Was müssen Unternehmen beachten?

Für Unternehmen gibt es einige Dinge zu beachten, damit die Rekrutierung und Migration von Fachkräften aus dem Ausland erfolgreich verläuft. Hier finden Sie verschiedene Ressourcen und Tipps, damit die einzelnen Projektphasen möglichst reibungslos verlaufen.

Rekrutierung und Ansprache

Die Rekrutierung und Ansprache von Fachkräften aus dem Ausland erfordert eine gut durchdachte Strategie und kulturelle Sensibilität. Eine gute erste Orientierung ist die Suche in internationalen Jobportalen oder Netzwerken. Viele dieser Plattformen erlauben es Ihnen Ihr Stellenangebot dort einzustellen. Ein ansprechendes Stellenangebot, das klar die Anforderungen und Vorteile der Position darstellt, ist essenziell. Seien Sie sich bewusst, dass eine potentielle Fachkraft zu dieser Projektphase möglicherweise noch kein Deutsch spricht oder einen Sprachkurs noch nicht abgeschlossen hat. Achten Sie daher darauf, sprachliche Barrieren zu minimieren und Informationen in leicht verständlichem Englisch oder der Zielsprache bereitzustellen und benennen Sie klare Ansprechpartner, bei denen sich die Fachkraft für mehr Informationen melden kann.
Nutzen Sie zudem die Möglichkeit, auf Jobmessen und Fachveranstaltungen im In- und Ausland präsent zu sein. Eine professionelle und freundliche Ansprache sowie ein transparentes Bewerbungsverfahren sind entscheidend, um das Vertrauen und das Interesse potenzieller Kandidaten zu gewinnen. Berücksichtigen Sie dabei auch kulturelle Unterschiede im Kommunikationsstil und Erwartungen.
Je nachdem welche Ziel- und Altersgruppe Sie ansprechen möchten, können eine Präsenz auf Social Media oder gezielten Online-Marketingkampagnen Ihre Rekrutierungsmaßnahmen unterstützen, um die Reichweite Ihrer Stellenangebote zu maximieren. Eine persönliche Betreuung der Bewerber und ein schneller, klarer Kommunikationsprozess tragen dazu bei, die besten internationalen Talente für Ihr Unternehmen zu gewinnen.
Seien Sie sich von Anfang an bewusst, dass Anwerbungsprozess von internationalen Fachkräften mit deutlich mehr zeitlichem und finanziellen Aufwand verbunden ist, als Sie es beim deutschen Arbeitsmarkt gewohnt sind. Behördliche Prozesse oder Spracherwerb können mehrere Monate dauern und es fallen Verfahrens- und Reisekosten an, an denen Sie sich unter Umständen beteiligen müssen.

Eine geeignete Fachkraft finden

Sie haben sich in Ihrem Betrieb dazu entschieden, für Ihre offenen Stellen Fachkräfte aus Drittstaaten in Betracht zu ziehen. Nun stellt sich die Frage: Wie finde ich eine qualifizierte Fachkraft mit den entsprechenden Sprachkenntnissen? Am Anfang steht die Wahl der richtigen Stellenanzeige. Hier gibt es einige Dinge zu beachten:
Bestehende Netzwerke nutzen: Manche Unternehmen sind bereits geschäftlich im Ausland tätig und haben dort Beziehungen aufgebaut, die für die Fachkräftesuche nützlich sein können. Auch durch Mitarbeiter können internationale Kontakte bestehen. In den meisten Drittstaaten gibt es bereits Strukturen, auf die Sie ebenfalls zurückgreifen können, z.B. AHKs, Alumni-Netzwerke von Berufsschulen und Universitäten oder Sprachschulen.
Rekrutierungs- oder Förderprojekte in Anspruch nehmen: Bund und Länder fördern zahlreiche Vermittlungsprojekte für unterschiedliche Berufsgruppen in verschiedenen Ländern. Diese Projekte können Ihnen dabei helfen, Fachkräfte aus dem Ausland anzuwerben. Einige Beispiele sind die Projekte Hand in Hand for International Talents oder UBA Connect. Weitere Projekte finden Sie hier. Auch die IHK GI-FB unterstützt Sie bei der Suche nach einem passenden Vermittler mit dem Internationalen Fachkräfte Nexus. Nähere Informationen finden Sie hier.
Welche Art von Fachkraft wird gesucht: Seien Sie sich im Vorhinein im Klaren darüber welche Fachkraft Sie suchen und kommunizieren Sie deutlich nach wie viel Berufserfahrung und welchem beruflichen Hintergrund Sie suchen. Damit verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zeitaufwändige Anfragen von ungeeigneten Interessenten erhalten. Nicht-akademisch ausgebildete Fachkräfte verfügen häufig über weniger finanzielle Mittel und Rücklagen, als Fachkräfte mit universitärem Abschluss. Daher gestaltet sich der Auswanderungsprozess für nicht-Akademiker oft finanziell schwieriger, obwohl die fachliche Eignung und der Wille zur Arbeitsmigration vorhanden sind. Seien Sie sich dieser Situation bewusst und unterstützen Sie sie Fachkraft, wenn möglich – zum Beispiel indem Sie einen Lohnvorschuss gewähren oder die Reisekosten übernehmen. Durch solche Initiativen stärken Sie die Verbindung der Fachkräfte zu Ihrem Unternehmen nachhaltig.

Die richtige Stellenanzeige

Stellenanzeige formulieren
Die richtige Stellenanzeige ist der Schlüssel, um die Aufmerksamkeit geeigneter Fachkräfte aus dem Ausland zu gewinnen. Sie sollte klar, präzise und einladend formuliert sein. Beginnen Sie mit einem aussagekräftigen Titel, der die Position und Ihre Firma kurz vorstellt. Der anschließende Einleitungstext sollte Interesse wecken und einen kurzen Überblick über die wichtigsten Aufgaben und Vorteile der Stelle geben.
Listen Sie anschließend detailliert die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten der Position auf, gefolgt von den spezifischen Qualifikationen und Erfahrungen, die Sie erwarten. Verwenden Sie klare und einfache Sprache, um Missverständnisse zu vermeiden. Achten Sie darauf, kulturelle Unterschiede in der Interpretation von Aufgaben und Anforderungen zu berücksichtigen. Es kann ebenfalls hilfreich sein, kurz die Region vorzustellen. In je mehr Sprachen die Stellenausschreibung verfasst ist, desto größer der potentielle Pool an Bewerbern.
Um sich von anderen Arbeitgebern abzuheben ist es von Vorteil, Integrations- und Unterstützungsangebote zu nennen, die Sie anbieten können. Ebenfalls ist es für Bewerber interessant, welche Freizeitmöglichkeiten und Infrastruktur es in der Nähe Ihres Standorts gibt. Geben Sie außerdem konkrete Informationen zu den gebotenen Leistungen, wie Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten, Unterstützung bei der Integration und möglichen Relocation-Services.
Ein wichtiger Aspekt ist die Transparenz. Nennen Sie realistische Erwartungen bezüglich des Bewerbungsprozesses und der Zeitpläne. Stellen Sie zudem sicher, dass Kontaktinformationen für Rückfragen sowie Ansprechpartner für den Bewerbungsprozess leicht zu finden sind.
Stellenanzeige veröffentlichen
Übliche Plattformen, auf denen Sie Ihre Stellenanzeigen einstellen können sind Job-Portale, lokale Medien oder die eigene Unternehmenswebsite. Um Fachkräfte aus dem Ausland zu erreichen, sollten Sie Ihre Jobbeschreibungen auch auf internationalen Plattformen veröffentlichen. Wenn Sie Fachkräfte aus einem bestimmten Zielland erreichen wollen, sollten Sie sich über die wichtigsten dortigen Rekrutierungskanäle informieren. Sie haben ebenfalls die Möglichkeit Ihre Stellenanzeige bei den Jobbörsen der Bundesagentur für Arbeit oder Make it in Germany, dem zentralen Portal für Fachkräfteeinwanderung des Bundes, einzustellen. Hierfür müssen Sie lediglich den entsprechenden Haken für eine Veröffentlichung der Ausschreibung bei Make it in Germany setzen, wenn Sie Ihr Stellenangebot auf der Stellenbörse der Agentur für Arbeit veröffentlichen. Sie können Ihre offenen Stellen ebenfalls bei beim Portal von EURES (European Employment Services) einstellen. Achten Sie auch darauf, dass nicht-deutschsprachige Besucher sich auf Ihrer Unternehmenswebsite zurechtfinden und die Stellenanzeige leicht auffindbar ist. Nutzen Sie auch Social Media, z.B. LinkedIn, als Kanal um potentielle Interessenten zu erreichen.

Vorstellungsgespräche planen und durchführen

Sobald die ersten Bewerbungen bei Ihnen eingegangen sind, stehen als nächstes Vorstellungsgespräche an. Aufgrund der meist großen Entfernung zwischen Arbeitgeber und Fachkraft haben sich digitale Vorstellungsgespräche bewährt. Wenn Sie nur aus einem bestimmten Land oder einer bestimmten Region rekrutieren möchten, sind auch Vorstellungsgespräche im Heimatland der Fachkräfte denkbar. Folgende Punkte sollten bei digitalen Vorstellungsgesprächen eingeplant werden:
  • Technische Vorbereitung: Ein Großteil Ihrer Vorstellungsgespräche wird online stattfinden. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine stabile Internetverbindung und eine geeignete Videokonferenz-Software verfügen. Informieren Sie auch den Kandidaten im Voraus über die notwendigen technischen Anforderungen.
  • Kulturelle Aspekte. Beachten Sie, dass es zwischen Ihnen und den Bewerbern kulturelle Unterschiede gibt. Dies kann sich beispielsweise durch eine unterschiedliche Körpersprache oder Ausdrucksweise zeigen, als was Sie als Westeuropäer gewohnt sind. Ein bewusster und sensibler Umgang mit kultureller Vielfalt kann dazu beitragen, Mittverständnisse zu vermeiden und die Qualität des Vorstellungsgesprächs erheblich steigern.
  • Zeitverschiebung: Je nachdem aus welchem Land der Bewerber oder die Bewerberin stammt, kann es zu großen Unterschieden in den jeweiligen Zeitzonen kommen. Setzen Sie einen Termin an, der für beide Seiten günstig ist. Seien Sie sich bei der Terminplanung der Tatsache bewusst, dass es in verschiedenen Ländern und Kulturkreisen unterschiedliche Feiertage gibt.
  • Sprachkenntnisse: Viele Bewerber haben zum Zeitpunkt des Vorstellungsgesprächs den Sprachkurs im Heimatland noch nicht abgeschlossen und haben generell wenig Erfahrung mit der deutschen Sprache außerhalb des Unterrichts. Bieten Sie möglicherweise ein Gespräch auf Englisch an oder greifen Sie auf Dienstleister oder Bekannte zurück, die während des Gesprächs als Dolmetscher unterstützen können. Kommunizieren Sie während des Vorstellungsgesprächs deutlich, welches Sprachniveau Sie zu Arbeitsbeginn erwarten.
  • Fachliche Qualifikationen: Überprüfen Sie während des Gesprächs detailliert die fachlichen Qualifikationen des Bewerbers. Kommunizieren Sie deutlich, welches Anforderungsprofil Sie benötigen und welche Fachkenntnisse und Arbeitserfahrung Sie voraussetzen. Seien Sie sich der Tatsache bewusst, dass, ähnlich wie bei inländischen Bewerbern, eine internationale Fachkraft selten alle Ihre Anforderungen zu einhundert Prozent erfüllen wird.
  • Rechtliche Rahmenbedingungen: Klären Sie die Fachkraft frühzeitig über rechtliche Aspekte in Bezug auf Arbeitsgenehmigung, Anerkennung des ausländischen Abschlusses, Aufenthaltserlaubnis und Visum auf. Weitere Informationen finden Sie hier.
  • Erwartungen der Fachkraft: Besprechen Sie mit dem Bewerber oder der Bewerberin, welche Erwartungen und Vorstellungen er oder sie an das Leben in Deutschland und die Arbeit bei Ihnen hat. Klären Sie über den Arbeitsalltag auf und räumen Sie Missverständnisse möglichst frühzeitig aus dem Weg. Beschreiben Sie neben Ihrer Unternehmenskultur auch Ihre Region und die dortigen Freizeitmöglichkeiten.
  • Unterstützungsleistungen: Stellen Sie den Bewerbern die Unterstützungsleistungen Ihres Unternehmens vor, beispielsweise in Bezug auf Integration, Wohnungssuche oder weiterführender Spracherwerb etc. Thematisieren Sie auch, ob Homeoffice für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grundsätzlich möglich ist.
  • Karriereplanung: Sprechen Sie das Thema Aufstiegsmöglichkeiten in Ihrem Betrieb an und fragen Sie nach den langfristigen Plänen des Bewerbers oder der Bewerberin. So sehen Sie frühzeitig, ob Ihre Entwicklungsmöglichkeiten mit denen der Fachkraft übereinstimmen, was eine langfristige Bindung an Ihr Unternehmen begünstigt.

Anerkennung von ausländischen Abschlüssen

Wenn Sie sich nach einem erfolgreichen Vorstellungsgespräch eine Fachkraft aus dem Ausland gefunden haben, die Ihren Ansprüchen entspricht, haben Sie erfolgreich die erste Phase der Fachkräfteeinwanderung abgeschlossen. Nun geht es als nächstes darum, die Einreise vorzubereiten. Unter Umständen muss für die Erteilung der Arbeitserlaubnis eine Anerkennung des im Ausland erworbenen Abschlusses für einen deutschen Referenzberuf durchgeführt werden.
Wer benötigt eine Anerkennung?
Die Pflicht, eine Anerkennung der beruflichen Qualifikationen der Fachkraft durchzuführen, ist je nach Berufsfeld und Herkunftsland unterschiedlich. Grundsätzlich benötigen Personen, die in einem in Deutschland reglementierten Beruf arbeiten möchten, einen entsprechenden Anerkennungsbescheid, der die Gleichwertigkeit des im Ausland erworbenen Abschlusses bescheinigt. Dies trifft beispielsweise auf viele Berufe in der Gesundheitsbranche, Lehrenden an staatlichen Schulen oder im Rechts- und Ingenieurwesen zu. Eine Reglementierung gibt es auch für bestimmte Meister im Handwerk, die einen Betrieb führen. Eine Liste aller in Deutschland reglementierten Berufe finden Sie hier. Die Bundesagentur für Arbeit ist für die Erstellung und Pflege der Liste zuständig.
Für alle nicht-reglementierten Berufe gilt grundsätzlich, dass ausländische Fachkräfte für die Berufsausübung keine Anerkennung ihrer im Ausland erworbenen Berufsqualifikationen benötigen. Trotzdem ist die Anerkennung sowohl für Betriebe als auch für Fachkräfte vorteilhaft. Betriebe können besser die Fähigkeiten der Kandidaten einschätzen und Fachkräfte erhalten dadurch eine bessere Ausgangssituation bei der Arbeitssuche.
Für Angehörige von Drittstaaten kann in manchen Fällen die Anerkennung der ausländischen Berufsqualifikation beziehungsweise die Vergleichbarkeit des Hochschulabschlusses auch Voraussetzung für die Erteilung eines Visums sein. Dies ist zum Beispiel der Fall für die Blaue Karte EU oder das Visum für Fachkräfte. Drittstaaten sind Staaten außerhalb von EU, EWR und Schweiz.
Welche Stellen sind für die Anerkennung zuständig?
Für die Anerkennung bzw. die Feststellung der Vergleichbarkeit eines ausländischen Abschlusses sind je nach Fachrichtung und Bundesland unterschiedliche Stellen zuständig. Für die Anerkennung von Hochschulabschlüssen ist in den meisten Fällen die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) zuständig. Dazu stellt sie die Informationsdatenbank anabin zur Verfügung. Weitere Informationen zur Anerkennung von Hochschulabschlüssen finden Sie hier.
Für die Prüfung von Abschlüssen in IHK-Berufen ist größtenteils die IHK FOSA (Foreign Skills Approval) mit Sitz in Nürnberg zentral zuständig. Im Handwerk ist die Anerkennung dagegen dezentral organisiert. Hier ist die jeweilige regional zuständige Handwerkskammer Ansprechpartner.
Das Portal „Anerkennung in Deutschland“ stellt weitere Informationen zur Verfügung, darunter auch einen Anerkennungsfinder, über den Fachkräfte erfahren ob der angestrebte Beruf reglementiert ist, welche prüfende Stelle für den Antrag zuständig ist und welche Nachweise eingereicht werden müssen.
Oftmals stellen die zuständigen Stellen auch eine Teilanerkennung aus. Mit einer solchen Bescheinigung können Fachkräfte aber trotzdem in der Regel nach Deutschland einreisen und zumindest in nicht-reglementierten Berufen vollumfänglich arbeiten. Im Anerkennungsbescheid der prüfenden Behörde ist aufgeführt, welche Inhalte im Rahmen einer sogenannten Anpassungsqualifizierung für eine volle Anerkennung nachzuholen sind und in welchem Zeitraum diese abgeschlossen sein muss. Die Anpassungsqualifizierungsmaßnahmen können oft direkt im Betrieb durchgeführt werden. In reglementierten Berufen dürfen in der Regel bis zur vollen Anerkennung nur Hilfstätigkeiten ausgeführt werden.
Weitere Informationen zum Anerkennungsverfahren finden Sie hier.

Visabeantragung und Einreise von Fachkräften

Neben der Anerkennung des ausländischen Abschlusses der Fachkraft ist auch die Beantragung des korrekten Arbeitsvisums zur Einreise nach Deutschland zu erledigen. Die Beantragung eines Visums ist in der Regel von der Fachkraft zu durchzuführen und erfolgt in mehreren Schritten. Als Arbeitgeber sind Sie hier in einigen Bereichen involviert.
Allgemeine Voraussetzungen
Ungeachtet davon, welches Visum die ausländische Fachkraft beantragen möchte, gibt es einige allgemeine Voraussetzungen die erfüllt sein müssen:
  • Gesicherter Lebensunterhalt. Fachkräfte müssen für die Ausstellung eines Visums einen Beleg darüber erbringen, dass er oder sie über ausreichend finanzielle Mittel zur Bestreitung des Lebensunterhalts verfügt. Hier kann das im vorläufigen Arbeitsvertrag vereinbarte Gehalt, eine Verpflichtungserklärung oder ein ausreichend gedecktes Sperrkonto verwendet werden.
  • Nachweis über Identität, Staatsangehörigkeit und Passpflicht. Fachkräfte müssen zu Beginn des Visaprozesses zweifelsfrei ihre Identität und Staatsangehörigkeit nachweisen. Dies erfolgt in der Regel über die Vorlage eines gültigen Reisepasses oder eines anderen offiziell anerkannten Ausweisdokuments. Weiterhin sind Drittstaatenangehörige verpflichtet einen gültigen und anerkannten Pass oder Passersatz mit sich zu führen.
  • Kein Ausweisungsinteresse. Gegen nach Deutschland einreisende Personen darf kein Ausweisungsgrund bestehen. Dazu wird eine Prüfung vorgenommen, ob durch die Einreise eine Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung anzunehmen ist.
Neben diesen zwingend nötigen Voraussetzungen für die Erteilung eines Visums, gibt es für die unterschiedlichen Einreisevisa noch weitere individuelle Anforderungen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Termin und Beantragung des Visums bei der deutschen Botschaft oder Konsulat
Sind alle Voraussetzungen für das Visum erfüllt, sind die notwendigen Unterlagen für den Antrag vorzubereiten. Welche Dokumente konkret einzureichen sind, ist je nach Herkunftsland unterschiedlich und kann in der Regel auf der Website der deutschen Botschaft bzw. des deutschen Konsulats im Wohnsitzland eingesehen werden. Welche Botschaft oder welches Konsulat für den Visumantrag kontaktiert werden muss, können Sie hier recherchieren. Anschließen muss der Antrag bei der zuständigen Stelle eingereicht werden. Beachten Sie, dass manche Botschaften mehrere Wochen bis Monate brauchen, um einen Visumstermin anzubieten. Dies muss in der Zeitplanung einkalkuliert werden.
Einreise nach Deutschland
Sobald das Visum erteilt wurde, kann die Einreise nach Deutschland zum auf dem Visum angegebenen Stichtag erfolgen. Da es sich in den meisten Fällen um eine langfristige Einwanderung nach Deutschland handelt, sollte die Fachkraft alle persönlichen Dokumente, wie Geburtsurkunde, Unterlagen zum universitären oder beruflichen Abschluss und gegebenenfalls Führerschein oder die Heiratsurkunde mitbringen. Weisen Sie Ihre neue Fachkraft darauf hin, dass ab dem ersten Tag eine Krankenversicherung in Deutschland bestehen muss. Ein entsprechender Nachweis wird spätestens bei der Abholung des Visums in der deutschen Botschaft gefordert.
Aufenthaltstitel in Deutschland beantragen
Nach der Ankunft in Deutschland gilt das Visum in der Regel bis zu zwölf Monate. Innerhalb dieses Zeitrahmens muss das Visum in den korrekten Aufenthaltstitel umgewandelt werden, welcher zu einem längerfristigen Aufenthalt in Deutschland berechtigt. Auskunft über die dafür notwendigen Unterlagen gibt die zuständige Ausländerbehörde, welche als bearbeitende Stelle dafür zuständig ist. Dort muss auch der Termin beantragt werden. Entscheidend ist hier der Wohnort, nicht der Arbeitsort. Informationen darüber welche Ausländerbehörde zuständig ist, finden Sie hier.
Achtung: Die Fachkraft benötigt zur Beantragung des korrekten Visums einen Nachweis über ein konkretes Jobangebot in Deutschland oder einen gültigen Arbeitsvertrag. Sie können als Arbeitgeber im Arbeitsvertrag eine Klausel einfügen, dass dieser erst dann gültig wird, wenn erfolgreich das Einreisevisum ausgestellt wurde. Weitere Informationen zur rechtssicheren Einstellung von ausländischen Arbeitnehmern finden Sie hier. Ebenfalls hilfreich ist der Visa-Navigator des Auswertigen Amts.
Informationen zum beschleunigten Fachkräfteverfahren finden Sie hier.

Was ist zu tun, sobald die Fachkraft in Deutschland ist?

Der Migrationsprozess ist nicht abgeschlossen, sobald die Fachkraft im Flugzeug nach Deutschland sitzt. Denn auch in Deutschland sind noch einige Dinge zu erledigen. Bereits vor Einreise der Fachkraft nach Deutschland muss daher mit der Planung begonnen werden, welche Aufgaben noch in Deutschland zu erledigen sind. Dazu gehören die Wohnungssuche, Terminvereinbarung bei unterschiedlichen Behörden, der Abschluss verschiedener Versicherungen, die Eröffnung eines Bankkontos und vieles mehr.
Jeder, der neu nach Deutschland zieht, muss sich innerhalb von ein bis zwei Wochen nach seiner Ankunft bei der örtlichen Meldebehörde anmelden. Dies ist in der Regel das Bürgeramt oder das Einwohnermeldeamt. Wenn noch nicht geschehen, sollte nun auch der Arbeitsvertrag finalisiert und formell unterzeichnet werden. Da die internationale Fachkraft in den meisten Fällen sozialversicherungspflichtig beschäftigt wird, muss der Arbeitgeber die Fachkraft entsprechend anlegen und an die zuständigen Stellen melden.
Ein deutsches Bankkonto sollte ebenfalls sobald wie möglich eröffnet werden, damit Gehaltszahlungen und andere finanzielle Transaktionen durchgeführt werden können. Falls notwendig, können (weiterführende) Deutschkurse helfen, sich besser in die Arbeitsumgebung und die Gesellschaft zu integrieren.

Onboarding im Betrieb und Willkommenskultur

Das Onboarding bezeichnet den Prozess, in dem neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in das Unternehmen und seine Kultur eingeführt und integriert und damit „an Bord geholt“ werden. Ein strategisches Onboarding bietet Struktur und unterstützt den Arbeitgeber dabei, den neuen Mitarbeitern die nötigen Informationen, Ressourcen und Unterstützung zum Start zur Verfügung zu stellen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich schnell in ihre Aufgaben einzuarbeiten, sie zu verstehen und sich in das Team einzufügen. Dadurch fühlen sich die neuen Mitarbeiter von Anfang an willkommen und geschätzt, was sich positiv auf ihre Motivation und Bindung an das Unternehmen auswirkt und die Mitarbeiterfluktuation reduziert.
Ein erfolgreiches Onboarding ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da es die Grundlage für eine langfristige und produktive Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitern legt. Insbesondere internationale Fachkräfte, die aus Nicht-EU-Ländern nach Deutschland kommen, benötigen oft zusätzliche Unterstützung. Da Arbeitsabläufe, Kommunikation und soziale Strukturen in verschiedenen Kulturen unterschiedlich sind, ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter die Gepflogenheiten in Deutschland und im Betrieb kennenlernt. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, ein strukturiertes und gut durchdachtes Onboarding-Programm aufzusetzen, um den Erfolg und die Zufriedenheit ihrer neuen Mitarbeiter sicherzustellen. Bedenken Sie ebenfalls, dass der Onboarding-Prozess nicht erst ab dem ersten Tag der neuen Fachkraft im Betrieb beginnen sollte, sondern bereits nach der Vertragsunterzeichnung. Zu diesem Zeitpunkt befindet sich die Fachkraft wahrscheinlich noch im Ausland. Sie kann aber trotzdem bereits von Informationen rund um den Betrieb und die Region wie zum Beispiel Ärzte, Einkaufsmöglichkeiten, ÖPNV oder Kinderbetreuung profitieren.
Ebenfalls ist es wichtig auch die eigene Belegschaft auf die neue ausländische Fachkraft vorzubereiten. Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern warum Sie sich dazu entschieden haben eine internationale Fachkraft einzustellen. Geben sie die Möglichkeit Fragen zu stellen und Bedenken zu äußern, damit diese so früh wie möglich ausgeräumt werden können. Beziehen Sie auch Ihre Belegschaft in die Gestaltung des Onboarding-Prozesses mit ein und benennen Sie z.B. Mentoren, Ansprechpartner oder Kümmerer für die Einarbeitungsphase. Kommunizieren Sie auch, dass die neue Fachkraft unter Umständen noch nicht perfekt Deutsch spricht.
Weitere Ressourcen, Informationsmaterial, Beispiele aus anderen Firmen sowie Checklisten und Willkommensmappen finden Sie im Downloadbereich auf der rechten Seite.

Vermittlungsunternehmen

Sollten Sie bei der Anwerbung, Einstellung und Integration von ausländischen Mitarbeitern Untersetzung benötigen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können entweder staatliche organisierte Programme zur Fachkräftevermittlung in Anspruch nehmen oder mit einem Dienstleister aus der Privatwirtschaft zusammenarbeiten.
Während Betriebe in der Regel bei staatlichen Programmen keine Bedenken haben müssen, gilt es bei privaten Akteuren sehr genau darauf zu achten, ob diese eine seriöse Vermittlungsdienstleistung anbieten. Grundsätzlich benötigen private Agenturen keine Genehmigung zur Ausübung ihrer Tätigkeiten – es muss nur ein Gewerbe angemeldet sein. Das hat in den letzten Jahren zu einem stark wachsenden, unübersichtlichen Markt geführt.
Der Vermittlungsprozess sollte bestimmte qualitative und ethische Standards einhalten. Auf welche Sie als Auftraggeber Wert legen, können Sie selbst bestimmen. Im Laufe der Jahre wurden viele internationale Standards entwickelt und beschlossen, an denen sich Betriebe orientieren können. Weitere Informationen zu Vermittlungsstandards und staatlichen und privaten Vermittlungsangeboten finden Sie hier.
Die IHK GI-FB unterstützt Betriebe bei der Auswahl des richtigen Vermittlungsdienstleisters. Eine Auflistung einiger privater Vermittlungsagenturen mit jeweils kurzen Unternehmenssteckbriefen finden Sie hier .
Achtung: Beachten Sie außerdem die Hinweise der BA zum Rekrutierungs- und Vermittlungsverbot von Gesundheits- und Pflegefachkräften aus Ländern der sog. WHO-Liste für private Vermittlungsagenturen. Eine Checkliste für den Umgang mit Vermittlungsagenturen finden Sie hier.
Stand: 26.03.2025