Handel

Steuerliche Anforderungen an Registrierkassen

Cloud-TSE neue Anbieter und aktualisierter Praxisleitfaden

Ab dem 1. Januar 2025 wird eine elektronische Meldemöglichkeit für elektronische Kassen(systeme) zur Verfügung stehen wird. Entsprechende Systeme sind bis spätestens 31. Juli 2025 über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle den Behörden zu melden.
Mit dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ vom 22. Dezember 2016 (Kassengesetz) und der Neueinfügung von § 146a AO wurden Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme ab dem 1. Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Zugleich wurde eine Belegausgabepflicht eingeführt, um durch einen Abgleich des Bons mit den Aufzeichnungen der Kassensoftware mögliche Manipulationen leichter feststellen zu können.
Zudem wurden Unternehmen gem. § 146a Abs. 4 AO verpflichtet, die eingesetzten Aufzeichnungssysteme und die verwendeten TSEs innerhalb eines Monats nach Anschaffung auf elektronischem Weg dem zuständigen Finanzamt zu melden. Da die Finanzverwaltung jedoch noch kein elektronisches Meldeverfahren bereitstellen konnte, wurde die gesetzliche Mitteilungsverpflichtung mit dem – nunmehr aufgehobenen – BMF-Schreiben vom 6. November 2019 (Neuveröffentlichung mit BMF-Schreiben vom 18. August 2020) ausgesetzt.
Die Arbeiten der Finanzverwaltung zur Schaffung einer elektronischen Meldemöglichkeit wurden im ersten Halbjahr 2024 nochmals intensiviert, so dass nunmehr zum 1. Januar 2025 eine entsprechende elektronische Meldemöglichkeit über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle zur Verfügung stehen wird.
Neue Regelungen
  • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind den Finanzbehörden bis zum 31. Juli 2025 mitzuteilen.
  • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
  • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
  • Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
Wichtiger Hinweis:
Es ist erforderlich, dass die zertifizierte Cloud-TSE in einer besonders geschützten „Anwenderumgebung“ betrieben wird. Wie diese konkret ausgestaltet sein muss, sollten Unternehmen dringend mit ihrem Cloud-TSE-Hersteller abklären. Dabei sollte insbesondere geprüft werden, ob zum Betrieb dieser Cloud-TSE noch weitergehende Maßnahmen im Unternehmen selbst (z.B. Aufrüstung der Kassenhardware mit TPM 2.0-Modulen) erforderlich sind.

Fristen und Anforderungen zur Registrierkasse

Voraussetzung für eine Fristverlängerung des Einbaus bis zum 31. März 2021 ist (für Hamburg):

  • Es muss durch geeignete Unterlagen belegbar sein, dass die erforderliche Anzahl an TSE bis zum 30. September 2020 bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister im Kassenbereich verbindlich bestellt oder der Einbau der TSE beauftragt worden ist.
  • Ist der Einbau einer cloudbasierten TSE vorgesehen, eine solche aber noch nicht verfügbar, ist die Nichtverfügbarkeit durch geeignete Dokumente nachzuweisen. Der Einsatz der cloudbasierten oder eine anderen TSE muss auch in diesen Fällen bis zum 31. März 2021 sichergestellt werden. Die Billigkeitsmaßnahme gilt bei Vorliegen der Voraussetzungen als gewährt. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. Die oben genannten Nachweise sind im Rahmen der allgemeinen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren und auf Verlangen vorzulegen.
Die Finanzbehörde Hamburg hat dazu am 10. Juli 2020 einen entsprechenden Erlass veröffentlicht aus dem sich die Voraussetzungen ergeben.
Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen haben wir die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systemen) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah in einem Infoblatt erläutert.

Neue Vorgaben seit 1. Januar 2020

  • Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Unternehmen haben jedoch durch eine sog. Nichtaufgriffsregelung bis zum 30. September 2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung/Implementierung einer tSE erhalten.
  • Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.

Verschärfte Anforderungen bereits seit 2018

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
  • Bereits seit 2018 gilt die gesetzlichlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • 2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Hinweis: Die betreffenden Rechtsgrundlagen finden Sie mit einer entsprechenden Verlinkung am Ende dieser Seite.
Als Unternehmer sollten Sie sich sehr genau mit den Anforderungen an eine „ordnungsgemäße Kassenführung“ auseinandersetzen und prüfen, ob Ihre bisherigen Kassensysteme und die -organisation den gesetzlichen Vorschriften genügen. Die müssen prüfungs- und zukunftssicher ausgestaltet werden.
Bei konkreten Fragestellungen und Problemen sollten Sie Ihren Steuerberater und Ihren Kassenhersteller bzw. Ihren Kassenfachhändler ansprechen. Diese können Sie gezielt unterstützen und die Umstellungsprozesse im Betrieb begleiten. Gleiches gilt, wenn Sie eine neue Kasse anschaffen möchten.
Eine umfangreiche Sammlung von Fragen und Antworten zum Thema “Verschärfung des Kassengesetzes” finden Sie außerdem auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen haben wir die wichtigsten Grundlagen einer ordnungsgemäßen Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systemen) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah in einem Infoblatt erläutert.

Rechtsgrundlagen

Hier finden Sie die wichtigsten Bestimmungen hinsichtlich der Kassenführung und – soweit möglich – eine Verlinkung zu den Vorschriften aufgeführt. Bitte beachten Sie, dass z. B BMF-Schreiben o. ä. nur verwaltungsinterne Anweisungen an die Finanzbehörden sind. Da diese jedoch regelmäßig von den Finanzgerichten als richtige Auslegung der gesetzlichen Vorschriften angesehen werden, sollten Sie nur nach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater von der Verwaltungsauffassung abweichen.
  • Abgabenordnung (AO)
  • BMF-Schreiben zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften vom 26.10.2010 (Kassenrichtlinie)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff des BMF vom 14.11.2014 (GoBD )
  • Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (Kassengesetz)
  • Kassensicherungsverordnung vom 26.9.2017 (KassenSichV)
  • Anwendungserlass zu § 146b AO vom 29.5.2018 (Kassennachschau)
  • Anwendungserlass zu § 146 AO vom 19.6.2018 (Einzelaufzeichnungspflicht)
  • BMF-Schreiben zu EC-Kartenumsätzen an DIHK, HDE, ZDH vom 29.6.2018 (Az. IV A 4 - S 0316/13/10003-09)
  • Anwendungserlass zu § 146a AO vom 17.6.2019 (tSE/Belegausgabe )
  • BMF-Schreiben: „Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a AO ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31. Dezember 2019“ bis 30.9.2020 vom 6.11.2019 (BMF-Schreiben Nichtbeanstandung )
  • Technische Richtlinien des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) (in laufender Aktuali-sierung): TR-03153 / TR-03151 (Secure Element API) / TR-03116 (Kryptographische Vorgaben)