Management-Assistent/-in (IHK) - Zertifikatslehrgang

Management-Assistent/-in (IHK) – Zertifikatslehrgang

In diesem Lehrgang erhalten Sie umfassende Kenntnisse für Ihren Arbeitsalltag und können somit den Anforderungen und dem stetigen Wandel in der Wirtschaft und Verwaltung standhalten.

Mit den unterschiedlichsten Themen können Sie sich weiter entwickeln.

Von der Kommunikation hin zum Thema Chefentlastung und dem Wissen, wie Sie die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef optimieren. Sie erhalten Tipps für Ihr Wohlbefinden, können Projekte erarbeiten oder begleiten, werden ausgestattet mit den aktuellen Informationen zu den neuen Medien und MS Office. Sie werfen einen Blick hinter die Kulissen der Betriebswirtschaft und verstehen, was in Ihrem Unternehmen und der Wirtschaft passiert.

Präsentationen für Ihren Chef erstellen Sie „meisterhaft“, formulieren nach diesem Lehrgang Ihre Korrespondenz auf Ihre Empfänger abgestimmt und kennen psychologische Hintergründe, mit denen Sie Menschen besser verstehen.

Sie gehen ausgestattet mit Anregungen und Praxistipps in Ihren Alltag zurück.

Der Austausch mit Gleichgesinnten rundet diesen Lehrgang ab.

Inhalte:

• Souveräne Kommunikation und gelungene Gesprächsführung
• Effiziente Management-Assistenz
• Büroorganisation und Zeitmanagement
• Korrespondenz und Protokolle
• Rhetorik - Ihr Auftritt machts
• Business-Management: Kompaktes BWL-Wissen
• Umgang mit neuen Medien
• Team-Assistenz - Gemeinsam sind wir stark
• English in the Office
• Marketing, Vertrieb, Kundenorientierung, Telefon
• Professionelle Präsentationen mit Struktur
• Zertifikatsprüfung (schriftlicher Test)

Termine:

• Donnerstag, 22. Februar 2024
• Freitag, 23. Februar 2024
• Freitag, 1. März 2024
• Samstag, 2. März 2024
• Freitag, 8. März 2024
• Freitag, 15. März 2024
• Samstag, 16. März 2024
• Freitag, 22. März 2024
• Samstag, 23. März 2024
• Freitag, 12. April 2024
• Freitag, 19. April 2024
• Samstag, 20. April 2024
• Freitag, 26. April 2024
• Samstag, 27. April 2024
• Freitag, 3. Mai 2024
• Freitag, 17. Mai 2024

1 x donnerstags von 09:00 bis 16:15 Uhr

freitags von 09:00 bis 16:15 Uhr

samstags von 08:00 bis 15:15 Uhr

Änderungen vorbehalten!

Aus dem Inhalt:

Modul 1:
Souveräne Kommunikation und gelungene Gesprächsführung

Fit für den Alltag mit souveräner Kommunikation

• Der Weg zwischen Sender und Empfänger
• Die Treppenlogik der Kommunikation: Gehört ist nicht verstanden
• Sachebene oder Beziehungsebene - das ist hier die Frage
• Interpretation einer Nachricht und ihre Folgen
• Wie Sie mit der richtigen Einstellung erfolgreich kommunizieren
• Hätten Sie’s gewusst: Ihre bewusste und unbewusste Kommunikation

Erfolgsfaktoren der Kommunikation

• Ihr Ziel: Verstehen und verstanden werden
• Die 4 Seiten einer Botschaft: Hören Sie immer auf dem richtigen Ohr?
• Wortwahl und Ausdrucksweise: Gewinnen Sie mit positiver Sprache
• Wie Sie die Hilfsmittel der Kommunikation gezielt einsetzen
• Frauen sprechen anders, Männer auch: Geschlechtsspezifische
  Unterschiede im Kommunikationsverhalten (er)kennen und beachten

Gesprächsführung auf den Punkt gebracht

• Kein Gespräch ohne Vorbereitung
• Die Basis: Wer ist Ihr Gegenüber?
• Was erwartet Ihr Gesprächspartner von Ihnen?
• Erfolgreich argumentieren mit der Win-Win-Methode
• Wie Sie sich auf die verschiedenen Gesprächstypen
  und –Situationen einstellen

Modul 2:
Effiziente Management-Assistenz

Wirkungsvolle Chefentlastung

• Gewappnet für die Anforderungen von Morgen:
  Wie arbeiten wir heute und wohin geht die Reise
• Weichenstellung für die Zukunft: Welche Skills
  brauchen Sie im Office?
• Erwartungen an die gemeinsame Zusammenarbeit
• Was tun, wenn der Chef oft auf Reisen ist?
• Tools und Apps für die virtuelle Zusammenarbeit
• Spielregeln für Ihr Zweierteam
• Führungsstile: Wie verknüpfe ich meinen Arbeitsstil
  mit dem von meinem Chef?
• Unterschiedliche Cheftypen: So gehen Sie typgerecht auf ihn ein
• Delegieren im Auftrag des Chefs – so übernehmen Sie
  Verantwortung und treffen Entscheidungen
• So erhalten Sie die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen
• Wie Sie die Termine Ihres Chefs professionell managen
• Die E-Mail-Flut im Griff – auch die von Ihrem Chef
• Bringen Sie Anrufer dazu, mit Ihnen zu sprechen
• So empfangen und betreuen Sie Besucher
• Strahlen Sie Selbstbewusstsein und Sicherheit aus

Modul 3:
Büroorganisation und Zeitmanagement

Weniger Chaos – mehr System

• Office Management: Schritt für Schritt mehr Ordnung
  und Effizienz am Arbeitsplatz (KAIZEN und 5A-Kampagne)
• Aufgabenmanagement: Termine und Aufgaben im Griff
• Dokumentenmanagements: So werden Sie Herrin Ihres
  Ordnungssystems
• Perfekte E-Mail-Organisation: Sie behalten die Kontrolle
• Aufschieberitis: „Nein danke“

Zeitmanagement

• Wie tickt Ihre innere Uhr: Lerche oder Eule
• Wo bleibt Ihre Zeit?
• Kommen Sie den Zeitkillern auf die Spur:
  Ursache, Grund, Maßnahme, Lösung
• Prioritätenmanagement: Mit Pareto, Eisenhower,
  Alpen-Methode und ABC-Analyse zum Ziel
• Erfolgreich delegieren: Viele Wege führen zum Ziel
• Grenzen Sie sich ab: „Nein“-Sagen ohne zu leiden

Modul 4:
Korrespondenz und Protokolle

Protokolle schreiben: Ab morgen mit „links“!

• Welche Protokollarten gibt es und wie gestalte ich sie?
• Informationen filtern: Was ist wichtig, was nicht?
• Die goldenen Regeln für gelungene Protokolle
• Protokolle effektiv nachverfolgen

Moderne Korrespondenz: Gute E-Mails / Briefe öffnen Türen

• Frischer Wind für Ihre Korrespondenz
• In der Kürze liegt die Würze
• Floskelalarm
• Aufbau eines Sympathiefeldes
• Klar kommunizieren
• Der Beschwerdebrief: richtig formulieren und kundenfreundlich beantworten

Sie können Ihre eigenen Protokolle oder Korrespondenz gern mitbringen.

Modul 5:
Rhetorik – Ihr Auftritt machts

Redeaufbau und Rededurchführung von A bis Z

• Der klare Aufbau Ihrer Rede (Von der Einleitung bis zum Schluss)
• Ihre persönliche Vorbereitung – die Garantie zum Erfolg
• Sicherheit statt Stress ausstrahlen
• Diese rhetorischen Fehler sollten Sie vermeiden
• Bleiben Sie souverän – auch in kritischen und
  unvorhergesehenen Situationen

Ihre Kommunikationsmittel: Körpersprache – Erscheinen - Auftreten

• Selbstsicheres Auftreten, wirkungsvolles Formulieren,
  gewandte Ausdrucksweise
• Wie Sie die eigene Körpersprache bewusster wahrnehmen
• Stimmung durch Stimme: Wohlklang wirkt überzeugend
• Stil! Image! Erfolg! – Die Botschaft sind Sie

Modul 6:
Business-Management – Kompaktes BWL-Wissen

Allgemeine Grundlagen

• Was ist Wirtschaft
• Standortentscheidung

Unternehmensführung

• Unternehmensziele
• Rechtsformentscheidung
• Organisation und Planung
• Zwischenbetriebliche Verbindungen

Rechnungs- und Finanzwesen

• Grundlagen
• Bestandteile des Rechnungswesens
• Bilanz und G und V, Datev
• Kontenrahmen und Kontenplan

Personalmanagement

• Ziele
• Aufgaben
• Mitarbeiterführung
• Personalentwicklung

Finanzierung und Controlling

• Finanzierungsformen
• Controlling Kennzahlen
• Return on Investment

Leistungserstellung/Produktion

• Beschaffung und Logistik
• Marketing Grundlagen
• Marketinginstrumente

Modul 7:
Umgang mit neuen Medien

Definitionen

• „Neue Medien“
• Groupware
• Smartphones
• Tablets
• Websites und Internetdienste
• Social Media
• Dokumentenmanagement

Online Zusammenarbeit

• Kalenderfreigaben
• Datenbanken
• E-Mail-Kommunikation
• Gemeinsame Datenbestände
• Webbasierte Lösungen

Mobiles Arbeiten und Home Office

• Smartphone Apps
• Business Online Tools
• Mobile Sicherheit
• Online-Seminare (Webinare)
• Home-Office-Lösungen

Webbasierte Dienste

• Internet, Intranet, Extranet
• eProcurement
• eRecruitung
• eShops
• ePayment

Social Media

• Plattformen (Youtube, Twitter, Facebook, …)
• Geschlossene Benutzergruppen
• Verhaltensregeln Social Media

Datei- und Datenmanagement

• EVA-Prinzip
• Dateneingabe
• Datensicherung
• Dateitypen
• Servertypen und –dienste
• Cloud Dienste

Ausblick: Büro der Zukunft

Modul 8:
Team-Assistenz - Gemeinsam sind wir stark

1:0 für Ihren Erfolg im Team

• Unterschiede zwischen Team und Arbeitsgruppe
• Voraussetzung und Rahmenbedingungen für Teamarbeit
• Produktive Zusammenarbeit und Rituale im Team
• Was macht gute Teams aus?
• Die Rollen im Team - Teamstrukturen
• Was kann jeder tun, damit das Team gut funktioniert?
• So gewinnen wir gemeinsam
• Schnittstellenkonflikte und Zielerreichung
• Toleranz und Neugier – andere akzeptieren
• Klären von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
• Teamphasen und gruppendynamische Prozesse
• Praktische Übungen – Kooperation und Kommunikation
• Kompetenz achten und Fehler zulassen
• Gemeinsame Zielerreichung

Modul 9:
English in the Office

Cultural aspects of Communication

• What is culture?
• What cultural features do we notice and deal with in our work?

Telephoning in English

• Getting the information you want
• The right phrase for the right occasion
• Effective listening skills
• Dealing with difficult situations
• Small talk on the telephone

Business Correspondence

• Do’s and don’ts of modern business writing
• Letter, memo and e-mail
• The correct layout of a letter
• Using the right salutation and closing
• Informal / formal styles of writing

Modul 10:
Marketing, Vertrieb, Kundenorientierung, Telefon

Marketing-Strategien und -Maßnahmen,
Vertriebstechniken und Kundenbindung

• Auswahl der Zielgruppen
• Instrumente der Marktanalyse
• Die Bausteine im Marketing-Mix
• Einsatz von Instrumenten zur Kundenzufriedenheitsanalyse
• Kreativitätstechniken zur Entwicklung neuer Produkte/Dienstleistungen
• Entwicklung des Kundennutzen
• Aufgabe und Rollenverständnis im Vertrieb
• Vertriebstechniken
• Die Bedeutung der Körpersprache
• Aufbau von Kundenbindungsprogrammen
• Entwicklung eines Kommunikationsfahrplans

Kundenorientierte Gesprächsführung

• Sich verständlich melden
• Freundlichkeit und Hilfsbereitschaft vermitteln
• Kundentypen- Schnellerkennung – mit wem spreche ich?
• Anliegen des Kunden präzise erfragen
• Geduld und Verständnis zeigen
• Rückfragen zur Überprüfung des Verständnisses stellen
• Einfache Beispiele verwenden
• Was nicht passieren sollte – die häufigsten Fehler am Telefon
• Positive und lösungsorientierte Einstellung am Telefon
• Geschickte Wortwahl – positiv formulieren, Reizworte meiden
• Umgang mit aufgebrachten Kunden
• Telefon-Guidelines

Kommunikation am Telefon

• Besonderheiten der Kommunikation am Telefon
• Wirkung von Stimme und Sprache
• 4 Seiten einer Nachricht am Telefon

Modul 11:
Professionelle Präsentationen mit Struktur

Professionelles Präsentationsdesign

• Überblick: Die diversen Präsentationen
• Informationsrelevanz: Was ist wichtig, was nicht?
• Leerraum oder Mut zur Lücke
• Einheitlichkeit und Wiedererkennung – Zeigen Sie „Stil“
• Warum schwer, wenn es einfach geht: Musterbibliothek

Texte interessanter wiedergeben

• Textmenge und Anordnung: Wieviel ist genug?
• Sinnvolle Schriftgrößen, Schriften und Schriftfarben richtig auswählen
• Bilder- und Texte koppeln
• Farben wählen und spannender gestalten: Ein Blick in die Farblehre
• Farbliche Kontraste schaffen durch Komplementärfarben

Bilder pfiffig präsentieren

• Bildbotschaften: Sagen Sie es mit Bildern!
• Professionelle Bildbeschaffung: Die Auswahl ist entscheidend.
• Spielräume des Corporate Design nutzen: Keine Einschränkung
  durch das Corporate Design

Kreative Visualisierungen von Tabellen und Diagrammen

• Diagramme lebendig gestalten
• Zahlen verständlich präsentieren
• Aufwertung durch Gestaltungselemente
  (SmartArt, Entscheidungstabellen, Zeitstrahl)

Effekte und Animationen richtig einsetzen

• Lernen Sie die Grundlagen und Regeln der Animation kennen
• Wann ist der Einsatz von Animationen angebracht?

Video- und Audiodateien einsetzen

• Wie arbeite ich mit multimedialer Technik?
• Das professionelle Handling mit der Einbindung von Audio- und Videodateien

Und zum guten Schluss: PowerPoint versenden

• Freigabe
• Export
• Zusammenarbeit

Modul 12:
Zertifikatsprüfung

Der Lehrgang endet mit einem Test. Das Ergebnis des Tests ist neben der 80-prozentigen Anwesenheitspflicht entscheidend für die Erlangung des IHK-Zertifikats.

Unterrichtsstunden:

124

Dozenten:

Dozententeam Sibylle May

Sibylle May

Enissa Romanic

Christiane von Schönberg

Nicola Haastert

Thomas Müller

Kirsten Wächter

Abschluss:

IHK-Zertifikat

Der Lehrgang endet mit einem internen Test. Das Ergebnis des Tests ist neben der 80-prozentigen Anwesenheitspflicht entscheidend für die Erlangung des IHK-Zertifikats.

Hinweise:

Das Teilnahmeentgelt beinhaltet Unterrichtsmaterialien ausschließlich Verpflegung und Getränke.