Recht

Arbeitszeugnis

Jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses durch den Arbeitgeber.

1. Rechtsgrundlagen, Grundsätze

Rechtsgrundlage für die Erteilung eines Arbeitszeugnisses ist § 109 GewO (Gewerbeordnung). Neben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern haben grundsätzlich auch arbeitnehmerähnliche Personen wie Heimarbeitende und freie Mitarbeitende einen Zeugnisanspruch. Bei Leiharbeitskräften richtet sich der Zeugnisanspruch gegen den Verleihbetrieb.

Der Zeugnisanspruch entsteht bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses; allerdings kann der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin ihn erst erfüllen, wenn der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin das Wahlrecht zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis ausgeübt hat (s. unter 2.). In Berufsausbildungsverhältnissen ist ein einfaches Zeugnis auch ohne Verlangen zu erteilen; dies gilt auch für Praktika und Volontariate.

2. Zeugnisarten

Man unterscheidet zwischen dem einfachen Zeugnis, in dem lediglich die persönlichen Daten sowie die Art und Dauer der Beschäftigung vollständig und genau angegeben sind, und dem qualifizierten Zeugnis. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält zusätzlich zu den Angaben eines einfachen Zeugnisses Ausführungen über die Leistungen und das Verhalten. Während die Aussagen zu Art und Dauer der Tätigkeit lediglich darstellend sind, erfolgt durch die Angaben zu Leistung und Verhalten eine Bewertung. Beschäftigte können zwischen der Erteilung eines einfachen und eines qualifizierten Zeugnisses wählen.

3. Inhalt des Zeugnisses

Das qualifizierte Arbeitszeugnis soll Aufschluss über die während des Arbeitsverhältnisses unter Beweis gestellten Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kenntnisse geben sowie Angaben über die berufliche Entwicklung enthalten. Es soll belegen, in welchem Aufgabengebiet der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin eingesetzt gewesen, welche Tätigkeiten ausgeübt wurden, wie er sein erlerntes Wissen in der Praxis umgesetzt und ob er sich in der Position bewährt hat.
Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin hat dabei sowohl die Wahrheitspflicht als auch die Verpflichtung zu beachten, das berufliche Fortkommen des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin nicht unnötig zu erschweren (wohlwollendes Zeugnis.)
Es besteht jedoch keine Verpflichtung, schlechte Beschäftigte besser zu beurteilen, als sie tatsächlich sind. Unwahre Zeugnisse können sogar Schadensersatzansprüche auslösen.
Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin ist nicht verpflichtet, Formulierungsvorschläge oder -wünsche von Beschäftigten zu übernehmen, wenn diese nicht rechtlich geboten sind.
Bei berechtigtem Korrekturverlangen ist das neue Zeugnis unter dem Datum des geänderten Zeugnisses zu erteilen.
Das Zeugnis ist zeitnah zu erstellen, insoweit sollte ein Zeitrahmen von einem Monat ab Zeugniserteilungswunsch bzw. ab Ausscheiden eingehalten werden.
Unter Umständen muss das Zeugnis zum Zweck der Stellensuche auch schon vor Ende des Arbeitsverhältnisses ausgestellt werden; insoweit kann es dann ggf. als „Zwischenzeugnis“ bezeichnet werden.

4. Zeugnissprache

Die Verpflichtungen sowohl ein wohlwollendes Zeugnis auszustellen als auch der Wahrheitspflicht zu genügen, stehen zueinander in einem gewissen Spannungsverhältnis. Daher hat sich eine eigene Zeugnissprache gebildet, die beiden Verpflichtungen gerecht werden soll.
Beschäftigte haben ein Recht auf ein in allen seinen Aussagen eindeutiges und klar formuliertes Zeugnis. Es darf nicht der Eindruck entstehen, der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin distanziere sich vom buchstäblichen Wortlaut der Erklärung. Aus diesem Grunde darf ein Zeugnis nicht in sich widersprüchlich sein. Ebenso wenig ist die Verwendung von verschlüsselten oder doppelbödigen Zeugnisformulierungen erlaubt, die wohlwollender klingen, als sie gemeint sind.
Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin ist zwar bei der Ausstellung des Zeugnisses grundsätzlich in der Ausdrucksweise frei, sollte sich aber der in der Praxis allgemein angewandten Zeugnissprache bedienen und bei der Beurteilung den allgemein üblichen Maßstab anlegen.
Das Zeugnis muss eine zusammenfassende Beurteilung der Leistung enthalten. Diese muss dem gesamten Inhalt des Zeugnisses entsprechen. Für die Beurteilung der Leistung haben sich feste Formulierungen eingebürgert, die einer Notenskala vergleichbar sind:
  1. Sehr gut: „stets/jederzeit/immer zu unserer vollsten Zufriedenheit“
  2. Gut: „zu unserer vollsten Zufriedenheit/stets zu unserer vollen Zufriedenheit“
  3. Befriedigend: „zu unserer vollen Zufriedenheit/stets zu unserer Zufriedenheit“
  4. Ausreichend: „zu unserer Zufriedenheit/insgesamt zu unserer Zufriedenheit“
  5. Mangelhaft: „eine im Großen und Ganzen zufriedenstellende Erledigung“
Kommt es zum Streit über die Frage, ob Anspruch auf ein besseres Zeugnis besteht, stellt sich die Frage nach der Beweislast. Diese wird vom Bundesarbeitsgericht wie folgt beantwortet: Streben Beschäftigte eine bessere als durchschnittliche Bewertung an, müssen sie die hierfür erforderlichen Tatsachen darlegen und beweisen.
Der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin muss demgegenüber eine unterdurchschnittliche Bewertung rechtfertigen. Dabei gilt die Bewertung „zur vollen Zufriedenheit", also befriedigend, als durchschnittliche Note.
Meinen Beschäftigte, Anspruch auf eine bessere Bewertung zu haben, müssen sie klagen und im Gerichtsverfahren entsprechende Leistungen darlegen und gegebenenfalls auch beweisen. Dies gilt nach Einschätzung des BAG auch, wenn gute oder sehr gute Bewertungen in einer bestimmten Branche üblich sind.

5. Gliederung des Zeugnisses

Bei der Ausstellung eines qualifizierten Zeugnisses gibt es nicht nur eine Zeugnissprache, sondern auch eine gebräuchliche Gliederung, die sich inzwischen weitgehend standardisiert hat. Ein qualifiziertes Zeugnis enthält üblicherweise die folgenden Elemente:
  • Überschrift: (Arbeits-)Zeugnis/Zwischen-, Ausbildungs-, Praktikumszeugnis
  • Eingangsformel: Personalien, Dauer des Arbeitsverhältnisses
  • Aufgabenbeschreibung: Tätigkeitsbeschreibung, hierarchische Position, Kompetenzen, Verantwortung
  • Leistungsbeurteilung: Arbeitsbereitschaft (Motivation), Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, Führungsleistung (bei Vorgesetzten)
  • Verhaltensbeurteilung: Verhalten zu Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie Dritten
  • Schlussabsatz: Dankes-/Wunschformel (Zukunftswünsche) *, Ausstellungsort, -datum, Unterschrift
* Das BAG hat entschieden, dass es keinen Anspruch auf Aufnahme einer solchen „Dankes- und Wunschformel“ in das Zeugnis gibt; widerspricht die im konkreten Fall gewählte Formel dem sonstigen Zeugnisinhalt, besteht nur ein Anspruch auf vollständige Streichung.

6. Äußere Form

Grundsätzlich ist ein Zeugnis schriftlich zu erteilen. Mit Einwilligung des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin kann das Zeugnis aber auch in elektronischer Form erteilt werden.
Schriftform ist erforderlich, wenn die qualifizierte elektronische Signatur wegen der daraus ersichtlichen Zeitangabe unzulässige Rückschlüsse zulasten der Beschäftigten ermöglichen würde und eine Rückdatierung rechtlich erforderlich ist, etwa im Fall von Zeugnisberichtigungen.
Wird das Zeugnis schriftlich erteilt, muss Geschäftspapier verwendet werden, wenn der Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin Geschäftsbögen besitzt und im Geschäftsverkehr nutzt.
Das Anschriftenfeld ist freizulassen.
Das Zeugnis muss sauber und ordentlich in einheitlicher Maschinenschrift ohne handschriftliche Zusätze, Streichungen usw. geschrieben sein und Ort und Datum der Ausstellung enthalten.
Es ist vom Arbeitgeber bzw. von der Arbeitgeberin oder einem Vertreter bzw. einer Vertreterin eigenhändig mit dokumentenechtem Stift zu unterschreiben. Im Falle der Vertretung muss das Vertretungsverhältnis und die Funktion im Unternehmen angegeben werden; der Unterzeichner bzw. die Unterzeichnerin müssen weisungsbefugt oder ranghöher sein, was sich unmittelbar aus dem Zeugnis ergeben muss.
Das Zeugnis darf keine Risse, Flecken oder ähnliches aufweisen; es darf zur Versendung in einem Geschäftsumschlag gefaltet werden, wenn es kopierfähig ist und die Knicke im Zeugnisbogen sich nicht auf den Kopien abzeichnen, z.B. durch Schwärzungen.
Entspricht das Zeugnis nicht diesen Grundsätzen, kann die Ausstellung eines neuen Zeugnisses verlangt werden.
Der Zeugnisanspruch wird regelmäßig nicht durch eine an ein Schulzeugnis angelehnte Darstellungsform erfüllt. Es ist ein Fließtext erforderlich, um die zur Erreichung des Zeugniszwecks erforderlichen individuellen Hervorhebungen und Differenzierungen in der Beurteilung herauszustellen.

7. Verjährung des Zeugnisanspruchs

Auf die Erteilung des Zeugnisses besteht kein dauerhafter Anspruch. Der Anspruch kann durch arbeits- oder tarifvertragliche Ausschlussfristen begrenzt sein. Die gesetzliche Verjährungsfrist für den Zeugnisanspruch beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Da die Verjährungsfrist erst mit dem Schluss des Jahres zu laufen beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis endet, verjährt der Anspruch mit Ablauf des dritten vollen Kalenderjahres danach.
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