Regelung zur Erstattung von Aufwendungen ehrenamtlicher Tätigkeiten

(Lesefassung, gültig ab 1. Mai 2018)

Präambel

Für das Funktionieren der wirtschaftlichen Selbstverwaltung ist ehrenamtliches Engagement von Unternehmern unverzichtbar. Aufwendungen, die durch die Erledigung besonderer Aufgaben im Rahmen der ehrenamtlichen Tätigkeit verursacht werden, werden von der IHK Ostthüringen zu Gera gemäß nachfolgenden Regelungen erstattet. Hierbei sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Eine Vergütung für ehrenamtliche Tätigkeiten in der IHK-Organisation oder im Zusammenhang mit der Ausübung von IHK-Ämtern (z. B. Präsident) erfolgt nicht. Ebenso kann hierfür kein Verdienstausfall geltend gemacht werden.

Geltungsbereich

Die nachfolgenden Regelungen gelten für die Mitglieder der Vollversammlung für die Tätigkeiten, die sie in Ausübung ihres IHK-Ehrenamtes übernehmen. Eingeschlossen sind auch Tätigkeiten des Präsidenten bzw. seines Vertreters in IHK-Funktionen auf Landes- oder Bundesebene (z. B. in der LAG oder im Vorstand des DIHK) sowie in überregionalen Gremien der IHK-Organisation (z. B. DIHK-Ausschüsse, IHK-FOSA).

Die nachfolgenden Regelungen gelten ebenso für Tätigkeiten der Personen, die auf Vorschlag der IHK zu Mitgliedern in DIHK-Ausschüssen berufen wurden.

Erstattungsfähige Aufwendungen

Von der IHK werden auf Antrag Kosten für Bewirtungsaufwendungen und folgende Reisekosten (außer Vollversammlungen und Präsidiumssitzungen) erstattet, sofern keine Erstattungen durch Dritte erfolgen:

Für die Teilnahme an Sitzungen der Vollversammlungen und des Präsidiums werden keine baren Auslagen erstattet.

Fahrtkosten

(1) Grundsätzlich ist die Wahl des Verkehrsmittels freigestellt. Der Reisende hat das wirtschaftlichste, seiner Funktion angemessene Verkehrsmittel zu wählen.

(2) Für Fahrten mit dem PKW (Ausnahme IHK-PKW) werden die in den Lohnsteuerrichtlinien festgesetzten Sätze (derzeit 0,30 Euro/km) erstattet.

(3) Für Fahrten mit der Bahn werden die Kosten nach dem DB-Tarif 1. Klasse nebst Platzreservierung erstattet. Es ist im Vorfeld zu prüfen, ob ein Bezug der Fahrkarte über die IHK möglich ist und dies zu Vergünstigungen führt (z. B. über das IHK-Großkundenabonnement).

(4) Bei Flügen innerhalb der EU werden grundsätzlich die Kosten für die Economy Class erstattet. Etwas anderes kann in begründeten Ausnahmefällen gelten, z. B. bei kurzfristigen Reisen oder notwendigen Umbuchungen, bei denen keine Plätze in der Economy Class mehr verfügbar sind. Bei Interkontinentalflügen sowie bei Flügen mit mehr als sechs Stunden Flugzeit werden die Kosten für die Business Class erstattet.

Reisenebenkosten

Typische, durch die Reise veranlasste Nebenkosten werden gegen Vorlage der entsprechenden Belege erstattet. Dies sind z. B. Parkgebühren, Taxikosten, Kosten der Gepäckaufbewahrung, Straßennutzungsgebühren, Gastgeschenke.

Übernachtungskosten

Hotelkosten werden gegen Nachweis erstattet. Bei der Auswahl des Hotels sind die Hotelempfehlungen des Veranstalters zu berücksichtigen. Ansonsten sollen die Kosten je Hotelübernachtung incl. Frühstück nicht mehr als 150,- Euro betragen. Sofern höhere Kosten unumgänglich sind, z. B. wegen Messezeiten oder eines höheren Hotelkostenniveaus (z. B. Brüssel), erfolgt im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer. Hotelrechnungen sind auf die IHK Ostthüringen zu Gera auszustellen.

Begleitung sowie Verlängerung der Reise

(1) Der Reisende hat die Kosten einer Begleitung grundsätzlich selbst zu tragen bzw. der IHK zu erstatten. Dies betrifft insbesondere Reise- und Übernachtungskosten
(z. B. Fahrticket, Doppelzimmerzuschlag, Upgrade) sowie Verpflegungskosten.

(2) In begründeten Fällen übernimmt die IHK die Kosten der Begleitung. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Wahrnehmung eines Termins in Begleitung als gesellschaftliche Verpflichtung einzustufen ist. Hierzu erfolgt im Vorfeld eine Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer.

(3) Wird eine Reise aus privaten Gründen verlängert, so sind die auf den Privatanteil entfallenden Kosten vom Reisenden zu tragen.

Abrechnung

(1) Die Kosten für entstandene Aufwendungen sind unverzüglich, spätestens zwei Monate nach Verauslagung, mit den entsprechenden Nachweisen auf dem von der IHK zur Verfügung gestellten Formular abzurechnen.

(2) Der Hauptgeschäftsführer prüft die sachliche Richtigkeit der Abrechnungen.

(3) Ein Anspruch auf Reisekostenvorschuss besteht grundsätzlich nicht.

Nutzung von Dienstfahrzeugen der IHK bzw. Mietwagen

(1) Sofern verfügbar, kann der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer ein Dienstfahrzeug der IHK für durch IHK-Aufgaben veranlasste Fahrten nutzen. Hierzu zählen auch unmittelbare Fahrten zwischen Wohnort bzw. Unternehmenssitz und Ort des dienstlichen Termins.

(2) Alternativ zur Nutzung des Privat-oder Firmen-PKW oder eines Dienstfahrzeugs der IHK kann der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer auf Kosten der IHK auch ein Mietfahrzeug nutzen.

Fahrten mit Fahrer

Der Präsident bzw. der ihn vertretende Vizepräsident kann in Abstimmung mit dem Hauptgeschäftsführer bei Fahrten mit einem PKW einen Fahrer einsetzen. Die dafür anfallenden Kosten erstattet die IHK.

Steuerpflicht

Soweit der Ersatz von Aufwendungen steuerpflichtig ist, trägt der Reisende die hierfür anfallenden Steuern.