Der Geschäftsbrief des Kleingewerbetreibenden

Kleingewerbetreibende sind gewerblich tätige Selbständige, deren Unternehmen nach Art und Umfang keinen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Sie müssen nicht im Handelsregister eingetragen sein. Ob ein Gewerbebetrieb als Handelsgewerbe einzustufen ist, hängt von einer Gesamtbetrachtung der betrieblichen Verhältnisse ab. Maßgeblich können insbesondere Umsatz, Geschäftsvolumen, Anzahl der Beschäftigten, Vielfalt der Geschäftsvorgänge sowie die organisatorischen Anforderungen des Unternehmens sein.

Bei Überschreiten des kleingewerblichen Rahmens wird der Unternehmer zum Kaufmann, der gem. § 29 Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet ist, sich im Handelsregister eintragen zu lassen. Mit der Eintragung in das Handelsregister unterliegt der Unternehmer grundsätzlich den für Kaufleute geltenden handelsrechtlichen Vorschriften. Hierzu können insbesondere weitergehende Anforderungen an die kaufmännische Organisation sowie Buchführungs- und Rechnungslegungspflichten gehören. Allerdings bestehen für bestimmte Einzelkaufleute gesetzliche Erleichterungen, sodass eine handelsrechtliche Buchführungs- und Bilanzierungspflicht nicht in jedem Fall besteht. Die mit einer Eintragung verbundenen Folgekosten sollten daher im Einzelfall sorgfältig geprüft werden.

Eine selbständige gewerbliche Tätigkeit muss zunächst bei der Stadt- oder Gemeindeverwaltung angemeldet werden. Die Anzeige ist mittels der dort erhältlichen Formulare vorzunehmen. Das Gewerbeamt informiert regelmäßig das Finanzamt, die Berufsgenossenschaften sowie die jeweils zuständigen Kammern. Mehr Informationen zur Gewerbeanmeldung finden Sie hier

Sie kennzeichnen nicht den Gewerbetreibenden, sondern das Unternehmen als solches oder das Geschäftslokal. So werden Ladengeschäfte, Restaurants, Gaststätten, Kioske, Apotheken, etc. üblicherweise mit eigenen Namen versehen ("Tony‘s Billardcafé", "Willi‘s Wollstube", "Rosenapotheke", "Neckartorkino"). Im Einzelfall kann dies irreführend sein. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn die Geschäftsbezeichnung bei den angesprochenen Verkehrskreisen unzutreffende Vorstellungen über Größe, Bedeutung, Leistungsfähigkeit oder Marktstellung des Unternehmens hervorruft. So kann die Bezeichnung „Karlsruher Schuhcenter“ für ein tatsächlich sehr kleines Einzelgeschäft im Einzelfall als irreführend angesehen werden.

Individuell und möglichst fantasievoll gestaltete Geschäftsbezeichnungen ("Software-Doktor", "Immo-Hai", "Flower Floristik-Team") kennzeichnen das Unternehmen zusätzlich zu dem bürgerlichen Namen des Gewerbetreibenden. Sie können z. B. am Telefon oder in Werbung auch alleine verwendet werden, dürfen aber nicht firmenmäßig gebraucht werden.

Sie kennzeichnen die Dienstleistungen oder Produkte des Unternehmens und sollen diese aus der Masse gleichartiger Angebote herausheben. Sie erhöhen zum Beispiel den Wiedererkennungseffekt in der Werbung. Solche "Identifikationsmerkmale" sind oftmals grafisch besonders auffällig gestaltet. Sie dürfen auf Geschäftsbriefen zusätzlich zu den gesetzlich erforderlichen Angaben aufgedruckt werden. Auch diesbezüglich ist bei der Gestaltung des Briefbogens darauf zu achten, dass der Eindruck vermieden wird, es handele sich um eine kaufmännische Firmenbezeichnung.
Bei der Wahl eines Unternehmenskennzeichens, ob Geschäftsbezeichnung oder Marke, ist besondere Vorsicht geboten. Erhebliche Probleme können entstehen, wenn ältere Rechte bestehen.

Auf allen Geschäftsbriefen, die an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet sind, haben Kleingewerbetreibende ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ihre ladungsfähige Anschrift (d. h. die Geschäftsadresse und nicht lediglich ein Postfach) anzugeben. Dies gilt für den gesamten geschäftlichen Verkehr, umfasst also auch Briefe, E-Mails, elektronische Rechnungen, Bestellungen sowie sonstige geschäftliche Korrespondenz.

Hiervon ausgenommen sind Schreiben, die nicht an einen oder mehrere bestimmte Empfänger gerichtet sind (Werbedrucksachen u. ä.) oder die im Rahmen einer schon bestehenden Geschäftsbeziehung üblicherweise formularmäßig gehandhabt werden. Die Notwendigkeit, diese Angaben auf Geschäftsbriefen zu machen, ergibt sich aus wettbewerbsrechtlichen und - soweit es sich bei den Geschäftspapieren um Rechnungen handelt - aus steuerlichen Vorschriften.

Dienstleistungserbringer haben außerdem die Informationspflichten nach der Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) zu beachten. Je nach Art der Tätigkeit können neben dem Namen und der Anschrift weitere Angaben erforderlich sein, beispielsweise zu Registereintragungen, berufsrechtlichen Regelungen, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern oder bestehenden Berufshaftpflichtversicherungen. Die jeweils erforderlichen Informationen sind dem Dienstleistungsempfänger rechtzeitig vor Vertragsschluss oder vor Erbringung der Dienstleistung in klarer und verständlicher Form zur Verfügung zu stellen.

Unabhängig von den Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen haben gewerblich tätige Unternehmer bei geschäftsmäßig betriebenen Internetseiten die gesetzlichen Impressumspflichten zu beachten. Die dort erforderlichen Angaben richten sich nach den jeweils geltenden telemedienrechtlichen Vorschriften und sind leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar bereitzuhalten. Informationen zu den Impressumspflichten finden Sie hier.

Der Kleingewerbetreibende kann seinem Vor- und Familienname neutrale Branchenbezeichnungen und Tätigkeitsangaben hinzufügen (z. B. Klaus Müller, Möbelhandel; Carina Becker, Damenmoden), darf dabei jedoch nicht den Eindruck erwecken, eine kaufmännische Firma zu führen. Die Firma ist gemäß Handelsgesetzbuch der Name eines Kaufmanns, unter dem er seine Geschäfte betreibt und die Unterschrift abgibt. Die Verwendung von Kaufmanns- oder Gesellschaftszusätzen, wie zum Beispiel "e. K." oder "& Co." sind dem Kleingewerbetreibenden daher nicht gestattet.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) muss auf ihren Geschäftsbögen die Namen aller beteiligten Gesellschafter mit Vor- und Familienname nennen. Eine nicht im Gesellschaftsregister eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts kann im Geschäftsverkehr den Zusatz „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „GbR“ verwenden. Dies ist rechtlich nicht zwingend erforderlich, jedoch zur Klarstellung der Rechtsform üblich. Ist die Gesellschaft im Gesellschaftsregister eingetragen, muss sie den Rechtsformzusatz „eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ beziehungsweise „eGbR“ führen. Mehr Informationen zur eGbR finden Sie hier

Kleingewerbetreibende sind berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Eintragung in das Handelsregister herbeizuführen. Mit der Eintragung übernehmen sie alle Rechte und Pflichten eines kaufmännischen Unternehmens (z. B. Recht, eine Firma zu führen, unverzügliche Rügepflicht bei Mängeln beim Handelskauf, Gültigkeit von Bürgschaften und Schuldanerkenntnissen auch bei mündlicher Vereinbarung, erhöhter Zinssatz bei Verzug etc.).

Für die Eintragung entstehen Notar- und Registerkosten. Die Folgekosten können aber erheblich sein, z. B. wird die Buchhaltung durch einen Steuerberater wegen des kaufmännischen Erfordernisses der doppelten Buchführung und der Bilanzierungspflicht weitaus teurer.

Der Einzelkaufmann muss an die Firma den Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung anfügen, insbesondere "e. K.", "e. Kfm." oder "e. Kfr." Eine Personengesellschaft kann sich – wenn alle Gesellschafter unbeschränkt haften - als offene Handelsgesellschaft (OHG) oder – wenn die Haftung bei einem Teil der Gesellschafter beschränkt ist – als Kommanditgesellschaft (KG) eintragen lassen. Für die Firmenbildung gelten die Vorschriften der §§ 18, 19 und 30 HGB und für die Gestaltung der Geschäftsbriefe die Vorschrift des § 37 a HGB.

Stand: September 2026