Anforderungen an die Kassenführung

Stellen die Prüfer Manipulationen oder Ungereimtheiten im Kassenbuch oder an der Registrierkasse fest, sind sie berechtigt, die Besteuerungsgrundlage beim Punkt Bareinnahmen zu schätzen. Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein.

Wichtigste Änderungen für Kassensysteme und EU-Taxameter seit 2025:

Mitteilung von elektronischen Aufzeichnungssystemen, Start des Mitteilungsverfahrens

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme (z. B. elektronische Kassensysteme/Registrierkassen) dem Finanzamt melden. Die Meldung erfolgt ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ (amtliches Online-Formular) oder über eine Software mittels ERiC-Schnittstelle. Grundlage: § 146a Abs. 4 AO i. V. m. § 9 KassenSichV (aktuelle Fassung). Die BMF-Ausfüllanleitung beschreibt die Felder und den Ablauf im Detail.
  • Frist für vor dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme: Diese Systeme mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
  • Frist für nach dem 1. Juli 2025 gekaufte Systeme: Diese müssen innerhalb eines Monats nach der Anschaffung gemeldet werden.
  • Außerbetriebnahme: Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
  • Wichtiger Hinweis: Vor der Meldung der Außerbetriebnahme muss die ursprüngliche Anschaffung gemeldet sein.
  • Besondere Regelungen: Auch gemietete oder geleaste Aufzeichnungssysteme bzw. Kassensysteme müssen gemeldet werden, als wären sie gekauft.
Das Bundesministerium der Finanzen stellt eine Ausfüllanleitung zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme bereit, die Schritt für Schritt durch den Prozess führt. Wichtig: Diese Ausfüllanleitung ist nicht an das Finanzamt zu senden.
Die in der Ausfüllanleitung beschriebenen Datenfelder stimmen mit den Ansichten im Portal „Mein ELSTER“ überein.

Mitteilung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern

EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten gem. § 1 Abs. 2 Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 AO und unterliegen zudem besonderen Bestimmungen (§§ 7 f. KassenSichV).
Werden diese ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) betrieben, müssen die erforderlichen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchgeführt werden. Mit BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 wurde hierfür jedoch eine Nichtbeanstandungsregelung längstens bis zum 31. Dezember 2025 geschaffen. Zudem wurde die Meldeverpflichtung nach § 9 Abs. 3 KassenSichV für die Dauer dieser Übergangsregelung ausgesetzt.
Danach wird es nicht beanstandet, wenn EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler mit INSIKA-Technologie weiterhin ohne zertifizierte TSE betrieben werden, sofern die erforderliche Aufrüstung technisch noch nicht möglich ist.

Zur ordnungsgemäßen Aufzeichnung sind insbesondere folgende Daten zu erfassen:

  • eindeutige Fahrererkennung
  • Taxikennung
  • zu Beginn und Ende einer Schicht die Zählwerksdaten
  • Schichtdauer Beginn und Ende der Schicht, Uhrzeit und Datum
  • Summe der Gesamteinnahmen, getrennt nach Zahlungsarten

Zudem sind für jeden einzelnen Geschäftsvorfall mindestens folgende Angaben zu erfassen:

  • Fahrtbeginn und Fahrtende mit Datum und Uhrzeit
  • Typ der Fahrt
  • Zuschlag
  • Fahrpreis
  • Gesamtsumme der Rechnung
  • Umsatzsteuer
  • Zahlungsart
  • Trinkgelder
  • Start des Mitteilungsverfahrens: Seit dem 1. Januar 2025.
  • Nicht beanstandete Geräte: EU-Taxameter und Wegstreckenzähler mit INSIKA-Technologie dürfen bis zum 31. Dezember 2025 ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) betrieben werden. Während dieses Zeitraums besteht keine Meldepflicht (§ 9 Abs. 3 KassenSichV, BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023).
  • Frist für nach dem 1. Juli 2025 gekaufte oder ausgerüstete Geräte: Diese müssen innerhalb eines Monats nach dem Kauf oder der Ausrüstung gemeldet werden.
  • Außerbetriebnahme: Geräte, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen werden, müssen ebenfalls innerhalb eines Monats gemeldet werden.
  • Wichtiger Hinweis: Vor der Meldung der Außerbetriebnahme muss der ursprüngliche Kauf gemeldet sein.
    Besondere Regelungen: Auch gemietete oder geleaste Geräte müssen gemeldet werden, als wären sie gekauft.

Kassenbuchführung: FAQ zu elektronischen Aufzeichnungssystemen

Wer muss die Mitteilungspflicht erfüllen?

Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme nutzen, müssen die Mitteilungspflicht erfüllen. Dies kann auch durch eine bevollmächtigte Person geschehen.

Wie erfolgt die Mitteilung?

Die Mitteilung erfolgt elektronisch über „Mein ELSTER“ oder über kompatible Software von Drittanbietern.

Wann muss die Mitteilung gemacht werden?

Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems.

Was ist die Betriebsstätte?

Eine Betriebsstätte ist der Ort, dem das elektronische Aufzeichnungssystem zugeordnet wird. Jede Betriebsstätte muss separat gemeldet werden.

Welche Informationen müssen bei der Mitteilung abgegeben werden?

  • Steuernummer
  • Art der Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
  • Datum der Anschaffung oder des Beginns des Leasing-/Leihvertrags
  • Datum der Außerbetriebnahme

Wie werden Fehler in den Mitteilungen korrigiert?

Fehlerhafte Mitteilungen müssen unverzüglich, spätestens aber bis zum Ablauf der Monatsfrist korrigiert werden. Die korrigierte Meldung muss alle betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte enthalten.

Was ist die Zertifizierungs-ID?

Die Zertifizierungs-ID wird vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergeben.

Was passiert bei der Außerbetriebnahme eines Aufzeichnungssystems?

Auch die Außerbetriebnahme (z.B. Untergang oder Verlust des Systems) muss innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Wie werden Taxameter und Wegstreckenzähler gemeldet?

Bei Taxametern oder Wegstreckenzählern muss das Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs angegeben werden.

Was ist zu tun, wenn mehrere Geräte mit einer TSE verbunden sind?

Jedes einzelne Gerät muss dem Finanzamt mitgeteilt werden, auch wenn mehrere Geräte in einem Verbundsystem arbeiten.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Sobald ein Unternehmen buchführungspflichtig ist, muss es auch ein Kassenbuch führen.
Das Handelsrecht legt fest, dass jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig ist, wenn Art und Umfang ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen. Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.
Folgende Anhaltspunkte sprechen für eine kaufmännische Unternehmensorganisation, also ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen:
  • Ein hohes Umsatzvolumen
  • Eine hohe Zahl an Mitarbeitern
  • Das Warenangebot ist umfangreich.
  • Es werden vielfältige Geschäftskontakte unterhalten.
Sobald ein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, gilt es als Handelsgewerbe, auch wenn es sich nicht um ein solches handelt. Daher wird grundsätzlich jedes Unternehmen mit der Handelsregistereintragung buchführungspflichtig. Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Gewerbetreibende sind von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der Umsatz überschreitet pro Jahr nicht 800.000 Euro.
  • Der Gewinn darf 80.000 Euro nicht übersteigen.
  • Dazu darf keine Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung aufgrund anderer Gesetze und Verordnungen vorliegen (z. B. wegen der Rechtsform, wie AG, GmbH, OHG, KG, eines Handelsgewerbes oder anderer Bilanzierungspflicht nach Handelsrecht).
Gründer können diese Befreiung ebenfalls beantragen, sie müssen die Anforderungen dann am Ende des Geschäftsjahres erfüllen.

Welche Arten der Kassenführung sind erlaubt?

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Form der Kassenführung vor. Unternehmer können selbst entscheiden, welches Kassensystem am besten zu ihrem Betrieb passt.

Mögliche Systeme sind:

  • Offene Ladenkassen,
  • elektronische oder digitale Registrierkassen,
  • PC- oder App-basierte Kassensysteme.
Buchführungspflichtige Unternehmer müssen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) nach § 238 HGB beachten. Für nicht buchführungspflichtige Unternehmen gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Aufzeichnung sinngemäß.
Zusätzlich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gemäß dem BMF Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt angepasst am 11. März 2024, einzuhalten.

Der Aufbau eines Kassenbuchs

Im Kassenbuch wird jeder einzelne Geschäftsfall dokumentiert. Dazu werden folgende Angaben gemacht:
  • Das Datum des Geschäftsfalls.
  • Die Belegnummer als fortlaufende Nummer, um den Geschäftsfall eindeutig zuordnen zu können.
  • Als erklärende Bezeichnung der Buchungstext.
  • Jede Einnahme oder Ausgabe wird mit Betrag und Währung erfasst.
  • Der für diesen Geschäftsfall anfallende Umsatzsteuersatz.
  • Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfall.
  • Der aktuelle Kassenbestand, wobei jede Buchung berücksichtigt wird.
Zur Führung des Kassenbuchs sind Vordrucke im Handel erhältlich, ebenso stehen Software-Lösungen von verschiedenen Anbietern zur Wahl.

Die korrekte Erfassung der Kasseneinnahmen

Gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung sind die Eintragungen in den Geschäftsbüchern
  • einzeln,
  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht und
  • geordnet
vorzunehmen. Das bedeutet, dass die Einträge materiell und formell korrekt sein müssen. Für Einnahmen und Ausgaben in bar gilt: Diese müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen sind nur möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern. Zudem müssen die Buchungsunterlagen klar belegen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand verändert hat.
Vorsicht! Beanstandungen bei der Führung des Kassenbuches ziehen unter Umständen sogar ein Strafverfahren nach sich.

Die folgenden Grundsätze sind bei der Kassenbuchführung zu beachten:

  • Keine Buchung ohne Beleg!
  • Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
  • Das Kassenbuch muss jederzeit den Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ermöglichen.
  • Es ist unbedingt erforderlich, den Kassenbestand durch eine Kassenprüfung (Zählen) regelmäßig zu kontrollieren.
  • Der Kassenbestand kann nie negativ sein, denn eine Kasse kann nicht leerer als leer sein.
  • Geldbewegungen zwischen Bank und Kasse sind zu erfassen.
  • Jede Privatentnahme oder Privateinlage ist täglich zu erfassen.
  • Wird eine Ausgabe privat vorgestreckt und dann aus der Kasse ersetzt, ist das als Ausgabe zu buchen. Das Datum der Ausgabe entspricht dem Tag der Auszahlung aus der Kasse.
  • Das Kassenbuch darf keine willkürlichen Tagesfolgen aufweisen (z. B. 15. Januar, 2. Januar, 18. Januar).
  • Die nachträgliche Änderung von Eintragungen ist nicht erlaubt. Fehlerhafte Einträge sind so zu streichen, dass sie lesbar bleiben und sind dann durch den korrekten Eintrag zu berichtigen.
  • Im Kassenbuch dürfen keine Leerzeilen vorhanden sein, alle Eintragungen müssen direkt untereinander erfolgen.

Kassenberichte für offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen sind im Volksmund auch als Schubladenkasse oder Zigarrenkistenkasse bekannt. Diese einfachen Kassen sind häufig in Kleinstbetrieben vorhanden. Auch für diese Kassen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht.

Auf Einzelaufzeichnungen kann verzichtet werden, wenn

  • nur Waren von geringem Wert verkauft werden,
  • es eine unbestimmte Vielzahl an Käufern gibt und
  • diese nicht bekannt und nicht bestimmbar sind.
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.
Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. - Bei Kassen ohne Verkaufspersonal toleriert, wenn diese erst bei Leerung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand zweifelsfrei abgleichen kann.
Die täglichen Kassenberichte sind unveränderbar anzufertigen, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Bei offenen Ladenkassen empfiehlt sich eine handschriftliche Erstellung, da so die Unveränderbarkeit am besten gewährleistet werden kann.
Elektronische Kassenberichte sind zulässig, wenn die verwendete Software die Anforderungen der GoBD erfüllt (insbesondere Protokollierung und Zeitstempelung).
Jeder Kassenbericht sollte nummeriert werden, um nachzuweisen, dass alle Blätter vollständig vorliegen. Die Tageseinnahmen müssen mit dem Kassenbestand durch Rückzählung korrekt ermittelt werden können (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Zudem ist es empfehlenswert, den Kassenbericht mit Datum und Unterschrift zu versehen.

Was muss ein Kassenbericht enthalten?

Ein Kassenbericht muss zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen dokumentieren:
  • Datum des Geschäftsvorfalls,
  • Belegnummer,
  • Buchungstext,
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe,
  • zugrunde liegender Steuersatz,
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer,
  • aktueller Kassenbestand.

Elektronische Kassenführung mittels Registrierkasse

Auch bei der elektronischen Kassenbuchführung mit einer Registrierkasse dürfen nachträgliche Änderungen nicht möglich sein oder sie müssen automatisch als solche gekennzeichnet werden. Registrierkassen bieten Unternehmen verschiedene Speicherfunktionen und können auf Knopfdruck verschiedene Summen bilden.
Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) fasst die Umsätze eines Tages in einer Summe zusammen. Die Z-Bons sind alle aufzubewahren, um die Vollständigkeit aller Einnahmen nachzuweisen. Kassenprüfer legen einen großen Wert auf die sogenannte Z-Abfrage. Hier kann der Prüfer alle Brutto- und Nettoumsätze einsehen.
Alle Z-Bons, das gilt auch für doppelt gedruckte Exemplare, sollten unbedingt gut aufbewahrt werden. Die Endsummen der Z-Bons sind täglich in das Kassenbuch zu übertragen.
Achtung! Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, sind nicht dauerhaft lesbar und verblassen mit der Zeit. Hier sind unbedingt Kopien anzufertigen, um die dauerhafte Lesbarkeit der Belege zu gewährleisten. Der Bon wird an die Kopie geheftet.

Die Z-Bons müssen folgende Angaben enthalten:

  • Unternehmensname.
  • Das Datum des erfassten Tages.
  • Die Summe der Umsätze an diesem Tag.
  • Die Anzahl der Kunden.
  • Sämtliche Retouren und Stornierungen müssen aufgelistet sein.
  • Auf welchem Weg die Zahlung erfolgt ist (Bar, Kreditkarte, Scheck).
  • Die Uhrzeit, zu der der Bon abgerufen worden ist.
  • Die fortlaufende Nummer, die der Z-Zähler angibt.
Zusätzlich muss eine Verfahrensdokumentation geführt werden. Dazu ist eine allgemeine Beschreibung des eingesetzten Kassensystems nötig. Die Bedienungs- oder Programmieranleitung erfüllt diesen Zweck vollkommen. Dazu erwartete das Finanzamt eine technische Dokumentation, aus der Betriebszeiten der Kasse und Nutzer hervorgehen. Zu diesem Zweck sind Nutzungsprotokolle und Dokumentationen von eventuell vorgenommenen Datenänderungen zu erstellen.
Merke! Die Übergangsfrist für die sogenannte Kassenrichtlinie 2010 des Bundesfinanzministeriums ist am 31. Dezember 2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 dürfen Unternehmer nur noch solche elektronischen Kassensysteme nutzen, die Einzelumsätze erfassen und für mindestens 10 Jahre unveränderlich abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen diesen Anforderungen entsprechen.

Kassenberichte für sonstige Kassensysteme

Seit dem 2017 erlaubt das Gesetz bei elektronischen Kassensystemen nur noch solche Modelle, die Einzelumsätze erfassen können. Zudem müssen die Umsätze 10 Jahre lang gespeichert werden können und dürfen nicht veränderbar oder manipulierbar sein. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte gehören nicht dazu (§ 1 Kassensicherungsverordnung). Dessen ungeachtet gelten aus Sicht der Finanzverwaltung (GoBD) unter anderem auch Geldspielgeräte und elektronische Waagen als Datenverarbeitungssysteme. Somit sind auch hier steuerrechtliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten zu beachten.

Kassen-Nachschau

Finanzbehörden haben seit 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Außerdem muss der Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle oder durch Datenüberlassung (nach § 147 Abs. 6 AO i. V. m. den GoBD, BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 11. März 2024) ermöglicht werden. Mit der GoBD-Anpassung vom 11. März 2024 wurde klargestellt, dass die Finanzbehörde bei der Kassen-Nachschau über alle digitalen Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO verfügen darf (Z1 - unmittelbarer Zugriff, Z2 - mittelbarer Zugriff, Z3 - Datenüberlassung). Die Datenüberlassung kann auch über eine Datenaustauschplattform der Finanzbehörde erfolgen (§ 87a Abs. 1 AO). Zudem ist die Mitnahme und Verarbeitung auf mobilen Endgeräten der Finanzbehörde zulässig (GoBD 2024 Rz. 168).
Die Finanzverwaltung erläutert mit Schreiben vom 29. Mai 2018 aus Verwaltungssicht Einzelheiten der Kassen-Nachschau unter anderem zu folgenden Punkten:
  • Anwendungsbereich: Es ist zu beachten dass der Kassen-Nachschau nicht nur computergestützte Kassensysteme unterliegen sondern auch elektronische Kassen, Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen. Damit unterliegt praktisch jedes System zur Erfassung von Bareinnahmen der Nachschau, unabhängig von Technik oder Betriebsgröße.
  • Betretungsrecht: Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Beamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen nicht im Eigentum von gewerblich oder beruflich tätigen Steuerpflichtigen stehen. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
  • Mitwirkungspflichten: Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Falls bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt werden, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
  • Vertreter und Mitarbeiter: Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.
  • Beobachtungen und Testkäufe: Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.
Zu weiteren Einzelheiten vgl. BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 (IV A 4 - S 0316/13/10005 :054).

Weitere Rechtsgrundlagen zur Kassenführung und Kassen-Nachschau

Seit 2020 gelten weitere Neuerungen. Hierdurch soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden.

Meldepflicht für elektronische Kassensysteme (§ 146a Abs. 4 AO):

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme einsetzen, müssen die Art und Anzahl der verwendeten Kassensysteme und zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) dem Finanzamt mitteilen. Da das elektronische Meldesystem bislang nicht verfügbar war, greift die Meldepflicht seit dem 1. Januar 2025. Die Meldung erfolgt ausschließlich über das amtlich vorgeschriebene elektronische Formular.
Achtung: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen ihre elektronischen Kassensysteme dem Finanzamt melden.

Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck möglich.
Belegausgabepflicht an die Kunden: Diese Pflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Eine Mitnahmepflicht besteht nicht.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein (§ 146a Abs. 1 AO, § 1 KassenSichV). Die technischen Anforderungen werden durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) festgelegt. Die aktuell zertifizierten TSE-Versionen (Hardware und Cloud) sind auf der Website des BSI abrufbar.
Historisch: Eine Nichtbeanstandungsregelung erlaubte eine spätere Aufrüstung bis 30. September 2020 (BMF-Schreiben vom 6. November 2019). Spätere Übergangsregelungen galten bis 31. Juli 2023 für bestimmte TSE-Versionen (z. B. D-Trust).

Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung (DSFinV-K)

Gemäß § 146a Abs. 1 S. 4 AO müssen die mit einem Kassensystem erfassten Daten über eine einheitliche digitale Schnittstelle exportierbar sein. Die aktuelle DSFinV-K (Version 3.0) beschreibt das verbindliche Datenformat und ist über das BZSt abrufbar. Sie ist Grundlage für die Kassen-Nachschau und Außenprüfungen.

Bußgelder

Manipulationen oder Verstöße gegen die Vorgaben des § 146a AO können mit einer Geldbuße bis zu 25.000 € geahndet werden (§ 379 Abs. 1 Nr. 5 AO). Betroffen sind nicht nur Unternehmen, sondern auch Anbieter von Kassensoftware oder Manipulationstools.

Besondere Hinweise für Einnahmenüberschuss-Rechner (EÜR)

Für Unternehmer, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmenüberschussrechnung) ermitteln, besteht keine gesetzliche Pflicht zur Kassenbuchführung. Allerdings müssen sämtliche Bareinnahmen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden (§ 146 Abs. 1 AO). Die Einzelaufzeichnung kann auch durch geordnete Ablage der Belege (§ 146 Abs. 5 AO) erfolgen. Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss laut Finanzverwaltung die GoBD (BMF-Schreiben vom 11. März 2024, gültig seit dem 01. April 2024) einhalten.

Kassenbelegausgabepflicht: Was müssen Sie tun?

Belegausgabepflicht an die Kunden:

Seit 2020 gilt in Deutschland eine Belegausgabepflicht (§ 146a Abs. 2 AO, § 6 KassenSichV).
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem (z. B. elektronische Kasse, App- oder PC-Kassensystem) nutzt, muss bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden in Papierform oder elektronisch zur Verfügung stellen.
Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen.

Wesentliche Inhalte des Belegs (§ 6 KassenSichV):

Name und Anschrift des Unternehmers, Datum, Beginn und Ende des Vorgangs, Art und Menge der gelieferten Waren oder Leistungen, Transaktionsnummer, Entgelt und Steuerbetrag, Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung.

Befreiungen:

Unternehmen, die an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen (z. B. Bäckereien, Kioske, Wochenmärkte), können auf Antrag aus Zumutbarkeitsgründen befreit werden. In der Praxis gewähren die Finanzämter Befreiungen jedoch nur in seltenen Härtefällen (AEAO zu § 146a AO, Tz. 6.9).

Elektronische Belege:

Mit Zustimmung des Kunden darf der Beleg auch digital (z. B. per E-Mail oder QR-Code) bereitgestellt werden. Die Umsetzung ist technologieoffen, aber der Datenschutz (DSGVO) muss beachtet werden.

Verstöße:

Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt, kann jedoch als Indiz für mangelhafte Aufzeichnungen gewertet und Anlass für eine Kassen-Nachschau oder Außenprüfung sein.

Ausnahme:

Die Belegausgabepflicht gilt nicht für offene Ladenkassen, da hier keine elektronischen Aufzeichnungssysteme verwendet werden. Trotzdem müssen die allgemeinen Aufzeichnungspflichten (§ 146 AO) eingehalten werden.

Aufzeichnungspflichten nach dem Umsatzsteuergesetz

Selbstständige mit EÜR, die nicht die Kleinunternehmerregelung anwenden und Umsatzsteuer abführen, sind nach § 22 UStG verpflichtet, ihre Einnahmen getrennt nach dem Umsatzsteuersatz einzeln zu erfassen. Dazu muss auch vermerkt werden, wann eine Rechnung erstellt und wann diese bezahlt wurde. Es besteht kein Unterschied zwischen Barzahlungen oder Buchungen auf das Konto. Ein Kassenbuch muss nicht geführt werden. Für alle in bar erhaltenen oder bezahlten Beträge haben Selbstständige mit EÜR die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:
  • Kassenbuch: Es ist möglich, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Das muss dann allerdings den Grundsätzen ordentlicher Buchführung entsprechen. Das heißt, alle Barzahlungen sowie jede Privateinlage oder Privatentnahme und alle Bareinzahlungen bei der Bank müssen erfasst werden. Diese Möglichkeit ist auch bei großem Barzahlungsvolumen nicht empfehlenswert. Sinnvoller sind Kassenberichte zur Feststellung der Einnahmen.
  • Formlose Aufzeichnung: Empfehlenswert ist die Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen getrennt voreinander ohne eine Kassenbuchführung. Alle Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen werden separat erfasst. Für bar bezahlte Betriebsausgaben sind die Kassenbelege aufzubewahren.

Häufige Fragen zum Kassenbuch

Welche Alternativen zum Kassenbuch gibt es?

Unternehmen müssen nicht unbedingt ein Kassenbuch führen. Es ist auch möglich, die Daten zu jeder einzelnen Zahlung auf einem Formblatt zu erfassen und die Blätter hintereinander abzuheften. Dieses Variante nennt sich Kassenbericht. Eine Alternative ist das Kassenblatt. Hier erfolgt die Erfassung aller in bar geleisteten Einnahmen und Ausgaben für einen Monat. Alle Varianten müssen dieselben Anforderungen erfüllen wie das Kassenbuch.

Welche Fallen im Kassenbuch gibt es?

Da das Kassenbuch leicht zu manipulieren ist, schauen Steuerprüfer hier besonders genau hin und werden schnell misstrauisch, wenn sie beispielsweise Folgendes entdecken.
  • Doppelt im Kassenbuch verzeichnete Belege, die im Saldo aber nur einmal zu finden sind.
  • Auch der umgekehrte Fall löst eine genaue Prüfung aus, nämlich wenn Belege im Saldo doppelt und im Kassenbuch nur einmal vorhanden sind.
  • Lange Zeiträume mit sehr hohem Kassenbestand.
  • Kassenbeträge, die immer auf einen vollen Euro rund sind.
  • Längere Phasen ohne aufgeführte Kassenfehlbeträge.
  • Vier Wochen oder mehr ohne stornierte Rechnung im Kassenbuch.

Zusammenfassung

Das Kassenbuch (bzw. die Kassenaufzeichnungen) ist zentraler Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Erfasst werden alle Barvorgänge einschließlich Barentnahmen und Bareinlagen. Bei Verstößen drohen Schätzungen und ggf. der sofortige Übergang in eine Außenprüfung.
Seit 2020 sind TSE, Belegausgabepflicht und (ab 2025 in der Praxis) die elektronische Mitteilung der Kassensysteme an das Finanzamt maßgeblich. Unternehmen sollten Systeme, Prozesse und Verfahrensdokumentation GoBD-konform ausgestalten und revisionssicher archivieren.