Compliance-Richtlinie und Hinweisgeberstelle der IHK Köln

Hier finden Sie Informationen zur Compliance-Richtlinie und zum Hinweisgebersystem der IHK Köln. Die Compliance-Richtlinie wurde von der Vollversammlung am 24. September 2024 in einer neuen Fassung beschlossen.

Die Compliance-Richtlinie

Grundsätze

Die IHK Köln vertritt in der Region Köln alle Unternehmen, die per Gesetz Mitglied bei ihr sind. Als Sprachrohr der Wirtschaft in Köln, Leverkusen, dem Rhein-Erft-Kreis, dem Oberbergischen und dem Rheinisch-Bergischen Kreis nimmt sie das Gesamtinteresse ihrer Mitglieder wahr und wirkt für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft. Dabei berücksichtigt sie die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe abwägend und ausgleichend. Zugleich ist sie als Körperschaft des öffentlichen Rechts Trägerin hoheitlicher Aufgaben. Die gesetzliche Mitgliedschaft sichert diesen Auftrag.
Die IHK Köln orientiert sich am Leitbild des ehrbaren Unternehmertums. Ein Handschlag gilt: verlässlich, fair und transparent. Unternehmerisches Handeln schafft langfristige Werte durch Nachhaltigkeit im ökonomischen, ökologischen und sozialen Sinne. Verantwortung und Haltung gegenüber der Gesellschaft und zukünftigen Generationen sichern einen lebendigen Wirtschaftsstandort. Freiheit und Demokratie sind die Basis der Sozialen Marktwirtschaft. Respekt, Vielfalt und Toleranz sind Stärke und Innovationstreiber.
Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen verbindet die ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen sowie die Mitarbeitenden der IHK Köln gleichermaßen. Alle sind verpflichtet, sich an diese Grundsätze zu halten. Gemeinsam haben sie die Verantwortung für das Ansehen der IHK Köln und der vertretenen Mitgliedsunternehmen. Die Compliance-Richtlinie der IHK Köln ist eine der Grundlagen, um das notwendige Vertrauen für unsere Aufgabenwahrnehmung gegenüber Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit zu erhalten.
Compliance bedeutet, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass die gesetzlichen Verpflichtungen eingehalten werden und das Leitbild des ehrbaren Unternehmertums gewahrt wird. Dies bildet die Grundlage für alle Handlungen der IHK Köln, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin, als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, zur Förderung der Wirtschaft, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Verstöße hiergegen werden nicht toleriert und – soweit erforderlich – sanktioniert. Präsidentin oder Präsident, Präsidium, Vollversammlung, Hauptgeschäftsführerin oder Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK Köln tragen Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden.

Verantwortung für das Ansehen der IHK Köln

Alle ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen sowie Mitarbeitenden der IHK Köln achten bei Erfüllung ihrer Aufgaben auf Ansehen und Stellung der IHK Köln. Insbesondere werden Name und Stellung der IHK Köln – auch durch Dritte – nicht missbräuchlich verwendet. Qualität und Glaubwürdigkeit kommen bei der Aufgabenwahrnehmung in allen Bereichen eine hohe Bedeutung zu. Ehrenamtlich für die IHK Köln Tätige und Mitarbeitende der IHK Köln achten bei der Ausübung ihrer IHK-Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK Köln beschlossenen Positionen und Forderungen.

Verhalten bei Entscheidungen

Die Wahrnehmung von Aufgaben für und durch die IHK Köln sowie die Entscheidungsfindung erfolgen ohne Beeinflussung durch sachfremde Kriterien. Persönliche Interessen oder eigene Vorteile spielen dabei keine Rolle.

Hoheitliche Tätigkeiten

Die Ausübung hoheitlicher Befugnisse, z. B. bei Prüfungen, erfolgt unter Bindung an Recht und Gesetz. Entscheidungen werden unbeeinflusst von persönlichen Interessen im Einzelfall getroffen. Dabei werden bestehende Gestaltungs- und Entscheidungsspielräume für eine wirtschaftsfreundliche Umsetzung im Interesse der Mitglieder genutzt. Parallel dazu werden die Mitglieder bei der Erfüllung der Anforderungen durch lösungsorientierte Hinweise und begleitende Services unterstützt.

Vertretung des Gesamtinteresses

Die IHK Köln beachtet bei der Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Wirtschaft die Interessen großer, mittlerer und kleiner Unternehmen gleichermaßen. Die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige, Betriebe sowie Betriebsgrößen werden abwägend und ausgleichend berücksichtigt. Bei der Ermittlung des Gesamtinteresses wird das von Gesetz und Satzung vorgesehene Verfahren eingehalten. Persönliche Interessen oder eigene unmittelbare Vor- oder Nachteile müssen hinter dem Gesamtinteresse der Wirtschaft zurückstehen. Die IHK Köln ist parteipolitisch neutral.
Die ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen sowie alle Mitarbeitenden der IHK Köln beachten diese Grundsätze bei der Positionierung im Namen der IHK Köln gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei der Zusammenarbeit mit anderen Organisationen. Die Besetzung und Entscheidungsfindung von Gremien erfolgt unter Berücksichtigung dieser Grundsätze. Politische Ämter können Mitarbeitende der IHK Köln nur dann innehaben, wenn daraus keine negativen Auswirkungen auf ihr Aufgabengebiet oder die IHK als Ganzes zu erwarten sind.

IHK Köln als Dienstleisterin ihrer Mitglieder

Das Serviceangebot der IHK Köln steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK Köln achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität und fairem Wettbewerb. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, zum Beispiel bei Veranstaltungen, erfolgt keine überschießende Eigenwerbung der Dritten. Nebentätigkeiten von Mitarbeitenden sind nur zulässig, wenn keine Interessenskonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK Köln bestehen.

IHK Köln als Geschäftspartnerin

Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK Köln erfolgt nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien sowie unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden Regelungen. Bei der Vergabe von Aufträgen erfolgen keine Bevorzugung und keine Benachteiligung, insbesondere von ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen, Mitarbeitenden der IHK Köln oder deren Angehörigen.

Verhalten gegenüber Politik, geschäftlichen Kontakten und Dritten

Die ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen und alle Mitarbeitenden der IHK Köln nehmen ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahr. Geschenke und sonstige Vorteile werden nur innerhalb des üblichen und der sozialen Stellung angemessenen Umfangs gewährt oder angenommen. Sponsoringbeiträge für Aktivitäten der IHK Köln werden nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und der unbeeinflussten Entscheidungsfindung widmet die IHK Köln dabei besondere Aufmerksamkeit. Entsprechendes gilt für Sponsoring, Zuwendungen oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK Köln ihrerseits Dritten gewährt. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK Köln erfolgt nicht zur Erwirkung wirtschaftlicher Vorteile für private oder persönliche Zwecke.
Bei Zuwendungen und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, werden die Grundsätze uneigennützigen Handelns beachtet.

Finanzen/Umgang mit Mitteln der Mitglieder

Die IHK Köln ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Der Umgang erfolgt unter Beachtung von Recht und Gesetz. Mittel werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Hierbei werden die Grundsätze des sparsamen und transparenten Mitteleinsatzes eingehalten, über den die IHK Köln jährlich im Rahmen einer doppischen Haushaltsführung Rechnung legt. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung unter Beachtung des gesetzlichen Auftrags der IHK.

Vertraulichkeit

Die IHK Köln bekennt sich im Rahmen der Gesetze zur Vertraulichkeit aller schützenswerten Informationen und der bei ihr vorhandenen Daten. Sie nimmt diese Verantwortung unter besonderer Beachtung des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), des Datenschutzes sowie des Schutzes von Geschäftsgeheimnissen und sonstiger betrieblicher Belange wahr. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie ergreift Maßnahmen, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen und Mitarbeitende der IHK Köln über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus. Auf diese Verpflichtung weist die IHK Köln in schriftlicher Form hin.

Wettbewerb

Die IHK Köln bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Eigene wirtschaftliche Betätigungen der IHK Köln erfolgen zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft und verfolgen hierbei keine eigenwirtschaftlichen Ziele. Die IHK Köln setzt sich bei der Wahrung des Wettbewerbs insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft überparteilich und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.

Verhalten in Haupt- und Ehrenamt

Die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden, im Ehrenamt und zwischen Ehrenamt und Hauptamt sollen von Professionalität, gegenseitigem Respekt, Wertschätzung und Fairness geleitet werden. Die IHK Köln respektiert und schützt die Würde der ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen und ihrer Mitarbeitenden. Die IHK Köln steht für Vielfalt und Gleichberechtigung. Diskriminierungen werden nicht geduldet. Die IHK Köln verwendet eine genderneutrale diskriminierungsfreie Sprache. Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeitenden. Fortentwicklung und Weiterbildung ihrer Mitarbeitenden sind für die IHK Köln selbstverständlich.

Information, Meldung und Überwachung

Die ehrenamtlich für die IHK Köln Tätigen sowie die Mitarbeitenden der IHK Köln werden über die Regelungen dieser Compliance-Richtlinie informiert. Präsidentin oder Präsident, Hauptgeschäftsführerin oder Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte sind für die Einhaltung der in dieser Richtlinie enthaltenen Regelungen in ihrem jeweiligen Bereich verantwortlich. Alle für die IHK Köln ehrenamtlich Tätigen können Verstöße gegen diese Richtlinie bei der Präsidentin oder dem Präsidenten sowie der Hauptgeschäftsführerin oder dem Hauptgeschäftsführer oder der externen Compliance-Stelle der IHK Köln anzeigen.
Auch die Mitarbeitenden der IHK Köln können Verstöße gegen diese Compliance-Richtlinie anzeigen. Dies kann gegenüber den Führungskräften oder der Hauptgeschäftsführerin bzw. dem Hauptgeschäftsführer oder der Präsidentin bzw. dem Präsidenten oder über einen vertraulichen externen Meldekanal erfolgen. Alle Meldungen werden untersucht. Falls erforderlich, werden Abhilfemaßnahmen ergriffen.

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) / Elektronisches Meldeportal der IHK Köln

Die Geschäftsführung der IHK Köln sieht sich der Einhaltung hoher ethischer Standards verpflichtet und unterstützt eine offene interne Kommunikation. Die Einhaltung von Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien ist die Basis unseres geschäftlichen Erfolgs und der Zusammenarbeit mit unseren Mitgliedsunternehmen, Geschäfts- und Kooperationspartnern. Für uns ist es daher von großer Bedeutung, dass mögliche Verstöße gegen Gesetze oder schwerwiegende Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien (alternativ gegen die Compliance Richtlinie) aufgedeckt und aufgeklärt werden. Beschäftigte können mögliche Verstöße jederzeit offen ansprechen.
Es kann jedoch Situationen geben, in denen der sich Beschäftigte nicht offen äußern möchten. Dies kann verschiedene Gründe haben, z.B. die besondere Sensibilität eines Themas oder die Sorge, Nachteile bei Abgabe eines Hinweises zu erleiden. Für solche Fälle sowie in Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) stellt die IHK Köln ein elektronisches Meldeportal bereit, über das Beschäftigte Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder auf schwerwiegende Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien (alternativ gegen die Compliance Richtlinie) gegenüber der Ombudsperson abgeben können. Die Ombudsstelle erfüllt dabei die Aufgaben der „internen Meldestelle“ im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Wünscht der Hinweisgeber anonym zu bleiben, so ist dieses über Nutzung des elektronischen Meldeportals gewährleistet.
Beschäftigte sind ermutigt aber nicht verpflichtet, mögliches Fehlverhalten an die Ombudsperson zu melden. Gemeldet werden können insbesondere Informationen über strafbewehrte Verstöße (z.B. Bestechlichkeit, Untreue, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen), bußgeldbewehrte Verstöße soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen (z.B. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) oder sonstige Verstöße gegen nationale oder europäische Rechtsakte, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG genau aufgelistet sind (z.B. Vorschriften zur Terrorismusbekämpfung/Geldwäsche oder zum Umweltschutz). Einen Link zum Gesetzestext finden Sie unter „Weitere Informationen”.
Die Ombudsperson geht den eingegangen Hinweisen in jedem Fall nach und die Hinweisgeber werden über die Art der Bearbeitung gemäß den gesetzlichen Vorgaben des HinSchG informiert. Hierzu ist es erforderlich, dass sich Hinweisgebende mit dem nur ihnen bekannten Code und Passwort nochmal in das elektronische Meldeportal einloggen, um Nachrichten der Ombudsperson zu empfangen.
Wir, die Geschäftsführung der IHK Köln, stellen klar, dass Hinweisgeber in keinem Fall wegen der Meldung gutgläubiger Hinweise benachteiligt werden. Beschäftigte, die Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Abgabe von Hinweisen benachteiligen, müssen mit Disziplinarmaßnahmen rechnen.
Das Meldeportal ist nicht für allgemeine Beschwerden gedacht. Falls IHK-Mitglieder Beschwerden mitteilen wollen, die nicht in den Anwendungsbereich der Compliance-Richtlinie oder des HinSchG fallen, sind die direkten Ansprechpartner zu kontaktieren. Auch für Beschwerden gegen IHK-Mitglieder sind die fachlich zuständigen Stellen zu kontaktieren.

Eingerichtete Meldestellen

Hinweise können an folgenden Stellen abgegeben werden:

Interne Meldestelle

Die Funktion der internen Meldestelle übernimmt Rechtsanwältin und Ombudsperson Frau Nadine Jacobi. Hinweise können wie folgt an sie abgegeben werden:
  • Elektronisches Meldeportal
    Bereitgestellt und betrieben durch die IHK Köln. Es wird gewährleistet, dass ausschließlich die Ombudsperson Zugriff auf den Meldekanal hat. Hier gelangen Sie zum elektronischen Meldeportal der IHK Köln.
  • Rechtsanwältin und Ombudsfrau Nadine Jacobi
    Kanzlei Compliance Customized
    Fährhausstraße 8
    22085 Hamburg
    E-Mai: nj@compliance-customized.com
    Tel: +49 151 41945782

Externe Meldestellen

Hinweisgebende Personen sollen in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, Hinweise an die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden (§ 7 Abs. 1 HinSchG).
Externe behördliche Meldestellen existieren
  • beim Bundesamt für Justiz,
  • bei der Bundesfinanzaufsicht oder
  • beim Bundeskartellamt.
Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, zudem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.