Selbstständig als Wohnimmobilienverwalter

1. Zum Berufsbild des Immobilienverwalters

Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums einer Eigentumswohnanlage ist Aufgabe aller Wohnungseigentümer, sie kann auf einen professionellen Wohnimmobilienverwalter (Hausverwalter) übertragen werden. Dessen Aufgabe ist es, alle Tätigkeiten auszuüben, die zur ordentlichen Verwaltung einer Liegenschaft notwendig und zweckmäßig sind. Dies umfasst kaufmännische, technische, rechtliche und organisatorische Tätigkeiten.
Beispiele hierfür sind:
  • Hausbegehungen und Kontrollen der Immobilie / Zustandsaufnahmen
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll
  • Korrespondenz / Kontakt mit Mietern, Behörden, Handwerkern und Hauswarten
  • Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen, Liegenschaftsbuchhaltung inklusive Zahlung von Rechnungen und Mahnwesen
  • Kontrolle / Abschlüsse / Überwachung von Service-Abonnements
  • Erstellen von Nebenkostenabrechnungen
  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten
  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung
  • Beschwerdemanagement

2. Erlaubnispflicht seit 1. August 2018

Sie möchten die oben beschriebenen Tätigkeiten ausüben und sich als Wohnimmobilienverwalter selbständig machen? Dann benötigen Sie  neben der Gewerbeanzeige nach § 14 der Gewerbeordnung (GewO) seit 1. August 2018 auch eine spezielle Erlaubnis: Der Gesetzgeber hat den § 34 c  GewO erweitert, und mit dem § 34 c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO Anforderungen an den Wohnimmobilienverwalter aufgestellt.
Die neue Erlaubnispflicht umfasst neben der Wohnungseigentums- auch die Mietwohnungsverwaltung. Der Gesetzestext spricht davon, dass einer Erlaubnis bedarf, wer gewerbsmäßig „das gemeinschaftliche Eigentum von Wohnungseigentümern im Sinne des § 1 Absatz 2, 3, 5 und 6 des Wohnungseigentumsgesetzes oder für Dritte Mietverhältnisse über Wohnräume im Sinne des § 594 des Bürgerlichen Gesetzbuchs verwaltet (Wohnimmobilienverwalter)“.
Da die Erlaubnispflicht am 1. August 2018 in Kraft getreten ist, bedeutet das für alle, die ab diesem Zeitpunkt ihre Tätigkeit als Wohnimmobilienverwalter neu aufnehmen möchten, dies erst nach Erhalt der Erlaubnis können. Wohnimmobilienverwalter die noch keine Erlaubnis haben, können diese Tätigkeit erst nach Erhalt der Erlaubnis ausüben. Spätestens jedoch bis zum 1. März 2019 müssen auch diese Verwalter die neue Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO beantragt haben, um weiterhin tätig sein zu können.
Bitte beachten Sie:
Sollten Sie als Wohnimmobilienverwalter auch Verträge über die von Ihnen verwalteten Wohnräume oder über Wohnräume außerhalb Ihres Wohnungsbestandes vermitteln, so unterliegen Sie (bereits jetzt!) der Erlaubnispflicht für Immobilienmakler nach § 34c Absatz 1 Satz 1 Nr. 1 GewO. Sollten Sie dieser Tätigkeit nur in geringem Umfang nachgehen, empfehlen wir Ihnen sich mit der zuständigen Erlaubnisbehörde in Verbindung zu setzen, um im Einzelfall zu besprechen, ob bereits von einer erlaubnispflichtigen Tätigkeit ausgegangen werden kann.

3. Zuständige Erlaubnisbehörden

Ab dem 1. März 2019 wurde die Zuständigkeit auf die IHKs in Baden-Württemberg übertragen. Zuvor waren hier die unteren Verwaltungsbehörden zuständig. Auf Landkreisebene waren dies die Landratsämter und für die kreisfreien Städte die Ordnungsämter.
Hintergrund für die Zuständigkeitsübertragung  war folgender:
Die Industrie- und Handelskammern in Baden-Württemberg verfügen bereits seit Jahren über bestes Know-how bei den Erlaubnis- und Registrierungsverfahren für Finanz- und Versicherungsvermittler. Erst im Jahr 2016 wurde die hoheitliche Aufgabe um die Berufszulassung der Immobiliardarlehensvermittler erweitert. Die positiven Rückmeldungen der Unternehmen haben gezeigt, dass diese Aufgaben zuverlässig und dennoch kundenorientiert, effizient und kostengünstig durchgeführt worden sind.
Da viele Vermittler sowohl in den von der IHK als auch den Landratsämtern betreuten Bereichen tätig sind, führten diese unterschiedlichen Zuständigkeiten oft zu Unsicherheiten. Häufig war  unklar, an wen sie sich für eine Erlaubniserteilung wenden müssen. Diese Problematik wird nun in Zukunft aufgelöst werden, indem für diese verwandten Berufsfelder ausschließlich die IHKs für die Erlaubniserteilung zuständig sind. Eine „One-Stop-Shop-Lösung“, wie sie inzwischen bereits in Schleswig-Holstein sowie in Niedersachsen praktiziert wird.

4. Erlaubnisvoraussetzungen

Neben Ihrem Antrag auf Erteilung einer Erlaubnis als Wohnimmobilienverwalter, prüfen die zuständigen Erlaubnisbehörden, ob Sie die erforderliche Zuverlässigkeit (im Sinne der Gewerbeordnung) besitzen, um die gewerbliche Tätigkeit auszuüben. Darüber hinaus wird überprüft, ob geordnete Vermögensverhältnisse vorliegen.
Bestehen Zweifel an der Zuverlässigkeit oder den geordneten Vermögensverhältnissen des Antragstellers oder einer mit der Leitung des Betriebes beauftragten Person, ist die Erlaubnis zu versagen. Gleiches gilt auch für eine Person, die mit der Leitung einer Zweigniederlassung beauftragt ist.
Für Wohnimmobilienverwalter wird mit den Neuerungen zudem die Pflicht einer Berufshaftpflichtversicherung (Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) eingeführt. Diese muss bei einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherungsunternehmen abgeschlossen werden. Die Mindestversicherungssumme beträgt € 500.000,- für jeden Versicherungsfall und € 1.000.000,- für alle Versicherungsfälle eines Jahres. Die Regelungen zu den Versicherungsvoraussetzungen ergeben sich aus §§ 15, 15a der ab 1. August 2018 geltenden Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV).
Um den Behörden die Prüfung  Ihres Antrags zu ermöglichen, sind diesem also in der Regel folgende Unterlagen beizufügen:
  • Führungszeugnis und Gewerbezentralregisterauszug zur Vorlage bei einer Behörde (Bei Verwendungszweck bitte die Erlaubnis nach § 34 c GewO angeben),
  • Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamtes,
  • Bescheinigung über Eintragungen im Schuldnerverzeichnis und über Insolvenzfreiheit vom Amtsgericht,
  • Auskunft des zentralen Vollstreckungsgerichts (www.vollstreckungsportal.de),
  • Nachweis einer Vermögensschadenhaftpflichtversicherung im Musterwortlaut

Der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung muss den folgenden Musterwortlaut wiedergeben:
Versicherungsbestätigung ohne Personenhandelsgesellschaften
Zur Vorlage bei Ihrer zuständigen Erlaubnisbehörde bestätigen wir, dass Sie ab dem TT.MM.JJJJ eine Berufshaftpflichtversicherung nach § 34c Absatz 2 Nummer 3 GewO bei unserer Gesellschaft abgeschlossen haben, die die Voraussetzungen der § 15 und §15a der Makler- und Bauträgerver-ordnung (MaBV) erfüllt.
Die vereinbarte Versicherungssumme für Vermögensschäden beträgt mindestens 500.000 EUR je Versicherungsfall. Die Höchstleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres beträgt mindestens 1.000.000 EUR.
Versicherungsbestätigung für Personenhandelgesellschaften
Zur Vorlage bei Ihrer zuständigen Erlaubnisbehörde bestätigen wir, dass die o.g. Versicherungs-nehmerin ab dem TT.MM.JJJJ eine Berufshaftpflichtversicherung nach § 34c Absatz 2 Nummer 3 GewO bei unserer Gesellschaft abgeschlossen hat, die die Voraussetzungen der § 15 und §15 a der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) erfüllt.
Mitversicherte Personen sind:
1. ..................................
2. ..................................
3. ..................................
Die vereinbarte Versicherungssumme für Vermögensschäden beträgt jeweils für die Versiche-rungsnehmerin und je mitversicherte Person mindestens 500.000 EUR je Versicherungsfall. Die Höchstleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres beträgt jeweils für die Versi-cherungsnehmerin und je mitversicherte Person mindestens 1.000.000 EUR.
Wir empfehlen Ihnen, sich vor Antragstellung auf den Internetseiten der Behörden über die erforderlichen Unterlagen zu informieren. Dort finden Sie in den meisten Fällen auch die Antragsformulare, weitere Details zu den Erlaubnisvoraussetzungen sowie die richtigen Ansprechpartner.

5. Weiterbildungsverpflichtung

Entgegen des ursprünglichen Sachkundenachweises hat sich der Gesetzgeber für eine gesetzlich geregelte Weiterbildungspflicht entscheiden. Gewerbetreibende mit einer Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 4 (Wohnimmobilienverwalter) und § 34c Abs. 1 Nr. 1 (Immobilienmakler) müssen sich jeweils im Umfang von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren weiterbilden. Grundsätzlich trifft die Pflicht auch alle gesetzlichen Vertreter einer juristischen Person und mitwirkende Beschäftigte, die unmittelbar erlaubnispflichtige Tätigkeiten ausüben. Juristische Personen können die Weiterbildungspflicht an beschäftigte „Aufsichtspersonen“ delegieren.
Die Weiterbildung kann in Präsenzform, in einem begleiteten Selbststudium oder durch betriebsinterne Maßnahmen des Gewerbetreibenden durchgeführt werden. Der jeweilige Anbieter muss sicherstellen, dass die in Anlage 2 der Makler- und Bauträgerverordnung festgelegten Anforderungen an die Weiterbildung erfüllt werden.
Eine Pflicht zur Vorlage der Weiterbildungsnachweise gegenüber der zuständigen Behörde besteht nicht. Die Behörde kann jedoch gegenüber dem Gewerbetreibenden anordnen, eine Erklärung zur Pflichterfüllung nach dem Muster laut Anlage 3 der Verordnung abzugeben.
Bitte beachten Sie:
Der Erwerb eines Ausbildungsabschlusses als Immobilienkaufmann /-frau oder eines Weiterbildungsabschlusses als Geprüfter Immobilienfachwirt gilt als Weiterbildung, § 15 b Absatz 1 MaBV. Sofern Sie oder/und ihre weiterbildungspflichtigen Angestellten im Besitz eines solchen Abschlusses sein, beginnt die Pflicht zur Weiterbildung drei Jahre nach Erwerb des Ausbildungs- oder Weiterbildungsabschlusses.

6. Berufspflichten für Wohnimmobilienverwalter

Für Sie als Wohnimmobilienverwalter gilt zum 1. August 2018 die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV) in ihrer dann überarbeiteten Form. Wie etwa die Immobilienmakler oder Darlehensvermittler unterliegen Sie dann den dort geregelten, besonderen Berufspflichten (etwa Informations-, Anzeigepflichten).
Die Abgabe eines Prüfberichts oder eine Negativerklärung im Sinne des § 16 MaBV entfällt. Aus besonderem Anlass kann die zuständige Behörde jedoch eine außerordentliche Prüfung anordnen.

Seit April 2019 ausschließlich über das Online-Antragsverfahren
Über das Online-Antragsverfahren können Sie alle erforderlichen Unterlagen hochladen und ggf. auch Dokumente online nachreichen können. Damit wird ein wichtiger Beitrag zur Nachhaltigkeit geleistet. Dieses bundes- und kammerweite Projekt ist Ausweis moderner Wirtschaftsverwaltung und soll den Bedürfnissen der Gewerbetreibenden nach einem unkomplizierten und bedienerfreundlichen Erlaubnisverfahren entsprechen.
Den Link zum Online-Antragsverfahren können Sie in einem gängigen und aktuell unterstützten Browser öffnen, beispielsweise Google Chrome, Microsoft Edge und Mozilla Firefox. Das Online-Antragsverfahren wird vom Internet Explorer nicht unterstützt.
Um sich einen Überblick über die erforderlichen Unterlagen zu verschaffen, finden Sie die jeweiligen Checklisten unter weitere Informationen.

8. Zertifizierter Wohnimmobilienverwalter

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