Kleinunternehmerregelung in der Umsatzsteuer

Das Wichtigste in Kürze:

  • Vorteile: Kleinunternehmer müssen keine Umsatzsteuer berechnen oder an das Finanzamt abführen und in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder Jahreserklärungen abgeben.
  • Nachteil: Es besteht kein Anspruch auf Vorsteuerabzug. Die Umsatzsteuer aus Eingangsrechnungen bleibt somit ein Kostenfaktor.
  • Umsatzgrenzen (ab 2025):
    - Vorjahr: höchstens 25.000 € Umsatz
    - Laufendes Jahr: höchstens 100.000 € Umsatz
    - Werden die 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort.
  • Neugründer gelten zunächst als Kleinunternehmer. Wird im Gründungsjahr die 25.000-€-Grenze überschritten, gilt ab diesem Zeitpunkt die Regelbesteuerung.
  • Rechnungen: Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf die Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
  • Option zur Regelbesteuerung: Ein freiwilliger Verzicht ist möglich und kann sinnvoll sein, z. B. bei hohen Investitionen oder wenn überwiegend Geschäftskunden beliefert werden. Die Entscheidung bindet für fünf Kalenderjahre.
  • Internationale Geschäfte: Bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU gelten besondere umsatzsteuerliche Vorschriften. Seit 2025 gibt es zudem eine EU-weite Kleinunternehmerregelung unter bestimmten Voraussetzungen.
  • Wichtig: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte seine Umsatzgrenzen laufend überwachen, da ein Überschreiten unmittelbare steuerliche Folgen hat.

Allgemeines

Die Umsatzsteuer wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisiert. Die sogenannte Kleinunternehmerregelung sieht Erleichterungen vor. So brauchen Kleinunternehmer für die von ihnen ausgeführten Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Was im ersten Moment gut klingt, hat jedoch auch Nachteile. So haben Kleinunternehmer im Gegenzug kein Recht zum Vorsteuerabzug. Sie können also die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen nicht vom Finanzamt erstattet bekommen. Daher sollten Kleinunternehmen gut überlegen, ob sie die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Überwiegen die Nachteile gibt es die Möglichkeit, auf die Regelung zu verzichten.

Wer ist Kleinunternehmer

Hinweis: Bis Ende 2024 lagen die jeweiligen Umsatzgrenzen bei 22.000 € bzw. 50.000 €. Mit dem Jahressteuergesetz 2025 wurden die Grenzen auf die im Folgenden genannten Beträge angehoben. 
Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 25.000 Euro hat
 und  
  • im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz macht. 
 Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Hat der Unternehmer die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro überschritten, kann er die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr nicht anwenden – selbst wenn feststeht, dass der Umsatz im laufenden Jahr unter 25.000 Euro liegen wird.  
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Achtung:
Bei der noch bis Ende 2024 geltenden 50.000 € - Grenze handelte es sich um eine Prognose zu Beginn des Kalenderjahres. Wurde diese Prognose nach bestem Wissen und Gewissen aufgestellt, war eine Überschreitung der 50.000 Euro während des laufenden Jahres unschädlich. 
Mit der Anhebung der Grenze wurde nun auch die inhaltliche Regelung geändert. Diese stellt nun nicht mehr auf einen voraussichtlichen Umsatz ab. Vielmehr fällt der Unternehmer bei Überschreiten der 100.000 €-Grenze sofort, das heißt im laufenden Jahr aus der Kleinunternehmerregelung. Es ist also wichtig, dass er die Umsätze des laufenden Jahres immer im Blick hat. Der Gesamtumsatz bemisst sich ab 2025 nach den vereinnahmten Netto-Umsätzen, die Umsatzsteuer ist also nicht miteinzubeziehen. 
Beispiel:  
Unternehmer U erwirtschaftet in 2024 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Er erwartet, dass er in 2025 einen Gesamtumsatz von 27.000 Euro erwirtschaften wird. Tatsächlich beläuft sich der Gesamtumsatz für 2025 auf 70.000 Euro. U kann in 2025 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für 2026 würden die Voraussetzungen jedoch nicht mehr vorliegen, da er die Vorjahresgrenze (2025) überschritten hat.  
Bei Neugründung eines Unternehmens gibt es keinen Vorjahresumsatz. Neugründer gelten daher automatisch als Kleinunternehmer.
Beispiel:
Unternehmer U übt seine gewerbliche Tätigkeit seit dem 10. Mai in Karlsruhe aus. In der Zeit vom 10. Mai 2025 bis 31. Dezember 2025 erzielt er einen Umsatz von 22.000 Euro. U ist im Jahre 2025 Kleinunternehmer, da er die Umsatzgrenze von 25.000 EURO überschreitet.
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Achtung:
Der Umsatz, der im Gründungsjahr die 25.000 Euro übersteigen lässt, führt zu einer sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und unterliegt der Regelbesteuerung. Die vorherigen nach der Kleinunternehmerregelung steuerbefreiten Umsätze bleiben dagegen steuerfrei.
 Beispiel:
Unternehmer U erzielt im Gründungsjahr 2025 von Mai bis November Umsätze in Höhe von 25.000 EURO und im Dezember einen Umsatz in Höhe von 5.000 EURO. Während die Umsätze bis November von der Umsatzsteuer befreit sind, unterfällt der Dezember-Umsatz der Regelbesteuerung.  
Hinweis: Ein Unternehmer kann im umsatzsteuerlichen Sinne nur ein Unternehmen haben. Dieses umfasst die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes sind damit alle vom Unternehmer ausgeführten Umsätze des einheitlichen Unternehmens einzubeziehen. 
Personengesellschaften, Personenvereinigungen und Kapitalgesellschaften gelten im Umsatzsteuerrecht als eigene Unternehmen. Daher gilt die Umsatzgrenze insbesondere auch für die Umsätze einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder einer UG (Unternehmergesellschaft)  

Ermittlung der Umsatzgrenzen

Maßgebend für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz (Einnahmen, nicht Gewinn). Nach § 19 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist für die Berechnung des Gesamtumsatzes von der Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Damit gehören Einfuhren aus dem Drittland in das Inland und innergemeinschaftliche Erwerbe nicht zum Gesamtumsatz.   

Folgen der Kleinunternehmerregelung

Bis 31.12.2024 galt: die geschuldete Umsatzsteuer für die von einem Kleinunternehmer ausgeführten steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze wurde nicht erhoben. Die Kleinunternehmerregelung war aber keine Steuerbefreiungsvorschrift. Vielmehr wurden Kleinunternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen und insoweit wie ein Nichtunternehmer behandelt.

Ab 1.1.2025  sind die Umsätze tatsächlich steuerbefreit.

Deshalb hat der Kleinunternehmer aus seinen Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug (dies galt auch schon bei der Alt-Regelung). Ebenso wenig kann er die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer abziehen.
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Achtung: Der Kleinunternehmer darf in seinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er dies doch, schuldet er die (unberechtigt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Dies gilt auch bei sog. Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu 250 Euro), bei denen nicht der Steuersatz angegeben werden darf, oder Gutschriften, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.

Folgen des Überschreitens der Umsatzschwelle

Für die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung kommt es auf beide Umsatzgrenzen an. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Wichtig ist, dass die Überschreitung der 100.000 Euro Umsatzgrenze bereits für das laufende Kalender relevant ist.  
Beispiel:
Jahr
Umsatz zzgl. Umsatzsteuer(*) im vorangegangenen Jahr
Voraussichtlicher Umsatz zzgl. Umsatzsteuer (*) im laufenden Jahr
Kleinunternehmerregelung anwendbar
2022
9.000 Euro
6.000 Euro
ja
2023
4.000 Euro
45.000 Euro
ja
2024
42.000 Euro
12.000 Euro
nein
2025
24.000 Euro
110.000 Euro
nein
(*) seit 1.1.2025 entfällt die Hinzurechnung der Umsatzsteuer

Optionsmöglichkeit

Da die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig sein kann, hat der Unternehmer die Möglichkeit auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Folge dessen ist, dass er wie ein normaler Unternehmer behandelt wird und den allgemeinen Vorschriften der Umsatzsteuer unterliegt. Er versteuert dann alle seine der Regelbesteuerung unterliegenden Umsätze und kann aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen. Die Verzichtserklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben
Wichtig: Die Verzichtserklärung bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre.
Die Option zur Regelbesteuerung kann grundsätzlich sinnvoll sein, wenn der Unternehmer
  • zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Anfangsinvestitionen hat und daher viel Umsatzsteuer an seine Lieferanten zahlen muss. Durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.
  • selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatkunden leistet. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen. Da der Kleinunternehmer die selbst gezahlte Umsatzsteuer aus seinen Eingangsrechnungen in seine Preiskalkulation einbeziehen wird, kann er seine Leistungen nur teurer anbieten. 
Möchte der Unternehmer nach Ablauf der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss er einerseits die Umsatzgrenzen einhalten und dazu die Option nach Ablauf der Frist gegenüber seinem Finanzamt widerrufen. Der Verzicht kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären. Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich berichtigt werden. 

Rechnungsangaben

Folge dessen, dass bei einem Kleinunternehmer die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erhoben wird ist, dass
  • der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer gesondert in seinen Rechnungen ausweisen darf,
  • der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wird, nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhält,
  • seine Abnehmer keine Vorsteuer ziehen können und dürfen.
Hinweis: Der Kleinunternehmer hat in seinen Rechnungen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufzunehmen, dass für seine Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt. 
Weiterführende Informationen finden Sie hier

Umsatzsteuererklärung

Da Kleinunternehmer weder Umsatzsteuer schulden noch Vorsteuer geltend machen können, müssen sie auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt ab dem Besteuerungszeitraum 2024. 
Besonderheiten
Bei Lieferungen und Dienstleistungen eines Kleinunternehmers über die Grenze gibt es verschiedene Besonderheiten zu beachten.
  • Ausgangsseite des Kleinunternehmers: Die Regelungen zu den steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen finden für den Kleinunternehmer keine Anwendung, d.h. sie sind grundsätzlich steuerpflichtig, aber steuerbefreit. Ausnahme ist die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge. Damit muss der Kleinunternehmer auch keine Zusammenfassende Meldung (ZM) abgeben und darf keine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben.
  • Eingangsseite des Kleinunternehmers: Innergemeinschaftliche Erwerbe müssen Kleinunternehmer im Gegensatz zum Vollunternehmer grundsätzlich nicht versteuern, außer es liegen die folgenden Ausnahmen vor: :
  • die sogenannte Erwerbsschwelle von 12.500 Euro wurde überschritten oder
  • der Kleinunternehmer hat, solange die Erwerbsschwelle nicht überschritten wurde, zur Erwerbsbesteuerung optiert oder
  • der Kleinunternehmer hat neue Fahrzeuge oder verbrauchssteuerpflichtige Waren innergemeinschaftlich erworben.
Darüber hinaus gelten folgende umsatzsteuerliche Vorschriften auch für Kleinunternehmer:
  • die Erhebung der Einfuhrumsatzsteuer
  • die innergemeinschaftliche Lieferungen von Fahrzeugen
  • die Steuerschuldnerschaft nach § 13 b UStG (Steuerschuldumkehr) und § 25 b UStG (Dreiecksgeschäft)
Wichtig: Auch im Falle der oben genannten Sonderfälle hat der Kleinunternehmer kein Recht zum Vorsteuerabzug.
Auch einem Kleinunternehmer wird eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf Antrag erteilt. Ob er diese verwendet oder nicht, kann bei Lieferungen und Dienstleistungen zu weitreichenden Konsequenzen führen. Denn sobald ein Kleinunternehmer eine USt-IdNr. hat, kann er innergemeinschaftliche Leistungen erbringen oder beziehen und damit zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sein. Bei internationalen Sachverhalten ist es ratsam, vorab einen Steuerberater zu konsultieren.  

Einführung einer EU-grenzüberschreitenden Kleinunternehmerbesteuerung 

 Ab 1.1.2025 gibt es erstmals eine Kleinunternehmerbesteuerung für EU-Unternehmer in anderen EU-Mitgliedstaaten (§ 19a UStG). Dies bedeutet, dass ein deutsches Unternehmen beispielsweise die französische Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen kann, wenn er in Frankreich steuerpflichtige Umsätze erzielt. Folgende Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein: 
  • Umsatzgrenzen 
Der Gesamtumsatz darf im vorangegangenen Kalenderjahr und im bisher laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 € betragen haben. 
  • Besonderes Meldeverfahren 
Der Unternehmer hat eine “Kleinunternehmer-Identifikationsnummer” beim Bundeszentralamt für Steuern auf elektronischem Wege beantragt. 
  • Der Unternehmer muss eine vierteljährige Umsatzmeldung “im besonderen Verfahren” gegenüber dem BZSt abgegeben und er hat dieses Verfahren elektronische beantragt. 
  •  Der Unternehmer hat nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung für den jeweiligen Mitgliedstaat verzichtet. 
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, so unterliegt der Umsatz des deutschen Unternehmers im anderen Mitgliedstaat den dort geltenden Regelungen der Kleinunternehmerbesteuerung und ist somit steuerfrei.  
Stand: Juli 2026  
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