Im Unternehmen: So kommen Sie erfolgreich durchs Projekt

Ansprechpartner, Ziele, Meilensteine, Feedback: Damit Ihr Beratungsprojekt erfolgreich verläuft, haben wir für Sie zusammengestellt, was Sie vorher, nachher und währenddessen beachten sollten.

Gewappnet ins Projekt: So bereiten Sie sich vor

Der Vertrag ist unterschrieben, der Start des Beratungsprojekts steht kurz bevor. Aber sind Sie bereits ausreichend über Ihr Kundenunternehmen informiert?
© Ulrich Perrey
Je nach Umfang, Art, Unternehmen und Schwerpunkt der Beratung sollten Sie sich bereits vor Beginn ein umfassendes Bild von Ihrem Kunden machen. Folgender Fragen- und Bedarfskatalog kann Ihnen dabei helfen.
Tipp: Nennen Sie Ihrem Kundenunternehmen vorab (und rechtzeitig) eine Frist, zu der Sie alle relevanten Daten, Unterlagen und Informationen zur Verfügung gestellt haben möchten.
Hinweis: Die einzelnen Aspekte können eine gute Grundlage bilden, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Der Sachbezug und die formellen Anforderungen sind stets (insbesondere in Krisensituationen) neu zu prüfen und von Beratungsprojekt zu Beratungsprojekt unterschiedlich.

Rechtliche Verhältnisse

Beratungsthemen:
  • M & A
  • Restrukturierung
  • Reorganisation
  • Sanierung
Relevante Fragen:
  • Was sind die aktuellen rechtlichen Verhältnisse im Unternehmen?
  • Wie sind Organe und Gremien organisiert?
  • Wie sind Entscheidungsbefugnisse und Aufgabenverteilungen?
  • Wo liegen Risiken und Konflikte?
  • Welche M & As stehen an und/oder wurden bereits vollzogen?
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Gesellschaftsverträge, Satzung, Gesellschafterliste, HR-Auszug
  • Organigramm des Unternehmens, Struktur verbundener Unternehmen
  • wesentliche Verträge, z.B. Kredit-, Schuld-, Beherrschungs-, Anstellungsverträge etc.

Wirtschaftliche Verhältnisse

Beratungsthemen:
  • M & A
  • Strategie
  • Krise
Relevante Fragen:
  • Wie nachhaltig und ertragsreich wirtschaftet das Unternehmen derzeit?
  • Wie sehen die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden aus?
  • Welches Fertigungs- und Handelssortiment führt das Unternehmen?
  • Wie innovativ und wie tragfähig wird gearbeitet?
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Fertigungsprogramm, Produktion, Sortiment
  • Fertigungsvorgaben (Richtwerte, Kalkulationsansätze)
  • Beschreibung des Wettbewerbs
  • Kunden- und Lieferantenstruktur
  • Lieferländer und –märkte
  • Kapazitäten und Auslastung, Auftragsbestand
  • Betriebsabrechnungsbogen (BAB)
  • Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
  • Ermittlung der Deckungsbeiträge (DB-Analysen)
  • Personalangaben (Lohn- und Gehaltslisten)
  • Finanzplanung, Budgets, Produktions- und Absatzplanung
  • Leistungsbeziehungen verbundener Unternehmen

Organisation und Rechnungswesen

Beratungsthemen:
  • M & A
  • Strategie
  • Organisation
  • Krise
Relevante Fragen:
  • Wie ist das Unternehmen strukturiert?
  • Welche Abläufe und Entscheidungswege/-prozesse gibt es?
  • Welche Abhängigkeiten und Steuerungsmechanismen sind erkennbar?
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Organigramm und Organisationsrichtlinien
  • Revisionsberichte und -strukturen
  • Geschäftsverteilungsplan, Namensverzeichnisse Geschäftsführung/Vorstand
  • Prozesshandbücher, Zertifizierungsdokumentation, Betriebsanweisungen
  • Kontenplan, Kostenstellenverantwortungen, Vollmachten, Unterschriftenregelung
  • Beschreibung der IT-Architektur und -systeme

Jahresabschluss und Geschäftserfolg

Beratungsthemen:
  • M & A
  • Controlling
  • Krise
Relevante Fragen:
  • Wie waren die wirtschaftlichen Entwicklungen und finanziellen Verhältnisse der Vorjahre und -perioden?
  • Welche insolvenzrechtlichen Standards werden ggf. erfüllt?
Benötigte Unterlagen und Informationen:
  • Jahresabschlüsse und Prüfungsberichte
  • vorläufiger Jahresabschluss und aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
  • Summen- und Saldenlisten
  • Anlagenspiegel, Beteiligungsspiegel, ggf. Bilanzen der Tochtergesellschaften
  • Abschreibungsverlauf und –planung
  • Kalkulationsunterlagen, Fertigstellungsgrade
  • Saldenlisten (Debitoren-, Kreditoren-, Anzahlungen)
  • Pauschalwertberichtigung (PWB)/Einzelwertberichtigung (EWB)
  • Forderungen/Verbindlichkeiten nach Fälligkeiten
  • Kreditverträge, -inanspruchnahme, Tilgungspläne
  • Aufstellung Dauerschuldverhältnisse
  • Mitarbeiterentwicklung (Durchschnitt)
  • Budget-/Ertragsplanung, Liquiditätsprognose
Außerdem zu klären:
  • Wer sind Ihre Ansprechpartner vor und während des Beratungsprojekts?
  • Mit wem arbeiten Sie während Ihrer Beratung zusammen? Haben Sie alle benötigten Kontaktdaten? Haben diese Mitarbeiter die notwendige Entscheidungsbefugnis, um gemeinsam erarbeitete Veränderungsstrategien auch umsetzen zu können?
  • Welche Kommunikationsmittel sollen (wie häufig) genutzt werden?
  • Ist Ihr Kunde über seinen für das Beratungsprojekt erforderlichen (zeitlichen und inhaltlichen) Einsatz informiert?
  • Wie ist Ihr Arbeitsplatz gestaltet? Sind Ausstattung und Standort mit Ihrem Beratungsziel kompatibel?
  • Stehen Ihnen alle benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung? (z.B. technische Ausstattung, Internetzugang)
  • Welche Datenschutzrichtlinien müssen Sie beachten?

Mittendrin: Was Sie während des Projektverlaufs beachten sollten

Es ist soweit, das Beratungsprojekt ist angelaufen. Mit den folgenden Tipps kommen Sie gut durch Ihr Vorhaben.

Machen Sie einen Plan – und stellen Sie ihn vor

Möglichst klar sollten Sie Ihrem Kunden zu Beginn des Projekts Ihre geplanten Maßnahmen erläutern. Unklarheiten und Unsicherheiten können somit früh aus dem Weg geräumt werden. Außerdem bekommt Ihr Kunde somit eine konkrete Vorstellung, was ihn und seine Mitarbeiter in der nächsten Zeit erwartet. Besprechen Sie mit Ihm außerdem genau, wie viel zeitlicher und inhaltlicher Einsatz von seiner Seite zu leisten ist.

Bleiben Sie transparent

© Ulrich Perrey
Es ist wichtig, dass Sie während des Beratungsprozesses transparent vorgehen und Ihre Schritte für Ihren Kunden offen und nachvollziehbar bleiben. Besprechen Sie Ihre Zwischenergebnisse regelmäßig mit Ihrem Kunden, und teilen Sie ihm unmittelbar mit, sollten Sie vom Projektplan abweichende Maßnahmen ergreifen.

Überprüfen Sie sich

Um sicherzugehen, dass Ihre ergriffenen Maßnahmen zielführend sind, überprüfen Sie die vereinbarten Meilensteine kontinuierlich. Setzen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Kunden an einen Tisch, um Fortschritte und ggf. Hindernisse zu besprechen. Beachten Sie, dass regelmäßige Feedbacks unerlässlich sind. 

Führen Sie Protokoll

Für die Zwischen- und Endauswertung Ihrer Beratung ist eine gute Dokumentation Ihrer Arbeitsschritte und des Zeitaufwands wichtig. Führen Sie – wenn möglich – exakte Stundentabellen. Folgende Fragen sollten Sie im Hinterkopf haben: Liegen wir im Zeitplan? Warum dauert etwas ggf. länger als geplant? Sind die vereinbarten Erfolgsmaßstäbe noch realistisch, oder müssen sie angepasst werden? Können wir unsere Ziele mit den geplanten Maßnahmen erreichen?

Stellen Sie sich auftretenden Problemen

Treten während des Projekts Probleme auf, ist es wichtig, diese gegenüber dem Kunden zeitnah und offen zu kommunizieren. Nur so können diese schnellstmöglich aus dem Weg geräumt und ggf. Strategien angepasst werden. Wenden Sie sich zunächst an Ihren Ansprechpartner auf Arbeitsebene – und ziehen Sie im Zweifel die Führungsetage hinzu. Nur gemeinsam können Sie Maßnahmen vereinbaren, um das Beratungsprojekt auf Erfolgskurs zu halten.

Ein wichtiger Begleiter: Das Feedback

Missverständnisse vermeiden, Erwartungen abgleichen, Strategien überdenken: Regelmäßige Feedbacks zwischen Berater und Kunde sind ein wertvolles Instrument und wichtig, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu erzielen. Falls Probleme auftauchen oder Prozesse anders als erwartet verlaufen, können Sie rechtzeitig
© Ulrich Perrey
Gegenmaßnahmen ergreifen und ggf. Ihre Beratungsstrategie ändern oder anpassen. Unschöne Verläufe oder Entwicklungen können so abgewendet und verhindert werden. Und auch erfreuliche Rückmeldungen und Berichte sind wichtig, positives Feedback fördert die Motivation und den Mut, weiterzumachen.
Grundsätzlich gibt es zwei Feedback-Methoden; auch eine Kombination aus beiden ist denkbar.

Direktes oder Ad-hoc-Feedback

Hier geben Sie oder Ihr Kunde mündlich oder schriftlich spontan Rückmeldung, wenn etwas besonders gut funktioniert – oder nicht zufriedenstellend läuft.

Strukturiertes Feedback

Verabreden Sie sich mit Ihrem Kunden vorab zu verbindlichen, regelmäßig stattfindenden Feedback-Runden. Diese können etwa vor oder während sogenannter Meilensteine und/oder am Ende des Projekts stattfinden. Tipp: Entwickeln Sie ein standardisiertes Formular für Ihren Kunden, über das jedes Mal gleiche Aspekte abgefragt und besprochen werden. Dies macht nicht nur einen professionellen und seriösen Eindruck, sondern hilft Ihnen auch dabei, Ihre Dienstleistung zu dokumentieren und stetig zu verbessern.
Das sollten Sie vorab mit Ihrem Kunden klären:
  • Direktes und/oder strukturiertes Feedback?
  • Mündlich oder schriftlich? Per E-Mail oder Formular?
  • Welche Feedback-Termine bieten sich an?

Ein positives Fazit: Tipps zu Projektabschluss und Projektbewertung

Das Beratungsprojekt ist abgeschlossen – doch war es auch ein Erfolg? Haben Sie die wirtschaftlichen und inhaltlichen Ziele erreicht, die Sie vorab mit Ihrem Kunden vereinbart haben? Und – viel wichtiger: Ist Ihr Kunde „glücklich“ mit dem Ergebnis?
Hier erfahren Sie, wie Sie gemeinsam mit Ihrem Kunden bewerten können, wie zufriedenstellend und fruchtbar Ihre Zusammenarbeit tatsächlich war.

Kaufmännisches und inhaltliches Ziel

Hier geht es um Erfolgsfaktoren, die Sie mit Ihrem Kunden bereits vor dem Beginn des Projekts im Vertrag oder Gesprächen definiert haben sollten, wie zum Beispiel eine Steigerung des Umsatzes. Je konkreter diese Ziele vorab mit Kriterien besetzt wurden, umso einfacher können diese nun abgeglichen werden.
Hinweis: Selbst bei klar definierten Kriterien bleibt immer ein gewisser Interpretationsspielraum, sodass es durchaus sein kann, dass Sie und Ihr Kunde zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Auch Faktoren oder Veränderungen außerhalb des Unternehmens können dazu führen, dass Erfolgsmaßstäbe verschoben werden.

Übergeordnetes Ziel/Motivation

Hier geht es weniger um Zahlen und Fakten, sondern vielmehr um einen „gefühlten“ Erfolg: Ist Ihr Kunde glücklich und zufrieden mit dem Ergebnis Ihrer Beratung? Obwohl ggf. andere Ergebnisse zustande gekommen sind als vorab erwartet oder erhofft? Nur wenn dieses übergeordnete Ziel erreicht wurde, können Sie von einem wahren Erfolg Ihrer Unternehmensberatung sprechen, und der Kunde würde Sie für eine Folgeberatung beauftragen oder weiterempfehlen.
Wichtig: Haben Sie dieses Ziel auch während Ihrer Beratung stets im Blick, sprechen Sie offen mit Ihrem Kunden darüber und passen ggf. Zielvorstellungen und Maßnahmen kurzfristig an.

Abschlussgespräch und Debriefing

Nach Abschluss eines jeden Beratungsprojekts sollten Sie Ihren Kunden zu einem sogenannten Debriefing einladen. Hier erklären Sie, warum Sie bestimmte (auch ungeplante)
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Maßnahmen ergriffen haben. Und warum bestimmte Strategien zum Erfolg geführt haben – und ggf. andere nicht. Benennen Sie die Gründe. Dies kann ein zu knapp bemessenes Budget oder Zeitrahmen sein. Oder aber auch Widerstände im Unternehmen gegen die vorgeschlagenen Veränderungsprozesse. Wichtig: Reflektieren Sie auch Ihren eigenen Anteil an möglichen Problemen – das wirkt professionell und führt zu einem offenen Austausch mit dem Kunden. Hinterfragen Sie Ihre Vorgehensweise kritisch: Haben Sie die richtigen Maßnahmen angewandt? Sind Sie ausreichend auf Ihren Kunden eingegangen? Hätten Sie vielleicht einen Kollegen hinzuziehen sollen?
Präsentieren Sie auch Ihre ehrlichen Einschätzungen und Erkenntnisse für die Zukunft. Empfehlen Sie eine Fortsetzung der Beratung? Können Sie möglicherweise einen Kollegen einem anderen Schwerpunkt vermitteln?
Im besten Fall konnten Sie dazu beitragen, dass durch Ihre Unternehmensberatung innerhalb Ihres Kundenunternehmens konstruktive Prozesse angestoßen und positive Ergebnisse erzielt wurden. Herzlichen Glückwunsch!
Hat der Hamburger Beraterlotse Ihre Erwartungen erfüllt? Wir freuen uns auf Ihr Feedback.