Tanken auf Kosten des Chefs?

City-Cards und Tankgutscheine sind beliebte Möglichkeiten für Unternehmer, Mitarbeiter finanziell zu belohnen. Denn sogenannte Sachbezüge sind seit 2022 bis zur Grenze von 50 Euro im Monat steuerfrei. Der Begriff des Sachbezugs wurde neu geregelt, um die Abgrenzung zum Barlohn klarer zu gestalten. Gutscheine und Geldkarten gelten seitdem nicht mehr ohne weiteres als Sachbezug. Welche Kriterien müssen Gutscheine in der Praxis damit neuerdings konkret erfüllen?

Zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, gelten nicht als Sachbezüge, sondern sind Barlohn. Die nachträgliche Kostenerstattung unter Vorlage der Tankquittung beispielsweise gilt nicht als Sachbezug, sondern als steuerpflichtiger Barlohn.

Gutscheine und Geldkarten müssen ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Damit fallen unter anderem Gutscheine und Geldkarten mit einer Auszahlungsfunktion oder solche, die sich für eine Überweisung nutzen lassen, nicht unter den Sachbezug.

Der Arbeitnehmer muss den Gutschein zusätzlich zum arbeitsvertraglich vereinbarten Lohn erhalten. Gehaltsumwandlungen funktionieren daher nicht mehr.

Der Gutschein wird dann als Sachbezug gewertet, wenn er dazu berechtigt, nur von einer begrenzten Zahl von sogenannten Akzeptanzstellen Waren oder Dienstleistungen zu beziehen.

Hierunter fallen beispielsweise Tankgutscheine, auch die einer bundesweit auftretenden Tankstellenkette, aber auch Gutscheine für einzelne Einkaufscenter oder sogenannte „City-Cards“ städtischer bzw. regionaler Einkaufsverbünde. Auch Gutscheine von Onlinehändlern oder Plattformen fallen unter diese Kategorie, sofern sich der Gutschein auf dessen Angebot beschränkt und keine Fremdanbieter einbezogen sind.

Gutscheine und Geldkarten gelten aber auch dann als Sachbezug, wenn sie sich auf eine sehr begrenzte Waren- und Dienstleistungspalette beziehen. Auf die Anzahl der Akzeptanzstellen kommt es hierbei nicht an.

Unter diese Kategorie fallen beispielsweise Gutscheine, die auf Fitnessleistungen, Streamingdienste, Kraftstoffe oder (E-)Bücher beschränkt sind. Das gilt auch für Gutscheine zur Nutzung im Nah- und Fernverkehr, soweit sich die berechtigten Leistungen auf inbegriffene Mobilitätsleistungen, wie Fahrkarten, Car-Sharing oder die Nutzung von E-Scootern beschränkt.

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