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US-Quellensteuer und W-8BEN-(E)

US-amerikanische Unternehmen bitten ihre deutschen Geschäftspartner immer häufiger, das Formular W-8BEN-E der US-Finanzverwaltung (IRS) ausgefüllt vorzulegen, wenn sie Produkte bestellen oder Dienstleistungen beauftragen.
Hintergrund ist eine Maßnahme der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung, die weitreichende Dokumentations- und Meldepflichten mit sich bringt. So müssen US-Unternehmen nachweisen, dass sie für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen deren Steuerstatus mittels des W-8BEN-(E)-Formulars geklärt haben. Können sie dies nicht, droht ihnen eine Steuerstrafe von 30 % des Rechnungsbetrages.
Die meisten deutschen Unternehmen fallen nicht unter die Offenlegungspflicht. Betroffen sind vor allem Firmen, bei denen mehr als 50 % ihrer Einkünfte aus den USA aus passiven Einkünften bestehen.
Nicht betroffen sind Einkünfte, die ein direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (effectively connected income). Dies umfasst die meisten Einkünfte deutscher Unternehmen aus US-Geschäften wie z.B. Warenlieferungen, Dienstleistungen etc.
Unumgänglich ist jedoch, dass jedes deutsche Unternehmen eine Selbsteinordnung in die Klassifizierung des Gesetzes vornimmt, um zu klären, ob es betroffen ist.
Viele US-Unternehmen gehen aus Unsicherheit und mangelnder Erfahrung im Umgang mit dem neuen Steuergesetz auf Nummer sicher. Sie fordern alle ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Vereinzelt haben US-Unternehmen ihren deutschen Geschäftspartnern Aufträge verweigert oder pauschal 30 % der Rechnungssumme einbehalten.
Um ihre US-Kunden nicht zu verlieren, füllen derzeit viele deutsche Unternehmen das W-8BEN-(E)-Formular aus. Hierfür muss in den meisten Fällen lediglich ein Kreuz gesetzt und eine Unterschrift getätigt werden.
Nachstehend informieren wir Sie über die gesetzlichen Grundlagen, welche Unternehmen betroffen sind und was Sie beim Ausfüllen des Formulars W-8BEN-(E) beachten müssen.

Die gesetzliche Grundlage: FATCA

Die gesetzliche Grundlage des Formulars W-8BEN-(E) ist der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung. Im Fokus stehen juristische und natürliche Personen, die in den USA steuerpflichtig sind UND die Gelder über ausländische Finanzinstitutionen oder über andere Nicht-US-Rechtsträger (z.B. ausländische Firmen) auf Auslandskonten transferieren.
Deutschland und viele weitere Staaten haben mit den USA eine Erweiterung der bilateralen Zusammenarbeit zur Bekämpfung der Steuerhinterziehung vereinbart. Deshalb gelten auch in Deutschland bindende Identifizierungs-, Dokumentations- und Meldepflichten.
Von FATCA betroffen sind in erster Linie Finanzinstitute, die nicht in den USA ansässig sind. Sie müssen den USA steuerlich relevante Informationen zu ihren US-Kunden zur Verfügung stellen. Der deutsche Fiskus erhält im Gegenzug Steuerinformationen von US-Banken über Anleger, die in Deutschland steuerpflichtig sind.
Weiterhin unterliegen bestimmte deutsche Unternehmen den Melde- und Offenlegungspflichten nach FATCA. Die sind insbesondere Firmen, bei denen mehr als 50 % ihrer Einkünfte aus den USA aus passiven Einkünften bestehen.

Welche Zahlungen sind betroffen? Was können Konsequenzen sein?

Im Fokus von FATCA steht die Identifikation und Erfassung von US-Steuerpflichtigen. Finanzinstitutionen sowie juristische und natürliche Personen, die nicht kooperationsbereit sind, werden sanktioniert:
Die Nicht-Beachtung der Offenlegungspflichten kann für den meldepflichtigen Rechtsträger, also ausländische juristische und natürliche Personen, weitreichende Folgen haben. Neben dem Reputationsverlust droht eine Einstufung als „recalcitrant account holder“. Zudem sind US-Unternehmen (withholdable agent) verpflichtet, 30 % Straf-Quellensteuer auf FATCA-relevante Zahlungen aus US-Quellen (withholdable payment) einzubehalten, wenn ein meldepflichtiges Unternehmen nicht nachweisen kann, dass es die Offenlegungspflicht befolgt hat.
Der Quellensteuerabzug erfolgt insbesondere auf folgende Zahlungen:
  • Regelmäßige (wiederkehrende) Zahlungen aus US-Investments, wie z.B. Zinsen, Dividenden und Mieten,
  • Erlöse aus der Veräußerung von Aktien, Schuldtiteln und anderen Wertpapieren,
  • Zahlungen aus indirekten US-Investments, wie etwa Investmentfondsanteilen (Passthru Payments).
Nicht betroffen sind Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (effectively connected income). Dies betrifft die meisten Einkünfte deutscher Unternehmen aus US-Geschäften wie z.B. Warenlieferungen, Dienstleistungen etc.

Welche Unternehmen sind meldepflichtig?

Meldepflichtig sind:
Finanzinstitute (=Foreign Financial Institutions (FFI) und
Passive Unternehmen (= passive nicht-finanzielle ausländische Einheiten / Passive Nonfinancial Foreign Entities (NFFE)
Nicht meldepflichtig sind:
Aktive Unternehmen (= aktive nicht-finanzielle ausländische Einheiten / Active Nonfinancial Foreign Entities)
Aktive Unternehmen stellen den Großteil der deutschen Unternehmen dar.

Es ist für jedes Unternehmen mit US-Geschäft notwendig, sich nach FATCA, wie nachfolgend erläutert, zu klassifizieren. Anhand der Klassifizierung lässt sich bestimmen, ob das Unternehmen der Offenlegungspflicht unterliegt und wie es dieser nachkommen kann.Die FATCA-Klassifizierung muss mindestens einmal pro Jahr überprüft werden. Unternehmen, bei denen sich die Rechtsform oder die Einkunftsarten ändern, sollten ihren FATCA-Status überprüfen. Denn Änderungen der Klassifizierung müssen den US-Geschäftspartnern innerhalb von 30 Tagen angezeigt werden.

Was ist ein Finanzinstitut?

Finanzinstitute im FATCA-Sinn sind Rechtsträger, die in der Bundesrepublik Deutschland ansässig sind und als
  • Verwahrinstitute,
  • Einlageninstitute,
  • Investmentunternehmen oder
  • Spezifizierte Versicherungsgesellschaften
tätig sind. Auch deutsche Niederlassungen eines nicht in Deutschland ansässigen Finanzinstituts sind betroffen.

Was sind nicht-finanzielle ausländische Einheiten (Non-Financial Foreign Entity (NFFE))

Alle ausländischen Rechtsträger, die nicht als Finanzinstitute eingestuft werden, sind nicht-finanzielle ausländische Einheiten (im Folgenden: NFFEs oder Unternehmen).
Rechtsträger können juristische Personen sein, z.B.:
  • eingetragene Vereine (e.V.),
  • Stiftungen,
  • Aktiengesellschaften (AG),
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH),
  • Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA),
  • eingetragene Genossenschaften
Rechtsträger können auch Personengesellschaften sein, z.B.:
  • Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR),
  • Partnerschaftsgesellschaften (PartG),
  • offene Handelsgesellschaften (OHG),
  • Kommanditgesellschaften (KG).
FACTA erfasst keine Zweigniederlassungen von Unternehmen, die sich außerhalb Deutschlands befinden. Entscheidend ist, ob die Niederlassung für steuerliche Zwecke in Deutschland ansässig ist. Besonders schwierig ist die Klassifizierung bei großen Konzernen und verbundenen Gesellschaften; hier sollten in jedem Fall Steuer- und Wirtschaftsprüfer konsultiert werden.

Was sind passive Unternehmen (passive NFFEs)?

Eine NFFE ist passiv, wenn sie mehr als die Hälfte ihrer gesamten Einkünfte im Kalenderjahr aus passiven Einkünften bezieht.
Zu diesen passiven Einkünften zählen insbesondere:
  • Dividenden,
  • Zinsen,
  • Mieten,
  • Lizenzgebühren,
  • Gewinne (und Verluste) aus Transaktionen mit Derivaten
  • Gewinne (und Verluste) aus Währungsgeschäften und
  • Sonstige Gewinnausschüttungen.

Was sind aktive Unternehmen (aktive NFFEs)?

Aktive NFFEs (Excepted NFFEs) sind von den FATCA-Regelungen ausgenommen. Aktive Unternehmen sind Rechtsträger, die weniger als 50 % passives Bruttoeinkommen und weniger als 50 % passive Vermögenswerte haben. Dies trifft auf viele deutsche Unternehmen mit US-Geschäft zu.
Aktive NFFEs sind unter FATCA in der Regel nicht meldepflichtig. Ausnahmen können aber z.B. bei dem Umgang mit Lizenzen bestehen. Hier ist eine Rücksprache mit einem Experten ratsam.
Nicht eindeutig ist die Abgrenzung zwischen aktiven und passiven NFFE, wenn ein Unternehmen mehrere Gesellschaften mit verschiedenen Rechtspersönlichkeiten und verschiedenen Einkunftsarten aufweist. Auch hier sollten Wirtschaftsprüfer und Steuerberater konsultiert werden.

Was müssen meldepflichtige Unternehmen offenlegen?

FATCA verlangt von den meldepflichtigen deutschen Unternehmen die Offenlegung bestimmter Finanzkonten:

Finanzkonten spezifizierter US-Personen

Der Kontoinhaber ist eine spezifizierte US-Person, wenn er
als natürliche Person:
  • Staatsbürger der USA oder
  • In den USA steuerlich ansässig ist
oder
als Rechtsträger:
  • eine Personengesellschaft,
  • eine Kapitalgesellschaft oder
  • ein Trust ist und in den USA oder nach US-Recht / Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurde.
Finanzkonten beherrschter, nicht US-amerikanischer passiver Unternehmen

Dies sind juristische Personen und Personengesellschaften, die nicht in den USA oder nach US-Recht / Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurden und die von einer oder mehreren spezifizierten US-Personen (s.o.) beherrscht werden.

Ausfülltipps für die W-8-Formulare
Um der Straf-Quellensteuer zu entgehen, müssen meldepflichtig Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden.

Die Dokumentation erfolgt über die Formulare der W-8 Serie. Dabei gilt:

Welches Formular für welches Unternehmen?

  • Formular W-8 BEN-E
  • Erklärungsvordruck für juristische Nicht-US-Personen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
  • Betroffen sind alle Kapitalgesellschaften
  • Formular W-8 IMY
  • Erklärungsvordruck für Personengesellschaften, sonstige Personenmehrheiten, Treuhänder und Vermittler
  • Formular W-8 BEN
  • Erklärungsvordruck für natürliche Personen zur Feststellung des wirtschaftlich Berechtigten
  • Für jeden Gesellschafter und Teilhaber des im Formular W-8IMY aufgeführten Personenkreises muss ein eigenes Exemplar ausgefüllt werden.

Was sollten aktive Unternehmen (aktive NFFEs) tun?

Aktive NFFEs unterfallen den Regelungen zu FATCA nicht. Die Strafsteuer in Höhe von 30 % darf auf Zahlungen, die an sie gezahlt werden, nicht erhobene werden. Da amerikanische Unternehmen aufgrund der eigenen Unsicherheit häufig trotzdem mit dem Einbehalt der 30 % drohen, sollten Sie, wenn aufgefordert, das passende Formular ausfüllen und einreichen.
Beim Formular W-8 BEN-E und beim Formular W-8 IMY müssen Sie dafür lediglich im Part I 5 des Formulars ein Häkchen bei „Active NFFE“ machen und diesen Status im Part XXV bestätigen. Das Formular muss dann nur noch von ALLEN vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden.

Was gilt als passives Unternehmen (passive NFFEs)

Als passives Unternehmen sind Sie verpflichtet, Ihren FATCA-Status mitzuteilen. Dafür ist es notwendig, im Part I 5 ein Häkchen bei „Passive NFFE“ zu setzen.
Anschließend müssen Sie sich im Part XXVI dazu äußern, ob beherrschende spezifizierte US-Personen vorhanden sind. Diese müssen, falls vorhanden, im Abschnitt XXX aufgelistet werden und jeder einzeln zusätzlich das Formular W-8BEN einreichen.
Das Formular ist von ALLEN vertretungsberechtigten Personen zu unterschreiben.
Steuernummer
Bitte beachten Sie, dass die Angabe oder Beantragung einer US-Steuernummer nur dann notwendig ist, wenn Steuervergünstigungen nach dem bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen geltend gemacht werden sollen.
In allen anderen Fällen muss keine Steuernummer beantragt oder angegeben werden.
Gültigkeit
Das Formular ist in der Regel drei Jahre ab Ende des aktuellen Jahres gültig.
Ein „Change of Circumstances“ muss innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden, da sonst eine Strafe (penalty) droht.
Relevante Änderungen sind insbesondere:
  • Rechtsformwechsel
  • Änderung der Anschrift oder andere Daten
  • Änderung der Klassifizierung nach FATCA (Häufigster Kategorienwechsel: von aktiver NFFE zu passiver NFFE, weil die Anteile der passiven Einnahmeeinkünfte über 50 % der Gesamteinnahmen gestiegen sind oder weil produzierende, handelnde, dienstleistungserbringende Gesellschaft zur Holdinggesellschaft umgewandelt wurde).
Wer erhält das Formular?
Das ausgefüllte Formular ist immer an den „Witholding Agent“, also den amerikanischen Geschäftspartner und nicht an den IRS abzugeben.

Vorsicht vor gefälschten W-8BEN-Formularen

Der iRS warnt vor betrügerischen E-Mails und Faxen, in denen der Empfänger dazu aufgefordert wird, das W-8BEN-Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses (Passport) an die Behörde zurückzufaxen.
Die E-Mails tragen den Absender „Department of Treasury Internal Revenue Service“ oder „United States Dept. Of Treasury“. Die Absenderadresse ist no.reply@irs.gov oder noreply@irs.gov.org, der Betreff kann „MID YEAR-NON-RESIDENT ALIEN TAX EXEMPTION UPDATE“ oder ähnlich lauten.
In der E-Mail erfolgt, wie bereits erwähnt, die Aufforderung, das Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses zurückzufaxen. Allerdings ist das angehängte Formular in der Regel veraltet oder für Unternehmen nicht das richtige Formular, weil diese bereits das neue W-8BEN-E-Formular zu nutzen haben.
Bitte beachten Sie auch, dass das Original-Formular acht Seiten umfasst. Darüber hinaus ist das W-8BEN-Formular nicht bei der Steuerbehörde einzureichen, sondern bei der jeweiligen Zahlstelle (withholding agent), die für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich ist.
Die IRS verlangt keine persönlichen Dokumente wie den Reisepass oder ähnliches. Zudem erfolgt ein offizieller Schriftverkehr nicht per E-Mail. Sollten Unternehmen solche gefälschten E-Mails erhalten, so können sie diese für Dokumentationszwecke an die folgende Adresse der Steuerbehörde weiterleiten: phishing@irs.gov.
Den offiziellen Warnhinweis der US-Steuerbehörde (IRS) finden Sie auf der Homepage der IRS.
Hinweis:
Die Informationen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit der Angaben kann gleichwohl nicht übernommen werden.