Social Media Guidelines – Spielregeln im Netz

Nicht nur die PR-Abteilung oder das Marketing eines Unternehmens bestimmen und steuern, was kommuniziert wird, sondern eben auch alle anderen Mitarbeiter, die in den Netzen ebenfalls unterwegs sind. Sie sprechen automatisch mit einer Stimme für das Unternehmen mit. Doch die meisten machen sich wenig Gedanken, welche Auswirkungen ihre Äußerungen und veröffentlichten Inhalte haben. Wer bei Facebook mit dem eigenen Freundeskreis kommuniziert, ist sich oft gar nicht bewusst, wie schnell Aussagen, Bilder oder sonstige Inhalte diesen eigentlich privaten Rahmen verlassen und an die Öffentlichkeit gelangen. Oft ist es gar keine böse Absicht, sondern Unwissenheit und Unbedachtheit, die zu medialen Fauxpas führen.

Umso wichtiger ist es, allen Beschäftigten praktikable Richtlinien an die Hand zu geben, die den richtigen Umgang mit den sozialen Medien regeln. Diese Richtlinien sind Social-Media-Guidelines. Sie erläutern das Auftreten, das Verhalten und die Art der Kommunikation der Mitarbeiter, die im Social Web privat und für Ihr Unternehmen aktiv sind. Die Richtlinien sollen vor allem den Mitarbeitenden und Führungskräften des Unternehmens Sicherheit im Umgang mit sozialen Medien bieten. Das betrifft sowohl die Inhalte, die kommuniziert werden, als auch die Art und Weise, wie das Unternehmen durch die Mitarbeitenden im Social Web repräsentiert wird. Da Mitarbeitende auch als Markenbotschafter agieren, ermöglichen die Richtlinien eine effektivere und positivere Repräsentation. Zudem tragen sie dazu bei, Kommunikationskrisen zu vermeiden und verschiedenen rechtlichen Problemen vorzubeugen.

Wer den Königsweg für Corporate Social Media sucht, wird nie ans Ziel gelangen – es gibt ihn nicht. Die Strategie für den Einsatz sozialer Medien muss jedes Unternehmen individuell festlegen und das Kommunikationskonzept entsprechend dem Markt und der Zielgruppe entwickeln. Daher variieren auch Form, Inhalt und Umfang von Social-Media-Guidelines. Diese umfassen dabei mal mehrere Seiten, mal passen sie auf eine Seite oder wie bei der Gazette in ein paar Zeilen:

„If you’re using an account for work purposes, identify yourself as an employee of The Gazette. If posting something would embarass you or the company, or call your professional reputation into question, DON’T POST IT”.

Guidelines zu verfassen, ist das Eine, viel wichtiger ist jedoch, dass die Mitarbeiter verstehen, warum sie neben ihrem Arbeitsvertrag, in dem die wichtigsten Punkte wie zum Beispiel Datenschutzbestimmungen oder Verschwiegenheitspflicht bereits festgehalten sind, nun noch ein neues „Regelwerk“ bekommen. Wichtig ist das Verständnis, dass es sich hierbei nicht um ein Regelwerk im klassischen Sinne handelt, sondern vielmehr um Handlungsempfehlungen für die Aktivitäten im Netz im beruflichen Kontext – sowohl zum eigenen als auch zum Wohle des Unternehmens. Stellen Sie unbedingt klar, dass es sich nicht um Vorschriften, sondern um eine Hilfestellung handelt! Um dieses Verständnis zu schaffen, ist es essenziell, dass das Unternehmen seinen Mitarbeitern die eigene Corporate-Social-Media-Strategie transparent macht. Je nach Größe des Unternehmens kann dies in gestaffelten Workshops oder in einer Mitarbeiterversammlung geschehen. Hierbei soll das Bewusstsein für die Reichweite und Wirkung des Handelns der Mitarbeiter im Social Web geschaffen werden.

Zusammengefasst sind Social Media Guidelines also keinesfalls eine reine Erfindung von Social-Media-Beratern, sondern vielmehr ein wichtiger Bestandteil der externen und internen Unternehmenskommunikation. Sie bieten eine klare Struktur und Orientierungshilfe für Mitarbeiter, wenn sie die sozialen Medien im Namen des Unternehmens nutzen.