geschehen. Nach dem neugefassten § 1 NachwG gilt das NachwG nun für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, also auch für die – nach dem alten § 1 NachwG – vorher ausgenommenen Aushilfen. Eine Neuregelung haben auch die Fristen erfahren: So muss dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Arbeitstag eine Niederschrift der Angaben in Bezug auf Namen und Anschrift der Parteien, des Arbeitsentgelts und der Arbeitszeit vorliegen. Bis spätestens zum siebten Tag nach Arbeitsbeginn muss dem Arbeitnehmer eine Niederschrift mit den meisten übrigen Angaben (z.B. Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Angabe der Probezeit, Anordnung von Überstunden) überreicht werden. Alle übrigen Angaben müssen ihm innerhalb eines Monats schriftlich mitgeteilt werden. Auch etwaige Änderungen der wesentlichen Arbeitsbedingungen im laufenden Arbeitsverhältnis, müssen dem Arbeitnehmer künftig spätestens an dem Tag schriftlich mitgeteilt werden, an dem die Änderungen wirksam werden. Ein Verstoß gegen die Nachweispflichten stellt ab dem 01.08.2022 eine Ordnungswidrigkeit dar und kann mit Bußgeldern von bis zu 2.000,00 € geahndet werden.
Ab dem Stichtag des 01.08.2022 sind folgende Arbeitsbedingungen zusätzlich schriftlich festzuhalten:
  • Das Enddatum bei befristeten Arbeitsverhältnissen
  • Die Möglichkeit, dass der Arbeitnehmer seinen jeweiligen Arbeitsort frei wählen kann, falls eine solche Vereinbarung getroffen werden soll;
  • Die Dauer der Probezeit, falls eine solche vereinbart werden soll;
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie an derer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung;
  • Die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für die Schichtänderungen;
  • Einzelheiten zur Arbeit auf Abruf nach § 12 Teilzeit- und Befristungsgesetz (insb. Zahl der mind. zu vergütenden Stunden, Zeitrahmen für die Erbringung der Arbeitsleistung und Frist für Mitteilung der Arbeitszeit), falls eine solche vereinbart werden soll;
  • Die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, falls eine solche vereinbart werden soll;
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung;
  • Wenn der Arbeitgeber Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine betriebliche Altersversorgung (bAV) über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; diese Nachweispflicht entfällt jedoch, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist;
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Mitarbeitenden einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; § 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden (§ 2 Nr. 14 NachwG);
  • Ein Hinweis auf die anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen;
  • Darüber hinaus werden umfassende Pflichten bei Auslandstätigkeiten von Arbeitnehmern begründet, wenn diese vier aufeinanderfolgende Wochen überschreiten.
Für alle ab dem 01.08.2022 beginnenden Arbeitsverhältnis stellt sich die Frage, ob die zuvor genannten Nachweise bereits im Rahmen des Arbeitsvertrages realisiert werden (Vorteil: Nur ein Dokument, Einfachheit) oder ob der Arbeitnehmer neben dem Arbeitsvertrag durch ein zusätzliches Nachweisdokument informiert wird (Vorteil: Das Direktionsrecht des Arbeitgebers wird nicht eingeschränkt). Welche Möglichkeit praktikabler ist, bedarf einer Erwägung im Einzelfall.
Die Neuerungen im NachwG bedeuten auch nicht, dass auch alle bereits bis einschließlich zum 31.07.2022 geschlossenen Arbeitsverträge einer Änderung bedürfen. Vielmehr ergibt sich hier ein Handlungsbedarf des Arbeitgebers nur dann, wenn er von seinen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zum Nachweis aufgefordert wird. In diesem Fall ist er jeweils innerhalb von sieben Tagen verpflichtet, die erforderlichen Nachweise schriftlich durch eine Nachweisurkunde auszuhändigen.

2.    Änderungen im Teilzeit- und Befristungsgesetz

Bereits die frühere Rechtslage sah vor, dass befristete Arbeitnehmer, deren Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestehen, in Textform den Wunsch nach einer unbefristeten Stelle oder der Änderung von Dauer und Lage der Arbeitszeit einreichen konnten. Der Arbeitgeber war bislang nur verpflichtet, die Arbeitnehmer über zu besetzende Stellen zu informieren. Mit der Änderung des Teilzeit- und Befristungsgesetzes (TzBfG) besteht nun zusätzlich die Pflicht des Arbeitgebers, auf Wunsch des Arbeitnehmers innerhalb eines Monats eine begründete Antwort seiner Entscheidung in Textform zu geben.
Soweit im befristeten Arbeitsverhältnis eine Probezeit vereinbart wird, muss diese künftig „im Verhältnis zu der erwartenden Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit stehen (vgl. § 15 Abs. 3 TzBfG).
Nach der Neuerung in § 12 TzBfG sind zudem bei der Vereinbarung von Arbeit auf Abruf verschiedene Festlegungen zu treffen. Darunter: Dauer der wöchentlichen Arbeitszeit, Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie ein Zeitrahmen (bestimmt durch Referenzstunden und Referenztage). Wird dem Arbeitnehmer der Einsatz innerhalb des Referenzrahmens nicht mind. vier Tage im Voraus mitgeteilt, kann der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung verweigern.

3.    Änderungen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Weitere neue Vorgaben erfolgen im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG): Hier werden die in § 11 AÜG bereits bisher geregelten zusätzlichen Nachweispflichten bei einer Arbeitnehmerüberlassung um die Pflicht zum Nachweis über die Identität der entleihenden Unternehmen erweitert.
Ferner wird der Entleiher nach § 13a Abs. 2 AÜG verpflichtet, Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmern, die ihm mindestens sechs Monate überlassen sind und die in Textform ihren Wunsch nach Abschluss eines Arbeitsvertrages anzeigen, eine begründete Antwort in Textform innerhalb eines Monats nach Zugang der Anzeige zu übermitteln.

4.    To-Dos für Arbeitgeber

a.    Ermittlung der bisherigen Vertragslage

  • Welche Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verfügen überhaupt über schriftliche Arbeitsverträge?
  • Welche verschiedene Arbeitnehmergruppen gibt es?
  • Welche kollektivrechtlichen Regelungen (z.B. Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) gibt es?
  • Mit welchen Arbeitnehmern bestehen individuelle Regelungen und Absprachen?

b.    Erwägung: Wie können die erforderlichen Nachweise im Einzelfall effizient erteilt werden?

§ 2 NachwG statuiert die Pflicht, die wesentlichen Vertragsbedingungen in einer Niederschrift festzuhalten. Dies kann entweder
  • im Arbeitsvertrag oder
  • in einem gesonderten, zusätzlichen Dokument
geschehen. In jedem Falle ist das Nachweisdokument jedoch vom Arbeitgeber zu unterschreiben und am ersten Arbeitsvertrag vorzulegen. Die Aushändigung der Nachweisurkunde an den Arbeitnehmer sollte von diesem quittiert werden.

c.    Umsetzung: Anpassung und Erstellung von Musterdokumenten

  • Anpassung der Arbeitsvertragsmuster für Arbeitsverträge ab dem 01.08.2022.
  • Erstellung eines Nachweisdokuments für Neuverträge als Ergänzung zum Arbeitsvertrag oder für Altverträge auf Aufforderung der Arbeitnehmer.
  • Erstellung von Standardschreiben für diverse Rückmeldungssachverhalte

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