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Kleinunternehmerregelung

Vereinfacht ausgedrückt brauchen sich Kleinunternehmer um das Thema Umsatzsteuer nicht zu kümmern. Ihre Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit. Mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Umsatzsteuer-Jahreserklärung müssen sich Kleinunternehmer in der Regel nicht belasten. Im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung prüft das Finanzamt anhand der Angaben in der Anlage EÜR, ob die maßgeblichen Umsatzgrenzen eingehalten wurden.

Was im ersten Moment gut klingt, hat jedoch auch Nachteile. So haben Kleinunternehmer im Gegenzug kein Recht zum Vorsteuerabzug. Sie können also die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen nicht vom Finanzamt erstattet bekommen. Daher sollten Kleinunternehmen gut überlegen, ob sie die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Überwiegen die Nachteile gibt es die Möglichkeit, auf die Regelung zu verzichten.

Wer ist Kleinunternehmer?

In Deutschland gilt die Kleinunternehmerregelung für Unternehmen, deren Umsatz
  • im vorangegangenen Kalenderjahr nicht höher als 25.000 Euro (bei Gründung im Vorjahr anteilig) war und
  • im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro (bis 2024 50.000 Euro) nicht übersteigt.
Achtung: Sollte die Umsatzgrenze von 100.000 Euro im Laufe des Jahres überschritten werden, unterliegt der übersteigende Umsatz bereits im laufenden Jahr der Umsatzbesteuerung.
Achtung: Bei Neugründung im Laufe eines Kalenderjahres darf der Umsatz die 25.000 Euro im Gründungsjahr nicht übersteigen. Der Umsatz, der die 25.000 Euro übersteigt, unterliegt bereits der Regelbesteuerung!

Verzicht auf Steuerbefreiung

Unternehmer, die freiwillig auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten möchten, müssen dies gegenüber dem Finanzamt verbindlich erklären. Der Verzicht kann noch bis zum 28. bzw. 29. Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres - also auch rückwirkend - erfolgen und wird von Beginn des Besteuerungszeitraums an, für den er gelten soll, wirksam. Der Verzicht bindet den Unternehmer mindestens für fünf Kalenderjahre. Der Unternehmer kann den Verzicht mit Wirkung von Beginn eines darauffolgenden Kalenderjahres an widerrufen.

So ermittelt das Finanzamt den Gesamtumsatz

Maßgebend für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz (Einnahmen, nicht Gewinn). Bei der Berechnung des Gesamtumsatzes ist stets von der Summe der Entgelte für im Inland aufgeführte Lieferungen und sonstigen Leistungen auszugehen.

Ab 2025 keine Umsatzsteuererklärung

Bis 31.12.2024 galt: die geschuldete Umsatzsteuer für die von einem Kleinunternehmer ausgeführten steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze wurde nicht erhoben. Seit dem 1.1.2025 wird auf das Erheben der Umsatzsteuer nicht mehr verzichtet, vielmehr sind die Umsätze steuerbefreit. Durch diese Änderung besteht nun keine Pflicht zur Abgabe einer jährlichen Umsatzsteuererklärung mehr.
Achtung: Weist der Kleinunternehmer in einer Ausgangsrechnung fälschlicherweise Umsatzsteuer aus, schuldet er diese auch dem Finanzamt!

Kleinunternehmer und eRechnung

Wie alle Unternehmer sind auch Kleinunternehmer seit 2025 grundsätzlich verpflichtet, eRechnungen ihrer Lieferanten zu akzeptieren.
Von der verpflichtenden Ausstellung einer E-Rechnung sind Kleinunternehmer ausgenommen!
Achtung: In seinen Rechnungen hat der Kleinunternehmer immer darauf hinzuweisen, dass für seine Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung gilt!

Anwendung der Kleinunternehmerregelung innerhalb der EU

Seit 2025 kann die Kleinunternehmerregelung nun auch in anderen Mitgliedsstaaten angewendet werden. Hierfür ist eine Registrierung bei dem Bundeszentralamt für Steuern (BZST) für das besonderen Meldeverfahren erforderlich. Die Umsätze die in anderen Mitgliedsstaaten erzielt werden, werden über dieses Verfahren gemeldet. Eine weitere Registrierung in den anderen Mitgliedsstaaten ist dann nicht mehr notwendig. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Internetseite des BZST: BZSt - Europäische-Kleinunternehmerregelung (EU-KU-Regelung).

Teilnahme am regulären Handel innerhalb der EU

Neben der Option des besonderen Meldeverfahrens für Kleinunternehmer gibt es auch noch die Möglichkeit, auch als Kleinunternehmer am regulären innergemeinschaftlichen Handel teilzunehmen. Hierfür muss eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZST) beantragt werden.
Erwirbt ein Kleinunternehmer Waren aus anderen EU-Mitgliedstaaten, hat er diesen innergemeinschaftlichen Erwerb grundsätzlich nicht zu versteuern. Übersteigt die Summe der innergemeinschaftlichen Erwerbe allerdings 12.500 Euro jährlich (sogenannte Erwerbsschwelle), ist eine Erwerbsbesteuerung durchzuführen. Auf die Anwendung der Erwerbsschwelle kann auch verzichtet werden. Dieser Verzicht ist dann allerdings für mindestens zwei Kalenderjahre bindend.
Achtung: Die Verwendung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gegenüber einem liefernden Unternehmen wird automatisch als Verzicht auf die Anwendung der Erwerbsschwelle ausgelegt!
Bei Erwerben aus EU-Mitgliedstaaten mit einem höheren Umsatzsteuersatz kann der Verzicht auf die Anwendung der Erwerbsschwelle günstiger sein. Die Besteuerung der erworbenen Waren führt allerdings dazu, dass Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen. Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich, es wird lediglich die deutsche Umsatzsteuer an das Finanzamt entrichtet. Lieferungen von Waren in andere EU-Mitgliedstaaten, sind in der Regel nicht zu versteuern.
Kleinunternehmer, die innergemeinschaftliche sonstige Leistungen erbringen oder beziehen, erhalten ebenfalls eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Der Bezug von sonstigen Leistungen von Unternehmen aus anderen EU-Mitgliedstaaten unterliegen in der Regel der deutschen Umsatzsteuer. Entsprechend sind diese Umsätze durch Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung dem Finanzamt zu übermitteln und die deutsche Umsatzsteuer zu entrichten. Ein Vorsteuerabzug ist auch hier nicht möglich.
Erbringt der Kleinunternehmer sonstige Leistungen an Privatpersonen in EU-Mitgliedstaaten, sind diese in der Regel nicht in Deutschland umsatzsteuerpflichtig. Wenn hingegen eine sonstige Leistungen an ein Unternehmen in einem EU-Mitgliedstaaten erbracht wird, sind diese Leistungen im Empfängerland von dem Leistungsempfänger zu versteuern.