Klare Sache: Verkaufsgespräch und Vertragsgestaltung

Aufgaben, Leistungen, Honorar, Rechte: Von der Akquisition über das Angebot bis zum Vertrag sollten Sie mit Ihrem potenziellen Kundenunternehmen möglichst früh möglichst klare Linien finden – und vor jedem Beratungsprojekt wichtige Punkte vertraglich fixieren. Wie das gelingt, lesen Sie hier.

“Wo drückt denn der Schuh?” Tipps für ein erfolgreiches Erstgespräch

Ihre Unternehmensberatung hat das Interesse eines potenziellen Kundenunternehmens geweckt, das erste ausführliche Gespräch steht an. Damit dies gelingt und Sie sich gegen mögliche Mitbewerber:innen durchsetzen können, sollten Sie ein paar wichtige Aspekte beachten.
Vor dem Gespräch:
  • Bereiten Sie sich vor: Sie kennen bereits das Thema oder Problem, zu dem Ihr Rat und Ihre Kompetenz gefragt sein werden? Sehr gut. Dann können Sie sich gezielt darauf einstellen und bereits mögliche Lösungsansätze skizzieren. Falls Sie noch keine Informationen haben, lohnt eine Recherche über aktuelle Entwicklungen und Schwierigkeiten in der Branche und/oder dem Kundenunternehmen.
  • Bleiben Sie flexibel: Überlegen Sie sich vorab, welche konkreten Leistungen Sie als Berater:in anbieten können. Tipp: Legen Sie sich nicht zu früh auf eine Strategie fest! Bleiben Sie offen, um gezielt auch auf unerwartete Fragen, Erwartungen und Probleme eingehen zu können.
  • Machen Sie einen Zeitplan: Um sicher zu gehen, dass Sie alle Punkte und Inhalte besprechen können, die Ihnen wichtig sind, sollten Sie fürs erste Gespräch einen groben Zeitplan aufstellen. Stimmen Sie bestenfalls bereits bei der Terminvereinbarung ab, wie lange das Gespräch dauern soll.
  • Sprechen Sie sich ab:  Sollten Sie das Gespräch gemeinsam mit einer Kollegin oder einem Kollegen führen, legen Sie vorher untereinander fest: Wer stellt welches Thema vor? Wer übernimmt welchen Gesprächspart? Wer beantwortet welche Fragen?
© Ulrich Perrey
Während des Gesprächs:
  • Stellen Sie sich vor: Auch wenn Sie bereits vorher mit Ihren potenziellen Auftraggebern Kontakt hatten, sollten Sie sich zu Beginn Ihres Gesprächs vorstellen. Nutzen Sie die Chance, Ihre Kompetenz und Erfahrung zu zeigen, das schafft Vertrauen bei Ihrem Gegenüber.
  • Hören Sie gut zu: Genau zuzuhören ist die Königsdisziplin der Unternehmensberatung. Besonders im ersten Gespräch ist dies wichtig. Nur so können Sie auf Anforderungen und Wünsche angemessen reagieren und zeigen, dass Ihnen die Aufgabewirklich  wichtig ist.
  • Behalten Sie den Faden: Wenn Sie sich und Ihr Leistungsangebot vorstellen, überzeugen Sie mit einer klaren Struktur, damit das beauftragende Unternehmen und Ihre Gesprächspartner:innen Ihnen gut folgen können.
  • Bleiben Sie offen: Nicht selten stellt sich im Verlauf der ersten Gespräche heraus, dass das Unternehmen ein ganz anders gelagertes Problem hat, als zunächst angenommen. Bleiben Sie hier flexibel – und gehen Sie darauf ein.
  • Werden Sie konkret: Versuchen Sie, Ihre Argumente durch Fakten zu untermauern. Außerdem ist es hilfreich, wenn Sie mögliche Lösungsansätze anhand konkreter Beispiele beschreiben.
  • Bleiben Sie fair: Verlieren Sie kein schlechtes Wort über etwaige Mitbewerber:innen, sondern bleiben Sie hier fair und professionell.
  • Seien Sie ehrlich: Sollte sich im ersten Gespräch herausstellen, dass Ihr Unternehmen die akut gefragten Beratungsanforderungen nicht erfüllen kann, kommunizieren Sie dies rechtzeitig und offen. Empfehlen Sie ggf. eine andere Beraterin oder einen Berater aus Ihrem Netzwerk. 
  • Bleiben Sie sympathisch: Bloß nicht belehrend oder besserwisserisch auftreten, das wirkt schnell arrogant – stattdessen immer zugewandt und aufmerksam.
Hätten Sie dran gedacht? Diese Punkte sollten Sie mit Ihrem Kunden klären:
  • Konkrete Aufgabenstellung und Ziel der Beratung
  • Arbeitsprogramm mit Zeitrahmen
  • Vorgehensweise
  • Meilensteine zur Bewertung des Fortschritts
  • Kostenvoranschlag: Honorar und Zahlungsbedingungen
  • Zeitspanne der Beratung
  • Formales: Kündigungsbedingungen, Vereinbarungen zu Datenschutz bzw. Urheberrecht etc.
  • Ggf. Haftungsfragen
Hinweis: Eine Erstberatung ist in der Regel kostenlos. Sollten Sie von diesem Standard abweichen, kündigen Sie dies unbedingt vor Ihrem Gespräch an. Bieten Sie ggf. an, die Beratung mit Ihrem Honorar zu verrechnen, sollte Ihre Unternehmensberatung für das Projekt beauftragt werden.

Kleine und mittlere Unternehmen: Besonderheiten für die Beratung

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Kleine und mittlere Unternehmen (kurz: KMU) haben einige Besonderheiten, die sie von großen Firmen und Konzernen unterscheiden. Welche Anforderungen sich daraus für die Beratung ergeben können, haben wir hier zusammengefasst.
Weniger Personal
Unternehmen, die weniger Mitarbeitende beschäftigen, arbeiten meist mit anderen Strukturen als größere Konzerne. Häufig gibt es keine klare Aufgabenverteilung, die Verantwortungsbereiche sind fließend. Es kann sehr anspruchsvoll sein, klare Strukturen herauszuarbeiten oder Veränderungen anzustoßen.
Positiv ist, dass zwischen den Mitarbeitenden oft ein enger und vertrauensvoller Kontakt besteht. Davon kann Ihr Projekt profitieren.
Weniger Hierarchien
Chefinnen oder Chefs und Angestellte arbeiten in kleinen und mittleren Unternehmen oft neben- oder miteinander. Die Hierarchien sind meist flach, Ansprechpartne:rinnen und Entscheider:innen unternehmensweit bekannt. Dies kann von Vorteil für Ihre Zusammenarbeit sein.
Weniger Fluktuation
Außerdem ist die Fluktuationsrate oft geringer – auch in der Führungsetage. Dies sorgt für gefestigte, allerdings oft auch festgefahrene Strukturen.
Weniger Budget
Unternehmen des kleinen und mittleren Mittelstandes verfügen häufig über geringe finanzielle Ressourcen für Beratungsprojekte bzw. planen diese gar nicht erst ein. Für die Unternehmensberatung bedeutet das eventuell ein schmaleres oder noch genauer zugeschnittenes Leistungsangebot.
Weniger Offenheit
In alteingesessenen Firmen, insbesondere in Familienunternehmen, gibt es häufig Vorbehalte gegen externe Beratung. Die Geschäftsführung leitet das Unternehmen oft seit Jahrzehnten, und dass von außen hilfreiche Hinweise kommen könnten, wird oft nicht gleich erkannt. Für Sie bedeutet das, sich noch intensiver mit den spezifischen Voraussetzungen des Unternehmens, auch mit dessen Historie vertraut zu machen, um Vertrauen aufbauen zu können. Die Begegnung auf inhaltlicher Augenhöhe ist gerade hier gefragt.
Weniger Hürden
In kleinen Unternehmen sind Wege häufig direkter und unbürokratischer als in großen Konzernen. So kann grundsätzlich flexibler auf Veränderungen reagiert werden.

Ein gutes Angebot: So überzeugen Sie

Ist das Erstgespräch positiv verlaufen, sind Sie am Zug: Erstellen Sie Ihrem potenziellen Kunden ein schriftliches Angebot.
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Dabei geht es jedoch um mehr, als nur um das Beziffern eines Honorars. Aus Ihrem Angebot sollte hervorgehen, dass Sie die Problematik des Unternehmens und die Vorstellungen des Kunden verstanden haben, damit dieser sich ernst genommen fühlt. Geben Sie erste Einblicke in Ihr Lösungskonzept und Ihre Herangehensweise sowie zu erwartende Ergebnisse. Wichtig: Das Angebot dient in der Regel als Basis der späteren vertraglichen Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Berater. Allerdings sollten Sie unbedingt beachten, dass ein vom Kunden angenommenes Angebot sofort Vertragscharakter erhält.
Tipp: Kümmern Sie sich um eine ansprechende und angemessene optische Gestaltung Ihres Angebots. Wählen Sie hochwertiges Papier, und verwenden Sie ein professionelles, zurückhaltendes Design.
Checkliste: Das sollte in Ihrem Angebot nicht fehlen:
  • Konkrete Aufgabenstellung, Ziel der Beratung und angestrebte Ergebnisse
  • Vorgehensweise und geplante Methodik
  • Arbeitsprogramm und Zeitrahmen
  • Zwischenziele und Meilensteine mit Angaben zu Terminen zur Bewertung von Fortschritt und Ergebnissen
  • Dokumentations-Verpflichtung der Beratungsunternehmens
  • Mitwirkungspflichten des Auftrag geberenden Unternehmens
  • Kostenvoranschlag: Honorar, ggf. Spesen und Zahlungsbedingungen
  • Kündigungsfristen durch das Unternehmen
  • Vereinbarungen zu Datenschutz, ggf. auch Urheberrecht und Vertraulichkeitsregelungen
  • Ggf. Haftungsfragen

Vertrag und Honorar: Das sollten Sie beachten 

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Der Vertrag ist das Kernstück der Zusammenarbeit zwischen Kunden und Beratern. Hier werden nicht nur Projektinhalte und das Honorar verankert, sondern auch rechtliche Bedingungen geklärt.
Folgende Aspekte sollten Sie beachten:

Art des Vertrags

Dienstvertrag oder Werkvertrag? Vor der Gestaltung des Vertrags sollten Sie klären, welche Art für Ihr Projekt und für das Kundenunternehmen am besten geeignet ist. Wichtig ist, dass sich beide Seiten mit dem vereinbarten Vertrag wohlfühlen. Die größten Unterschiede: Beim Dienstvertrag wird eine bestimmte Leistung vergütet, gemessen wird in der Regel der zeitliche Beratungsaufwand, der dann entsprechend honoriert wird. Beim Werkvertrag wird hingegen ein bestimmtes Ergebnis vergütet, das Sie vorab gemeinsam definiert haben. Wird dieses Ergebnis nicht erzielt, so gibt es ggf. keine oder eine reduzierte Vergütung.

Inhalte des Vertrags

Orientieren Sie sich bei den Kernpunkten an Ihrem Angebot – dort sollten Sie die wichtigsten Punkte bereits aufgeführt haben. Diese Bestandteile sollten in keinem Vertrag fehlen:

Projektbeschreibung

  • Ausgangssituation und Problemstellung
  • Geplante Maßnahmen und Vorgehensweise
  • Möglichst konkrete Festlegung der Beratungsinhalte und Aufgaben

Projektbewertung

  • Vereinbarung von Meilensteinen zur Bewertung des Fortschritts
  • Vereinbarung regelmäßiger Feedbackgespräche über die Fortschritte und ggf. Probleme

Projektdauer

  • Festlegung der Beratungslaufzeit: zeitlich begrenzt oder sobald das Ziel erreicht?

Vergütung

  • Bestimmung von Zahlungsmodalitäten und Zahlungsfristen
  • Klare Regelungen zu Nebenkosten wie z.B. Reisekosten, Übernachtungskosten, Schriftwechsel etc.

Organisatorisches

  • Vereinbarung von Dienstzeit und Dienstort
  • Festlegung von Dokumentation
  • Bennennung der Hauptverantwortlichen und Ansprechpartner:innen auf beiden Seiten
  • Regelung zu Urlaubstagen und Krankheitseintritt sowie Vertretungen

Rechtliches

  • Kündigungsmodalitäten wie Kündigungsfristen, Ausstiegsmöglichkeiten o.ä.
  • Vereinbarungen zu Schweigepflicht, Datenschutz, Urheberrecht o.ä.
  • Regelung zu Aufbewahrung und Rückgabe von Unterlagen, Schlüsseln, Zugangspapieren o.ä.
  • Haftungsfragen

Honorarmodell

Beratungsleistungen werden am Markt zu sehr unterschiedlichen Preisen und unterschiedlichen Vergütungsmodellen angeboten. Überlegen Sie gut, welches Modell am besten zu Ihnen und Ihrer Arbeit passt. Das sind die Unterschiede:

Aufwandsbezogene Vergütung

  • Dienstvertrag: Projekt wird nach Zeitaufwand vergütet
  • Leistungsnachweis erforderlich
  • Vorteil: Sie können noch während des Projekts Ziele und Umfang anpassen
  • Nachteil: Sie haben weniger Planungssicherheit
  • Besonders geeignet bei klaren Aufgaben
  • Nicht geeignet, wenn ein konkretes Projektergebnis angestrebt wird

Festpreis/Pauschalvergütung

  • Werkvertrag:  Leistungsumfang und Arbeitsergebnis sowie pauschale Vergütung werden vorab definiert.
  • Vorteil: relative Planungssicherheit
  • Nachteil: ggf. unerwartete zeitliche Zusatzbelastung
  • Risiko: nicht oder nur schwer erreichbares Ziel

Erfolgsabhängige Vergütung

  • Bonuszahlungen bei Erreichen einzelner Ziele (evtl. als Zusatz zu Basishonorar)
  • Wichtig: regelmäßige Evaluierung und eine klare Vereinbarung, woran Erfolg gemessen wird
  • Vorteil: oftmals höhere Honorare möglich
  • Nachteil: keine Erfolgsgarantie

Honorarhöhe

Wie ermitteln Sie ein angebrachtes Honorar für Ihre Beratungsleistung? Vorab: Es gibt kein pauschales Rezept. Möglicherweise sind hierzu mehrere Gesprächs- und Verhandlungsrunden nötig. Es gilt, einen Tarif zu finden, mit dem sich beide Seiten wohlfühlen – eine wichtige Voraussetzung für eine angenehme und erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Spannbreite der Tagessätze bei KMU liegt derzeit etwa bei 800 bis 1500 EUR.
Folgende Kriterien sollten Sie bei Ihrer individuellen Preisgestaltung berücksichtigen:
  • Art und Inhalt der Beratung: Wie umfangreich und anspruchsvoll ist das Beratungsprojekt? Zum Beispiel ist eine klassische Management-Beratung i.d.R. teurer als eine IT-Beratung.
  • Ihre Erfahrung im Allgemeinen: Wie viele Berufsjahre können Sie und ggf. Ihr Team vorweisen? Sind Sie Junior- oder Senior-Consultant? Welche Studien und Weiterbildungen haben Sie abgeschlossen?
  • Ihre Erfahrung im Speziellen: Haben Sie bereits Erfahrungen mit der konkreten Aufgabenstellung des Kunden?
  • Bedeutung und Bekanntheitsgrad Ihres Beratungsunternehmens am Markt: Sind Sie neu in der Branche? Oder ist Ihr Unternehmen etabliert und gefragt?
  • Kunden-Branche: Auch hier gibt es Preisunterschiede. Z.B. zahlen Pharma-Unternehmen in der Regel mehr für Beratungen als Telekommunikationsfirmen.
  • Zahlungsfähigkeit und Größe des Kundenunternehmens
  • Marktlage- und Auftragslage: Wie gestalten Mitbewerber:innen ihre Preise? Wie ist das Verhältnis von Angebot und Nachfrage bei Beratungen?
Tipp: Häufig sind Kund:innen erstaunt, wenn Sie erstmals von der Höhe der üblichen Beratertagessätze erfahren. Führen Sie ihr oder ihm ggf. vor Augen, welche Kosten für Sie mit dem Auftrag anfallen, z.B. Honorare für Mitarbeitende, Fixkosten für Büro und Telekommunikation, Marketing und Akquise, Equipment, Seminare und Workshops oder ggf. auch Reise- und Unterbringungskosten.
Hinweis: Wir hoffen, dass Ihnen unsere Hinweise helfen. Dieses Dokument erhebt jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit und bietet keinen Ersatz für eine Rechtsberatung.
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