Recht und Steuern

Datenschutzinformationen für Auszubildende und Prüfungsteilnehmer

Hinweise zum Datenschutz nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Hinweise gelten für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Auszubildenden sowie Prüfungsteilnehmerinnen und -teilnehmern.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer zu Köln
Unter Sachsenhausen 10-26
50667 Köln
Telefon: +49 221 1640-3500
E-Mail: compliance@koeln.ihk.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Herr Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Tel.: 0211 3 6702 – 50

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die IHKs sind gemäß § 1 IHKG i.V.m. dem Berufsbildungsgesetz (BBiG) für die Berufsbildung in ihrem IHK-Bezirk zuständig. Dies betrifft insbesondere
  • die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse,
  • die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses,
  • die Beratung der an der Ausbildung Beteiligten,
  • die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen,
  • die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften sowie
  • die Erstellung von Statistiken
im Rahmen von
  • Ausbildungsverhältnissen,
  • Umschulungsverhältnissen,
  • Ausbildungsverhältnissen von Menschen mit Behinderung,
  • Vertragsverhältnissen der Berufsausbildungsvorbereitung oder
  • sonstigen Vertragsverhältnissen nach § 26 BBiG.

Ihre Daten werden damit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c, Abs. 3 lit. b DSGVO i.V.m. dem BBiG (u. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) sowie der jeweils einschlägigen Ausbildungsordnung verarbeitet.

Quelle der Daten

Die von der IHK Köln verarbeiteten Daten stammen aus folgenden Quellen:
  • Die Vertragsdaten werden vom Ausbildungsbetrieb/Bildungsträger übermittelt
  • Prüfergebnisse und Bewertungen werden von den Prüfern übermittelt

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Die IHK Köln verarbeitet folgende Kategorien von personenbezogenen Daten von Ihnen:
  • Identifikationsdaten (z.B. Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Anschrift)
  • Kontaktdaten (z.B. Telefon, Mail)
  • Rahmendaten zur Ausbildung/Umschulung (z.B. Beginn, Fachrichtung, Vorqualifizierung, Informationen zu evtl. Förderungen, Daten zum Ausbilder und zum Ausbildungsbetrieb)
  • Ausbildungsnachweise (Berichtshefte), Prüfungsanmeldungen und -ergebnisse

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt, wenn sie vertraglich vereinbart worden ist bzw. sie für die Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn Sie vorab eingewilligt haben oder wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
Ihre Daten werden übermittelt an:
  • Beauftragte Dienstleister (Auftragsverarbeiter). Unsere Dienstleister haben für diese Verarbeitungstätigkeiten Zugriff auf die Daten. Dies können beispielsweise Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren sein. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.
  • Prüfer zur Durchführung und Bewertung der Prüfungen
  • Weitere zuständige Stellen (HwKs, IHKs) zur kammerübergreifenden Prüfungsabwicklung
  • Bundesinstitut für Berufsbildung und Bundesagentur für Arbeit zur Erfüllung von Auskunftspflichten, Statistisches Bundesamt und IT.NRW gem. § 88 BBiG

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist. Konkret werden die erhobenen Daten wie folgt gelöscht:
  • Schriftliche Prüfungsarbeiten nach einem Jahr,
  • Anträge auf Ausbildungsverhältnisse nach fünf Jahren,
  • Wesentliche Ausbildungsvertragsdaten nach 50 Jahren
Des Weiteren können Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn sie archivwürdig nach dem ArchivG NRW sind.

Betroffenenrechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu: Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: compliance@koeln.ihk.de. Wir prüfen dann, ob die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Auch haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht der Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die für NRW zuständige Stelle ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit, Kavalleriestr. 2-4, 40102 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.