Ihre IHK
Compliance-Richtlinie und Hinweisgeberstelle der IHK Köln
Die IHK hat die gesetzliche Aufgabe, das Gesamtinteresse ihrer Mitglieder wahrzunehmen, für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft zu wirken und dabei die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige oder Betriebe ihrer Region abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Als öffentlich-rechtliche Körperschaft ersetzt die IHK Köln zudem staatliches Handeln in der Wirtschaft durch eigenverantwortliches Handeln der Wirtschaft – für die Wirtschaft.
Ihre Aufgaben nimmt die IHK Köln wahr auf der Grundlage der geltenden Gesetze, der Satzung sowie der Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit. Die Einhaltung („Compliance") dieser Regeln ist die Basis für eine erfolgreiche Arbeit. Präsidium und Vollversammlung haben sich entschlossen, allen für unsere IHK tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den vielen ehrenamtlich engagierten Wirtschaftsvertreterinnen und -vertretern eine Compliance-Richtlinie an die Hand zu geben.
In ihrer Sitzung am 5. Dezember 2012 hat die Vollversammlung der IHK Köln eine Compliance-Richtlinie beschlossen. Sie richtet sich an alle in der IHK Köln ehren- und hauptamtlich tätigen Personen.
Die Compliance-Richtlinie
Einhaltung von Gesetzen, Satzung, Grundsätzen und Beschlüssen
Alle Mitarbeiter wie ehrenamtlich tätige Wirtschaftsvertreter haben bei Erfüllung ihrer Aufgaben die Regelungen der geltenden Gesetze und der Satzung der IHK zu beachten sowie die Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit einzuhalten. Dabei haben sie auf Ansehen und Stellung der IHK und ihrer Mitglieder zu achten.
Mitarbeiter wie die für die IHK ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreter achten bei der Ausübung ihrer IHK-Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK beschlossenen Positionen und Forderungen.
Wahrnehmung des Gesamtinteresses der Mitglieder
Die IHK hat das Gesamtinteresse der ihr zugehörigen Mitglieder wahrzunehmen und für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft zu wirken. Dabei sind die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige, Betriebe sowie Betriebsgrößen abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Bei der Ermittlung des Gesamtinteresses wird das von Gesetz und Satzung vorgesehene Verfahren eingehalten. Persönliche Interessen oder unmittelbare eigene Vor- oder Nachteile dürfen dabei keine Rolle spielen.
Die Kommunikation erfolgt mit größtmöglicher Objektivität. Jeder Mitarbeiter sowie die für die IHK tätigen Wirtschaftsvertreter haben das Gesamtinteresse bei der Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zu beachten.
Die IHK ist parteipolitisch neutral.
Hoheitliche Tätigkeiten
Hoheitliche Tätigkeiten werden unter klarer Trennung von den sonstigen Tätigkeitsbereichen der IHK durchgeführt.
IHK als Dienstleisterin ihrer Mitglieder
Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, darf keine überschießende Eigenwerbung des Dritten erfolgen.
IHK als Geschäftspartnerin
Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden gesetzlichen Reglungen. Bei der Vergabe von Aufträgen darf keine unsachgemäße Bevorzugung von Ehrenamtsträgern, Mitarbeitern oder deren Angehörigen erfolgen.
Geschenke und Spenden
Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb von allgemeinüblichen Aufmerksamkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen dürfen weder gewährt noch angenommen werden. Sponsoring-Beiträge für Maßnahmen der IHK dürfen nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen werden. Bei der Vergabe von Spenden und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, sind die Grundsätze uneigennützigen Handelns zu beachten.
Finanzen / Umgang mit Mitteln der Mitglieder
Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Sie werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Die IHK als Gesamtorganisation verfolgt nicht das Ziel, Gewinne zu erzielen. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung.
Vertraulichkeit
Die IHK bekennt sich zur Beachtung des Datenschutzes, des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), und wahrt die Geschäftsgeheimnisse ihrer Mitglieder. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie stellt sicher, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitarbeiter wie für die ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreter über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus.
Wettbewerb
Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Die IHK setzt sich insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen bei der Wahrung des Wettbewerbs für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteilich und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.
Betätigungen der IHK erfolgen nur zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft und unter Beachtung des Grundsatzes der Subsidiarität. Sie verfolgt hierbei keine eigenwirtschaftlichen Interessen, auch nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und unbeeinflussten Entscheidungsfindung werden besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Entsprechendes gilt für Sponsoring- oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK Dritten gewährt.
Verhalten gegenüber Mitarbeitern
Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Diskriminierungen und Belästigungen werden sanktioniert. Die Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sind für die IHK selbstverständlich. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern können nur genehmigt werden, wenn keine Interessenskonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK, insbesondere ihren dort ausgeübten Serviceaufgaben, bestehen.
Information, Meldung und Überwachung
Die ehrenamtlich für die IHK tätigen Wirtschaftsvertreter wie Mitarbeiter werden über die Regelungen dieser Compliance-Richtlinie informiert. In Konkretisierung der Richtlinie und als Teil der Gesamtstrategie unserer IHK wird der Hauptgeschäftsführer eine entsprechende Compliance-Organisation einrichten.
Jeder für die IHK ehrenamtlich tätige Wirtschaftsvertreter und jeder Mitarbeiter kann Verstöße gegen diese Compliance-Richtlinie anzeigen. Hinweise auf Verstöße nimmt ein externer und neutraler Ombudsmann entgegen. Verstöße werden untersucht und, soweit erforderlich, Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Hauptgeschäftsführer bzw. die Hauptgeschäftsführerin berichtet dazu einmal im Jahr der Vollversammlung.
Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) / Elektronisches Meldeportal der IHK Köln
Die Geschäftsführung der IHK Köln sieht sich der Einhaltung hoher ethischer Standards verpflichtet und unterstützt eine offene interne Kommunikation. Die Einhaltung von Gesetzen und unternehmensinternen Richtlinien ist die Basis unseres geschäftlichen Erfolgs und der Zusammenarbeit mit unseren Mitgliedsunternehmen, Geschäfts- und Kooperationspartnern. Für uns ist es daher von großer Bedeutung, dass mögliche Verstöße gegen Gesetze oder schwerwiegende Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien (alternativ gegen die Compliance Richtlinie) aufgedeckt und aufgeklärt werden. Beschäftigte können mögliche Verstöße jederzeit offen ansprechen.
Es kann jedoch Situationen geben, in denen der sich Beschäftigte nicht offen äußern möchten. Dies kann verschiedene Gründe haben, z.B. die besondere Sensibilität eines Themas oder die Sorge, Nachteile bei Abgabe eines Hinweises zu erleiden. Für solche Fälle sowie in Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) stellt die IHK Köln ein elektronisches Meldeportal bereit, über das Beschäftigte Hinweise auf mögliche Verstöße gegen Gesetze oder auf schwerwiegende Verstöße gegen unternehmensinterne Richtlinien (alternativ gegen die Compliance Richtlinie) gegenüber der Ombudsperson abgeben können. Die Ombudsstelle erfüllt dabei die Aufgaben der „internen Meldestelle“ im Sinne des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG). Wünscht der Hinweisgeber anonym zu bleiben, so ist dieses über Nutzung des elektronischen Meldeportals gewährleistet.
Beschäftigte sind ermutigt aber nicht verpflichtet, mögliches Fehlverhalten an die Ombudsperson zu melden. Gemeldet werden können insbesondere Informationen über strafbewehrte Verstöße (z.B. Bestechlichkeit, Untreue, wettbewerbsbeschränkende Absprachen bei Ausschreibungen), bußgeldbewehrte Verstöße soweit sie dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen (z.B. Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) oder sonstige Verstöße gegen nationale oder europäische Rechtsakte, die in § 2 Abs. 1 Nr. 3 HinSchG genau aufgelistet sind (z.B. Vorschriften zur Terrorismusbekämpfung/Geldwäsche oder zum Umweltschutz). Einen Link zum Gesetzestext finden Sie unter “Weitere Informationen”.
Die Ombudsperson geht den eingegangen Hinweisen in jedem Fall nach und die Hinweisgeber werden über die Art der Bearbeitung gemäß den gesetzlichen Vorgaben des HinSchG informiert. Hierzu ist es erforderlich, dass sich Hinweisgebende mit dem nur ihnen bekannten Code und Passwort nochmal in das elektronische Meldeportal einloggen, um Nachrichten der Ombudsperson zu empfangen.
Wir, die Geschäftsführung der IHK Köln, stellen klar, dass Hinweisgeber in keinem Fall wegen der Meldung gutgläubiger Hinweise benachteiligt werden. Beschäftigte, die Hinweisgeber im Zusammenhang mit der Abgabe von Hinweisen benachteiligen, müssen mit Disziplinarmaßnahmen rechnen.
Das Meldeportal ist nicht für allgemeine Beschwerden gedacht. Falls IHK-Mitglieder Beschwerden mitteilen wollen, die nicht in den Anwendungsbereich der Compliance-Richtlinie oder des HinSchG fallen, sind die direkten Ansprechpartner zu kontaktieren. Auch für Beschwerden gegen IHK-Mitglieder sind die fachlich zuständigen Stellen zu kontaktieren.
Eingerichtete Meldestellen
Hinweise können an folgenden Stellen abgegeben werden:
Interne Meldestelle
Die Funktion der internen Meldestelle übernimmt Rechtsanwältin und Ombudsperson Frau Nadine Jacobi. Hinweise können wie folgt an sie abgegeben werden:
- Elektronisches Meldeportal
Bereitgestellt und betrieben durch die IHK Köln. Es wird gewährleistet, dass ausschließlich die Ombudsperson Zugriff auf den Meldekanal hat. Der elektronische Meldekanal ist hier erreichbar. - Rechtsanwältin und Ombudsfrau Nadine Jacobi
Kanzlei Compliance Customized
Fährhausstraße 8
22085 Hamburg
E-Mai: nj@compliance-customized.com
Tel: +49 151 41945782
Externe Meldestellen
Hinweisgebende Personen sollen in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, Hinweise an die interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden (§ 7 Abs. 1 HinSchG).
Externe behördliche Meldestellen existieren
- beim Bundesamt für Justiz,
- bei der Bundesfinanzaufsicht oder
- beim Bundeskartellamt.
Die Länder richten eigene externe Meldestellen ein, zudem kann eine externe Meldung auch bei den Organen und Einrichtungen der EU erfolgen. Weiterführende Informationen werden von den jeweiligen externen Meldestellen auf ihren Internetseiten bereitgestellt.