Digitale Zusammenarbeit im Team

Die massive Zunahme der digitalen Kommunikation durch die Corona-Krise bringt für Führungskräfte neue Herausforderungen. Schwierig wird es, wenn sich im Team Konflikte anbahnen. IHK-Dozentin Juliane Topp ist Unternehmensberaterin bei toppmanagement. Sie berät Führungskräfte unter anderem zu den Themen Team- und Konfliktmanagement und bietet dazu auch Seminare, Workshops, Trainings, Coachings an. Hier ihre sieben Tipps für erfolgreiche virtuelle Teamführung.

„Konflikte sind etwas völlig Normales, denn überall, wo Menschen miteinander leben und arbeiten, gibt es Konflikte, auch wenn man sich nicht persönlich trifft“, sagt sie. „Schwelende Konflikte allerdings lähmen das Klima, stören die Zusammenarbeit und beeinträchtigen die Arbeitsergebnisse.“

Die Rahmenbedingungen virtueller Zusammenarbeit unterstützen oft das Entstehen von Konflikten. Wenn Teams weitestgehend digital zusammenarbeiten, fehlen die spontanen, informellen Treffen der Kollegen untereinander im Flur oder in der Kaffeeküche. Bei solchen Treffen findet im normalen Arbeitsalltag informelle Kommunikation statt, werden Informationen geteilt, Missverständnisse ausgeräumt und der Austausch untereinander gefördert. 

Ohne persönliche Treffen wird es schwieriger, Vertrauen untereinander aufzubauen und zu festigen. Vertrauen lebt von persönlichem Kontakt, von der Gestaltung gemeinsamer Erfahrungen und erlebten Emotionen. Wenn tägliche Routinen fehlen, wie das gemeinsame kurze Morgenmeeting, die wöchentliche Teambesprechung oder die gemeinsam verbrachte Mittagspause, fehlt der erforderliche Rahmen zur Gestaltung von Zusammenarbeit und es besteht die Gefahr für die Entstehung von Konflikten.

1.    Eigenverantwortung übernehmen
Mitarbeiter sollten Eigenverantwortung übernehmen und aufgetretene Unstimmigkeiten untereinander ansprechen und zu klären versuchen. Nicht für alles trägt die Führungskraft die Verantwortung. In guten Teams herrscht ein Klima der Offenheit und Ehrlichkeit und keine Angst, Negatives anzusprechen. Führungskräfte tragen die Verantwortung für die Schaffung, der optimalen Rahmenbedingungen für eine virtuelle Zusammenarbeit.

2.    Beherrschen der Technik und Festlegung von Spielregeln
Mitarbeiter sollten Technik und Tools zur virtuellen Kommunikation kennen. Gemeinsam werden Spielregeln festgelegt, die von jedem beachtet werden müssen, z.B. Stummschaltung, wenn der andere redet oder Einschalten der Kamera. 

3.    Einführung von Routinen
Menschen fällt es oft schwer, im Arbeitsalltag über Gefühle und Befindlichkeiten aber auch über Missverständnisse zu reden. Kurze Fragen zu diesen Aspekten sollten regelmäßiger Bestandteil der Onlinemeetings und Videokonferenzen sein, z.B. wie geht es mir heute, was hat mich blockiert in der Arbeit, was wünsche ich mir für die weitere Zusammenarbeit. 

4.    Sensibilität für die Zwischentöne entwickeln
Als Führungskraft sollten Sie genau hinsehen und hinhören, auf Mimik, Gestik und Körperhaltung achten, z.B. wie oft und auf welche Art und Weise äußert sich jeder, wie ist der Ton untereinander, bringen sich alle ein oder nimmt sich jemand häufig raus? 
Sobald Sie hier Anzeichen merken, die auf schwelende Konflikte hindeuten, sollten Sie handeln. Sprechen Sie nach dem Meeting einzelne direkt an oder vereinbaren Sie zeitnah persönliche Gesprächstermine. 

5.    Effiziente Onlinemeetings durchführen
Onlinemeetings brauchen ein klares Ziel, einen klaren Zeitrahmen, der definiert und eingehalten wird (ideal maximal 60 Minuten), am Ende eine Zusammenfassung der Ergebnisse und To-Dos und eine kurze Reflexion zum durchgeführten Meeting.

6.    Emotionen aushalten
Konflikte sind unangenehm und man will sie am liebsten unter den Tisch kehren oder verdrängen, in der Hoffnung, dass es schon nicht so schlimm werden wird. Leider funktioniert das in den seltensten Fällen. Deshalb müssen Führungskräfte unangenehme Emotionen wie Ärger, Frust, Unsicherheit aushalten. Wenn man sie zulässt und bearbeitet, entwickeln sich oft Chancen für Neues. 

7.    Keine erfolgreiche Zusammenarbeit ohne regelmäßige persönliche Treffen
Wenn ein Team weitestgehend digital zusammenarbeitet, braucht es trotzdem regelmäßige persönliche Treffen. Dabei sollte über die Zusammenarbeit reflektiert und der Teamgeist und das Wir-Gefühl gestärkt werden. Das Vertrauen untereinander und die Beziehungen zueinander sollen gestärkt werden. Das geht nur im persönlichen Kontakt zwischen Menschen. 

Juliane Topp
Toppmanagement Erfurt