Handel in Hamburg

BID-Aufgabenträger

Der Aufgabenträger übernimmt bei BIDs eine zentrale Funktion. Da das BID selbst keine eigene Rechtspersönlichkeit hat, nimmt der Aufgabenträger diese Aufgabe wahr.
Der Aufgabenträger ist dafür verantwortlich, dass die im Maßnahmen- und Finanzierungskonzept vorgesehene Maßnahmen innerhalb der BID-Laufzeit umgesetzt und die Mittel, die die Grundeigentümer aufbringen, wirtschaftlich verwendet werden.
Der Aufgabenträger sollte sich dazu eng mit dem Lenkungsausschuss der BID-Initiative abstimmen, der seine Geschäftsführungstätigkeit begleitet. Abzustimmen hat er sich ebenso mit der öffentlichen Verwaltung, insbesondere mit der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BW), sobald es Abweichungen vom Maßnahmen- und Finanzierungskonzept gibt.
Die Freie und Hansestadt Hamburg und die Handelskammer unterstützen die BID-Initiativen. Die Handelskammer hat zudem die Aufgabe, die ordnungsgemäße Geschäftsführung des Aufgabenträgers zu überwachen.

1. Wer kann als Aufgabenträger auftreten?

Aufgabenträger kann jedes Unternehmen sein, das Mitglied der Handelskammer Hamburg ist. Wenn das nicht der Fall ist, muss sich der künftige Aufgabenträger freiwillig der Aufsicht durch die Handelskammer Hamburg unterstellen (§ 4 Abs. 1 des GSPI gültig seit 1. April 2022). Des Weiteren können grundsätzlich auch Vereine als Aufgabenträger tätig werden.
Der Aufgabenträger muss finanziell ausreichend leistungsfähig sein, um seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen zu können. Der künftige Aufgabenträger muss seine steuerliche Zuverlässigkeit darlegen. Der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) und der Handelskammer Hamburg ist jeweils eine Kopie dieser Bescheinigung vorzulegen.
Der Aufgabenträger sollte sich rechtzeitig vor der Antragstellung mit der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) und der Handelskammer Hamburg in Verbindung setzen, um zu klären, ob die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Konkret sind die Voraussetzungen in den BID-Merkblättern der BSW zu finden.

2. Hinweise zur Projektkoordination in der Vorbereitungsphase (vor Inkrafttreten des BID)

Der Aufgabenträger sollte in der Zusammenarbeit mit der BID-Initiative und dem BID-Lenkungsausschuss möglichst weitgehende Transparenz schaffen.
Sofern der Aufgabenträger über nennenswerte Einnahmen im Zusammenhang mit der Vorbereitung des BIDs verfügt, empfiehlt es sich,
  • dem Lenkungsausschuss oder einem vom Lenkungsausschuss zu bestimmenden Gremium,
  • der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW),
  • der Handelskammer Hamburg (HK) und
  • dem Bezirksamt, sofern er öffentliche Mittel verwendet
mindestens einmal im Quartal Bericht über die Einnahmen und Ausgaben zu erstatten; dies kann durch Übermittlung einer Excel-Tabelle geschehen.
Der Aufgabenträger richtet für das zu gründende BID ein eigenes Konto ein. Es empfiehlt sich, zusammen mit einem Vertreter der Grundeigentümer eine gemeinschaftliche Zugriffsberechtigung für das Konto zu vereinbaren (Vier-Augen-Prinzip).

3. Erarbeitung des Maßnahmen- und Finanzierungskonzepts

Der Aufgabenträger legt den Entwurf des Maßnahmen- und Finanzierungskonzepts rechtzeitig vor der Antragstellung der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) sowie der Handelskammer Hamburg vor. Es sollte um eine Kalkulation ergänzt werden, aus der hervorgeht,
  • welche Stundensätze und
  • welche anderen Kostenansätze
seitens des Aufgabenträgers dem Maßnahmen- und Finanzierungskonzept zugrunde liegen. Insbesondere, wenn Belange der Freien und Hansestadt Hamburg betroffen sind, hat der Aufgabenträger das Maßnahmen- und Finanzierungskonzept mit den zuständigen Stellen der Stadt abzustimmen.
Hinweise zum Aufbau des Antrags inklusive des Maßnahmen- und Finanzierungskonzepts enthält das Merkblatt Antragsunterlagen der BSW.

4. Hinweise zur Antragstellung

Nur der Aufgabenträger ist zur Antragstellung berechtigt. Hierzu muss er die Zustimmung der Eigentümer von 33 Prozent der Grundstücke, deren Fläche zugleich 33 Prozent der gesamten Grundstücksfläche im BID umfasst, nachweisen. Er stellt den Antrag bei der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW).
Der Aufgabenträger muss die Antragsunterlagen im Internet veröffentlichen, und zwar:
  • den Antrag an die  Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) 
  • das Maßnahmen- und Finanzierungskonzept für die Laufzeit einer Rechtsverordnung (maximal acht Jahre laut § 3 Abs. 2 des GSPI)
  • eine Darstellung der Gebietsabgrenzung
  • das Maßnahmen- und Finanzierungskonzept
  • eine Aufstellung der betroffenen Grundstücke einschließlich ihrer Flurstückbezeichnungen, der einzubeziehenden Grundstücksflächen, der Bodenrichtwerte nach § 9 Abs. 5 sowie der Vollgeschosse nach § 9 Abs. 5 und 6 des GSPI
  • einen von dem Aufgabenträger unterschriebenen Entwurf des öffentlich-rechtlichen Vertrags nach § 4 Abs. 2 des GSPI sowie
  • einen Bericht über den Informationstermin
Näheres zur Gebietsabgrenzung und zum Maßnahmen- und Finanzierungskonzept entnehmen Sie bitte den Merkblättern der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW).
Sofern diese Voraussetzungen erfüllt sind, hat der Aufgabenträger Anspruch auf die Anschriften der Grundeigentümer im BID-Gebiet, soweit sie der Aufsichtsbehörde bekannt sind.
Der Aufgabenträger darf diese Daten nur für die im BID-Gesetz genannten Zwecke verwenden. Sie sind nach Beendigung des BIDs durch den Aufgabenträger zu vernichten.
Sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind, legt die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) den BID-Antrag für einen Monat öffentlich aus; die BSW muss dies mindestens eine Woche vorher öffentlich bekannt machen. Während der Auslegungszeit haben die Grundeigentümer das Recht, der Einrichtung eines BIDs zu widersprechen.
Der Aufgabenträger informiert die Grundeigentümer und die betroffenen Träger öffentlicher Belange über die öffentliche Auslegung. Die Information der Grundeigentümer enthält unter anderem einen Hinweis
  • auf das Widerspruchsrecht (§ 5 Abs. 8 des GSPI) sowie
  • auf die Möglichkeit, einen Antrag auf Befreiung von der BID-Abgabepflicht zu stellen.
Ebenso, wie in der Vorbereitungszeit, sollte der Aufgabenträger auch während der Auslegung des BID-Antrags für alle Interessierten, insbesondere die Grundeigentümer, als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.
Nach der öffentlichen Auslegung informiert die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) den Aufgabenträger über das Ergebnis. Der Senat kann daraufhin eine Rechtsverordnung zur Gründung des BID erlassen. Ein Rechtsanspruch darauf besteht nicht.
Mit der Bekanntmachung der Rechtsverordnung im Gesetz- und Verordnungsblatt ist das BID förmlich eingerichtet.

5. Erarbeitung eines öffentlich-rechtlichen Vertrages

Der Aufgabenträger schließt nach Auslegung des BID-Antrags mit der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) einen öffentlich-rechtlichen Vertrag. Er sollte ihn zuvor mit dem Lenkungsausschuss und der Handelskammer Hamburg abstimmen.
Sofern der Aufgabenträger den öffentlich-rechtlichen Vertrag schon vor Antragstellung erarbeitet, ist ein Passus einzufügen, dass der Vertrag nur wirksam wird, wenn der Senat durch eine Rechtsverordnung das BID in Kraft setzt.

6. Hinweise zur Projektkoordination in der Durchführungsphase (nach Inkrafttreten des BIDs)

a) Sitzungen des Lenkungsausschusses

Der Aufgabenträger sollte alle wesentlichen Entscheidungen, die im Zusammenhang mit der Umsetzung des Maßnahmen- und Finanzierungskonzeptes zu treffen sind, mit dem Lenkungsausschuss und ggf. auch den vom Lenkungsausschuss eingesetzten Arbeitskreisen abstimmen. Die Verantwortung für die Umsetzung des Maßnahmen- und Finanzierungskonzeptes bleibt jedoch beim Aufgabenträger (§ 6 Abs. 1 GSPI).
Der Aufgabenträger sollte neben den Lenkungsausschussmitgliedern die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) sowie die Handelskammer Hamburg einladen. Der Aufgabenträger protokolliert die Sitzungen und sendet die Protokolle per E-Mail an die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) und an die Handelskammer.

b) Aufstellung von Maßnahmen- und Wirtschaftsplänen

Der Aufgabenträger stellt einmal jährlich einen Maßnahmen- und Wirtschaftsplan (kurz: Wirtschaftsplan) auf, der sich jeweils auf ein BID-Jahr bezieht. Das erste BID-Jahr beginnt mit dem Termin des Inkrafttretens des BIDs (Einrichtungsdatum). Entsprechendes gilt für die weiteren BID-Jahre.
Die Wirtschaftspläne stellen eine Konkretisierung des Maßnahmen- und Finanzierungskonzeptes dar. Sie dürfen nur unerheblich vom Maßnahmen- und Finanzierungskonzept abweichen. Ist dies nicht der Fall, greift § 7 Abs. 2 GSPI.
Der Aufgabenträger stellt die Wirtschaftspläne in Abstimmung mit dem Lenkungsausschuss auf. Dabei sollten die betroffenen Grundeigentümer, Freiberufler und Gewerbetreibenden in geeigneter Weise beteiligt werden. Der Aufgabenträger legt den Wirtschaftsplan rechtzeitig der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) und der Handelskammer Hamburg vor.
Der Aufgabenträger richtet, sofern nicht schon vorhanden, für das BID ein eigenes Konto ein.

c) Einrichtung eines Arbeitskreises Finanzen

Der Aufgabenträger hat für eine ordnungsgemäße Geschäftsführung zu sorgen. Die Überwachung ist Aufgabe der Handelskammer Hamburg (§ 8 Abs. 1 GSPI); im Sinne einer größtmöglichen Transparenz gegenüber den Grundeigentümern empfiehlt es sich, einzelne Vertreter aus diesem Kreis hieran zu beteiligen. Nach Inkrafttreten der BID-Rechtsverordnung sollte der Aufgabenträger dazu im Einvernehmen mit dem Lenkungsausschuss einen Arbeitskreis Finanzen gründen, der sich zusammensetzt aus
  • zwei oder drei Grundeigentümern,
  • dem Aufgabenträger
  • der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) sowie
  • der Handelskammer Hamburg.
Der Arbeitskreis Finanzen überprüft die ordnungsgemäße Geschäftsführung durch den Aufgabenträger. Hier geht es insbesondere darum sicherzustellen, dass die von den Grundeigentümern aufgebrachten BID-Abgaben so verwendet werden, wie es das Maßnahmen- und Finanzierungskonzept vorsieht.
Der Arbeitskreis Finanzen sollte tagen
  • während größerer Baumaßnahmen mindestens zweimal jährlich,
  • ansonsten mindestens einmal im Jahr,
  • nach Ablauf der BID-Laufzeit.
Der Aufgabenträger erstellt für jedes BID-Jahr einen Soll-Ist-Vergleich der Einnahmen und Ausgaben sowie eine Übersicht über das Treuhandkonto, die alle Eingänge und Abgänge umfasst. Er versendet diese Übersichten rechtzeitig vor der jeweiligen Sitzung an die Mitglieder des Arbeitskreises.
Für jede Sitzung erstellt der Aufgabenträger ein Protokoll und versendet es zeitnah an die Mitglieder des Arbeitskreises. Die Handelskammer fasst darauf aufbauend die wichtigsten Ergebnisse der Arbeitssitzungen in einem Prüfbericht zusammen. Sie versendet ihn an die Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW) und an die Mitglieder des Arbeitskreises.
Zur letzten Sitzung des Arbeitskreises Finanzen, der die Geschäftsführung des Aufgabenträgers während der gesamten BID-Laufzeit überprüft, lädt der Aufgabenträger alle  Ausschussmitgliedern ein.

7. Abschluss des BID

Mit dem Ende der vereinbarten BID-Laufzeit löst sich das BID automatisch auf. Zuviel erhaltene Einnahmen müssen an die Grundeigentümer zurückerstattet werden. Dies geschieht in Zusammenarbeit mit der Behörde für Wissenschaft, Forschung, Gleichstellung und Bezirke (BWFGB).
Nach Ende der BID-Laufzeit lädt der Aufgabenträger den Lenkungsausschuss zu einer abschließenden Sitzung ein.
Außerdem lädt der Aufgabenträger die Mitglieder des Arbeitskreises Finanzen zu einer abschließenden Sitzung des Arbeitskreises Finanzen ein (vgl. 6 c). Auf der Basis eines Protokolls des Aufgabenträgers erstellt die Handelskammer anschließend neben dem Prüfbericht für das letzte BID-Jahr auch einen Abschlussbericht. Den Abschlussbericht sendet die Handelskammer an den Aufgabenträger, die Mitglieder des Arbeitskreises Finanzen inkl. der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen (BSW). Es empfiehlt sich, wenn der Aufgabenträger diesen Bericht per E-Mail an die Mitglieder des Lenkungsausschusses und, sofern die Kontaktdaten vorliegen, auch an die übrigen Grundeigentümer im BID-Gebiet weiterleitet.
Zum Ende der BID-Laufzeit erfolgt außerdem die Kontrolle der Erfüllung des öffentlich-rechtlichen Vertrages und des Wegebauvertrages durch das zuständige Bezirksamt.
Es empfiehlt sich, auch die Grundeigentümer über den erfolgreichen Abschluss des BID zu informieren. Hierzu sollte der Aufgabenträger ein Schreiben an alle Grundeigentümer senden. Die wesentlichen Inhalte sollten zudem auf der Homepage des BID veröffentlicht werden.
Wenn sich der Lenkungsausschuss darauf verständigt, die BID-Maßnahmen auch nach Ablauf der BID-Laufzeit fortzusetzen, sollte er sich frühzeitig gemeinsam mit dem bisherigen oder mit einen anderen Aufgabenträger auf ein neues Maßnahmen- und Finanzierungskonzept verständigen (siehe insb. Kapitel 3 und 4), so dass der Aufgabenträger rechtzeitig einen BID-Antrag einreichen kann.
Wichtiger Hinweis: Weitere Merkblätter zum Thema BID, unter anderem zum Maßnahmen- und Finanzierungskonzept, zur Gebietsabgrenzung und zur Umsatzsteuer, finden Sie auf der Homepage der Behörde für Stadtentwicklung und Wohnen.

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