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Nr. 99095
USA - Aktuelles
Formular W-8BEN-E im US-Geschäft
Bei einer Bestellung von Produkten oder der Beauftragung von Dienstleistungen durch US-amerikanische Unternehmen bitten diese oftmals um Vorlage des „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“. Nachfolgend bieten wir Ihnen hierzu erste Hintergrundinformationen an.
Unternehmen, welche in den Vereinigten Staaten von Amerika ansässig sind, haben die Verpflichtung, von nicht in den USA ansässigen Unternehmen das Formblatt W-8BEN beziehungsweise W-8BEN-E einzuholen.
Andernfalls müssen sie die gegebenenfalls anfallende US-Quellensteuer einbehalten und an die Steuerbehörden weiterleiten.
Es gibt zwei unterschiedliche Formblätter:
im Falle von natürlichen Personen und Einzelunternehmen das FormularW-8BEN
im Falle anderer Unternehmen wie GmbH und AG dagegen das Formular W-8BEN-E.
Zudem ist gegebenenfalls im Falle des Formulars W-8BEN entweder
Das ordnungsgemäß ausgefüllte W-8BEN-Formular beziehungsweise das W-8BEN-E-Formular sind wirksam beginnend mit dem Tag der Unterzeichnung bis zum Ende des darauffolgenden dritten Kalenderjahres, es sei denn, das Formblatt muss aus anderen Gründen geändert werden (zum Beispiel Änderung der Adresse, der Firmierung oder der Rechtsform der Gesellschaft).
Die meisten deutschen Unternehmen fallen nicht unter die Offenlegungspflicht. Betroffen sind vor allem Unternehmen, bei denen mehr als 50 Prozent der Einkünfte aus den USA aus passiven Einkünften bestehen. Nicht betroffen sind Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen.
Dies umfasst die meisten Einkünfte deutscher Unternehmen aus US-Geschäft wie zum Beispiel Warenlieferungen, Dienstleistungen etc. Unumgänglich ist jedoch, dass jedes deutsche Unternehmen eine Selbsteinordnung in die Klassifizierung des Gesetzes (FATCA - Foreign Account Tax Compliance Act) vornimmt, um zu klären, ob es betroffen ist.
Darüber hinaus bietet die German American Chamber of Commerce Inc. New York (AHK New York) deutschen Unternehmen Hilfestellung beim Ausfüllen der Formulare an.
Experteninterview: Sechs Fragen rund um das Formblatt W-8BEN-E im US-Geschäft
Unsere Länderexpertin Katrin Lange im Gespräch mit Dennis Kellmann, Steuerberater und Fachberater für Internationales Steuerrecht bei Mazars GmbH & Co. KG / Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf.
Erläutert werden nachfolgend die Fragen:
Warum wird das W-8BEN-E überhaupt verlangt?
Was ist speziell in Part lll des Formulars einzutragen?
Was passiert nach dem Ausfüllen?
Was passiert, wenn ich das Formular nicht ausfüllen möchte?
Wie ermittle ich meinen FATCA-Status?
Was trage ich bei 9b Foreign TIN ein? (Deutsche Steuernummer oder Umsatzsteuer ID)
1. Herr Kellmann, wir bekommen fast täglich Anfragen rund um die W8-Formblätter. Warum wird das Formblatt von US-Kunden überhaupt verlangt?
Die W8-Formulare werden grundsätzlich immer dann verlangt, wenn Zahlungen aus den USA erfolgen sollen. Aus diesem Grund trifft man in der Praxis das Formular nicht nur bei reinen Bankgeschäften, sondern häufig auch bei normalen geschäftlichen Transaktionen zwischen einem US-Auftraggeber und einem deutschen Auftragnehmer an.
Regelmäßig handelt es sich bei diesen Transaktionen um den Kauf von Produkten aus Deutschland oder der Erbringung von Dienstleistungen, bei denen der US-Auftraggeber eine spätere Zahlungsverpflichtung hat. In diesen Fällen fordert der US-Auftraggeber in der Regel ein ausgefülltes W8-Formular an, um die entsprechende Zahlung vornehmen zu können. Je nach Typ des Auftragnehmers ist hierbei ein anderes W-8 Formular auszufüllen. Bei deutschen Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH, UG etc.) ist hierbei das W-8BEN-E Formular einschlägig.
Der Hintergrund für diese Anforderung ist die Umsetzung des sogenannten „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA), wodurch US-Unternehmen für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen erhöhte Mitwirkungspflichten auferlegt bekommen haben. So sind diese nunmehr verpflichtet den sog. FATCA Status des Auftragnehmers zu erfragen. Wird der Melde- und Offenlegungspflichten nicht nachgekommen, so kann die Zahlung nur unter Einbehalt einer Straf-Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent erfolgen. Dies gilt unabhängig von etwaigen weiteren Quellensteuereinbehalten, die sich aus der konkreten Transaktion und unter Berücksichtigung des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den USA ergeben.
2. Was ist in Part III des W-8BEN-E einzutragen? Dieser Abschnitt scheint bei vielen Unternehmen Fragen aufzuwerfen.
Part III des W-8BEN-E Formulars befasst sich mit der Frage, ob ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA besteht. Im weiteren Verlauf wird erfragt, ob die Voraussetzungen des sogenannten LOB (Limitation of Benefits)-Tests – wie im Falle des DBA Deutschland/USA in Art. 28 DBA Deutschland/USA normiert, erfüllt und unter welchen Artikel des Doppelbesteuerungsabkommens die generierten Einkünfte zu subsumieren sind. Dies ist individuell von der erbrachten Leistung abhängig und sollte bei Fragen mit einem steuerlichen Berater oder einer steuerlichen Beraterin abgestimmt werden.
Das Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland – USA findet man übrigens auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums zum Nachlesen:
3. Was passiert, wenn ich das Formblatt ausgefüllt habe?
Sofern das W-8-Formular ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben wurde, ist dies an den US-Auftraggeber zu übersenden. In der Regel führt dieser eine kurze Plausibilitätsprüfung durch. Bei dieser Prüfung wird in der Regel geprüft, ob die notwendigen Felder entsprechend der vorgenommenen FATCA-Klassifizierung ausgefüllt wurden. Bei Transaktionen mit Banken kann erfahrungsgemäß auch eine inhaltliche Prüfung des FATCA-Status erfolgen.
Nach Durchführung der Plausibilitätsprüfung nimmt der US-Auftraggeber das Formular zu seinen Akten und kann bei Prüfung durch die IRS, also die amerikanische Steuerbehörde Internal Revenue Service, diese Formblätter vorlegen, um nachzuweisen, dass er zurecht auf den Einbehalt der Straf-Quellensteuer verzichtet hat.
4. Was passiert, wenn ich das Formblatt nicht ausfüllen möchte?
Sofern das Formblatt nicht ausgefüllt wird, ist der US-Auftraggeber aufgrund der FATCA-Regularien verpflichtet, die Zahlung nur unter Einbehalt einer 30 Prozent Straf-Quellensteuer durchzuführen. Der Anreiz, ein ausgefülltes W-8-Formular vorzulegen, ist somit bewusst sehr hoch.
5. Wir haben nun schon öfter über den FATCA-Status gesprochen. Wie ermittle ich meinen FATCA-Status denn eigentlich?
Die Analyse des FATCA-Status erfolgt im Wesentlichen auf Basis des FATCA-Abkommens, der nationalen Regelungen im Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz (FKAustG), sowie dem BMF-Schreiben zum FKAustG. Im Einzelfall sind auch die US-Treasury Regulations heranzuziehen.
Gemäß den FATCA-Regelungen wird bei Rechtsträgern grundsätzlich zwischen sogenannten Foreign Financial Institutions („FFI“) und Non Financial Foreign Entities („NFFE“) unterschieden, wobei bei Letzteren nochmals zwischen „aktive“ und „passive“ differenziert wird.
NFFEs sind Unternehmen, die keine Finanzinstitute oder Versicherungen sind. Unternehmen im Inland mit operativem Geschäft sollten grundsätzlich als NFFE eingeordnet werden können, wobei zu prüfen ist, ob sie sich als aktive NFFE oder als passive NFFE qualifizieren. Passive NFFEs trifft eine eingeschränkte Offenlegungspflicht hinsichtlich ihrer wirtschaftlich Berechtigten.
Ein aktive NFFE ist ein Unternehmen, dessen Bruttoeinkommen im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 50 Prozent aus passiven Einkünften wie zum Beispiel Zinsen, Dividenden, Mieteinnahmen, Lizenzgebühren oder Renten besteht und weniger als 50 Prozent der gehaltenen Vermögensgegenstände dem Erwerb solcher passiven Einkünfte dienen. Die Prüfung sollte stets im Einzelfall erfolgen. Ein falsch ausgefülltes Formular kann erhebliche wirtschaftliche sowie persönliche Konsequenzen verursachen.
6. Bei 9b Foreign TIN – Hier wird immer wieder gefragt – Deutsche Steuernummer oder Umsatzsteuer ID. Was sagen Sie?
Bei der Foreign TIN handelt es sich um die national – also von der deutschen Finanzbehörde – vergebene Steuernummer bei dem zuständigen Finanzamt – nichtum die USt-ID Nummer.
In der Regel wird die Eingabe im bundeseinheitlichen Steuernummer-Format (auch als ELSTER-Steuernummer bekannt) verlangt, dies bedeutet, dass vor der Steuernummer noch die einschlägige Kennziffer für das Bundesland eingefügt werden muss.
Für NRW ist dies die Kennziffer 5. Da die bundeseinheitliche Steuernummer immer 13-stellig ist, ist ferner noch vor der Nummer des Veranlagungsbezirks eine 0 einzutragen. Exemplarisch sieht dies für NRW wie folgt aus: Steuernummer vergeben: XXX/XXXX/XXXX – bundeseinheitliche Steuernummer: 5XXX/0XXXX/XXXX.
Herr Kellmann, ich danke Ihnen für das Gespräch.
(Das Gespräch wurde im Januar 2024 geführt).
