Die obligatorische eRechnung
Aktuelle Informationen
Update 25.06.2025 - Finanzministerium veröffentlicht Entwurf für ein zweites BMF-Schreiben
Seit dem 1. Januar 2025 ist – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung (eRechnung) zu verwenden. Ein erstes BMF-Schreiben (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 159 KB) zu dem Thema wurde am 15. Oktober 2024 veröffentlicht. Das schon damals angekündigte zweite BMF-Schreiben liegt nunmehr im Entwurf (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 447 KB) vor und wurde uns zur Stellungnahme übersandt.
Der Entwurf enthält insbesondere ergänzende Hinweise der Finanzverwaltung zu folgenden Punkten:
Validierung: Die Finanzverwaltung regt die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung an, um die Vollständigkeit der Rechnungsangaben, aber insbesondere auch die Zulässigkeit des Formats zu überprüfen (S. 3 des Entwurfs, Abschnitt 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE-E). Was als geeignet angesehen wird, erläutert die Finanzverwaltung nicht.
Folgen fehlerhafter Rechnungen: Formatfehler führen zur Annahme einer so genannten „sonstigen Rechnung“ (S. 1 des Entwurfs zu Rn 7 des Oktober-Schreibens); inhaltliche Fehler führen nach Auffassung der Finanzverwaltung dazu, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Beispielhaft verweist das BMF hierzu auf im Rahmen einer Validierung als kritische Fehler – „critical error“ – festgestellte Beanstandungen (Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 5 UStAE-E).
Keine ordnungsgemäße Rechnung nimmt die Finanzverwaltung auch an, wenn im strukturierten Teil der Rechnung auf Anlagen verwiesen wird, die erforderliche Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten (S. 3 des Entwurfs zu Rn 35).
Rechnungen aus mehreren Dokumenten: Sofern in Anlagen Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form übermittelt werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vor (Seite 3 des Entwurfs zu Rn. 35).
In Abschnitt 14.1 Abs. 1 in Satz 2 UStAE-E wird ausgeführt, dass eine sonstige Rechnung auch aus einer Mehrzahl von Dokumenten bestehen kann, die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). Im Umkehrschluss geht die Finanzverwaltung offenbar davon aus, dass § 31 Abs. 1 UStDV auf E-Rechnungen nicht mehr anzuwenden ist.
Änderung der Bemessungsgrundlage: Bei bloßen Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, beispielsweise aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des abzurechnenden Entgelts, ist keine Rechnungsberichtigung notwendig. Sofern jedoch die Änderung im Leistungsumfang oder -gehalt liegt, ist eine Rechnungsberichtigung grundsätzlich erforderlich, da in diesen Fällen die Leistungsbeschreibung angepasst werden muss (Seite 3 des Entwurfs; zur neuen Rz. 51a).
GoBD und E-Rechnung: Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für die Umsatzsteuer ist die Archivierung auch außerhalb von GoBD-konformen Datenverarbeitungssystemen möglich, sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (Seite 4 des Entwurfs zu Rn 60).
Rechnungen von Kleinunternehmern werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit vollzieht das BMF die kurzfristig mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a UStDV aufgenommene Ausnahme auch im Anwendungsschreiben nach. Werden dennoch E-Rechnungen verschickt, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Rn 17 und 22 des Entwurfs).
Vertrag als Rechnung: Hierzu finden sich ausführliche Hinweise in Abschnitt 14.1 Abs. 17 ff (S. 12 des Entwurfs).
Sammelrechnungen: In Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E wird klargestellt, dass umsatzsteuerlich auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden kann (Seite 12 des Entwurfs, Abschn. 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E).
Im Hinblick darauf, dass die Finanzverwaltung offenbar bei aus mehreren Dokumenten bestehenden Rechnungen keine E-Rechnung annimmt, dürften auch Sammelrechnungen keine Rechnungspflichtangaben in unstrukturierten Anlagen enthalten.
Bislang ist unserer Kenntnis nach noch kein Format verfügbar, das Sammelrechnungen mit allen relevanten Daten im strukturierten Teil abbilden kann. Für das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung sollen zeitnah technische Lösungen angeboten werden.
Das endgültige BMF-Schreiben soll im IV. Quartal 2025 veröffentlicht werden.
Wir freuen uns über Ihre Hinweise aus der Praxis!
Seit dem 1. Januar 2025 ist – begleitet von Übergangsvorschriften – bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen verpflichtend eine elektronische Rechnung (eRechnung) zu verwenden. Ein erstes BMF-Schreiben (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 159 KB) zu dem Thema wurde am 15. Oktober 2024 veröffentlicht. Das schon damals angekündigte zweite BMF-Schreiben liegt nunmehr im Entwurf (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 447 KB) vor und wurde uns zur Stellungnahme übersandt.
Der Entwurf enthält insbesondere ergänzende Hinweise der Finanzverwaltung zu folgenden Punkten:
Validierung: Die Finanzverwaltung regt die Nutzung einer geeigneten Validierungsanwendung an, um die Vollständigkeit der Rechnungsangaben, aber insbesondere auch die Zulässigkeit des Formats zu überprüfen (S. 3 des Entwurfs, Abschnitt 15.2a Abs. 6 Satz 3 UStAE-E). Was als geeignet angesehen wird, erläutert die Finanzverwaltung nicht.
Folgen fehlerhafter Rechnungen: Formatfehler führen zur Annahme einer so genannten „sonstigen Rechnung“ (S. 1 des Entwurfs zu Rn 7 des Oktober-Schreibens); inhaltliche Fehler führen nach Auffassung der Finanzverwaltung dazu, dass keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Beispielhaft verweist das BMF hierzu auf im Rahmen einer Validierung als kritische Fehler – „critical error“ – festgestellte Beanstandungen (Abschn. 14.5 Abs. 1 Satz 5 UStAE-E).
Keine ordnungsgemäße Rechnung nimmt die Finanzverwaltung auch an, wenn im strukturierten Teil der Rechnung auf Anlagen verwiesen wird, die erforderliche Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form enthalten (S. 3 des Entwurfs zu Rn 35).
Rechnungen aus mehreren Dokumenten: Sofern in Anlagen Rechnungspflichtangaben in unstrukturierter Form übermittelt werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung keine ordnungsgemäße Rechnung vor (Seite 3 des Entwurfs zu Rn. 35).
In Abschnitt 14.1 Abs. 1 in Satz 2 UStAE-E wird ausgeführt, dass eine sonstige Rechnung auch aus einer Mehrzahl von Dokumenten bestehen kann, die die nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG geforderten Angaben insgesamt enthalten (§ 31 Abs. 1 UStDV). Im Umkehrschluss geht die Finanzverwaltung offenbar davon aus, dass § 31 Abs. 1 UStDV auf E-Rechnungen nicht mehr anzuwenden ist.
Änderung der Bemessungsgrundlage: Bei bloßen Änderungen der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG, beispielsweise aufgrund von Unstimmigkeiten über die Höhe des abzurechnenden Entgelts, ist keine Rechnungsberichtigung notwendig. Sofern jedoch die Änderung im Leistungsumfang oder -gehalt liegt, ist eine Rechnungsberichtigung grundsätzlich erforderlich, da in diesen Fällen die Leistungsbeschreibung angepasst werden muss (Seite 3 des Entwurfs; zur neuen Rz. 51a).
GoBD und E-Rechnung: Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für die Umsatzsteuer ist die Archivierung auch außerhalb von GoBD-konformen Datenverarbeitungssystemen möglich, sofern Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gewährleistet sind (Seite 4 des Entwurfs zu Rn 60).
Rechnungen von Kleinunternehmern werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Damit vollzieht das BMF die kurzfristig mit dem Jahressteuergesetz 2024 in § 34a UStDV aufgenommene Ausnahme auch im Anwendungsschreiben nach. Werden dennoch E-Rechnungen verschickt, ist dies ohne Zustimmung des Empfängers möglich (Rn 17 und 22 des Entwurfs).
Vertrag als Rechnung: Hierzu finden sich ausführliche Hinweise in Abschnitt 14.1 Abs. 17 ff (S. 12 des Entwurfs).
Sammelrechnungen: In Abschnitt 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E wird klargestellt, dass umsatzsteuerlich auch eine Sammelrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden kann (Seite 12 des Entwurfs, Abschn. 14.1 Abs. 19 Satz 6 UStAE-E).
Im Hinblick darauf, dass die Finanzverwaltung offenbar bei aus mehreren Dokumenten bestehenden Rechnungen keine E-Rechnung annimmt, dürften auch Sammelrechnungen keine Rechnungspflichtangaben in unstrukturierten Anlagen enthalten.
Bislang ist unserer Kenntnis nach noch kein Format verfügbar, das Sammelrechnungen mit allen relevanten Daten im strukturierten Teil abbilden kann. Für das ZUGFeRD-Format sowie die XRechnung sollen zeitnah technische Lösungen angeboten werden.
Das endgültige BMF-Schreiben soll im IV. Quartal 2025 veröffentlicht werden.
Wir freuen uns über Ihre Hinweise aus der Praxis!
Finanzverwaltung schaltet Visualisierungstool frei
Die Finanzverwaltung hat nun ein kostenfreies, staatliches Tool zur Visualisierung von eRechnungen freigeschaltet. Es ist unter Elster verfügbar.
Das Tool zum Sichtbarmachen von E-Rechnungen im xml-Format ist unter folgendem Link abrufbar: ELSTER. Es kann jeweils nur eine Datei hochgeladen werden. Es eignet sich daher nicht als Tool für die Visualisierung im größeren Umfang. Vielmehr soll damit der Einstieg in die E-Rechnung erleichtert werden.
Die Finanzverwaltung hat nun ein kostenfreies, staatliches Tool zur Visualisierung von eRechnungen freigeschaltet. Es ist unter Elster verfügbar.
Das Tool zum Sichtbarmachen von E-Rechnungen im xml-Format ist unter folgendem Link abrufbar: ELSTER. Es kann jeweils nur eine Datei hochgeladen werden. Es eignet sich daher nicht als Tool für die Visualisierung im größeren Umfang. Vielmehr soll damit der Einstieg in die E-Rechnung erleichtert werden.
FAQs des Bundesfinanzministeriums zur Einführung der eRechnung online
Die Neuregelungen im Überblick
Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge.
Mit der Zustimmung des Bundesrates zum WachstumschancenG (WtcG) ist der Weg für die verpflichtende elektronische Rechnung (eRechnung) zum 1.1.2025 nun frei.
Die obligatorische Ausstellung von eRechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-E). Als „ansässig” gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
Die neue eRechnung muss der europäischen CEN-Norm EN 16931 bzw. den in einer EU-Richtlinie festgelegten Syntaxen entsprechen. Abweichend davon können die Vertragsparteien ein anderes Format vereinbaren, sofern die Extraktion der erforderlichen Daten für das ab 2028 angekündigte Meldesystem* sichergestellt werden kann.
Sofern sich am geplanten Inkrafttreten der Regelungen nichts ändert, müssen demnach alle Unternehmen ab dem 1.1.2025 eRechnungen zumindest empfangen können. Für die Ausstellung von eRechnungen ist eine Übergangsfrist (s.u.) vorgesehen.
*Perspektive: Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant.
Anpassung der Definition zur eRechnung
Als eRechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 19631 – entspricht. Daneben können Rechnungsaussteller und -empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als eRechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Was ist aber zum Beispiel mit der XRechnung, dem hybriden ZUGFeRD-Format und dem Datenaustausch per EDIFACT? Auf entsprechende Fragen der Verbände hat das BMF mit Schreiben vom 2. Oktober 2023 (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 345 KB) erste Hinweise gegeben, wie mit den zuvor genannten Formaten künftig umzugehen ist:
XRechnung und ZUGFeRD
Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.
Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Bislang gilt entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.
EDI-Verfahren
Nicht abschließend geklärt ist die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren). Streng genommen entspricht dies nicht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU. Das BMF ist sich der Bedeutung dieses Rechnungsstellungsformats für bestimmte Bereiche der Wirtschaft bewusst. Daher werde aktuell bereits an einer Lösung gearbeitet, welche die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen so weit wie möglich sicherstellen soll. Es könne jedoch nicht völlig ausgeschlossen werden, dass mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems noch technische Anpassungen an bestimmten EDI-Verfahren erforderlich werden können. Dieser Umstellungsaufwand soll aber im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige begrenzt werden.
Übergangsregelungen bis 2027
Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen zunächst einmal ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können.
Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
- In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen auch Papierrechnungen und - vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers - sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
- In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
- Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Wichtig:
Die Übergangsregelungen gelten nur für das Ausstellen von Rechnungen! Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Die Übergangsregelungen gelten nur für das Ausstellen von Rechnungen! Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab 2025 in der Lage sein, eRechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Keine Regel ohne Ausnahmen
Nicht unter die eRechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Fazit
Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten Sie sich rechtzeitig mit mit dem Thema befassen und die technischen Voraussetzungen für Ihren Betrieb klären.