Neues Nachweisgesetz gilt ab 1. August 2022

Aufgrund der Umsetzung der Richtlinien der Europäischen Union (EU-Richtlinie) über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2019/1152 – Arbeitsbedingungen-Richtlinie) hat der deutsche Gesetzgeber unter anderem auch das Nachweisgesetz (NachwG) geändert, in dem verankert ist, welchen Informations- und Dokumentationspflichten der Arbeitgeber nachkommen muss. Da die Umsetzungsfrist der Europäischen Union (EU) für die neuen Regeln am 31. Juli 2022 abläuft, treten die Neuregelungen recht kurzfristig zum 1. August in Kraft.
Schon bisher regelte das Nachweisgesetz, dass der Arbeitgeber die wichtigsten Bedingungen des Arbeitsvertrages schriftlich niederlegen und dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach seiner Einstellung aushändigen muss. Mit dem neuen Nachweisgesetz erweitern sich künftig die Anforderungen an die schriftliche Unterrichtung von Arbeitnehmern zu den im Arbeitsverhältnis geltenden Bedingungen.

Über folgende Arbeitsbedingungen musste gemäß § 2 Abs. 1-10 NachwG bisher ein Nachweis geführt werden:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind
Ab dem 1. August 2022 kommen folgende Punkte hinzu:
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; Paragraf 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden
Beachte: Es müssen nur die Punkte schriftlich dokumentiert werden, die auch tatsächlich für das Arbeitsverhältnis vereinbart wurden. Ist das Arbeitsverhältnis beispielsweise nicht befristet, oder ist keine Schichtarbeit vereinbart, müssen diese Punkte auch nicht erwähnt werden. Es ist nicht erforderlich, ausdrücklich zu dokumentieren, dass bestimmte Punkte nicht vereinbart wurden.

Was ändert sich darüber hinaus?

Die neuen Pflichten gelten bei Neueinstellungen ab dem 1. August 2022. Im Gegensatz zur früheren Regelung muss aber bereits am ersten Arbeitstag dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen. Datum des Beginns, Angaben zur Befristung, zum Arbeitsort, Beschreibung der Tätigkeit, Dauer der Probezeit und Überstundenregelungen müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden. Alle übrigens Angaben nach dem Nachweisgesetz müssen spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsverhältnisses vorliegen.
Beschäftigte, die vor dem 1. August 2022 eingestellt wurden, müssen nur dann schriftlich über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen unterrichtet werden, wenn sie den Arbeitgeber dazu auffordern. Dann gilt eine Frist von sieben Tagen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Ändern sich die wesentlichen Arbeitsbedingungen in bestehenden Arbeitsverhältnissen, dann muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer spätestens am Tag der Änderung unterrichtet haben. Gesetzesänderungen oder Änderungen in Tarifverträgen oder Betriebs- oder Dienstvereinbarungen müssen weiterhin nicht schriftlich angezeigt werden.
Neu ist auch, dass bei Verstößen ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro droht.
Tipps: Bereiten Sie sich als Arbeitgeber auf die Umsetzung dieser Regelung vor. Sollten Sie Musterarbeitsverträge haben, die Sie bei der Einstellung benutzen, sollten Sie diese umgehend um die neuen Angaben ergänzen. Leider sind Musterformulierungen derzeit noch schwer zu finden.
Für alle Beschäftigten, die bereits vor dem 1. August im Betrieb sind, sollten Sie überlegen, für welche Arbeitnehmergruppen eventuell Standardschreiben mit den ergänzenden Hinweisen verfasst werden können. Allerdings geht dies nur, wenn tatsächlich identische Arbeitsbedingungen bestehen. Auf Nachfragen von Bestandsbeschäftigten müssen Sie sich jedenfalls einstellen.
Darüber hinaus sollten Sie überlegen, ob es bei Bestehen eines Betriebsrates Sinn macht, allgemeine Arbeitsbedingungen, wie Arbeitszeit, betriebliche Altersversorgung, Schichtsystem oder ähnliches in Betriebsvereinbarungen zu regeln. Darauf könnte in den Arbeitsverträgen dann Bezug genommen werden.
Stand: 27.01.2023