Rückzahlung von Fortbildungskosten

Eine Rückzahlungsklausel ist nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer durch die Fortbildung einen geldwerten Vorteil erlangt, der auch außerhalb des Betriebs verwertbar ist, indem der Arbeitnehmer durch die Fortbildungsmaßnahme Kenntnisse oder Fähigkeiten erwirbt, die er auch bei einem anderen Arbeitgeber einsetzen oder zum beruflichen Aufstieg nutzen kann. Hohe Kosten des Arbeitgebers allein reichen nicht. Bei reinen Auffrischungs- oder Vertiefungslehrgängen fehlt es regelmäßig an einem Vorteil des Arbeitnehmers.
Rückzahlungsklauseln sind unzulässig, wenn der Arbeitgeber gesetzlich, tarifvertraglich oder durch Betriebsvereinbarung zur Fortbildung verpflichtet ist.
Zudem sind Rückzahlungsklauseln nur wirksam, wenn der Arbeitnehmer die Möglichkeit hat, durch eigenes Verhalten eine Rückzahlung zu vermeiden. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts fordert, dass solche Vereinbarungen fair und transparent ausgestaltet sind. Eine pauschale oder unklare Regelung ist in der Regel unwirksam. Zudem dürfen nur die tatsächlich entstandenen und konkret bezifferten Fortbildungskosten (z. B. Kursgebühren, Prüfungsgebühren, Reisekosten) zurückverlangt werden. Eine pauschale Rückforderung, etwa für entgangene Arbeitszeit, ist in vielen Fällen rechtlich angreifbar.

Eine Rückzahlungspflicht kann wirksam vereinbart werden, wenn der Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis vor Ablauf einer bestimmten Bindungsfrist selbst kündigt. Diese Bindungsfrist sollte in einem angemessenen Verhältnis zur Dauer und den Kosten der Fortbildung stehen. Üblich sind Zeiträume von sechs Monaten bis zu drei Jahren. Voraussetzung für eine Rückzahlungspflicht bei Eigenkündigung ist, dass die Beendigung auf Umständen beruht, die der Arbeitnehmer zu verantworten hat. Kündigt der Mitarbeiter jedoch, weil der Arbeitgeber gegen seine Pflichten verstößt – etwa durch ausbleibende Lohnzahlungen oder Mobbing – entfällt die Rückzahlungspflicht. Gleiches gilt, wenn der Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen dauerhaft arbeitsunfähig wird, ohne dass ihn ein Verschulden trifft. In solchen Fällen wäre es unzumutbar, den Mitarbeiter zur Rückzahlung zu verpflichten, nur weil er sich nicht an die vertraglich vereinbarte Bindungsfrist halten kann.

Auch im Fall einer Kündigung durch den Arbeitgeber ist zu differenzieren: Erfolgt die Beendigung des Arbeitsverhältnisses betriebsbedingt – etwa wegen Stellenabbaus – oder personenbedingt ohne Verschulden des Arbeitnehmers, ist eine Rückzahlungsklausel in der Regel unwirksam. Eine solche Regelung würde den Arbeitnehmer unangemessen benachteiligen, da er keinen Einfluss auf das Ende des Arbeitsverhältnisses hat. Nur wenn der Arbeitnehmer verhaltensbedingt gekündigt wird, weil er gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen hat, kann eine Rückzahlung rechtlich Bestand haben.

Ein weiterer häufiger Fall ist das Nichtbestehen der Abschlussprüfung. Auch hier gilt: Eine pauschale Rückzahlungspflicht ist unzulässig. Maßgeblich ist, ob das Scheitern auf einem schuldhaften Verhalten des Arbeitnehmers beruht. Hat er sich beispielsweise nicht ausreichend vorbereitet oder die Prüfung bewusst nicht angetreten, kann eine Rückzahlung gerechtfertigt sein. Liegt das Scheitern dagegen an intellektueller Überforderung trotz ernsthafter Vorbereitung, darf keine Rückforderung erfolgen. Der Arbeitgeber muss also bei der Vertragsgestaltung genau differenzieren, aus welchen Gründen die Prüfung nicht bestanden wird.

Für eine rechtlich wirksame Rückzahlungsklausel ist Transparenz entscheidend. Die Vereinbarung sollte klar regeln, welche Kosten zurückzuzahlen sind, in welchem Zeitraum eine Bindung besteht, wie sich der Rückzahlungsbetrag staffelt und in welchen Fällen die Rückzahlungspflicht entfällt. Empfehlenswert ist eine degressive Staffelung der Rückzahlungspflicht – beispielsweise in Monats- oder Jahresraten –, die dem Zeitverlauf der Bindungsdauer entspricht. Außerdem sollten die Voraussetzungen, unter denen eine Rückzahlungspflicht nicht besteht (z. B. Krankheit, betriebsbedingte Kündigung, Prüfungsausfall ohne Verschulden), ausdrücklich benannt werden.

Rückzahlungsklauseln bieten Arbeitgebern eine wirksame Möglichkeit, Investitionen in die Fortbildung ihrer Mitarbeiter abzusichern. Allerdings sind sie nur dann rechtswirksam, wenn sie fair, verständlich und verhältnismäßig ausgestaltet sind. Dies muss je nach Einzelfall geprüft werden, wobei die Dauer und Qualität der Fortbildungsmaßnahme sowie die Höhe der Kosten berücksichtigt werden. Eine sorgfältige, juristisch geprüfte Formulierung der Vereinbarung ist daher unerlässlich. Nur so lässt sich das Risiko vermeiden, dass eine vermeintlich sichere Rückzahlungsklausel im Streitfall vor Gericht keinen Bestand hat.
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Quellen u.a.:
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 11.12.2018 – 9 AZR 383/18
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 25.04.2023 – 9 AZR 187/22
• LAG Niedersachsen, Urteil vom 29.10.2014 – 17 Sa 274/14