Resturlaub zum Jahreswechsel: Was Arbeitgeber jetzt beachten sollten


Zum Beginn des neuen Jahres rückt die Urlaubsplanung wieder in den Fokus. Dabei ist der rechtssichere Umgang mit Resturlaub besonders wichtig, denn fehlerhafte Hinweise können dazu führen, dass Urlaubsansprüche nicht verfallen, sondern sich dauerhaft ansammeln.
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Grundsatz: Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen
Urlaubsansprüche sind grundsätzlich im jeweiligen Kalenderjahr bis zum 31. Dezember zu nehmen. Eine Übertragung ins Folgejahr ist an sich nur ausnahmsweise zulässig, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen.
In diesen Fällen muss der übertragene Urlaub entsprechend der Regelung nach § 7 Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz spätestens bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden – andernfalls verfällt er, aber nur unter bestimmten Voraussetzungen.
Der Verfall von Urlaub – sowohl zum 31.12. als auch zum 31.3. des Folgejahres – setzt zwingend voraus, dass der Arbeitgeber seine Mitwirkungs- und Hinweispflicht erfüllt hat:
Der Arbeitgeber muss Mitarbeitende individuell, konkret und rechtzeitig auf
  • die Anzahl der noch offenen Urlaubstage und
  • den drohenden Verfall zu einem bestimmten Stichtag
hinweisen.
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Achtung: Abstrakte Hinweise, etwa im Arbeitsvertrag, in Betriebsvereinbarungen oder allgemeinen Rundschreiben, reichen nicht aus.
Der Hinweis muss so frühzeitig erfolgen, dass der Urlaub tatsächlich noch geplant und genommen werden kann.

Verfall zum 31. März nur bei rechtzeitigem Hinweis

Resturlaub aus dem Vorjahr verfällt am 31. März des Folgejahres also nur dann, wenn der Arbeitgeber zuvor eindeutig darauf hingewiesen hat, dass:
  • der Urlaub bis zu diesem Datum genommen werden muss und
  • er andernfalls ersatzlos verfällt.
Es empfiehlt sich, diesen Hinweis spätestens zu Beginn des Kalenderjahres, in der Regel innerhalb der ersten Woche nach Jahresbeginn, zu erteilen. Entscheidend ist stets, dass nach dem Hinweis noch ausreichend Zeit zur tatsächlichen Urlaubsnahme verbleibt.

Konsequenzen bei fehlendem oder verspätetem Hinweis

Wird die Hinweisobliegenheit nicht oder nicht rechtzeitig erfüllt, verfällt der Resturlaub weder zum 31.12. noch zum 31.3., er wird ins Folgejahr übertragen und addiert sich zum neuen Urlaubsanspruch.

Abweichende Regelungen möglich

Tarifverträge oder individualvertragliche Vereinbarungen können abweichende Übertragungs- oder Verfallsregelungen enthalten. Diese sind im Einzelfall zu prüfen, ändern jedoch nichts an der grundsätzlichen Hinweisobliegenheit des Arbeitgebers.
Fazit
Ohne einen rechtzeitigen, individuellen und klaren Hinweis des Arbeitgebers bleibt der Urlaubsanspruch bestehen und kann nicht wirksam verfallen. Arbeitgeber sollten daher gleich zu Jahresbeginn aktiv werden und ihre Mitarbeitenden gezielt über bestehenden (Rest-)Urlaub und die maßgeblichen Fristen informieren, um rechtliche Risiken zu vermeiden und Planungssicherheit für beide Seiten zu schaffen.
Diese Ausführungen können nur erste Hinweise geben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert und erstellt wurden, geben sie die Rechtsprechung und Rechtsentwicklung nur auszugsweise wieder und können eine individuelle Beratung durch einen Rechtsanwalt nicht ersetzen. Es kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.