Compliance-Richtlinie und Ombudsperson der IHK Köln

Ihre Aufgaben nimmt die IHK Köln wahr auf der Grundlage der geltenden Gesetze, der Satzung sowie der Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit. Die Einhaltung („Compliance") dieser Regeln ist die Basis für eine erfolgreiche Arbeit. Präsidium und Vollversammlung haben sich entschlossen, allen für unsere IHK tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie den vielen ehrenamtlich engagierten Wirtschaftsvertreterinnen und -vertretern eine Compliance-Richtlinie an die Hand zu geben.

In ihrer Sitzung am 5. Dezember 2012 hat die Vollversammlung der IHK Köln eine Compliance-Richtlinie beschlossen. Sie richtet sich an alle in der IHK Köln ehren- und hauptamtlich tätigen Personen.

Alle Mitarbeiter wie ehrenamtlich tätige Wirtschaftsvertreter haben bei Erfüllung ihrer Aufgaben die Regelungen der geltenden Gesetze und der Satzung der IHK zu beachten sowie die Grundsätze von Objektivität und Unabhängigkeit einzuhalten. Dabei haben sie auf Ansehen und Stellung der IHK und ihrer Mitglieder zu achten.

Mitarbeiter wie die für die IHK ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreter achten bei der Ausübung ihrer IHK-Aufgaben auf die Übereinstimmung des eigenen Handelns mit den von der Vollversammlung der IHK beschlossenen Positionen und Forderungen.

Die IHK hat das Gesamtinteresse der ihr zugehörigen Mitglieder wahrzunehmen und für die Förderung der gewerblichen Wirtschaft zu wirken. Dabei sind die wirtschaftlichen Interessen einzelner Gewerbezweige, Betriebe sowie Betriebsgrößen abwägend und ausgleichend zu berücksichtigen. Bei der Ermittlung des Gesamtinteresses wird das von Gesetz und Satzung vorgesehene Verfahren eingehalten. Persönliche Interessen oder unmittelbare eigene Vor- oder Nachteile dürfen dabei keine Rolle spielen.

Die Kommunikation erfolgt mit größtmöglicher Objektivität. Jeder Mitarbeiter sowie die für die IHK tätigen Wirtschaftsvertreter haben das Gesamtinteresse bei der Positionierung im Namen der IHK gegenüber Öffentlichkeit, Politik, Verwaltung und Medien sowie bei Zusammenarbeit mit anderen Organisationen zu beachten.

Die IHK ist parteipolitisch neutral.

Hoheitliche Tätigkeiten werden unter klarer Trennung von den sonstigen Tätigkeitsbereichen der IHK durchgeführt.

Das Serviceangebot der IHK steht allen Mitgliedern gleichermaßen zur Verfügung. Die IHK achtet hierbei in besonderem Maß auf die Wahrung von Neutralität. Werden Serviceleistungen unter Einbeziehung Dritter angeboten, wie zum Beispiel Veranstaltungen, darf keine überschießende Eigenwerbung des Dritten erfolgen.

Die Vergabe von Aufträgen durch die IHK erfolgt unter Beachtung ihrer besonderen Stellung als Körperschaft des öffentlichen Rechts und den hierfür geltenden gesetzlichen Reglungen. Bei der Vergabe von Aufträgen darf keine unsachgemäße Bevorzugung von Ehrenamtsträgern, Mitarbeitern oder deren Angehörigen erfolgen.

Geschenke und sonstige Vorteile außerhalb von allgemeinüblichen Aufmerksamkeiten, insbesondere im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen dürfen weder gewährt noch angenommen werden. Sponsoring-Beiträge für Maßnahmen der IHK dürfen nur nach sorgfältiger Prüfung angenommen werden. Bei der Vergabe von Spenden und sonstiger Unterstützung von Organisationen, etwa durch Mitgliedschaften, sind die Grundsätze uneigennützigen Handelns zu beachten.

Die IHK ist Treuhänderin der Mittel ihrer Mitglieder. Sie werden nur im Rahmen der Aufgabenstellung und im Interesse der Gesamtwirtschaft eingesetzt. Die IHK als Gesamtorganisation verfolgt nicht das Ziel, Gewinne zu erzielen. Die Festlegung von Gebühren (Hoheitsakte) und Entgelten folgt grundsätzlich dem Prinzip der Kostendeckung.

Die IHK bekennt sich zur Beachtung des Datenschutzes, des Steuergeheimnisses (Beitragsdaten), und wahrt die Geschäftsgeheimnisse ihrer Mitglieder. Bei der elektronischen Datenverarbeitung gewährleistet sie einen dem Stand der Technik entsprechenden Schutz vor unberechtigten Zugriffen. Sie stellt sicher, dass keine Informationen unbefugt in die Öffentlichkeit und Medien gelangen. Die Verpflichtung zur Geheimhaltung gilt für Mitarbeiter wie für die ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreter über das Bestehen des Arbeitsverhältnisses bzw. der Geltungsdauer des Amtes hinaus.

Die IHK bekennt sich zu den Regeln eines fairen Wettbewerbs. Dies gilt für die eigene Teilnahme am Wettbewerb gleichermaßen wie für die Wahrnehmung der ihr übertragenen Aufgabenstellung als Hüterin des Wettbewerbs unter ihren Mitgliedsunternehmen. Die IHK setzt sich insbesondere durch die bei ihr eingerichteten Schlichtungsstellen bei der Wahrung des Wettbewerbs für kooperative Lösungen ein. Wettbewerbsverstöße verfolgt sie im Gesamtinteresse der Wirtschaft unparteilich und ohne Beeinflussung von persönlichen oder einzelunternehmerischen Interessen.

Betätigungen der IHK erfolgen nur zur Förderung der gewerblichen Wirtschaft und unter Beachtung des Grundsatzes der Subsidiarität. Sie verfolgt hierbei keine eigenwirtschaftlichen Interessen, auch nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke. Den Grundsätzen der Wettbewerbsneutralität und unbeeinflussten Entscheidungsfindung werden besondere Aufmerksamkeit gewidmet. Entsprechendes gilt für Sponsoring- oder sonstige Unterstützungsbeiträge, die die IHK Dritten gewährt.

Die IHK respektiert und schützt die Würde ihrer Mitarbeiter. Diskriminierungen und Belästigungen werden sanktioniert. Die Führungskräfte nehmen ihre Vorbildfunktion wahr. Sie fördern im gegenseitigen Vertrauen Eigeninitiative und Verantwortlichkeit ihrer Mitarbeiter. Die Fort- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter sind für die IHK selbstverständlich. Nebentätigkeiten von Mitarbeitern können nur genehmigt werden, wenn keine Interessenskonflikte zu ihrer Tätigkeit bei der IHK, insbesondere ihren dort ausgeübten Serviceaufgaben, bestehen.

Die ehrenamtlich für die IHK tätigen Wirtschaftsvertreter wie Mitarbeiter werden über die Regelungen dieser Compliance-Richtlinie informiert. In Konkretisierung der Richtlinie und als Teil der Gesamtstrategie unserer IHK wird der Hauptgeschäftsführer eine entsprechende Compliance-Organisation einrichten.

Jeder für die IHK ehrenamtlich tätige Wirtschaftsvertreter und jeder Mitarbeiter kann Verstöße gegen diese Compliance-Richtlinie anzeigen. Hinweise auf Verstöße nimmt ein externer und neutraler Ombudsmann entgegen. Verstöße werden untersucht und, soweit erforderlich, Abhilfemaßnahmen ergriffen. Der Hauptgeschäftsführer bzw. die Hauptgeschäftsführerin berichtet dazu einmal im Jahr der Vollversammlung.

Für Hinweise auf Verstöße gegen die Compliance-Richtlinie steht den Mitarbeitenden der IHK Köln sowie den ehrenamtlich tätigen Wirtschaftsvertreterinnen und Wirtschaftsvertretern eine externe und neutrale Ombudsperson zur Verfügung. Andere Personen können sich an das jeweils in der Region ansässige  Kundencenter wenden.  

Die Ombudsperson nimmt die Hinweise entgegen und prüft, ob ihnen nachgegangen werden muss. Sie ist als externe Person eine neutrale Ansprechpartnerin. Natürlich können Hinweise auch anonym gegeben werden.

Ombudsfrau der IHK Köln ist Frau Dr. Kathrin Niewiarra. Sie kann auf den folgenden Wegen erreicht werden:

Dr. Kathrin Niewiarra
Rechtsanwältin

030-4036750-25
ihk.koeln@ombudskanzlei.de

Es steht des Weiteren ein Hinweisgebersystem unter https://www.vertrauenssachen.de/ zur Verfügung. Hier können auch Verstöße gegen das EU-Recht adressiert werden.