Rechtliche Voraussetzungen für den Verfall von Urlaubsansprüchen

Beschäftigte wollen manchmal den Urlaub aufsparen und mit ins nächste Jahr nehmen. Arbeitgeber möchten dagegen, dass Arbeitnehmer den Urlaub im aktuellen Jahr abbauen. 
Welche Möglichkeiten haben Arbeitgeber, um die Urlaubsansprüche ihrer Arbeitnehmer abzubauen?
Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden muss. Nur dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe rechtfertigen eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr. Findet eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr statt, muss der Urlaub in den ersten drei Monaten dieses Folgejahres gewährt und genommen werden.
Trotz dieser vorstehenden Regelung des BUrlG verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nicht ohne Weiteres zum Jahresende. Der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers erlischt nur, wenn der Arbeitgeber zuvor seinen Arbeitnehmer individuell
  1. unter Angabe der noch bestehenden Urlaubstage
  2. rechtzeitig auffordert, seinen Urlaub noch während des Kalenderjahrs zu nehmen und
  3. ihn darüber informiert, dass andernfalls sein noch bestehender Urlaubsanspruch verfällt.
Der Arbeitgeber muss aber nicht den Urlaub eigeninitiativ erteilen; er trägt lediglich die Aufforderungs- und Informationslast. Für diesen Hinweis reicht sogar der mündliche Hinweis; es ist aus beweisrechtlichen Gründen unbedingt zu empfehlen, die Aufforderung und Information zumindest in Textform (z.B. via E-Mail) zu erteilen.
Was ist rechtzeitig?
Die Aufforderung und Information des Arbeitgebers müssen so rechtzeitig erfolgen, dass der Beschäftigte tatsächlich noch in der Lage ist, seinen noch bestehenden Urlaub nehmen zu können.
Was gilt für Urlaub, der in das Folgejahr übertragen wurde?
Wurde der Urlaub in das Folgejahr übertragen, ist am Beginn des neuen Jahres der Beschäftigte darüber zu unterrichten, dass der separat auszuweisende Alturlaub fortgeschrieben wurde, dieser bis zum 31.03. zu nehmen ist und nach dem 31.03. verfällt, sollte er bis dahin nicht genommen worden sein.
Stand: November 2020