Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften


Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei grundsätzlich Fristen von sechs, acht und zehn Jahren. Im Bereich des Steuerrechts werden die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) geregelt, im Bereich des Handelsrechts enthält das Handelsgesetzbuch (HGB) entsprechende Vorschriften. Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen größten Teils überein, für die betriebliche Praxis sind jedoch überwiegend die steuerrechtlichen Vorschriften relevant.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung mehrerer geschlechtsbezogener Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechtsformen.

Wer muss Aufbewahrungspflichten beachten?

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Handelsrechtlich verpflichtet § 257 HGB zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Nach den Vorschriften des Steuerrechts (insbesondere §§ 140 f. AO sind darüber hinaus alle diejenigen zur Buchführung und Führung von Aufzeichnungen verpflichtet, die nach anderen Gesetzen buchführungspflichtig sind. Mit "anderen Gesetzen" ist nicht nur das HGB gemeint, sondern eine Vielzahl von Gesetzen und Verordnungen, die für bestimmte Berufe oder Tätigkeiten Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten vorschreiben. Außerdem verpflichtet die AO alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bestimmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 800.000 Euro, die Gewinngrenze bei 80.000 Euro.
Zur Aufbewahrung der Unterlagen sind folgende Personen verpflichtet:
  • Bei Einzelunternehmen der Geschäftsinhaber,
  • bei stillen Gesellschaften nur der Inhaber der Handelsgeschäfte,
  • bei der BGB-Gesellschaft und OHG die Gesellschafter,
  • bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter,
  • bei der AG, Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften die Vorstände,
  • bei der GmbH der/die Geschäftsführer.
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Unser Tipp: Auch Privatleute haben bei bestimmten Sachverhalten eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

Was ist aufzubewahren?

Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. § 147 Abs. 1 AO nennt im Einzelnen folgende Unterlagen:
  • Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 des Zollkodex der Union und
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Problematisch ist in der Praxis die richtige Einordnung der Unterlagen. Nicht jeder Brief ist ein Geschäftsbrief, nicht jeder Beleg ein Buchungsbeleg. Eine beispielhafte, nicht vollständige Aufzählung finden Sie am Ende dieser IHK-Information.
Zu den Büchern (Handelsbücher) und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung irgendwie von Bedeutung sind. Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen o. ä. Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach AO und HGB sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die der Vorbereitung, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dient. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat (z. B. nicht erfolgreiche Angebote, Werbeflyer, Prospekte) ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Buchungsbelege haben die Funktion nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.
Speziell geregelt ist in § 14 b UStG die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, aufzubewahren.
Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen wie z. B. Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Wie lange ist aufzubewahren?

Die Dauer der Aufbewahrung ist gesetzlich wie folgt geregelt:
Unterlagenart
Beispiele
Aufbewahrungsfrist
Handelsbücher
Hauptbuch, Nebenbücher, Journal
10 Jahre
Inventare
Inventarverzeichnisse
10 Jahre
Eröffnungsbilanzen
Eröffnungsbilanz
10 Jahre
Jahresabschlüsse
Bilanz, GuV, Anhang
10 Jahre
Lageberichte
Lagebericht
10 Jahre
Buchungsbelege
Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge
8 Jahre
Handelsbriefe (empfangen)
Geschäftsbriefe, E-Mails mit Vertragsbezug
6 Jahre
Handelsbriefe (abgesandt)
Angebote, Auftragsbestätigungen
6 Jahre
Rechnungen
8 Jahre
Die Aufbewahrungsfrist beginnt stets mit Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden bzw. Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind.
Unter bestimmten Voraussetzungen kann sich die Aufbewahrungsfrist auch verlängern. Dies ist der Fall, wenn das Schriftgut für Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, wie z. B. einem Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.
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Achtung: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind Unterlagen auch dann noch länger aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind:
  • für eine begonnene Außenprüfung
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
  • für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?

Für die Aufbewahrung sind gesetzlich folgende Formen vorgeschrieben beziehungsweise zugelassen:
  • Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse: Aufbewahrung im Original
  • Handelsbücher, Inventar, Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen, Handelsbriefe und Buchungsbelege: Aufbewahrung auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträger möglich.
Voraussetzung der Aufbewahrung als Wiedergabe auf Bild- oder Datenträger:
  • Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung müssen eingehalten sein und
  • es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe oder die Daten
    - mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
    - während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Die Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung erfordern, dass die Buchführung so beschaffen ist, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.
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Achtung: Hinsichtlich der Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff hat die Finanzverwaltung eigene Grundsätze erlassen, die sog. GoBD.
Demnach müssen eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen werden. Wird also eine Rechnung z. B. im XML-Format empfangen, so muss sie auch in diesem Format aufbewahrt werden. Eine Umwandlung (Konvertierung) in ein anderes digitales Format ist möglich. Dann sind jedoch grundsätzlich beide Versionen aufzubewahren. Nur dann, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind, genügt die Aufbewahrung nur der konvertierten Version:
  • Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
  • Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
  • Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
  • Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.
Werden Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach z. B. durch Scannen oder Fotografieren elektronisch bildlich erfasst, so ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird. Bei bildlicher Erfassung von Papierdokumenten ist das Verfahren zu dokumentieren. Dafür bedarf es einer Organisationsanweisung, die unter anderem regelt:
  • wer erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • welches Schriftgut erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
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Unser Tipp: Eine ausführliche Beschreibung, wie die Aufbewahrung in elektronischer Form zu erfolgen hat, findet sich im Schreiben der Finanzverwaltung über die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) der Finanzverwaltung

Hier finden Sie weiterführende Information

Wo muss aufbewahrt werden?

Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, jedoch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können.
Nach der steuerlichen Vorschrift ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon können jedoch auch ein einem anderen Mitgliedsstaat oder in mehreren Mitgliedsstaaten der Europäischen Union geführt oder aufbewahrt werden. Der Steuerpflichtige hat jedoch sicherzustellen, dass der Datenzugriff nach den gesetzlichen Regelungen in vollem Umfang möglich ist.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, elektronische Bücher und sonstige elektronische Aufzeichnungen oder Teile davon in einem Drittstaat oder in mehreren Drittstaaten zu führen und aufzubewahren. Dies muss jedoch vorab vom Finanzamt bewilligt werden.
Voraussetzung ist, dass
  1. der Steuerpflichtige der zuständigen Finanzbehörde den Standort oder die Standorte des Datenverarbeitungssystems oder bei Beauftragung eines Dritten dessen Namen und Anschrift mitteilt,
  2. der Steuerpflichtige seinen sich aus den §§ 90, 93, 97, 140 bis 147 und 200 Absatz 1 und 2 der Abgabenordnung ergebenden Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist,
  3. der Datenzugriff nach § 146b Absatz 2 Satz 2, § 147 Absatz 6 der Abgabenordnung und § 27b Absatz 2 Satz 2 und 3 des Umsatzsteuergesetzes in vollem Umfang möglich ist und
  4. die Besteuerung hierdurch nicht beeinträchtigt wird.

Datenzugriff durch die Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat das Recht im Rahmen der gesetzlichen Regelungen die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen.
Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind. 
Formen des Datenzugriffs
Der Finanzbehörde stehen drei gleichberechtigte Möglichkeiten des Rechts auf Datenzugriff zur Verfügung:
  • Unmittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff)
  • Mittelbarer Datenzugriff
  • Datenträgerüberlassung
Im Rahmen des unmittelbaren Datenzugriffs greift die Finanzbehörde selbst unmittelbar auf das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen in der Form zu, dass sie Einsicht in die gespeicherten Daten nimmt und die vorhandene Hard- und Software zu Prüfung der Daten nutzt. Der Nur-Lese-Zugriff umfasst das Lesen, Filtern und Sortieren der Daten, eine Fernabfrage (Online-Zugriff) durch den Betriebsprüfer ist nicht möglich.
Beim mittelbaren Datenzugriff kann die Finanzbehörde verlangen, dass Daten nach ihrer Vorgabe maschinell ausgewertet werden, um den Nur-Lese-Zugriff durchführen zu können. Dabei kann die Finanzbehörde nur solche Auswertungen verlangen, wie sie das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen ermöglicht.
Bei der Datenträgerüberlassung kann die Finanzbehörde verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen in einem maschinell lesbaren und auswertbaren Format zur Auswertung überlassen werden. 
Möglich ist die Überlassung eines maschinell lesbaren Datenträgers oder der Austausch über eine Datenaustauschplattform, für die die Finanzbehörden einen Zugang eröffnet hat. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
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Unser Tipp: Ergänzende Informationen zur Datenüberlassung finden sich in der Anlage zur GoBD.
Die Finanzverwaltung stellt über die Internetseiten des Bundeszentralamtes für Steuern eine digitale Schnittstelle zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie hier

Umfang der Mitwirkungspflicht

Der Steuerpflichtige muss die Finanzbehörde bei der Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff unterstützen und hat entstehende Kosten zu tragen.
Zudem ist Folgendes zu beachten:
  • Der Steuerpflichtige hat dafür Sorge zu tragen, dass nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen“ vom Zugriff durch den Prüfer ausgenommen sind.
  • Der Steuerpflichtige muss beim unmittelbaren Datenzugriff alle notwendigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen und den Prüfer in das System einweisen.
  • Die Zugriffsberechtigung muss in diesem Fall derart ausgestaltet sein, dass dem Prüfer der Zugriff auf alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten eingeräumt wird.
  • Der Steuerpflichtige muss die Unveränderbarkeit des Datenbestandes und des DV-Systems gewährleisten.
  • Beim mittelbaren Datenzugriff muss der Steuerpflichtige zur Unterstützung mit dem System vertraute Personen zur Mithilfe bereithalten.
  • Bei der Datenüberlassung sind der Finanzbehörden neben den eigentlichen Daten alle zur Auswertung notwendigen Informationen (z. B. Dateistruktur, Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen usw.) sowie ggf. notwendige Strukturinformationen zur Verfügung zu stellen.
  • Die Finanzbehörde kann bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen weitere Datenlieferungen anfordern.
  • Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern der Finanzbehörde möglich sein.
  • Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht, Software einzusetzen, die den Vorgaben der GoBD nicht entspricht.

Folgen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den Vorgaben der Abgabenordnung, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Weiterhin kann bei der Verletzung der Buchführungspflichten je nach Einzelfall aufgrund der Verwirklichung von Steuerstraftatbeständen oder anderen Straftatbeständen eine nicht unerhebliche Freiheitsstrafe drohen.

Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Die Verpflichtung zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen berechtigt zur Bildung einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten. Die Höhe ergibt sich dabei aus der voraussichtlichen Dauer der Aufbewahrungspflicht für die jeweiligen Unterlagen und den dafür erforderlichen Aufwendungen.
Zu bewerten ist die Rückstellung als Sachleistungsverpflichtung mit den Einzelkosten und den angemessenen Teilen der notwendigen Gemeinkosten (§ 6 Absatz 1 Nr. 3a Buchstabe b EStG). Zu den einzelnen rückstellungsfähigen bzw. nicht rückstellungsfähigen Kosten hat das Landesamt für Steuern Niedersachsen 2024 Stellung genommen.

Berücksichtigungsfähige Kosten

Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:
  • Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
  • Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (z. B. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen, der entsprechend auch nur anteilig zu berücksichtigen ist.
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben. (Es kann wohl davon ausgegangen werden, dass die Archivierung weiterhin mit den vorhanden Regalsystem erfolgt.)
  • Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume (BFH-Urteil vom 11.10.2012).
  • Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstandes ist (Folge aus dem BFH-Urteil vom 11.10.2012, a. a. O.).
Nicht rückstellungsfähig sind
  • die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Absatz 4b Satz 1 EStG),
  • die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,
  • die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen,
  • die Finanzierungskosten bei Poolfinanzierung, wenn eine verursachungsgerechte Zuordnung zur Herstellung/Anschaffung durch Kostenschlüsselung nicht möglich ist oder die Kosten nicht angemessen sind (BFH-Urteil vom 11. Oktober 2012, BStBl. 2013 II S. 676, 2. Leitsatz im Umkehrschluss), und
  • die Kosten für die Aufbewahrung von Mandantendaten sowie Handakten bei einer Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft (Hinweis auf BFH-Urteil vom 13. Februar 2019 XI R 42/17, BStBl. 2020 II S. 671).
Es gibt zwei Methoden zur Berechnung der Rückstellung:
  • Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahrgangs gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht zu multiplizieren.
  • Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten zur Erfüllung der Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen aller Jahre werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert (arithmethisches Mittel der Jahre eins bis zehn).
Weiterführende Informationen finden Sie hier
Stand: Dezember 2025
Diese Ausführungen können nur erste Hinweise geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und erstellt wurden, geben sie die Rechtsprechung und Rechtsentwicklung nur auszugsweise wieder und können eine individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt nicht ersetzen. Es kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.