Einstellung von Mitarbeitern

Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Vor einer Einstellung ist es ratsam, zunächst Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Spitzenbelastungen zu prüfen. Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis des Landesarbeitsamts vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung allerdings verboten. Hier geben wir Ihnen die wichtigsten Informationen, die bei der Einstellung von Mitarbeitern zu beachten sind.

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niederlegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird.
Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass das Arbeitnehmerprofil genau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage beim zuständigen Arbeitsamt. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert werden. Insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitstelle ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen - insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen - sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss. Unzulässig ist die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Unzulässig ist in der Regel auch die Frage nach einer bestehenden Schwerbehinderung.
Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert.
Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis vorhanden ist. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Es ist zwar niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln – unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings ist die Schriftform zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen. Musterarbeitsverträge sind im Buch- und Schreibwarenhandel sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten. Auch auf unserer Webseite finden Sie einige Musterverträge.
Zu beachten ist zudem das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer aushändigen muss. 
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer hat aber einen gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung.

Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende, meist arbeitnehmerschützende, gesetzliche Regelungen.
Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören.
Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
  • wenn sie – auch ohne ausdrückliche Bezugnahme – regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden, oder
  • wenn es sich um sog. allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.
Ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist, kann man bei dem betreffenden Arbeitgeberverband, bei der zuständigen Innung oder beim Tarifregister des Landesarbeitsministeriums erfahren.
Hier noch einige Hinweise zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt.
Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe.
Ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, kann verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.

Arbeitsentgelt

Zum 1. Januar 2015 ist in Deutschland ein flächendeckender, gesetzlicher Mindestlohn eingeführt worden. Der Mindestlohn ist eine deutschlandweite, einheitliche Lohnuntergrenze, die nicht unterschritten werden darf. Zudem können sich Regelungen zu der Lohnhöhe aus dem Arbeitnehmerentsendungsgesetz, aus dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz sowie aus für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen ergeben. Sie gehen den Regelungen aus dem Mindestlohngesetz vor, soweit sie den Mindestlohn nicht unterschreiten.

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltlose Zahlung zu einer sogenannten betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.

Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Tage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.

Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Auch im Arbeitsvertrag kann unter bestimmten Voraussetzungen zwar eine abweichende Bestimmung getroffen werden, in den meisten Fällen ist dies jedoch nicht sinnvoll.

Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zweierlei Weise eine Probezeit vereinbaren. Entweder wird zunächst ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen, der mit dem Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden. Üblicherweise wird allerdings eine Probezeit bis zu sechs Monate dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen.

Befristeter Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig. 
Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa bei Mutterschutz oder Erziehungsurlaub, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.
Existenzgründer können ohne sachlichen Grund Arbeitsverhältnisse bis zu vier Jahren abschließen. Als Existenzgründer gilt ein Betrieb, dessen Gewerbeanmeldung noch nicht vier Jahre zurückliegt. Umstrukturierungen eines bereits bestehenden Betriebes fallen nicht unter die Ausnahmeregelung.
Ohne Vorliegen eines sachlichen Grundes ist die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden.
Mit Arbeitnehmern, die älter als 52 Jahre sind, können unabhängig von den oben geschilderten Fällen befristete Arbeitsverträge geschlossen werden, sofern nicht mit einem vorhergehenden unbefristeten Arbeitsverhältnis mit demselben Arbeitgeber ein enger sachlicher Zusammenhang besteht.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen bzw. vorlegen lassen:
  • Steuer-Identifikationsnummer zum Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Arbeitserlaubnis (siehe oben)
  • ggf. Führerschein
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
Außerdem erforderlich
  • Bankverbindung
  • Nachweis über das Vorliegen einer Schwerbehinderung (wichtig z. B. für die Berechnung der Urlaubstage)
  • Anzahl der Kinder
  • Konfession
  • Freibeträge (falls die ELStAM-Anmeldung nicht rechtzeitig vor dem Gehaltsendlauf vorliegt)
  • Bei Werkstudenten: Eine Immatrikulationsbescheinigung)
Der Beginn der Beschäftigung ist mit der ersten Lohn-und Gehaltsabrechnung zu melden. Die Meldung muss jedoch spätestens innerhalb von sechs Wochen nach ihrem Beginn erfolgen. Meldungen müssen an die Einzugsstellen erstattet werden. Das sind die Krankenkassen. Bei geringfügig Beschäftigten die Minijobzentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See.
In bestimmten Wirtschaftsbereichen muss spätestens mit Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgegeben werden.
Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich. Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer zu beantragen.
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Arbeitsamt erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.
Stand: 05.04.2024