Gelangensbestätigung

Unter Berücksichtigung der Nichtbeanstandungsregelung sind der neue § 17a UStDV und die nun vorliegenden Erlassregelungen seit dem 1. Januar 2014 zwingend anzuwenden. Der Unternehmer kann den Nachweis über das Gelangen des Liefergegenstandes in das übrige Gemeinschaftsgebiet mit allen zulässigen Belegen und Beweismitteln führen.

Dabei gilt die Gelangensbestätigung (englisch: entry certificate, französische: attestation de réception) als ein Belegnachweis unter mehreren. Sie kann als Sammelbestätigung für Umsätze bis zu einem Kalendervierteljahr erstellt werden, ist an keine bestimmte Form gebunden und kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen. Die Unterzeichnung durch den Unternehmer selbst ist nicht mehr zwingend vorgeschrieben, sie kann auch durch einen Beauftragten erfolgen. Wenn der Abnehmer klar erkennbar ist, kann sie auch ohne Unterschrift elektronisch übermittelt werden.

Neben der Gelangensbestätigung sind als weitere gleichberechtigte Nachweise im Versendungsfall (Versendung durch den Lieferer oder Abnehmer) zugelassen:

Versendungsbeleg, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist, wie z. B. Frachtbrief, Konnossement, Spediteurbescheinigung etc.
Beförderungsnachweis der Kurierdienste (schriftliche oder elektronische Auftragserteilung in Verbindung mit einem Tracking-and Tracing-Protokoll)
Posteinlieferungsschein in Verbindung mit einem Nachweis über die Bezahlung des Liefergegenstandes
Bescheinigung des Spediteurs, den Liefergegenstand an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet befördern zu wollen in Verbindung mit einem Nachweis über die Bezahlung des Liefergegenstandes
Beleg der Zollverwaltung bei verbrauchssteuerpflichtigen Waren.

In Abholfällen, d. h. in den Fällen, in denen der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung selbst in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert, ist nur die Gelangensbestätigung als Nachweis für die Steuerfreiheit der Lieferung zulässig. Eine Ausnahme bilden innergemeinschaftliche Kraftfahrzeuglieferungen. Hier wird als Nachweis auch die Zulassung des Fahrzeugs im Bestimmungsland auf den Abnehmer der Lieferung akzeptiert.

Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) regelt u. a.:

Für die Anerkennung der elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist es unschädlich, wenn die E-Mail-Adresse nicht vorher bekannt war sowie die Domain weder auf den Ansässigkeitsstaat des Abnehmers noch den Bestimmungsmitgliedsstaat der Lieferung hinweist (Abschnitt 6a.4 Abs. 3 S. 3 und 4).
Die Gelangensbestätigung kann auch in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden; andere Sprachfassungen bedürfen einer amtlichen Übersetzung (Abschnitt 6a.4 Abs. 5 S. 7). Wird die Gelangensbestätigung per Mail übersandt, kann die E-Mail für Umsatzsteuerzwecke in ausgedruckter Form aufbewahrt werden (Abschnitt 6a.4 Abs. 6 S. 3).
Auch der Nachweis per Frachtbrief, Spediteurbescheinigung, Kurierdienst sowie Postdienstleister kann jeweils aus mehreren Dokumenten bestehen, die nicht aufeinander Bezug nehmen müssen (Abschnitt 6a.5 Abs. 1 S. 2, Abs. 4 S. 2 und 4, Abs. 5 S. 2, Abschnitt 6a.5 Abs. 7 S. 2)
Beim tracking and tracing (Kurierdienstleistungen) wurde eine Vereinfachungsregelung für Warensendungen mit einem Gesamtwert von max. 500 Euro aufgenommen (Abschnitt 6a.5 Abs. 5 Satz 3): Danach kann in diesen Fällen auf das tracking-and-tracing-Protokoll verzichtet werden, wenn der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung geführt werden kann.
Zudem kann bei Kurierdienstleistungen hinsichtlich der schriftlichen bzw. elektronischen Auftragserteilung auf schriftliche Rahmenvereinbarungen oder schriftliche Bestätigungen des Kurierdienstes verwiesen werden (Abschnitt 6a.5 Abs. 6 S. 2 und 3).
Zudem wurde im Muster der Spediteurbescheinigung (Anlage 4) auf einige Angaben zu Packstücken, deren Anzahl, Verpackungsart, Zeichen und Nummer verzichtet (vgl. Anlage 4).

Muster der Gelangensbestätigung in deutscher, englischer und französischer Sprache sowie die Vordrucke Spediteurbescheinigung und Spediteurversicherung finden Sie als Download.