Informationspflichten der SIHK zu Hagen über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Vollversammlungswahl

Hier finden Sie Informationen über die Daten, die wir bei der Vollversammlungswahl verarbeiten.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Wahl zur SIHK-Vollversammlung für die Legislaturperiode 2025 bis 2031.
Ihre Daten werden durch die SIHK zu Hagen verarbeitet, wenn Sie zu einer der folgenden Kategorien gehören:
  • Wahlberechtigtes Mitgliedsunternehmen (SIHK-zugehöriges Unternehmen einschließlich Wahlausübungsberechtigte)
  • Bewerbende oder Kandidierende für die SIHK-Vollversammlung
  • Besonders bestellte Bevollmächtigte i.S.v. § 5 Abs. 1 WahlO der SIHK zu Hagen

2. Name und Anschrift der Verantwortlichen

Südwestfälische Industrie- und Handelskammer zu Hagen
vertreten durch den Hauptgeschäftsführer Dr. Ralf Geruschkat
Bahnhofstraße 18
58095 Hagen
Telefon: +49 2331 390-0
Telefax: +49 2331 13586
E-Mail: sihk@hagen.ihk.de

3. Name und Anschrift des externen Datenschutzbeauftragten

Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12
40212 Düsseldorf
Telefon: +49 211 36702-51
E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de

4. Beschreibung, Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden verarbeitet, um die Vollversammlungswahl durchzuführen.
Zur Durchführung der Vollversammlungswahl werden Wählerlisten und Kandidatenlisten erstellt. Diese werden ausgelegt bzw. veröffentlicht. Nach der Wahl werden die Wahlergebnisse veröffentlicht.
Es werden folgende Daten der Betroffenen verarbeitet:
Wahlberechtigte/Unterstützende (§§ 3, 7, 9, 10, 12, 13, 14 WahlO)
  • Vor- und Zuname
  • Firma
  • Anschrift
  • Wahlgruppe
  • Wahlbezirk
  • Identnummer
  • Wirtschaftszweig
  • Ggf. E-Mailadresse
Bewerbende/Kandidierende (§§ 5, 12, 15 WahlO)
  • Vor- und Zuname
  • Funktion im Unternehmen
  • Bezeichnung des SIHK-zugehörigen Unternehmens
  • Mitgliedsnummer
  • Geburtsdatum
  • Ggf. Angaben zur Bevollmächtigung
  • Kontaktdaten
  • Anschrift des vertretenden Unternehmens/Firmensitz
  • Wahlgruppe
  • Wahlbezirk
  • Wahlergebnis
  • Daten zur Wahlwerbung (Foto, E-Mailadresse, Statements)
Wahlausschussmitglieder (§§ 9, 11, 15 WahlO)
  • Vor- und Zuname
  • Kontaktdaten
Die Verarbeitung von Fotoaufnahmen, Statements und Ihrer geschäftlichen Daten (Anschrift, Telefon, E-Mailadresse) in öffentlich zugänglichen Medien erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung i.S.v. Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zusätzlich aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Durchführung der Wahl gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zu Wahlwerbung und zur Präsentation der Kandidierenden in der Südwestfälischen Wirtschaft und den Internetpräsenzen der SIHK zu Hagen.
Rechtsgrundlage für alle Verarbeitungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO i.V.m. §§ 5, 9 IHKG und WahlO.
Bewerbende bzw. Kandidierende sind gesetzlich dazu verpflichtet, ihre Daten anzugeben. Dies gilt nicht für die Daten, für die eine Einwilligung benötigt wird.
Die Verpflichtung zur Angabe der Daten ergibt sich aus der Kandidatur zur Vollversammlungswahl. Die SIHK zu Hagen benötigt Ihre Daten, um die Vollversammlungswahl durchzuführen. Geben Sie die erforderlichen Daten nicht an, ist eine Kandidatur zur Vollversammlungswahl bzw. eine Unterstützung eines Wahlvorschlags nicht möglich.

5. Empfänger der Daten

Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, soweit wir hierzu gesetzlich befugt oder verpflichtet sind oder Sie eingewilligt haben. Ihre Daten werden übermittelt:
  • an Wahlberechtigte zur Stimmabgabe, § 13 Abs. 1 WahlO
  • an die Mitglieder des Wahlausschusses zur Organisation der Wahl, §§ 9, 11, 15 WahlO
  • zur Einsichtnahme in die Wählerlisten an berechtigte Personen, § 10 Abs. 4 WahlO
  • an Bewerbende oder Kandidierende zum Zwecke der Suche von Unterzeichnern oder zur Wahlwerbung – ausschließlich an durch den Wahlausschuss geprüfte Personen begrenzt auf die Wählerliste der jeweiligen Wahlgruppe, § 9 Abs. 6 IHKG i.V.m. § 10 Abs. 7 WahlO
  • an Druck- und Versanddienstleister. Mit den Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DS-GVO
  • die Daten aus dem Bewerberformular werden an die zuständigen Mitarbeiter der SIHK zu Hagen weitergeleitet.

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten ein Drittland

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

7. Dauer der Speicherung

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.
Daten im Zusammenhang mit der SIHK-Wahl, wie beispielsweise Wahlscheine, Stimmzettel, Umschläge, Wählerlisten werden ein Jahr, gerechnet ab Ablauf der Einspruchsfrist bzw. nach rechtskräftiger Gerichtsentscheidung aufbewahrt. Die übrigen Wahlunterlagen werden bis zum Ende der Wahlperiode aufbewahrt. Daten, die auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, werden für die Dauer der Geltung der Einwilligung gespeichert. Im Falle eines Widerrufs erfolgt abhängig vom jeweiligen Kontext entweder eine Datenlöschung (z. B. bei einer Veröffentlichung Ihres Fotos) oder ein Setzen eines entsprechenden Datensperrkennzeichens, um so sicherzustellen, dass Ihr Widerspruch in Zukunft bei der Verarbeitung Ihrer Daten beachtet wird. Ein Widerruf der Einwilligung führt nicht zur Rechtswidrigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitungen.
Des Weiteren können Daten vor der Löschung dem zuständigen Archiv übergeben werden, wenn sie archivwürdig nach dem Archivgesetz NRW sind.

8. Betroffenenrechte

Nach der DS-GVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
  • Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DS-GVO).
  • Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/ oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO).
  • Sie können die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Art, 17, 18, 21 DS-GVO).
  • Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DS-GVO).
Ausnahmen
Soweit personenbezogene Daten in den Wählerlisten enthalten sind, bestehen nicht:
  • das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 Abs. 1 lit. c DS-GVO
  • die Mitteilungspflicht gemäß Artikel 19 S. 2 DS-GVO und
  • das Recht auf Widerspruch gemäß Artikel 21 Abs. 1 DS-GVO.
  • Das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Artikel 15 Abs. 3 DS-GVO wird dadurch erfüllt, dass die betroffene Person Einsicht in die Wählerlisten gemäß § 10 Abs. 3 der WahlO nehmen kann. Die Einsicht ist auch über diese Frist hinaus zulässig.
Falls Sie von diesen Rechten Gebrauch machen, wird geprüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an wahl@hagen.ihk.de.
Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die Datenschutzgesetze verstößt (Art. 77 DS-GVO).
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 200444
40102 Düsseldorf
Telefon: +49 211 38424-0
Telefax: +49 211 38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihres Fotos und/oder Statements eingewilligt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird nicht berührt. Dies gilt insbesondere für bereits gedruckte bzw. zum Druck gegebene oder sich im Druck befindliche Broschüren und Stimmzettel. Diese werden demnach weiterverwendet.