Recht und Steuern

Grundsätze der Kassenführung: Was müssen Sie beachten?

Betriebsprüfer nehmen insbesondere die Kassenbuchführung sehr genau in Augenschein. Denn beim Kassenbuch sind sehr einfach Manipulationen möglich. Daher sollten Unternehmer ihre Kassenbuchführung sehr genau und nach den gesetzlichen Vorgaben erledigen. Stellen die Prüfer Manipulationen oder Ungereimtheiten im Kassenbuch oder an der Registrierkasse fest, sind sie berechtigt, die Besteuerungsgrundlage beim Punkt Bareinnahmen zu schätzen. Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Sobald ein Unternehmen buchführungspflichtig ist, muss es auch ein Kassenbuch führen. Das Handelsrecht legt fest, dass jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig ist, wenn Art und Umfang ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen. Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.

Folgende Anhaltspunkte sprechen für eine kaufmännische Unternehmensorganisation, also ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen:

  • Ein hohes Umsatzvolumen.
  • Eine hohe Zahl an Mitarbeitern.
  • Das Warenangebot ist umfangreich.
  • Es werden vielfältige Geschäftskontakte unterhalten.
Sobald ein Unternehmen in das Handelsregister eingetragen ist, gilt es als Handelsgewerbe, auch wenn es sich nicht um ein solches handelt. Daher wird grundsätzlich jedes Unternehmen mit der Handelsregistereintragung buchführungspflichtig. Buchführungspflichtige Steuerpflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Gewerbetreibende sind von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der Umsatz überschreitet pro Jahr nicht 600.000 Euro (bis 31.12.2015: 500.000 Euro).
  • Der Gewinn darf 60.000 Euro nicht übersteigen (bis 31.12.2015: 50.000 Euro).
  • Dazu darf keine Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung aufgrund anderer Gesetze und Verordnungen vorliegen (z. B. wegen der Rechtsform, wie AG, GmbH, OHG, KG, eines Handelsgewerbes oder anderer Bilanzierungspflicht nach Handelsrecht).
Gründer können diese Befreiung ebenfalls beantragen, sie müssen die Anforderungen dann am Ende des Geschäftsjahres erfüllen.

Welche Arten der Kassenführung sind erlaubt?

Der Gesetzgeber gibt keine bestimmte Form der Kassensysteme vor. Der Unternehmer darf selbst entscheiden, welches System am besten zu seinem Betrieb passt.

Zur Wahl stehen z. B. folgende Möglichkeiten:

  • Offene Ladenkassen,
  • Registrierkassen, die elektronisch oder digital betrieben werden oder
  • sonstige Kassensysteme.
Die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind, unabhängig vom gewählten Kassensystem, immer zu berücksichtigen. Zusätzlich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die die Finanzverwaltung aufstellt, zu beachten. Aktuelle Mitteilungen zu den GoBD sowie Muster-Dokumentationen zur Ablage von Belegen sind hier hinterlegt.

Der Aufbau eines Kassenbuchs

Im Kassenbuch wird jeder einzelne Geschäftsfall dokumentiert. Dazu werden folgende Angaben gemacht:
  • Das Datum des Geschäftsfalls
  • Die Belegnummer als fortlaufende Nummer, um den Geschäftsfall eindeutig zuordnen zu können
  • Als erklärende Bezeichnung der Buchungstext
  • Jede Einnahme oder Ausgabe wird mit Betrag und Währung erfasst
  • Der für diesen Geschäftsfall anfallende Umsatzsteuersatz
  • Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfall
  • Der aktuelle Kassenbestand, wobei jede Buchung berücksichtigt wird
Zur Führung des Kassenbuchs sind Vordrucke im Handel erhältlich, ebenso stehen Software-Lösungen von verschiedenen Anbietern zur Wahl.

Die korrekte Erfassung der Kasseneinnahmen

Gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung sind die Eintragungen in den Geschäftsbüchern
  • einzeln,
  • vollständig,
  • richtig,
  • zeitgerecht und
  • geordnet
vorzunehmen.
Das bedeutet, dass die Einträge materiell und formell korrekt sein müssen. Für Einnahmen und Ausgaben in bar gilt: Diese müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen sind nur möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern. Zudem müssen die Buchungsunterlagen klar belegen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand verändert hat.
Vorsicht! Beanstandungen bei der Führung des Kassenbuches ziehen unter Umständen sogar ein Strafverfahren nach sich.

Die folgenden Grundsätze sind bei der Kassenbuchführung zu beachten:

  • Keine Buchung ohne Beleg!
  • Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
  • Das Kassenbuch muss jederzeit den Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ermöglichen.
  • Es ist unbedingt erforderlich, den Kassenbestand durch eine Kassenprüfung (Zählen) regelmäßig zu kontrollieren.
  • Der Kassenbestand kann nie negativ sein, denn eine Kasse kann nicht leerer als leer sein.
  • Geldbewegungen zwischen Bank und Kasse sind zu erfassen.
  • Jede Privatentnahme oder Privateinlage ist täglich zu erfassen.
  • Wird eine Ausgabe privat vorgestreckt und dann aus der Kasse ersetzt, ist das als Ausgabe zu buchen. Das Datum der Ausgabe entspricht dem Tag der Auszahlung aus der Kasse.
  • Das Kassenbuch darf keine willkürlichen Tagesfolgen aufweisen (z. B. 15. Januar, 2. Januar, 18. Januar).
  • Die nachträgliche Änderung von Eintragungen ist nicht erlaubt. Fehlerhafte Einträge sind so zu streichen, dass sie lesbar bleiben und sind dann durch den korrekten Eintrag zu berichtigen.
  • Im Kassenbuch dürfen keine Leerzeilen vorhanden sein, alle Eintragungen müssen direkt untereinander erfolgen.

Kassenberichte für offene Ladenkassen

Offene Ladenkassen sind im Volksmund auch als Schubladenkasse bekannt. Diese einfachen Kassen sind häufig in Kleinstbetrieben vorhanden. Auch für diese Kassen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht.

Auf Einzelaufzeichnungen kann verzichtet werden, wenn

  • nur Waren von geringem Wert verkauft werden,
  • es eine unbestimmte Vielzahl an Käufern gibt und
  • diese nicht bekannt und nicht bestimmbar sind.
Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.
Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.
Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. - Bei Kassen ohne Verkaufspersonal toleriert, wenn diese erst bei Leerung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand zweifelsfrei abgleichen kann.
Die nötigen Kassenberichte sind handschriftlich anzufertigen, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Jeder Kassenbericht sollte nummeriert werden, um nachzuweisen, dass alle Blätter vollständig vorliegen. Die Tageseinnahmen müssen mit dem Kassenbestand durch Rückzählung korrekt ermittelt werden können (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Zudem ist es empfehlenswert, den Kassenbericht mit Datum und Unterschrift zu versehen.

Was muss ein Kassenbericht erhalten?

Ein Kassenbericht muss zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen dokumentieren:

  • Datum des Geschäftsvorfalls,
  • Belegnummer,
  • Buchungstext,
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe,
  • zugrunde liegender Steuersatz,
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer,
  • aktueller Kassenbestand.

Elektronische Kassenführung mittels Registrierkasse

Auch bei der elektronischen Kassenbuchführung mit einer Registrierkasse dürfen nachträgliche Änderungen nicht möglich sein oder sie müssen automatisch als solche gekennzeichnet werden. Registrierkassen bieten Unternehmen verschiedene Speicherfunktionen und können auf Knopfdruck verschiedene Summen bilden. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) fasst die Umsätze eines Tages in einer Summe zusammen. Die Z-Bons sind alle aufzubewahren, um die Vollständigkeit aller Einnahmen nachzuweisen. Kassenprüfer legen einen großen Wert auf die sogenannte Z-Abfrage. Hier kann der Prüfer alle Brutto- und Nettoumsätze einsehen.
Alle Z-Bons, das gilt auch für doppelt gedruckte Exemplare, sollten unbedingt gut aufbewahrt werden. Die Endsummen der Z-Bons sind täglich in das Kassenbuch zu übertragen.
Achtung! Bons, die auf Thermopapier gedruckt sind, sind nicht dauerhaft lesbar und verblassen mit der Zeit. Hier sind unbedingt Kopien anzufertigen, um die dauerhafte Lesbarkeit der Belege zu gewährleisten. Der Bon wird an die Kopie geheftet.

Die Z-Bons müssen folgende Angaben enthalten:

  • Unternehmensname.
  • Das Datum des erfassten Tages.
  • Die Summe der Umsätze an diesem Tag.
  • Die Anzahl der Kunden.
  • Sämtliche Retouren und Stornierungen müssen aufgelistet sein.
  • Auf welchem Weg die Zahlung erfolgt ist (Bar, Kreditkarte, Scheck).
  • Die Uhrzeit, zu der der Bon abgerufen worden ist.
  • Die fortlaufende Nummer, die der Z-Zähler angibt.
Zusätzlich muss eine Verfahrensdokumentation geführt werden. Dazu ist eine allgemeine Beschreibung des eingesetzten Kassensystems nötig. Die Bedienungs- oder Programmieranleitung erfüllt diesen Zweck vollkommen. Dazu erwartete das Finanzamt eine technische Dokumentation, aus der Betriebszeiten der Kasse und Nutzer hervorgehen. Zu diesem Zweck sind Nutzungsprotokolle und Dokumentationen von eventuell vorgenommenen Datenänderungen zu erstellen.
Merke! Die Übergangsfrist für die sogenannte Kassenrichtlinie 2010 des Bundesfinanzministeriums ist am 31. Dezember 2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 dürfen Unternehmer nur noch solche elektronischen Kassensysteme nutzen, die Einzelumsätze erfassen und für mindestens 10 Jahre unveränderlich abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen diesen Anforderungen entsprechen.

Kassenberichte für sonstige Kassensysteme

Seit dem ersten Januar 2017 erlaubt das Gesetz bei elektronischen Kassensystemen nur noch solche Modelle, die Einzelumsätze erfassen können. Zudem müssen die Umsätze 10 Jahre lang gespeichert werden können und dürfen nicht veränderbar oder manipulierbar sein. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen.
Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte gehören nicht dazu (§ 1 Kassensicherungsverordnung). Dessen ungeachtet gelten aus Sicht der Finanzverwaltung (GoBD) unter anderem auch Taxameter, Geldspielgeräte und elektronische Waagen als Datenverarbeitungssysteme. Somit sind auch hier steuerrechtliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten zu beachten.

Kassen-Nachschau

Finanzbehörden haben bereits ab 2018 die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau). Das ist ein besonderes Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.
Die Finanzverwaltung erläutert mit Schreiben vom 29. Mai 2018 aus Verwaltungssicht Einzelheiten der Kassen-Nachschau unter anderem zu folgenden Punkten:
  • Es ist zu beachten dass der Kassen-Nachschau nicht nur computergestützte Kassensysteme unterliegen sondern auch elektronische Kassen, Registrierkassen, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
  • Im Rahmen der Kassen-Nachschau dürfen Beamte während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies schließt auch Fahrzeuge ein, die gewerblich oder beruflich vom Steuerpflichtigen genutzt werden. Die Grundstücke, Räume oder Fahrzeuge müssen nicht im Eigentum von gewerblich oder beruflich tätigen Steuerpflichtigen stehen. Das Betreten muss dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die Kassen-Nachschau kann auch außerhalb der Geschäftszeiten vorgenommen werden, wenn im Unternehmen noch oder schon gearbeitet wird.
  • Nachdem der Amtsträger sich ausgewiesen hat, ist der Steuerpflichtige zur Mitwirkung im Rahmen der Kassen-Nachschau verpflichtet. Zu Dokumentationszwecken ist der Amtsträger berechtigt, Unterlagen und Belege zu scannen oder zu fotografieren. Falls bei der Kassen-Nachschau Mängel festgestellt werden, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden.
  • Ist der Steuerpflichtige selbst oder sein gesetzlicher Vertreter nicht anwesend, aber Personen, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, hat der Amtsträger sich gegenüber diesen Personen auszuweisen und sie zur Mitwirkung bei der Kassen-Nachschau aufzufordern. Diese Personen haben dann die Pflichten des Steuerpflichtigen zu erfüllen, soweit sie hierzu rechtlich und tatsächlich in der Lage sind.
  • Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich sind, ist ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe und Fragen nach dem Geschäftsinhaber. Die Kassen-Nachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.

Regelungen seit 2020

Seit 1. Januar 2020 gelten weitere Regelungen. Hierdurch soll gegen Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, wie Kassenaufzeichnungen, und dadurch ausgelösten Steuerbetrug wirksamer vorgegangen werden. Wichtige Änderungen betreffen insbesondere:
Meldepflicht: Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, hatten diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten. Die Meldung an das Finanzamt ist nach der gesetzlichen Regelung ausschließlich nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck möglich.
Belegausgabepflicht an die Kunden: Diese Pflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden.
Bußgelder können ab 2020 nicht nur gegen den Unternehmer erhoben werden, der ein nicht ordnungsgemäßes Kassensystem führt, sondern auch gegen Vertreiber derartiger Systeme bzw. Manipulationssoftware. Die Höhe der Bußgelder wurde auf bis zu 25.000 Euro angehoben. Unabhängig davon, ob ein steuerlicher Schaden entstanden ist oder nicht, kann ein Bußgeld bei Verstoß verhängt werden.
Umstellung von elektronischen Registrierkassen: Seit dem Jahr 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Technische Anforderungen sind in der sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515) geregelt. Ebenso ist die Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 9. September 2021 entscheidend.
Achtung: Für Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und bis Ende 2019 angeschafft wurden, und die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen, war ausnahmsweise folgendes getroffen worden: Sind diese Registrierkassen bauartbedingt nicht aufrüstbar, so dass sie die neuen Anforderungen nicht erfüllen, durften sie bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden.

Betriebe, die noch solche Registrierkassen nutzten, mussten bis zum Ablauf der Übergangsfrist am 31. Dezember 2022 eine neue Kasse anschaffen, die mit einer TSE ausgestattet ist.

Falls die Umstellung nicht fristgerecht möglich sein, müssen Betriebe im Einzelfall einen Antrag auf Fristverlängerung nach Paragraf 148 AO bei ihrem Finanzamt stellen.

Verschiebung der Nachrüstung mit technischen Sicherheitseinrichtungen (tSE) bis 30. September 2020

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensystemen wurden mit dem sog. Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten. Da jedoch noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen am Markt erhältlich waren, war eine flächendeckende Ausstattung aller geschätzt 2,1 Millionen Kassen in Deutschland bis zu diesem Stichtag nicht möglich.
Bund und Länderfinanzverwaltungen haben deshalb im September 2019 eine Nichtaufgriffsregelung zur Implementierung von technischen Sicherheitseinrichtungen bei elektronischen Kassen(systemen) bis zum 30. September 2020 beschlossen.
Das BMF hat hierzu ein Schreiben erlassen (BMF-Schreiben vom 6.11.2019). Die wichtigsten Aussagen des Schreibens sind:
  • Es wird seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn elektronischen Aufzeichnungssysteme i.S.v. § 146a AO längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
  • Jedoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.
  • Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme - DSFinV-K - findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.
  • Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO (Meldepflicht) ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen.

Technische Sicherheitseinrichtung (tSE):

Technische Sicherheitseinrichtung / Stand Januar 2023

Durch das BMF-Schreiben wird eine Übergangsregelung für den Einsatz der TSE Version 1 der Firma cv cryptovision GmbH, vertrieben unter dem Namen D-TRUST TSE-Modul geschaffen.
Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) des Anbieters D-Trust durften nur noch bis zum 7. Januar 2023 genutzt werden. Seit 8. Januar ist das durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergebene Zertifikat für die hardwarebasierte TSE "D-Trust TSE Version 1.0" nicht mehr gültig.
In dem BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2022 heißt es allerdings:
„Obwohl die TSE ab dem 8. Januar 2023 nicht mehr zertifiziert ist, kann die bisher verwendete nicht mehr zertifizierte TSE bis zum 31. Juli 2023 weitergenutzt werden, wenn Steuerpflichtige die TSE Version 1 der Firma cv cryptovision GmbH, vertrieben unter dem Namen D-TRUST TSE-Modul, vor dem 7. Juli 2022 erworben und eingebaut haben."

Aktueller Stand zur Aufrüstung von Kassen mit einer ‎cloud-basierten zertifizierten technischen ‎Sicherheitseinrichtung

Die IHK-Organisation hat gemeinsam mit anderen Verbänden einen Leitfaden erarbeitet, den Unternehmen zur Beantragung einer Fristverlängerung beim Einsatz einer Cloud-TSE gegenüber dem Finanzamt verwenden können.
Bei der Entwicklung und Bereitstellung von Cloud-TSE-Lösungen ist es auf Grund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) an die sog. "Anwenderumgebung" zu Verzögerungen gekommen.
Wichtiger Hinweis: Es ist erforderlich, dass die zertifizierte Cloud-TSE in einer besonders geschützten „Anwenderumgebung“ betrieben wird. Wie diese konkret ausgestaltet sein muss, sollten Unternehmen dringend mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller abklären. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob zum Betrieb dieser Cloud-TSE noch weitergehende Maßnahmen im Unternehmen selbst (z.B. Aufrüstung der Kassenhardware mit TPM 2.0-Modulen) erforderlich sind. Unternehmen, die ihre Kassen(systeme) mit einer Cloud-TSE absichern wollen, sollten daher umgehend Kontakt mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller aufnehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abklären.
  • Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen. Hierfür wurde eine "Praxishilfe für Unternehmen" mit weiteren Erläuterungen und Musterformulierungen erarbeitet. Da jedoch eine Fristverlängerung eine besondere Härte im konkreten Einzelfall voraussetzt, ist eine individuelle Sachverhaltsbeschreibung erforderlich, wobei die besonderen Umstände im Unternehmen detailliert beschrieben werden müssen. Hierzu ist regelmäßig die Einbindung des steuerlichen Beraters zu empfehlen.
  • Unternehmen, die angesichts der bestehenden Probleme mit der Cloud-TSE nunmehr auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung ausweichen wollen, sollten zuvor die festgelegten Vertragsbedingungen mit dem Cloud-TSE-Hersteller abklären und ggf. Rücktrittsklauseln, Schadensersatz-/Ausfallzahlungen etc. prüfen. Zugleich sollte ebenfalls ein Antrag nach § 148 AO beim Finanzamt gestellt werden, um rückwirkend den Zeitraum zwischen Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) am 30.9.2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE abzusichern.

Hintergrund

Nach Maßgabe des sog. Kassengesetzes sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Registrierkassen(systeme) ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Da es jedoch bei der Erarbeitung der entsprechenden technischen Sicherheitsstandards (technische Richtlinien) durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik zu Verzögerungen kam und entsprechende Sicherheitsmodule nicht rechtzeitig am Markt verfügbar waren, hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 getroffen.

Hardware-TSE

Die Hersteller von Hardware-basierten TSE-Modulen konnten seit Frühjahr 2020 sukzessive ihre Produkte auf den Markt bringen, so dass eine flächendeckende Marktabdeckung mit Hardware-basierten TSE-Modulen bis zum Auslaufen der Nichtbeanstandungsregelung sichergestellt wurde.

Cloud-TSE

Da zu diesem Zeitpunkt jedoch noch keine zertifizierten Cloud-TSE-Lösungen verfügbar waren, hatten die Finanzverwaltungen der Bundesländer (Ausnahme: Bremen) ihrerseits eine weitergehende Fristverlängerung für beabsichtigte Cloud-TSE-Aufrüstungen bis zum 31. März 2021 per Allgemeinverfügungen bewilligt. Eine erste Software-basierte Lösung (sog. Cloud-TSE) des Herstellerkonsortiums Bundesdruckerei/D-Trust wurde im Herbst 2020 vom BSI zertifiziert, wobei das Zertifikat bis zum 31.1.2021 befristet war.

Technische Sicherheitseinrichtung

Unternehmen sind verpflichtet, ab dem 1. Januar 2020 ihre elektronischen Kassen(systeme) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Damit Unternehmen mit Blick auf ihre spezifischen betrieblichen Bedürfnisse die beste Lösung wählen können, sind sowohl hardware- als auch cloud-basierte TSE-Lösungen zulässig (Technologieoffenheit).
Bereits seit Beginn des Jahres 2020 stehen hardware-basierte TSE-Lösungen zur Verfügung. Ein erstes cloud-basiertes TSE-Modul (Anbieter: Deutsche Fiskal mit Bundesdruckerei-Tochter D-TRUST) wurde am 30. September 2020 vom BSI zertifiziert und ist seitdem erhältlich. Die Laufzeit war jedoch befristet bis zum 31. Januar 2021, sodass im Anschluss eine Rezertifizierung erforderlich war. Weitere cloud-basierte Module von anderen Herstellern befinden sich zurzeit im Zertifizierungsverfahren.
Nunmehr beabsichtigt das BSI, weitergehende Anforderungen an die betriebliche Anwenderumgebung für eine Zertifizierung von cloud-basierten TSE-Lösungen zu stellen. Hiervon betroffen ist nicht nur die bereits zertifizierte Cloud-Lösung. Auch alle cloud-basierten TSEs, die sich zurzeit im Zertifizierungsverfahren befinden bzw. künftig eine Zertifizierung anstreben, sind hiervon betroffen.
Bekanntlich verlangte das Bundesfinanzministerium (BMF), dass Firmen bis Ende September 2020 manipulationssichere technische Sicherheitsseinrichtungen (TSE) in ihre Registrierkassen einbauen. Allerdings haben viele Unternehmen aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen.
Nachdem das BMF ‎keine Notwendigkeit für eine Verlängerung über den 30. September 2020 ‎hinaus gesehen hatte, haben NRW und unterschiedliche Länder deshalb abgestimmt eigene Regelungen geschaffen, um die Frist zu verlängern.

Kassenbelegausgabepflicht: Was müssen Sie tun?

Belegausgabepflicht an die Kunden:

Die Belegausgabepflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Kunde ist jedoch nicht zur Mitnahme des Beleges verpflichtet. Die Finanzbehörden können auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Aktuell ist jedoch von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung auszugehen.

Ein Überblick:

  • Ziel der Belegausgabepflicht soll sein, die ordnungsgemäße Erfassung von Verkaufsvorgängen in der Kasse sicherzustellen und zu verhindern, dass Verkäufe „an der Kasse vorbei“, d.h. ohne Einbuchung getätigt werden. Es ist jedoch fraglich, ob durch eine allgemeine Belegausgabepflicht tatsächlich derartige strafbare Nichterfassungen verhindert werden können. Testkäufe oder verdeckte Beobachtungen im Ladengeschäft durch Mitarbeiter des Finanzamtes sind viel wirksamere Instrumente, um gegen Nichterfassungen vorzugehen. Zudem trifft eine allgemeine Belegausgabepflicht gerade die weit überwiegende Mehrheit der steuerehrlichen Unternehmen.
  • Gilt die neue Belegausgabepflicht auch für offene Ladenkassen? Nein. Das Bundesfinanzministerium (BMF) weist allerdings darauf hin, dass die gesetzlichen Vorschriften, wie z. B. § 146 Abgabenordnung, also einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen und weitere Vorschriften und Rechtsprechung zu beachten sind.
  • Die Pflichtangaben des Belegs ergeben sich aus § 6 der Kassensicherungsverordnung. Hierzu gehören unteren anderem: vollständiger Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, Datum der Belegausstellung, Zeitpunkte des Vorgangsbeginns sowie der Vorgangsbeendigung, Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung, die Transaktionsnummer, das Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie der anzuwendende Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung der Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
  • Eine Mitnahmepflicht des Belegs für den Kunden besteht nicht. Mit der neuen, seit dem 1. Januar 2020 geltenden Regelung werden zwar Unternehmen verpflichtet, bei jedem Kassenvorgang einen entsprechenden Kassenbon auszugeben und ihren Kunden zur Verfügung zu stellen. Diese sind jedoch nicht zur Mitnahme verpflichtet.
  • Neben der Papierform ist mit Zustimmung des Kunden auch eine elektronische Belegausgabe zulässig. Das BMF betont auf seiner Homepage: „Die Belegausgabepflicht ist bewusst technologie-neutral ausgestaltet. Es bleibt den Kasseninhabern unbenommen, Belege beispielsweise auch per Mail oder auf das Handy auszugeben.“ In der Gesamtschau ist jedoch unklar, wie eine technische Umsetzung dieser Vorgaben flächendeckend möglich sein soll. Zumindest in all den Fällen, bei denen der Kunde nicht bereit ist, relevante elektronische Identitäts- bzw. Kontaktdaten offenzulegen, die es dem Unternehmen ermöglichen, den elektronischen Beleg (nur) diesem Kunden „bereitzustellen“, besteht die Gefahr, dass die theoretisch gegebene Möglichkeit der digitalen Bereitstellung ins Leere läuft. Dies dürfte insbesondere Bargeschäfte betreffen.
  • Was passiert bei Verstößen gegen die Belegausgabepflicht? Nach aktuellem Stand gibt es keine direkten Sanktionen. Das BMF hierzu wörtlich auf seiner Homepage: „Ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ist nicht bußgeldbewehrt. Er könnte aber als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde.“ Mit anderen Worten: Die Finanzverwaltung könnte daraus den Schluss ziehen, dass bei der Kasse möglicherweise etwas nicht korrekt läuft, und dies zum Anlass für weiterführende steuerliche Prüfungen nehmen.
  • Sind Befreiungen von der Belegausgabepflicht möglich? Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, können auf Antrag von den Finanzbehörden aus „Zumutbarkeitsgründen“ von der Belegausgabepflicht befreit werden. Entsprechendes gilt für Dienstleister. Nach aktuellem Stand jedoch ist von einer sehr restriktiven Haltung der Finanzverwaltung bei der Befreiung von der Belegausgabepflicht auszugehen. Laut BMF soll eine Befreiung nur bei einer sachlichen oder persönlichen Härte in Betracht kommen, wobei die bei dem Unternehmen anfallenden Kosten der Belegausgabe nicht zu einer sachlichen Härte zählen (Teilziffer 6.9 des AEAO zu § 146a AO vom 17. Juni 2019). Damit läuft die gesetzliche Regelung ins Leere. Die IHK-Organisation setzt sich gegenüber Politik und Finanzverwaltung für eine Nachbesserung der Regelung ein, da eine verpflichtende Belegausgabe ohne Verlangen des Kunden aus ökologischen und ressourcenschonenden Gründen nicht vertretbar ist.

Besonderheiten der Kassenbuchführung bei EÜR

Die Steuergesetze oder das Handelsgesetzbuch (HGB) geben keinen Aufschluss darüber, wie Selbstständige und Kleinunternehmer mit EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) Bareinnahmen aufzeichnen müssen.
Nach herrschender Meinung besteht für den Einnahmenüberschussrechner grundsätzlich keine Verpflichtung zur Kassenbuchführung. Aus betriebswirtschaftlichen Gründen wäre es jedoch für alle Unternehmen, die laufend Bargeschäfte tätigen (Bareinnahmen und -ausgaben), ratsam, ein Kassenbuch zu führen. Allerdings: Führen diese sog. 4/3-Ermittler auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen. Erforderlich ist jedoch gem. § 22 UStG eine Einzelaufzeichnung, die gem. § 146 Abs. 5 S. 1 AO in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann.

Aufzeichnungspflichten nach dem Umsatzsteuergesetz

Selbstständige mit EÜR, die nicht von der Kleinunternehmerregelung profitieren und Umsatzsteuer abführen, sind nach § 22 UStG verpflichtet, ihre Einnahmen getrennt nach dem Umsatzsteuersatz einzeln zu erfassen. Dazu muss auch vermerkt werden, wann eine Rechnung erstellt und wann diese bezahlt wurde. Es besteht kein Unterschied zwischen Barzahlungen oder Buchungen auf das Konto. Ein Kassenbuch muss nicht geführt werden. Für alle in bar erhaltenen oder bezahlten Beträge haben Selbstständige mit EÜR die Wahl zwischen folgenden Möglichkeiten:
  • Kassenbuch: Es ist möglich, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Das muss dann allerdings den Grundsätzen ordentlicher Buchführung entsprechen. Das heißt, alle Barzahlungen sowie jede Privateinlage oder Privatentnahme und alle Bareinzahlungen bei der Bank müssen erfasst werden. Diese Möglichkeit ist auch bei großem Barzahlungsvolumen nicht empfehlenswert. Sinnvoller sind Kassenberichte zur Feststellung der Einnahmen.
  • Formlose Aufzeichnung: Empfehlenswert ist die Aufzeichnung aller Bargeldbewegungen getrennt voreinander ohne eine Kassenbuchführung. Alle Einnahmen, Ausgaben, Entnahmen und Einlagen werden separat erfasst. Für bar bezahlte Betriebsausgaben sind die Kassenbelege aufzubewahren.

Häufige Fragen zum Kassenbuch

Welche Alternativen zum Kassenbuch gibt es?

Unternehmen müssen nicht unbedingt ein Kassenbuch führen. Es ist auch möglich, die Daten zu jeder einzelnen Zahlung auf einem Formblatt zu erfassen und die Blätter hintereinander abzuheften. Dieses Variante nennt sich Kassenbericht. Eine Alternative ist das Kassenblatt. Hier erfolgt die Erfassung aller in bar geleisteten Einnahmen und Ausgaben für einen Monat. Alle Varianten müssen dieselben Anforderungen erfüllen wie das Kassenbuch.

Das Bestandskonto Kasse gehört auf welche Seite der Bilanz?

Das Bestandskonto Kasse gehört zu den Aktiva.

Welche Fallen im Kassenbuch gibt es?

Da das Kassenbuch leicht zu manipulieren ist, schauen Steuerprüfer hier besonders genau hin und werden schnell misstrauisch, wenn sie beispielsweise Folgendes entdecken.
  • Doppelt im Kassenbuch verzeichnete Belege, die im Saldo aber nur einmal zu finden sind.
  • Auch der umgekehrte Fall löst eine genaue Prüfung aus, nämlich wenn Belege im Saldo doppelt und im Kassenbuch nur einmal vorhanden sind.
  • Lange Zeiträume mit sehr hohem Kassenbestand.
  • Kassenbeträge, die immer auf einen vollen Euro rund sind.
  • Längere Phasen ohne aufgeführte Kassenfehlbeträge.
  • Vier Wochen oder mehr ohne stornierte Rechnung im Kassenbuch.

Zusammenfassung

Das Kassenbuch ist ein Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung. Unternehmen halten hier alle Ausgaben und Einnahmen fest, die per Barzahlung getätigt worden sind. Auch Barentnahmen und Bareinlagen sind im Kassenbuch zu vermerken. Unternehmer sollten dem Kassenbuch größte Aufmerksamkeit schenken. Denn bei der Betriebsprüfung schauen die Beamten genau hin. Werden hier Ungereimtheiten festgestellt oder besteht der Verdacht auf Manipulationen, dürfen die Prüfer seit 2018 direkt und ohne Anordnung zu einer Außenprüfung übergehen. Zudem nehmen die Betriebsprüfer beim Kassenbestand eine Schätzung vor, die zum Nachteil des Unternehmers sehr hoch ausfallen kann. In diesem Fall kann die folgende Steuerforderung existenzbedrohend sein.
Die Übergangsfrist für die sogenannte Kassenrichtlinie 2010 des Bundesfinanzministeriums ist Ende 2016 abgelaufen. Seit Beginn des Jahres 2017 dürfen Unternehmer nur noch solche elektronischen Kassensysteme nutzen, die Einzelumsätze erfassen und für mindestens 10 Jahre unveränderlich abspeichern können. Vorhandene digitale Kassen müssen diesen Anforderungen entsprechen.
Besonders die neuen Regeln zum Schutz vor Manipulationen sollten betroffene Unternehmer unbedingt beachten und fristgerecht umsetzen. Ab dem Jahr 2020 sind spezielle vom zuständigen Bundesamt zertifizierte Schutzvorrichten an elektronischen Kassen Pflicht. Weiterhin sind Unternehmer dann verpflichtet, für jeden Geschäftsfall einen Beleg für jeden Beteiligten zu erstellen. Das bedeutet, dass der Kunde einen Beleg erhalten muss. Allerdings ist der Kunde nicht dazu verpflichtet, diesen Beleg auch anzunehmen. Ferner sind seit dem Jahr 2020 bei Verwendung von elektronischen Aufzeichnungssysteme Meldepflichten gegenüber dem zuständigen Finanzamt zu beachten.