Finanzen und Steuern

Anforderungen an Kassensystemen

Mit dem sogenannten „ Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) vom 22. Dezember 2016 wurde die Verpflichtung eingeführt, ab 1. Januar 2020 alle elektronischen bzw. PC-gestützten Registrierkassen mit einer zertifizierten, technischen Sicherheitseinrichtung (Sicherheitsmodul, Speichermedium und digitale Schnittstelle) auszurüsten. Die DIHK-Broschüre Anforderungen an Registrierkassen (PDF-Datei · 203 KB) gibt einen umfassenderen Einblick zur ordnungsgemäßen Kassenführung und zu den steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen. 
Diese Frist wurde mit BMF-Schreiben vom 06. November 2019 durch eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 verlängert.
Das Finanzministerium des Landes NRW hat aufgrund der Corona-Pandemie am 10. Juli 2020 eine Härtefallregelung getroffen, um die Nichtbeanstandungsfrist in bestimmten Fällen bis zum 31. März 2021 auszudehnen.

Zwar hält das Bundesfinanzministerium (BMF) einen solchen Aufschub für unzulässig. Das Finanzministerium des Landes NRW wies jedoch am 11. September 2020 in einem 
Erlass an die Finanzämter ausdrücklich darauf hin, dass – entgegen der Auffassung des BMF – diese länderrechtliche Allgemeinverfügung weiterhin Bestand hat.
Durch das Kassengesetz soll verhindert werden, dass zuvor eingegebene Kassendaten nachträglich verändert werden.
Zudem wurden – als flankierende Maßnahmen – eine Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 S. 2 Abgabenordnung (AO)) sowie die sogenannte „ Kassen-Nachschau“ (§ 146b AO) eingeführt.
Letztere berechtigt die Finanzverwaltung, seit dem 1. Januar 2018, die Kassensysteme in den Geschäftsräumen des Betriebsinhabers ohne vorherige Ankündigung zu überprüfen.
Am 17. Juni 2019 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) ein Schreiben zu § 146a AO veröffentlicht und darin die Anforderungen an die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (tSE) bei Kassensystemen konkretisiert. 
In diesem Schreiben wurden verschiedene Forderungen der IHK-Organisation aufgenommen, wie zum Beispiel 
  • eine Eingrenzung der „anderen Vorgänge“ (Tz. 1.9.2), 
  • der Entfall der Belegausgabepflicht auch bei einem nicht-vollumfänglichen Ausfall des Aufzeichnungssystems (Tz. 7.1) oder 
  • der Entfall der Meldepflicht bzgl. des Einsatzortes (Tz. 9.1.4).
Da zum damaligen Zeitpunkt noch nicht ausreichend viele TSE am Markt erhältlich waren, wurde mit BMF-Schreiben vom 06. November 2019 (BStBl I S. 1010) die ursprüngliche Frist mit Stichtag zum 1. Januar 2020 durch eine Nichtbeanstandungsregelung bis zum 30. September 2020 verlängert.
Die Nichtbeanstandungsregelung beinhaltet folgende Punkte:
  • Es wird seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet,  wenn elektronischen Aufzeichnungssysteme i.S.v. § 146a AO längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
  • Jedoch sind die technisch notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen umgehend durchzuführen und die rechtlichen Voraussetzungen unverzüglich zu erfüllen.
  • Die digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme – DSFinV-K – findet bis zur Implementierung der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, längstens für den Zeitraum der Nichtbeanstandung, keine Anwendung.
  • Von der Mitteilung nach § 146a Absatz 4 AO (Meldepflicht) ist bis zum Einsatz einer elektronischen Übermittlungsmöglichkeit abzusehen. Dieser Zeitpunkt wird im Bundessteuerblatt Teil I gesondert bekannt gegeben.
Da jedoch auch bis zum 30.9.2020 keine zertifizierten Cloud-TSE-Lösungen vorhanden sein werden und Unternehmen überdies mit den Folgen der Corona-Pandemie zu kämpfen haben, sprachen alle Bundesländer bis auf Bremen im Wege von Allgemeinverfügungen sachgerechte Verlängerungen bis zum 31.3.2021 aus. Hiernach werden die Finanzverwaltungen nach Maßgabe der jeweiligen Ländererlasse Kassensysteme bis zum 31. März 2021 auch weiterhin nicht beanstanden, wenn
  • die erforderliche Anzahl an TSE bei einem Kassenfachhändler oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt beziehungsweise in Auftrag gegeben oder
  • der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen (z.B. bei einer Zentralkasse in Unternehmen mit einer Vielzahl von Filialen), eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.
Ein gesonderter Antrag bei den Finanzämtern ist hierfür nicht erforderlich.
Das Bundesfinanzministerium hat zwar in einem BMF-Schreiben vom 18.8.2020, welches den Ländern erst am 8.9.2020 zugestellt wurde, darauf hingewiesen, dass die Rechtsauffassung der Länder fehlerhaft und ein Aufschub der Nichtbeanstandungsregelung nicht möglich sei. Allerdings haben die Bundesländer Nordrhein-Westfalen, Niedersachsen, Hamburg, Hessen, Baden-Württemberg und Bayern hierauf bereits reagiert und am 11.9.2020 in eigenen Erlassen an ihre Finanzämter darauf hingewiesen, dass – entgegen der Auffassung des BMF – die länderrechtlichen Allgemeinverfügungen weiterhin Bestand haben.
Trotz der verlängerten Nichtbeanstandungsfrist ist vielfach zu befürchten, dass bis zu deren Ablauf am 31. März 2021 der Einsatz zertifizierter Cloud-tSE-Lösungen im Unternehmen noch nicht möglich ist.  Um zu vermeiden, dass ihre Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr eingesetzt werden dürfen, sollten Unternehmen in diesen Fällen in Absprache mit ihrem steuerlichen Berater umgehend einen  Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen. Der Betrieb einer ungeschützten Kasse wäre ansonsten nach diesem Zeitpunkt nicht rechtmäßig und es drohen empfindliche Schätzungen sowie die Einleitung eines Ordnungswidrigkeitsverfahrens. Zur Antragstellung hat der DIHK eine  „Praxishilfe für Unternehmen“ mit weiteren Erläuterungen und Musterformulierungen erarbeitet. Da die Unternehmen innerhalb des Antrags individuell und substantiiert darlegen müssen, warum im konkreten Einzelfall eine zeitgerechte Implementierung nicht möglich ist und eine unbillige Härte gegeben ist, empfiehlt sich regelmäßig die Einbindung eines steuerlichen Beraters. Zudem ist den Unternehmen anzuraten, Kontakt mit ihrem Cloud-tSE-Hersteller aufzunehmen und die konkreten Details bzw. einen Zeitrahmen für die Implementierung abzuklären.