KI-gestützte Prozessoptimierung im Büro- und Beschaffungsalltag
Veranstaltungsdetails
KIPOBOT26_01
Die meisten Unternehmen suchen KI-Potenzial in großen Projekten und übersehen die täglichen Zeitfresser: E-Mail-Berge, Angebotsvergleiche, Protokolle, Datenübertragung zwischen Systemen, immer gleiche Rückfragen. Dieses Seminar setzt genau dort an, wo die Arbeitszeit tatsächlich verloren geht: im Büro- und Beschaffungsalltag.
Du lernst nicht KI im Allgemeinen. Du optimierst deine eigenen Prozesse.
Zielgruppe
Sachbearbeitung und Assistenz, Einkauf und Beschaffung, Office-Management, Teamleitungen sowie alle, die wiederkehrende Büroprozesse verantworten.
Technisches Vorwissen ist nicht erforderlich. Grundkenntnisse im Umgang mit KI-Werkzeugen sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
Inhalt
Prozesse finden, die sich lohnen
- Die Zeitfresser-Landkarte: eigene Prozesse systematisch erfassen und bewerten
- Was eignet sich für KI, was nicht: Wiederholung, Regelhaftigkeit, Fehlertoleranz
- Priorisierung nach Aufwand: Nutzen und Risiko mit der eigenen Prozessliste
KI im Büroalltag
- E-Mails, Protokolle, Berichte: von der Einzelanfrage zum wiederverwendbaren Arbeitsablauf
- Dokumente auswerten und vergleichen: Verträge, Angebote, Spezifikationen
- Datenschutz am Arbeitsplatz: Was darf in welches Werkzeug? (Sandbox-Regel, Freigabeprozesse)
Schwerpunkt Beschaffung
- Angebotsvergleich und Lieferantenkommunikation mit KI-Unterstützung
- Ausschreibungsunterlagen und Leistungsverzeichnisse: Entwurf, Prüfung, Konsistenz
- Gesamtkostenblick statt Einzelpreis: KI als Rechenknecht der Einkaufsentscheidung
- Grenzen: Wo die menschliche Verhandlungs- und Vergabeentscheidung unersetzlich bleibt
Vom Einzeltrick zum Workflow + Praxisteil
- Wiederkehrende Abläufe als Vorlagen und einfach Automatisierungen festhalten
- Live-Übung am mitgebrachten eigenen Prozessbeispiel
- Einführung im Team: Leitplanken, Qualitätssicherung, menschliche Endkontrolle
Für Übungen gilt die Sandbox-Regel: keine echten sensiblen Unternehmensdaten.
Voraussetzungen
Zugang zu einem marktüblichen KI-Dienst wird empfohlen.
Die meisten Unternehmen suchen KI-Potenzial in großen Projekten und übersehen die täglichen Zeitfresser: E-Mail-Berge, Angebotsvergleiche, Protokolle, Datenübertragung zwischen Systemen, immer gleiche Rückfragen. Dieses Seminar setzt genau dort an, wo die Arbeitszeit tatsächlich verloren geht: im Büro- und Beschaffungsalltag.
Du lernst nicht KI im Allgemeinen. Du optimierst deine eigenen Prozesse.
Zielgruppe
Sachbearbeitung und Assistenz, Einkauf und Beschaffung, Office-Management, Teamleitungen sowie alle, die wiederkehrende Büroprozesse verantworten.
Technisches Vorwissen ist nicht erforderlich. Grundkenntnisse im Umgang mit KI-Werkzeugen sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
Inhalt
Prozesse finden, die sich lohnen
- Die Zeitfresser-Landkarte: eigene Prozesse systematisch erfassen und bewerten
- Was eignet sich für KI, was nicht: Wiederholung, Regelhaftigkeit, Fehlertoleranz
- Priorisierung nach Aufwand: Nutzen und Risiko mit der eigenen Prozessliste
KI im Büroalltag
- E-Mails, Protokolle, Berichte: von der Einzelanfrage zum wiederverwendbaren Arbeitsablauf
- Dokumente auswerten und vergleichen: Verträge, Angebote, Spezifikationen
- Datenschutz am Arbeitsplatz: Was darf in welches Werkzeug? (Sandbox-Regel, Freigabeprozesse)
Schwerpunkt Beschaffung
- Angebotsvergleich und Lieferantenkommunikation mit KI-Unterstützung
- Ausschreibungsunterlagen und Leistungsverzeichnisse: Entwurf, Prüfung, Konsistenz
- Gesamtkostenblick statt Einzelpreis: KI als Rechenknecht der Einkaufsentscheidung
- Grenzen: Wo die menschliche Verhandlungs- und Vergabeentscheidung unersetzlich bleibt
Vom Einzeltrick zum Workflow + Praxisteil
- Wiederkehrende Abläufe als Vorlagen und einfach Automatisierungen festhalten
- Live-Übung am mitgebrachten eigenen Prozessbeispiel
- Einführung im Team: Leitplanken, Qualitätssicherung, menschliche Endkontrolle
Für Übungen gilt die Sandbox-Regel: keine echten sensiblen Unternehmensdaten.
Voraussetzungen
Zugang zu einem marktüblichen KI-Dienst wird empfohlen.