Steuern

Anforderungen an die Kassenführung

Kassenführung: Das müssen Unternehmen beachten

Unternehmen mit Bareinnahmen müssen besondere Anforderungen an ihre Kassenführung beachten. Fehlerhafte oder unvollständige Kassenaufzeichnungen können bei einer Betriebsprüfung oder Kassen-Nachschau zu Beanstandungen und gegebenenfalls zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen führen.
Welche Anforderungen gelten, hängt insbesondere davon ab, ob eine offene Ladenkasse oder ein elektronisches Aufzeichnungssystem eingesetzt wird. Wer ein elektronisches Kassensystem verwendet, muss zusätzliche Vorgaben beachten. Dazu gehören insbesondere die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), die Belegausgabepflicht, die elektronische Mitteilung des Kassensystems an das Finanzamt und die Möglichkeit, Kassendaten über die vorgeschriebene digitale Schnittstelle zur Verfügung zu stellen.

Besteht eine Pflicht zur elektronischen Registrierkasse?

Nach derzeit geltendem Recht besteht grundsätzlich keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden.
Unternehmen können daher grundsätzlich selbst entscheiden, ob sie beispielsweise
  • eine offene Ladenkasse,
  • eine elektronische Registrierkasse oder
  • ein PC-, Cloud- oder App-basiertes Kassensystem
verwenden.
Entscheidet sich ein Unternehmen für ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung, muss dieses die besonderen gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Wichtig: Die Bundesregierung hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, der ab 2028 für bestimmte Unternehmen eine Registrierkassenpflicht vorsieht. Das Gesetzgebungsverfahren ist noch nicht abgeschlossen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Bundesregierung beschließt Kassenpflicht und digitalen Bon ab 2028.

Grundsätze einer ordnungsgemäßen Kassenführung

Kasseneinnahmen und Kassenausgaben müssen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Nach § 146 AO sind Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen insbesondere einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind grundsätzlich täglich festzuhalten.
Für eine ordnungsgemäße Kassenführung sollten insbesondere folgende Grundsätze beachtet werden:
  • Bargeschäfte müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
  • Einnahmen und Ausgaben müssen durch entsprechende Belege nachgewiesen werden.
  • Privateinlagen und Privatentnahmen sind ebenfalls aufzuzeichnen.
  • Geldbewegungen zwischen Bank und Kasse müssen nachvollziehbar sein.
  • Aufzeichnungen dürfen nicht unbemerkt nachträglich verändert werden.
  • Der tatsächliche Kassenbestand muss mit den Aufzeichnungen abgeglichen werden können.
  • Ein rechnerisch negativer Kassenbestand ist bei einer tatsächlich geführten Bargeldkasse nicht möglich.
Bei elektronischen Aufzeichnungen sind zusätzlich insbesondere die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD – zu beachten.

Einzelaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen.
Die Aufzeichnungen müssen es ermöglichen, den einzelnen Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können. Bei elektronischen Kassensystemen werden die Geschäftsvorfälle grundsätzlich einzeln aufgezeichnet.
Für bestimmte Verkäufe gegen Barzahlung sieht § 146 Abs. 1 AO eine Ausnahme vor. Werden Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft, kann bei Verwendung einer offenen Ladenkasse aus Zumutbarkeitsgründen auf Einzelaufzeichnungen verzichtet werden.
Diese Ausnahme ist eng auszulegen. Sie gilt insbesondere nicht allein deshalb, weil ein Unternehmen viele Bargeschäfte tätigt.

Offene Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist eine Kasse ohne elektronische Aufzeichnungsfunktion, beispielsweise eine Geldkassette, Schubladenkasse oder sogenannte Zigarrenkiste.
Auch bei einer offenen Ladenkasse müssen die Bareinnahmen ordnungsgemäß und nachvollziehbar ermittelt werden.
Besteht keine Einzelaufzeichnungspflicht, müssen die Tageseinnahmen grundsätzlich durch einen täglichen Kassenbericht ermittelt werden. Ausgangspunkt ist dabei der tatsächlich gezählte Kassenbestand bei Geschäftsschluss.
Vereinfacht erfolgt die Ermittlung nach folgendem Schema:
**Kassenendbestand bei Geschäftsschluss
– Kassenendbestand des Vortages
– Bareinlagen
  • Barausgaben
  • Barentnahmen
    = Bareinnahmen des Tages**
Der Kassenbestand muss dafür grundsätzlich täglich tatsächlich ausgezählt werden. Eine bloße rechnerische Fortschreibung der Einnahmen genügt nicht.
Die Aufzeichnungen müssen eine jederzeitige Überprüfung ermöglichen, ob der rechnerische Kassenbestand mit dem tatsächlichen Bargeldbestand übereinstimmt. Dies wird als Kassensturzfähigkeit bezeichnet.

Kassenbuch und Kassenbericht sind nicht dasselbe

Kassenbuch und Kassenbericht sollten voneinander unterschieden werden. Im Kassenbuch werden die einzelnen Bargeldbewegungen fortlaufend erfasst. Es enthält insbesondere Bareinnahmen, Barausgaben, Einlagen und Entnahmen sowie den sich daraus ergebenden Kassenbestand.
Der Kassenbericht dient dagegen insbesondere bei einer offenen Ladenkasse dazu, die nicht einzeln aufgezeichneten Tageseinnahmen durch Rückrechnung aus dem tatsächlich ausgezählten Kassenbestand zu ermitteln. Nicht jeder Unternehmer ist verpflichtet, ein förmliches Kassenbuch zu führen. Insbesondere bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschussrechnung besteht allein aufgrund dieser Gewinnermittlungsart grundsätzlich keine Pflicht zur Führung eines Kassenbuchs. Die bestehenden steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Bareinnahmen und Barausgaben müssen aber dennoch erfüllt werden.
Wer freiwillig ein Kassenbuch führt, muss dieses ordnungsgemäß führen.

Elektronische Kassensysteme

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss sicherstellen, dass die Geschäftsvorfälle vollständig und unveränderbar aufgezeichnet werden.
Elektronische Kassensysteme müssen grundsätzlich insbesondere
  • jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einzeln erfassen,
  • die Daten vollständig speichern,
  • nachträgliche Änderungen nachvollziehbar dokumentieren,
  • die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erfüllen und
  • einen Datenexport für die Finanzverwaltung ermöglichen.
Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen im Sinne der Kassensicherungsverordnung gehören insbesondere elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen.

Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO müssen grundsätzlich durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt werden.
Die TSE sorgt dafür, dass Kassenvorgänge protokolliert und nachträgliche Manipulationen nachvollziehbar werden. Sie besteht im Wesentlichen aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.
Die technischen Anforderungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegt. Unternehmen sollten insbesondere bei der Anschaffung oder Änderung eines Kassensystems darauf achten, dass eine zulässige und zertifizierte TSE eingesetzt wird.

Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden

Seit dem 1. Januar 2025 steht das elektronische Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO zur Verfügung. Unternehmen, die mitteilungspflichtige elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, müssen diese grundsätzlich elektronisch an das Finanzamt melden.
Die Mitteilung erfolgt über Mein ELSTER oder über eine hierfür geeignete Software beziehungsweise Schnittstelle. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme endete die Übergangsfrist für die erstmalige Mitteilung am 31. Juli 2025. Seit dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme sind grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Auch die Außerbetriebnahme eines Systems ist grundsätzlich innerhalb eines Monats mitzuteilen.
Bei gemieteten oder geleasten Kassensystemen gelten entsprechende Vorgaben.

Eine Betriebsstätte vollständig melden

Bei der Meldung ist eine Besonderheit wichtig: Es wird nicht lediglich eine einzelne neu angeschaffte Kasse isoliert gemeldet. Für jede Betriebsstätte ist grundsätzlich eine einheitliche Mitteilung abzugeben, in der alle dort eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme aufgeführt werden. Wird später ein System angeschafft oder außer Betrieb genommen, ist eine aktualisierte Mitteilung für die betroffene Betriebsstätte erforderlich. Unternehmen sollten deshalb eine aktuelle Übersicht über ihre Kassensysteme, Seriennummern, TSE und Einsatzorte führen.

Belegausgabepflicht

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwendet, muss grundsätzlich bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen.
Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch bereitgestellt werden. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg mitzunehmen. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann das Finanzamt auf Antrag aus Zumutbarkeitsgründen von der Belegausgabepflicht befreien. Eine solche Befreiung kommt insbesondere bei Verkäufen von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen in Betracht. Sie wird nicht automatisch gewährt. Für offene Ladenkassen besteht die besondere Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO nicht.

Was muss auf dem Kassenbeleg stehen?

Die Anforderungen an den Beleg ergeben sich insbesondere aus § 6 KassenSichV.
Der Beleg muss unter anderem Angaben enthalten zu
  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • Datum der Belegausstellung sowie Beginn und Ende des Vorgangs,
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der sonstigen Leistung,
  • Transaktionsnummer,
  • Entgelt und darauf entfallendem Steuerbetrag beziehungsweise den entsprechenden Angaben bei einer Steuerbefreiung sowie
  • weiteren gesetzlich vorgeschriebenen Angaben zur TSE.
Die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts an Rechnungen sind hiervon zu unterscheiden und gegebenenfalls zusätzlich zu beachten.

Elektronische Kassenbelege

Der Kassenbeleg kann bereits nach geltendem Recht elektronisch bereitgestellt werden.
Die konkrete technische Lösung ist nicht auf ein bestimmtes Verfahren beschränkt. In Betracht kommen beispielsweise geeignete digitale Übermittlungs- oder Bereitstellungsverfahren.
Dabei müssen insbesondere die steuerlichen Anforderungen sowie gegebenenfalls datenschutzrechtliche Vorgaben berücksichtigt werden.

Kassendaten und DSFinV-K

Elektronisch aufgezeichnete Kassendaten müssen der Finanzverwaltung in einem maschinell auswertbaren Format zur Verfügung gestellt werden können.
Für Kassensysteme ist insbesondere die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) von Bedeutung. Sie vereinheitlicht die Struktur der für Prüfungen und Kassen-Nachschauen bereitzustellenden Daten. Unternehmen sollten darauf achten, dass die Kassendaten während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist vollständig verfügbar bleiben. Ein Wechsel des Kassensystems oder des Softwareanbieters darf nicht dazu führen, dass ältere steuerlich relevante Daten nicht mehr ausgelesen werden können.

Verfahrensdokumentation

Zur ordnungsgemäßen elektronischen Kassenführung gehört eine nachvollziehbare Dokumentation des eingesetzten Systems und der betrieblichen Abläufe.
Dazu können insbesondere gehören:
  • Bedienungs- und Programmieranleitungen,
  • technische Systembeschreibungen,
  • Informationen zur eingesetzten TSE,
  • Dokumentationen von Änderungen am Kassensystem,
  • Angaben zu Zugriffs- und Benutzerrechten sowie
  • Beschreibungen der betrieblichen Abläufe bei Kasseneinnahmen, Stornierungen, Retouren und Tagesabschlüssen.
Entscheidend ist, dass ein sachverständiger Dritter nachvollziehen kann, wie die Kassenaufzeichnungen entstehen, verarbeitet, gespeichert und aufbewahrt werden.

Kassen-Nachschau

Die Finanzverwaltung kann die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung im Rahmen einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO kontrollieren. Eine Kassen-Nachschau kann grundsätzlich ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung stattfinden. Während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten dürfen die zuständigen Amtsträger Geschäftsräume betreten, um für die Besteuerung erhebliche Sachverhalte festzustellen. Die Kassen-Nachschau kann sowohl elektronische Kassensysteme als auch offene Ladenkassen betreffen. Unternehmen müssen auf Verlangen insbesondere die für die Kassenführung relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen vorlegen und Auskünfte erteilen. Bei elektronischen Aufzeichnungen kann die Finanzverwaltung außerdem die Übermittlung beziehungsweise Bereitstellung der Daten über die vorgeschriebene digitale Schnittstelle verlangen.
Ergeben sich bei der Kassen-Nachschau Beanstandungen, kann die Finanzverwaltung ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergehen.
Unternehmen sollten deshalb sicherstellen, dass auch Beschäftigte, die bei Abwesenheit der Geschäftsleitung mit der Kasse arbeiten, wissen, wie bei einer Kassen-Nachschau zu verfahren ist.

Was passiert bei Mängeln in der Kassenführung?

Mängel bei der Kassenführung können erhebliche steuerliche Folgen haben.
Sind die Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß und kann die tatsächliche Höhe der Einnahmen nicht zuverlässig festgestellt werden, kann das Finanzamt unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Daneben können Verstöße gegen die besonderen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. In besonders schwerwiegenden Fällen können darüber hinaus steuerstrafrechtliche Folgen entstehen.
Eine ordnungsgemäße Kassenführung sollte daher nicht erst im Hinblick auf eine mögliche Betriebsprüfung eingerichtet werden, sondern Bestandteil der laufenden betrieblichen Organisation sein.

Besonderheiten für Taxameter und Wegstreckenzähler

Auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler können unter die besonderen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme fallen.
Für diese Systeme bestanden besondere Übergangs- und Nichtbeanstandungsregelungen. Unternehmen des Taxi- und Mietwagengewerbes sollten deshalb gesondert prüfen, welche technischen Anforderungen für ihre eingesetzten Geräte gelten und ob TSE- und Mitteilungspflichten erfüllt sind.
Aufgrund der branchenspezifischen Besonderheiten empfiehlt sich hierzu eine gesonderte Information.

Geplante Registrierkassenpflicht ab 2028

Die folgenden Regelungen sind noch nicht geltendes Recht.
Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 den Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen beschlossen. Das parlamentarische Gesetzgebungsverfahren läuft noch. Nach dem Regierungsentwurf soll ab 2028 für bestimmte Unternehmen erstmals eine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Kassensystems eingeführt werden. Vorgesehen ist die Kassenpflicht grundsätzlich für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im maßgeblichen Vorjahr mehr als 100.000 Euro beträgt. Unternehmen mit einem jährlichen Barumsatz von höchstens 12.000 Euro sollen von der Kassenpflicht ausgenommen bleiben.
Zugleich soll ab 2028 der elektronische Kassenbeleg zum Regelfall werden. Da sich der Gesetzentwurf im Gesetzgebungsverfahren noch ändern kann, sollten Unternehmen zunächst den weiteren Verlauf abwarten. Über die endgültigen Regelungen werden wir informieren.
Weitere Informationen: Bundesregierung beschließt Kassenpflicht und digitalen Bon an 2028

Das sollten Unternehmen bei ihrer Kassenführung beachten

Unternehmen mit Bargeschäften sollten regelmäßig prüfen, ob ihre Kassenführung den aktuellen steuerlichen Anforderungen entspricht. Besonders wichtig sind vollständige und zeitgerechte Aufzeichnungen sowie die jederzeitige Nachvollziehbarkeit der Bargeldbestände.
Wer ein elektronisches Kassensystem einsetzt, sollte zusätzlich insbesondere darauf achten, dass
  • eine zulässige TSE eingesetzt wird,
  • das Kassensystem ordnungsgemäß beim Finanzamt gemeldet ist,
  • Belege ordnungsgemäß bereitgestellt werden,
  • Kassendaten vollständig und unveränderbar gespeichert werden,
  • ein Datenexport über die vorgeschriebene Schnittstelle möglich ist und
  • die Verfahrensdokumentation aktuell gehalten wird.
Bei einem Wechsel des Kassensystems oder Softwareanbieters sollte vorab geklärt werden, wie die bisherigen Kassendaten während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar und maschinell auswertbar bleiben.