Steuern

Vorsteuervergütung in der Europäischen Union und in Drittstaaten

Der grenzüberschreitende Wirtschaftsverkehr dürfte heute für zahlreiche Unternehmer zum Tagesgeschäft gehören. Unternehmer übernachten oder speisen geschäftlich im Ausland, mieten dort kurzfristig Fahrzeuge an oder tanken Kraftstoff. In diesen Fällen muss ein Unternehmer die Umsatzsteuer des entsprechenden Staates zahlen. Die gezahlte Umsatzsteuer kann er sich allerdings nicht im Zuge seiner inländischen Umsatzsteuervoranmeldung oder -erklärung erstatten lassen. Vielmehr muss die Vorsteuervergütung gegenüber dem Staat geltend gemacht werden, von dem die Umsatzsteuer erhoben wurde. Je nachdem ob der Staat innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union (EU) liegt, gelten unterschiedliche Regeln.
Am Vorsteuervergütungsverfahren teilnehmen kann grundsätzlich nur, wer vorsteuerabzugsberechtigter Unternehmer ist. Zudem darf der Unternehmer nicht bereits in dem Staat umsatzsteuerrechtlich registriert sein, von dem er die Vorsteuer erstattet bekommen möchte. Sollte er bereits registriert sein, muss er den Vorsteuerabzug im Rahmen der gewöhnlichen Umsatzsteuervoranmeldung oder -erklärung geltend machen. Für alle nichtregistrierten Unternehmer gilt das Folgende.

I. Vorsteuervergütung an inländische Unternehmer

1. Vergütungsverfahren innerhalb der Europäischen Union

Damit einem inländischen Unternehmer die in einem Mitgliedstaat der EU belastete Umsatzsteuer vergütet werden kann, muss zunächst ein elektronischer Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) gestellt werden. In den einzelnen Mitgliedstaaten gibt es unterschiedliche Regeln für das Vorsteuervergütungsverfahren (Präferenzen). Zu diesen Präferenzen gehört unter anderem die Sprache, in der Angaben im Erstattungsantrag gemacht werden müssen. So können beispielsweise Angaben in Anträgen für Polen, Rumänien und der Slowakei nur in deren Landessprache abgefasst werden. Des Weiteren machen die Mitgliedstaaten Unterschiede, die das Mitsenden von elektronischen Kopien der Originalrechnungen betreffen. In den meisten Fällen müssen Kopien erst mit dem Erreichen eines Schwellenwertes beigefügt werden. Staaten wie Bulgarien oder Dänemark benötigen gar keine Kopien beim Stellen des Antrags. Eine Übersicht über die Präferenzen finden Sie in diesem Dokument (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 137 KB).
Das BZSt ist wie folgt erreichbar:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Schwedt
Passower Chaussee 3 b
16303 Schwedt/Oder
Deutschland
Telefon: +49 228 406-1200
Fax:        +49 228 406-3200
Der Antrag muss elektronisch über das Portal des BZSt übermittelt werden (§ 18g Umsatzsteuergesetz (UStG)). Es ist eine vorherige Authentifizierung erforderlich. 
Der Vergütungsantrag ist bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Um die Frist zu wahren, ist der Eingang beim BZSt ausschlaggebend. Rückerstattungsanträge für 2020 müssen also bis zum 30. September 2021 beim BZSt eingehen.
Die Höhe des Erstattungsbetrags ist selbst zu berechnen. Der Erstattungsantrag ist in der Regel auf das gesamte Kalenderjahr gerichtet und muss mindestens einen Betrag von 50 € umfassen oder einem in der jeweiligen Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen. Der Unternehmer kann auch einen Antrag für einen Zeitraum von mindestens drei Monaten stellen. Dann muss der Vergütungsbetrag mindestens 400 € betragen oder einem in der jeweiligen Landeswährung umgerechneten Betrag entsprechen.
Für die Mehrheit der Mitgliedstaaten sind Rechnungen in Kopie beizufügen, wenn das Entgelt für den Umsatz mindestens 1.000 €, bei Rechnungen über den Bezug von Kraftstoffen mindestens 250 € beträgt (Art. 10 Richtlinie 2008/9/EG (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 56 KB))*. Andere Mitgliedstaaten fordern Rechnungen individuell an. Einzelheiten können der anhängenden Präferenzenliste (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 137 KB)entnommen werden.
Daneben muss der Antrag noch weiteren Anforderungen in inhaltlicher Hinsicht genügen.

Unter anderem müssen folgende Angaben gemacht werden:
  • Mitgliedstaat der Erstattung
  • Beschreibung der Geschäftstätigkeit des Unternehmers, für den die Leistungen bezogen wurden
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Datum und Nummer der Rechnung
  • Art der erworbenen Gegenstände oder Dienstleistungen aufgeschlüsselt nach Kennziffern.
Das BZSt prüft die folgenden Punkte:
  • Ist die vom Unternehmer angegebene USt-IdNr. zutreffend und kann sie ihm zugeordnet werden?
  • Ist der Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt?
  • Enthält der Antrag alle erforderlichen Angaben?
Hinweis: Diese Prüfung soll das BZSt innerhalb von 15 Tagen abschließen und den Antrag an die entsprechende Behörde des Mitgliedstaates weiterleiten.
Nach Weiterleitung des Antrags an die nationalen Behörden der Mitgliedstaaten kann es zu Rückfragen von diesen kommen, welche regelmäßig in der jeweiligen Landessprache verfasst sein werden. In diesem Zusammenhang bieten die Deutschen Auslandshandelskammern (AHK) Unterstützung an.
Die nationale Behörde hat dann vier Monate Zeit, um über den Antrag zu entscheiden (Art. 19 Abs. 2 RL 2008/9/EG (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 56 KB)) und weitere zehn Werktage, um den Erstattungsbeitrag auszuzahlen (Art. 22 Abs. 1 RL 2008/9/EG (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 56 KB)). Leistet der Mitgliedstaat die Zahlung nicht innerhalb der Frist, schuldet er dem Antragssteller Zinsen (Art. 26 RL 2008/9/EG (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 56 KB)).
* Richtlinie zur Regelung der Erstattung der Mehrwertsteuer gemäß der Richtlinie 2006/112/EG an nicht im Mitgliedstaat der Erstattung, sondern in einem anderen Mitgliedstaat ansässige Steuerpflichtige

2. Vergütungsverfahren außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten)

Wenn einem inländischen Unternehmer von einem Unternehmer eines Drittstaates Umsatzsteuer in Rechnung gestellt wurde, kann der inländische Unternehmer ebenfalls eine Erstattung der Umsatzsteuer beantragen, sofern der andere Staat ausländischen Unternehmern die Umsatzsteuer erstattet. Eine Aufstellung des BMF (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 51 KB) über Staaten, die deutschen Unternehmern die geleistete Umsatzsteuer erstatten, können Sie hier herunterladen.
Voraussetzung ist weiterhin, dass der Unternehmer seine Unternehmereigenschaft gegenüber dem Drittstaat nachweist. Hierfür ist regelmäßig eine Bescheinigung des zuständigen Finanzamts erforderlich. Das von deutschen Behörden verwendete Muster USt 1 TN (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 223 KB) können Sie hier herunterladen.
Ein Antrag auf Vergütung der Vorsteuer ist direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde zu stellen. Ein Verzeichnis mit Adressen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 344 KB) ausgewählter ausländischer Behörden (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 344 KB) hat das BZSt zusammengetragen.
Der Vergütungsantrag ist in der Regel bis zum 30. Juni des Jahres zu stellen, welches auf das Kalenderjahr der Ausstellung der Rechnung folgt. Rückerstattungsanträge für 2016 müssen also bis zum 30. Juni 2017 bei der nationalen Behörde eingehen. Diese Frist ist kürzer als die Frist für Anträge innerhalb der EU.
Da die Antragsformulare oft in der Landessprache des Drittstaates abgefasst sind und der Unternehmer regelmäßig über nur geringe Kenntnisse des jeweiligen Erstattungsverfahrens verfügt, kann es empfehlenswert sein, sich Unterstützung für die Erstattung der Vorsteuer zu nehmen. In diesem Zusammenhang bieten die Deutschen Auslandshandelskammern (AHK) Hilfestellung an. Diese unterstützen gegen ein Bearbeitungshonorar bei der Überprüfung der Voraussetzung der Erstattung, der Antragsstellung und der Kontaktaufnahme mit den Behörden vor Ort.

II. Vorsteuervergütung an ausländische Unternehmer

Ein Unternehmer mit Sitz außerhalb Deutschlands kann eine Erstattung der deutschen Umsatzsteuer beantragen, sofern er nicht bereits umsatzsteuerlich in Deutschland registriert ist. Sollte er bereits umsatzsteuerlich in Deutschland registriert sein, macht er die Erstattung im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung geltend. Der nicht-registrierte Unternehmer aus einem Mitgliedstaat der EU kann das Vergütungsverfahren in seinem Heimatstaat nutzen. Unternehmer aus Drittstaaten wenden sich an das BZSt.  

1. Vergütungsverfahren an Unternehmer der Europäischen Union

Der Unternehmer eines anderen Mitgliedstaates der EU muss zunächst einen Vergütungsantrag über  das elektronische Portal seines Mitgliedstaats stellen (§ 61 Abs. 1 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung, UStDV). Dieser wird dann an das BZSt weitergeleitet und ausschließlich durch dieses bearbeitet.
Die Höhe des Erstattungsbetrags ist selbst zu berechnen. Der Antrag ist im Heimatstaat bis zum 30. September des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen. Der Vergütungsbetrag muss mindestens 50 € für 1 Jahr entsprechen, beziehungsweise 400 €, wenn der Antrag quartalsweise gestellt wird.  
Zudem sind die Rechnungen und Einfuhrbelege in Kopie beizufügen, wenn das Entgelt für den Umsatz oder die Einfuhr mindestens 1.000 €, bei Rechnungen über den Bezug von Kraftstoffen mindestens 250 € beträgt.
Das BZSt soll den Vergütungsantrag grundsätzlich innerhalb von vier Monaten und zehn Tagen nach Eingang aller erforderlichen Unterlagen bearbeiten und den Vergütungsbetrag auszahlen. Die Bearbeitungszeit kann sich verlängern, darf jedoch nicht mehr als acht Monate betragen. Der Betrag der Umsatzsteuervergütung ist nach Ablauf der vier Monate und zehn Tage zu verzinsen (§ 61 Abs. 5 UStDV).
Das BZSt ist wie folgt erreichbar:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Schwedt
Passower Chaussee 3 b
16303 Schwedt/Oder
Deutschland
Telefon: +49 228 406-1200
Fax:        +49 228 406-3200

2. Vergütungsverfahren an Unternehmer außerhalb der Europäischen Union (Drittstaaten)

Unternehmer aus Drittstaaten können sich die in Deutschland gezahlte Umsatzsteuer rückerstatten lassen, wenn der Drittstaat keine Umsatzsteuer erhebt oder deutschen Unternehmern die dort gezahlte Umsatzsteuer erstattet (Gegenseitigkeit). Eine Übersicht kann dem BMF-Schreiben 17. Oktober 2014 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 51 KB) entnommen werden.
Anträge dürfen nur auf elektronischem Weg über das Online-Portal des BZSt eingereicht werden. Hierzu ist eine vorherige Registrierung erforderlich. Zur Vermeidung von unbilligen Härten, kann das BZSt in Ausnahmefällen auf diese Form verzichten (§ 61a Abs. 1 UStDV). Der Erstattungsantrag ist bis zum 30. Juni des auf das Jahr der Ausstellung der Rechnung folgenden Kalenderjahres zu stellen (§ 61a Abs. 2 UStDV).
Der Unternehmer hat den Vergütungszeitraum zu wählen. Eine Antragstellung ist nur für zurückliegende Zeiträume zulässig. Der Vergütungszeitraum muss mindestens drei aufeinander folgende Kalendermonate umfassen und darf höchstens ein Kalenderjahr betragen. Eine Ausnahme gilt für die letzten Monate eines Kalenderjahres. Hier können die Monate November und Dezember oder auch nur der Monat Dezember der Vergütungszeitraum sein.
Unternehmer aus Drittstaaten können einen Antrag auf Vorsteuervergütung erst stellen, wenn die Umsatzsteuer 500 € beträgt. Ist der Vergütungszeitraum geringer als das Kalenderjahr, muss der zu erstattende Betrag mindestens 1000 € entsprechen (§ 61a Abs. 3 UStDV).
Anträge zur Vermeidung unbilliger Härten und sonstige Fragen sind zu richten an:
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Schwedt
Passower Chaussee 3 b
16303 Schwedt/Oder
Deutschland
Telefon:  +49 228 406-1200
Fax:        +49 228 406-3200
Sollte beim Antragssteller ein Fall unbilliger Härte festgestellt werden, muss er den Vordruck USt 1T (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1123 KB) für die Rückerstattung der Umsatzsteuer verwenden, welcher ebenfalls über unserer Webseite heruntergeladen werden.
Hinweis: Bei Fragen und zur weiteren Hilfestellung kann der Unternehmer des Drittstaates sich an die Repräsentanz der AHK in seinem Land wenden.
Stand: Juli 2016