Formular W-8BEN-E im US-Geschäft

Bei einer Bestellung von Produkten oder der Beauftragung von Dienstleistungen durch US-amerikanische Unternehmen bitten diese ihre deutschen Lieferanten oftmals um Vorlage des „Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding“. Nachfolgend bieten wir Ihnen hierzu Informationen an.

Veranstaltungshinweis

Webinar: Trumps "One Big Beautiful Bill" - Steuerupdate USA

Die Trump-Administration nimmt mit der „One Big Beautiful Bill“ wesentliche Änderungen im Steuerbereich vor. Was müssen Unternehmen jetzt wissen? Unabhängig davon ist das Steuersystem der USA komplex und stellt Unternehmen vor viele Herausforderungen.
Experten vermitteln bei einem IHK-Webinar am 28. Oktober 2025, 14 bis 16 Uhr, einen aktuellen Überblick über das US-Steuersystem und beleuchten unter anderem die Sales and Use Tax und das Formular W8-BEN-E.
Informationen und Anmeldemöglichkeit zum Webinar Trumps One Big Beautiful Bill

Warum und wann benötigt man ein US-Steuerformular (z. B. W-8BEN-E)?

In den USA ansässige Unternehmen haben die Verpflichtung, für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen, also auch von deutschen Unternehmen, eine etwaige Steuerpflicht abzuklären.
Dazu verschicken die US-Kunden entsprechende Formulare an ihre Lieferanten, zum Beispiel die Formblätter W-8BEN-E, W-8BEN oder W-8IMY und so weiter - verbunden mit der Bitte, diese auszufüllen.
Andernfalls müssen die US-Unternehmen anfallende US-Quellensteuer einbehalten und an die US-Steuerbehörden weiterleiten.
Es gibt unterschiedliche Formblätter, die auch auf den Seiten der US-Steuerbehörde IRS zu finden sind.
Zu den gängigsten Formblättern zählen:
  • im Falle von natürlichen Personen und Einzelunternehmen
    das FormularW-8BEN
  • im Falle anderer Unternehmen wie zum Beispiel Kapitalgesellschaften
    (z. B. GmbH und AG) dagegen das Formular W-8BEN-E.
  • im Falle von Personengesellschaften zum Beispiel das W-8IMY, dann aber auch für jeden Gesellschafter als natürliche Person das Formular W-8BEN.
Zudem ist gegebenenfalls im Falle des Formulars W-8BEN entweder
im Falle des Formulars W8-BEN-E
Das ordnungsgemäß ausgefüllte W-8BEN-Formular beziehungsweise das W-8BEN-E-Formular sind wirksam beginnend mit dem Tag der Unterzeichnung bis zum Ende des darauffolgenden dritten Kalenderjahres, es sei denn, das Formblatt muss aus anderen Gründen geändert werden (zum Beispiel Änderung der Adresse, der Firmierung oder der Rechtsform der Gesellschaft).
Die meisten deutschen Unternehmen fallen nicht unter die Offenlegungspflicht. Betroffen sind vor allem Unternehmen, bei denen mehr als 50 Prozent der Einkünfte aus den USA aus passiven Einkünften bestehen. Nicht betroffen sind Einkünfte, die in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen.
Dies umfasst die meisten Einkünfte deutscher Unternehmen aus US-Geschäft wie zum Beispiel Warenlieferungen, Dienstleistungen etc. Unumgänglich ist jedoch, dass jedes deutsche Unternehmen eine Selbsteinordnung in die Klassifizierung des Gesetzes (FATCA - Foreign Account Tax Compliance Act) vornimmt, um zu klären, ob es betroffen ist.
Daher ist es nicht verwunderlich, wenn die US-Geschäftskunden die Formblätter direkt mitschicken, um sich selbst abzusichern. Deutsche Unternehmen haben daher oftmals keine Wahl, das Formular auszufüllen, da sie sonst gar nicht erst im System als Lieferant angelegt werden können.
Am Ausfüllen des Formblatts sollte ein US-Geschäft allerdings nicht scheitern!

IHK-Erklärfilm zum W-8BEN-E-Formular

Der kurze Film beantwortet im Interview mit Dr. Jens Daum von der
AHK USA New York folgende Fragen:
  • Was ist das Formular W-8BEN-E überhaupt?
  • Bin ich als deutsches Unternehmen überhaupt verpflichtet, das Formblatt auszufüllen?
  • Was passiert, wenn ich das Formular nicht ausfülle?
  • Welche Unterstützung bietet die AHK USA New York rund um das
    Ausfüllen des Formblatts?
© IHK Düsseldorf

Wo gibt es Ausfüllhilfen, Unterstützungsmöglichkeiten für US-Steuerformulare (W-8BEN-E/W-8BEN)?

Die Ausfüllanleitung für die Formulare ist auf der Webseite des Internal Revenue Service (IRS) veröffentlicht.
Darüber hinaus bietet die German American Chamber of Commerce Inc. New York (AHK USA in New York) deutschen Unternehmen Hilfestellung beim Ausfüllen der Formulare an.
Unternehmen, die Interesse an einer Inanspruchnahme dieser kostenpflichtigen Leistung haben, können sich direkt an die AHK USA in New York wenden: legalservices@gaccny.com.
Weiter unten in diesem Artikel haben wir Erläuterungen zu einigen im W-8BEN-E-Formular aufgeführten Begriffen und Bezeichnungen zusammengestellt.

Experteninterview: Sechs Fragen rund um das Formblatt W-8BEN-E im US-Geschäft

Unsere Länderexpertin Katrin Lange im Gespräch mit Dennis Kellmann, Steuerberater und Fachberater für Internationales Steuerrecht bei Mazars GmbH & Co. KG / Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf.
Erläutert werden folgende Fragen:
  1. Warum wird das W-8BEN-E überhaupt verlangt?
  2. Was ist speziell in Part lll des Formulars einzutragen?
  3. Was passiert nach dem Ausfüllen?
  4. Was passiert, wenn ich das Formular nicht ausfüllen möchte?
  5. Wie ermittle ich meinen FATCA-Status?
  6. Was trage ich bei 9b Foreign TIN ein?
    (Deutsche Steuernummer oder Umsatzsteuer ID)
1. Herr Kellmann, wir bekommen fast täglich Anfragen rund um die W8-Formblätter. Warum wird das Formblatt von US-Kunden überhaupt verlangt?

Die W8-Formulare werden grundsätzlich immer dann verlangt, wenn Zahlungen aus den USA erfolgen sollen. Aus diesem Grund trifft man in der Praxis das Formular nicht nur bei reinen Bankgeschäften, sondern häufig auch bei normalen geschäftlichen Transaktionen zwischen einem US-Auftraggeber und einem deutschen Auftragnehmer an.

Regelmäßig handelt es sich bei diesen Transaktionen um den Kauf von Produkten aus Deutschland oder der Erbringung von Dienstleistungen, bei denen der US-Auftraggeber eine spätere Zahlungsverpflichtung hat. In diesen Fällen fordert der US-Auftraggeber in der Regel ein ausgefülltes W8-Formular an, um die entsprechende Zahlung vornehmen zu können. Je nach Typ des Auftragnehmers ist hierbei ein anderes W-8 Formular auszufüllen. Bei deutschen Kapitalgesellschaften (insbesondere GmbH, UG etc.) ist hierbei das W-8BEN-E Formular einschlägig.

Der Hintergrund für diese Anforderung ist die Umsetzung des sogenannten „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA), wodurch US-Unternehmen für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen erhöhte Mitwirkungspflichten auferlegt bekommen haben. So sind diese nunmehr verpflichtet den sog. FATCA Status des Auftragnehmers zu erfragen. Wird der Melde- und Offenlegungspflichten nicht nachgekommen, so kann die Zahlung nur unter Einbehalt einer Straf-Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent erfolgen. Dies gilt unabhängig von etwaigen weiteren Quellensteuereinbehalten, die sich aus der konkreten Transaktion und unter Berücksichtigung des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den USA ergeben.
2. Was ist in Part III des W-8BEN-E einzutragen?
Dieser Abschnitt scheint bei vielen Unternehmen Fragen aufzuwerfen.
Part III des W-8BEN-E Formulars befasst sich mit der Frage, ob ein gültiges Doppelbesteuerungsabkommen mit den USA besteht. Im weiteren Verlauf wird erfragt, ob die Voraussetzungen des sogenannten LOB (Limitation of Benefits)-Tests – wie im Falle des DBA Deutschland/USA in Art. 28 DBA Deutschland/USA normiert, erfüllt und unter welchen Artikel des Doppelbesteuerungsabkommens die generierten Einkünfte zu subsumieren sind. Dies ist individuell von der erbrachten Leistung abhängig und sollte bei Fragen mit einem steuerlichen Berater oder einer steuerlichen Beraterin abgestimmt werden.

Das Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland – USA findet man übrigens auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums zum Nachlesen:

Doppelbesteuerungsabkommen Deutschland - USA
3. Was passiert, wenn ich das Formblatt ausgefüllt habe?
Sofern das W-8-Formular ordnungsgemäß ausgefüllt und unterschrieben wurde, ist dies an den US-Auftraggeber zu übersenden. In der Regel führt dieser eine kurze Plausibilitätsprüfung durch. Bei dieser Prüfung wird in der Regel geprüft, ob die notwendigen Felder entsprechend der vorgenommenen FATCA-Klassifizierung ausgefüllt wurden. Bei Transaktionen mit Banken kann erfahrungsgemäß auch eine inhaltliche Prüfung des FATCA-Status erfolgen.

Nach Durchführung der Plausibilitätsprüfung nimmt der US-Auftraggeber das Formular zu seinen Akten und kann bei Prüfung durch die IRS, also die amerikanische Steuerbehörde Internal Revenue Service, diese Formblätter vorlegen, um nachzuweisen, dass er zurecht auf den Einbehalt der Straf-Quellensteuer verzichtet hat.
4. Was passiert, wenn ich das Formblatt nicht ausfüllen möchte?
Sofern das Formblatt nicht ausgefüllt wird, ist der US-Auftraggeber aufgrund der FATCA-Regularien verpflichtet, die Zahlung nur unter Einbehalt einer 30 Prozent Straf-Quellensteuer durchzuführen. Der Anreiz, ein ausgefülltes W-8-Formular vorzulegen, ist somit bewusst sehr hoch.
5. Wir haben nun schon öfter über den FATCA-Status gesprochen. Wie ermittle ich meinen FATCA-Status denn eigentlich?
Die Analyse des FATCA-Status erfolgt im Wesentlichen auf Basis des FATCA-Abkommens, der nationalen Regelungen im Finanzkonten-Informationsaustauschgesetz (FKAustG), sowie dem BMF-Schreiben zum FKAustG. Im Einzelfall sind auch die US-Treasury Regulations heranzuziehen.

Gemäß den FATCA-Regelungen wird bei Rechtsträgern grundsätzlich zwischen sogenannten Foreign Financial Institutions („FFI“) und Non Financial Foreign Entities („NFFE“) unterschieden, wobei bei Letzteren nochmals zwischen „aktive“ und „passive“ differenziert wird.

NFFEs sind Unternehmen, die keine Finanzinstitute oder Versicherungen sind. Unternehmen im Inland mit operativem Geschäft sollten grundsätzlich als NFFE eingeordnet werden können, wobei zu prüfen ist, ob sie sich als aktive NFFE oder als passive NFFE qualifizieren. Passive NFFEs trifft eine eingeschränkte Offenlegungspflicht hinsichtlich ihrer wirtschaftlich Berechtigten.

Ein aktive NFFE ist ein Unternehmen, dessen Bruttoeinkommen im vorangegangenen Kalenderjahr weniger als 50 Prozent aus passiven Einkünften wie zum Beispiel Zinsen, Dividenden, Mieteinnahmen, Lizenzgebühren oder Renten besteht und weniger als 50 Prozent der gehaltenen Vermögensgegenstände dem Erwerb solcher passiven Einkünfte dienen. Die Prüfung sollte stets im Einzelfall erfolgen. Ein falsch ausgefülltes Formular kann erhebliche wirtschaftliche sowie persönliche Konsequenzen verursachen
6. Bei 9b Foreign TIN – Hier wird immer wieder gefragt –
Deutsche Steuernummer oder Umsatzsteuer ID. Was sagen Sie?
Bei der Foreign TIN handelt es sich um die national – also von der deutschen Finanzbehörde – vergebene Steuernummer bei dem zuständigen Finanzamt – nicht um die USt-ID Nummer.

In der Regel wird die Eingabe im bundeseinheitlichen Steuernummer-Format (auch als ELSTER-Steuernummer bekannt) verlangt, dies bedeutet, dass vor der Steuernummer noch die einschlägige Kennziffer für das Bundesland eingefügt werden muss.

Für NRW ist dies die Kennziffer 5. Da die bundeseinheitliche Steuernummer immer 13-stellig ist, ist ferner noch vor der Nummer des Veranlagungsbezirks eine 0 einzutragen. Exemplarisch sieht dies für NRW wie folgt aus: Steuernummer vergeben: XXX/XXXX/XXXX – bundeseinheitliche Steuernummer: 5XXX/0XXXX/XXXX.
Herr Kellmann, ich danke Ihnen für das Gespräch.
(Das Gespräch wurde im Januar 2024 geführt).

Erläuterungen zu Begriffen/Bezeichnungen des W-8BEN-E-Formulars

Nachfolgend haben wir Ihnen einige Begriffserklärungen rund um das Formblatt W-8BEN-E zusammengestellt.

Part III

Was bedeutet „For chapter 3 purposes only“ beim W-8BEN-E-Formular?
Dieser Teil des Formulars nimmt Bezug auf Kapitel 3 des US-amerikanischen Bundessteuergesetzes (Internal Revenue Code, dort Sec. 1441 bis 1464 mit Ausnahme von Sec. 1445 und 1446), welches sich mit der Einbehaltung von Steuern bei nicht in den Vereinigten Staaten ansässigen Ausländern und ausländischen Unternehmen (Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Corporations) befasst.

Line 14a

Was bedeutet „Beneficial owner“ beim W-8BEN-E-Formular?
Als „beneficial owner“ (wirtschaftlich Berechtigter) ist die Person anzugeben, welche nach US-amerikanischem Steuerrecht verpflichtet wäre, die Einkünfte in ihrer Steuererklärung als Bruttoeinkommen anzugeben, wenn nicht aufgrund eines Doppelbesteuerungseinkommens eine Reduzierung oder Befreiung von der US-Quellensteuer in Anspruch genommen werden kann. Es handelt sich um die Person bzw. Organisation, die das Recht hat, die Einkünfte zu nutzen, und nicht bloß den Empfang der Einkünfte anderer übernimmt.
Besondere Grundsätze gelten dabei allerdings für Personengesellschaften. Prinzipiell sind bei Personengesellschaften im US-amerikanischen Steuerrecht nicht die Gesellschaft als solche, sondern vielmehr die einzelnen Gesellschafter als „beneficial owners“ anzusehen, sofern es sich bei ihnen nicht selbst um Personengesellschaften handelt.

Im Falle einer deutschen GbR, OHG, KG oder Partnerschaftsgesellschaft muss daher im Regelfall nicht die Gesellschaft, sondern müssen die einzelnen Gesellschafter als „beneficial owners“ das Formular ausfüllen. Handelt es sich bei ihnen um natürliche Personen, wäre nicht das Formular W-8BEN-E, sondern das Formular W-8BEN einschlägig.
Eine deutsche GmbH wird nach US-amerikanischem Steuerrecht als „corporation“ eingeordnet und ist damit selbst „beneficial owner“ ihrer Einkünfte.
Was ist mit der Angabe: „Resident of … within the meaning of the income tax treaty between the United States and that country“ beim W-8BEN-E-Formular gemeint?
Die Ansässigkeit (residence) in einem Staat bestimmt sich nach Art. 4 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten.

Eine natürliche Person oder Gesellschaft ist demnach als in einem Vertragsstaat ansässig zu betrachten, wenn sie nach dem Recht dieses Staates dort aufgrund ihres Wohnsitzes, ihres ständigen Aufenthalts, des Ortes ihrer Geschäftsleitung, des Ortes der Gründung oder eines ähnlichen Merkmals steuerpflichtig ist.

Liegt nach diesen Kriterien eine Ansässigkeit sowohl in Deutschland als auch in den USA vor, so richtet sich die Ansässigkeit nach Art. 4 Abs. 2 des Doppelbesteuerungsabkommens (in abgestufter Prüfungsreihenfolge) nach dem Mittelpunkt der Lebensinteressen, dem gewöhnlichen Aufenthalt, der Staatsangehörigkeit oder einer einvernehmlichen Regelung durch die Behörden der Vertragsstaaten.

Line 14b

In Line 14b ist anzugeben, ob die in den Vereinigten Staaten erzielten Einkünfte nach dem geltenden Doppelbesteuerungsabkommen einer Steuerbegünstigung unterliegen. Ein Anspruch hierauf besteht nur dann, wenn der „beneficial owner“ die Voraussetzungen der sog. LOB-Klausel (Limitation of Benefits, deutsch: Abkommensvergünstigungen) nach dem Doppelbesteuerungsabkommen erfüllt. Hierdurch soll einem Missbrauch von Steuerbegünstigungen in den USA, insbesondere durch das bloße Vorschieben einer in Deutschland ansässigen, dort aber nicht maßgeblich wirtschaftlich tätigen Gesellschaft, vorgebeugt werden. Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten regelt diese Anforderungen in Artikel 28.
In dem Formular W-8BEN-E muss grundsätzlich nur eine Option angekreuzt werden, die im jeweiligen Fall erfüllt ist, auch wenn mehrere Optionen einschlägig sind.
Was mit der Option „Government“ im W-8BEN-E-Formular gemeint?
Diese Option bezieht sich auf Art. 28 Abs. 2 Buchstabe b des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den USA und erstreckt sich auf einen Vertragsstaat des Abkommens selbst sowie auf dessen Gebietskörperschaften.
Was ist mit der Option „Tax-exempt pension trust or pension fund“ im W-8BEN-E-Formular gemeint?
Im Rahmen des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten findet diese Option Anwendung auf Begünstigte nach Art. 28 Abs. 2 Buchstabe e des Abkommens. Hierfür muss es sich bei dem „beneficial owner“ um einen nach den Rechtsvorschriften eines Vertragsstaates errichteten Rechtsträger handeln, der in diesem Vertragsstaat gegründet wurde und unterhalten wird, um Arbeitnehmern oder Selbständigen gemäß einem Vorsorgeplan Ruhegehälter und ähnliche Leistungen zu gewähren.

Der in Art. 28 Abs. 2 Buchstabe e des Abkommens enthaltene LOB-Test setzt voraus, dass mehr als die Hälfte der Begünstigten oder Teilnehmer in einem der Vertragsstaaten ansässige natürliche Personen sind oder der Rechtsträger zu den weiteren nach Art. 28 Begünstigten zählt.
Praktische Beispiele für einen „Tax-exempt pension trust or pension fund“ in Deutschland sind etwa Pensionsfonds für Leistungen der betrieblichen Altersversorgung nach § 236 VAG, Pensionskassen von Berufsgruppen, berufsständische Versorgungswerke (z. B. der Ärzte, Apotheker, Rechtsanwälte oder Steuerberater) sowie kirchliche Einrichtungen für Ruhestand und Versorgung.
Was ist mit der Option “Other tax-exempt organisation” beim
W-8BEN-E-Formular gemeint?
Diese Option gilt für Rechtsträger nach Art. 28 Abs. 2 Buchstabe d des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA.

Erfasst werden Rechtsträger, die nach den Rechtsvorschriften eines der Vertragsstaaten errichtet sind und in diesem Vertragsstaat ausschließlich zu religiösen, mildtätigen, erzieherischen, wissenschaftlichen oder ähnlichen Zwecken gegründet wurden und unterhalten werden.
Beispiele für entsprechende Organisationen in Deutschland sind gemeinnützige Stiftungen in privater Trägerschaft, gemeinnützige Forschungseinrichtungen in privater Trägerschaft, kirchliche Hilfswerke oder Gewerkschaften, die gemeinwohlorientierte Aufgaben wahrnehmen. Nicht begünstigt sind dagegen etwa Familienstiftungen, denen es an der Gemeinnützigkeit fehlt.
Achtung:
Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten enthält in Artikel 27 eine weitergehende Bestimmung für Gesellschaften, die ausschließlich religiöse, mildtätige, wissenschaftliche, erzieherische oder öffentliche Zwecke verfolgen und in dem Vertragsstaat, in dem sie ansässig sind, steuerbefreit sind. Diese fallen daher nicht unter Line 14b, sondern vielmehr unter Line 15 (siehe unten).
Auf wen trifft die Option „Publicly-traded corporation“
beim W-8BEN-E-Formular zu?
Für die Zwecke des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und den USA bezieht sich diese Option auf den LOB-Test nach Art. 28 Abs. 2 Buchstabe c Ziffer aa A des Abkommens.

Hierunter fallen Gesellschaften, deren Hauptaktiengattung (und alle Vorzugsaktiengattungen) regelmäßig an einer anerkannten Börse in dem Vertragsstaat, in dem die Gesellschaft ansässig ist, gehandelt wird. Einschlägig ist dies somit bei deutschen Aktiengesellschaften sowie Europäischen Gesellschaften (SE), deren Hauptaktiengattung an einer anerkannten deutschen Börse – beispielsweise der Frankfurter Wertpapierbörse – gehandelt wird.
Welche Unternehmen sind von der Option „Subsidiary of publicly-traded corporation“
beim W-8BEN-E-Formular erfasst?
Diese Option erfasst Unternehmen, die unter den LOB-Test nach Art. 28 Abs. 2 Buchstabe c Ziffer bb des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA fallen. Verlangt wird, dass mindestens die Hälfte der Stimmrechte und des Wertes der Aktien der Gesellschaft direkt oder indirekt von fünf oder weniger Unternehmen gehalten werden, welche ihrerseits die Voraussetzungen einer „publicly-traded corporation“ nach Artikel 28 Abs. 2 Buchstabe c Ziffer aa des Abkommens erfüllen. Die Option der „Subsidiary of publicly-traded corporation“ bezieht sich mit anderen Worten auf selbst nicht börsennotierte Tochterunternehmen von Aktiengesellschaften, deren Hauptaktiengattung an einer anerkannten deutschen Börse gehandelt wird.
Worauf bezieht sich die Option „Company that meets the ownership and base erosion test“
beim W-8BEN-E-Formular?
Die Entsprechung zu dieser Option findet sich in Art. 28 Abs. 2 Buchstabe f des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA. Demnach haben andere als natürliche Personen Anspruch auf eine Steuerbegünstigung, wenn an mindestens der Hälfte der Tage des Steuerjahrs mindestens die Hälfte jeder Aktiengattung oder des sonstigen wirtschaftlichen Eigentums des Unternehmens unmittelbar oder mittelbar von in dem jeweiligen Vertragsstaat ansässigen Personen gehalten werden, die ihrerseits zu den Begünstigten nach dem Doppelbesteuerungsabkommen zählen (also etwa börsennotierte Aktiengesellschaften, deren Tochterunternehmen, Pensionsfonds etc.). Weiterhin besteht nur Anspruch auf eine Begünstigung, sofern weniger als die Hälfte des Bruttogewinns des Unternehmens für das Steuerjahr unmittelbar oder mittelbar an Personen gezahlt oder diesen geschuldet sind, die weder in Deutschland noch in den Vereinigten Staaten ansässig sind und keinen Anspruch auf Vergünstigungen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen haben.
Zweck der LOB-Klausel in Art. 28 Abs. 2 Buchstabe f des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA ist es, einen Missbrauch der Steuervergünstigungen für deutsche Unternehmen in den USA durch die Weiterleitung von Einnahmen in den USA an Gesellschaften in Drittstaaten zu verhindern. Die Anforderungen des „ownership and base erosion test“ erfüllen daher deutsche Unternehmen, die sich mindestens zur Hälfte im Besitz deutscher Anteilseigner befinden und weniger als die Hälfte ihrer Einkünfte – etwa in Form von Lizenzgebühren – in einen Drittstaat weiterleiten.
Was bedeutet die Option „Company that meets the derivative benefits tests“ im W-8BEN-E-Formular?
Den „derivative benefits test“ enthält das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten in Art. 28 Abs. 3.

Er sieht Vergünstigungen auch für Unternehmen vor, welche nicht direkt zu den Begünstigten nach Art. 28 Abs. 2 des Abkommens zählen, also beispielsweise nicht die Voraussetzungen einer börsennotierten Aktiengesellschaft oder einer Tochtergesellschaft erfüllen.

Nach Art. 28 Abs. 3 des Doppelbesteuerungsabkommens besteht aber ein Anspruch auf Steuervergünstigungen, sofern bestimmte Anteilseigner des Unternehmens aus Drittstaaten stammen, die vergleichbare Vergünstigungen aufgrund anderer Doppelbesteuerungsabkommen zwischen ihrem Heimatstaat und den USA genießen
Dies setzt zunächst voraus, dass mindestens 95 % der gesamten Stimmrechte und des Gesamtwertes der Unternehmensanteile unmittelbar oder mittelbar von sieben oder weniger „gleichberechtigten Begünstigten“ gehalten werden.

Als „gleichberechtigte Begünstigte“ sind Anteilseigner anzusehen, die in einem Mitgliedstaat der EU, des EWR, Kanada oder Mexiko ansässig sind und aufgrund des jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommens selbst Anspruch auf Vergünstigungen auf die in den Vereinigten Staaten erzielten Einkünfte hätten, wenn sie selbst als „beneficial owners“ anzusehen wären. Weiterhin verlangt der Test, dass weniger als die Hälfte des Bruttoeinkommens der Gesellschaft für das Steuerjahr, in dem die Einkünfte erzielt werden, unmittelbar oder mittelbar an Personen, die keine gleichwertigen Begünstigten sind, gezahlt oder diesen geschuldet werden
Worauf bezieht sich die Option
„Company with an item of income that meets the active trade or business test“ beim W-8BEN-E-Formular?
Diese Option wird in dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den Vereinigten Staaten in Art. 28 Abs. 4 geregelt.

Der „active trade or business test“ setzt dabei voraus, dass eine natürliche Person oder Gesellschaft in dem Vertragsstaat, in dem sie ansässig ist, aktiv gewerblich tätig ist, die in dem anderen Vertragsstaat bezogenen Einkünfte im Zusammenhang mit dieser gewerblichen Tätigkeit bezogen werden oder aus Anlass dieser Tätigkeit anfallen und die gewerbliche Tätigkeit in dem Sitzstaat gegenüber der gewerblichen Tätigkeit in dem anderen Vertragsstaat erheblich ist.
Um die Voraussetzungen dieser Option zu erfüllen, müsste ein in Deutschland ansässiges Unternehmen zunächst eine aktive gewerbliche Tätigkeit in Deutschland ausüben, die als wesentlich und eigenständig anzusehen ist.

Beispiel für eine wesentliche, aktive gewerbliche Tätigkeit wäre z. B. die Herstellung von Gütern, die Erbringung substanzieller Dienstleistungen (Beratung), die Entwicklung von Software oder der Verkauf und Vertrieb eigener Produkte, nicht aber die Unterhaltung einer reinen Holdinggesellschaft oder die bloße Verwaltung von Lizenzrechten.

Im nächsten Schritt müssten die in den USA erzielten Einkünfte einen funktionalen Zusammenhang zu der gewerblichen Tätigkeit in Deutschland aufweisen, etwa als Lizenzgebühren, Dividenden oder Zinsen. Schließlich dürfte das Ausmaß der gewerblichen Tätigkeit in den USA gegenüber dem Ausmaß der gewerblichen Tätigkeit in Deutschland nicht überwiegen. Die Voraussetzungen wären daher nicht erfüllt, wenn das Unternehmen etwa in den USA mehr Mitarbeiter beschäftigte als in Deutschland
Was ist mit der Option „Favorable discretionary determination received“
beim W-8BEN-E-Formular gemeint?
Diese Bestimmung findet ihre Entsprechung in Art. 28 Abs. 7 des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA. Sie ermöglicht es Unternehmen, welche nicht die Anforderungen eines LOB-Tests nach dem Abkommen erfüllen, dennoch eine Steuerbegünstigung in den USA in Anspruch zu nehmen, indem sie eine entsprechende Entscheidung der zuständigen US-Behörde beantragen. Hierfür muss ein Antrag bei der US-Bundessteuerbehörde (Internal Revenue Service) gestellt werden
Um eine „favorable discretionary determination“ seitens der US-Bundessteuerbehörde zu erhalten, muss der Antragsteller insbesondere glaubhaft machen, dass eine Gewährung von Steuervorteilen nicht der Steuervermeidung, zum Beispiel zur Weiterleitung von Einkünften an Offshore-Gesellschaften, Vorschub leistete. Weiterhin muss das Unternehmen eine tatsächliche wirtschaftliche Verbindung mit dem Staat, in dem es ansässig ist, darlegen. Ein in Deutschland ansässiges Unternehmen müsste also glaubhaft machen, in Deutschland tatsächlich in bedeutendem Ausmaß operativ tätig zu sein, etwa durch unterhaltene Büros und Geschäftsräume, die Beschäftigung von Mitarbeitern, den Sitz des Managements etc. Auf eine günstige Entscheidung der US-Bundessteuerbehörde besteht aber kein Anspruch, sie liegt vielmehr im Ermessen der Behörde.
Welche Bedeutung hat die Option „No LOB article in treaty“ beim
W-8BEN-E-Formular?
Da das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten in Art. 28 eine LOB-Klausel enthält, ist diese Option nicht einschlägig.

Line 14c

Die Voraussetzungen dieses Absatzes müssen nur erfüllt sein, wenn Steuervorteile auf der Grundlage eines Doppelbesteuerungsabkommens geltend gemacht werden, welches vor dem 1. Januar 1987 in Kraft getreten ist (nicht einschlägig bei dem Doppelbesteuerungsabkommen zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten).

Line 15

Dieser Abschnitt ist einschlägig, wenn Steuervorteile aufgrund von Bestimmungen des Doppelbesteuerungsabkommens geltend gemacht werden, die weitergehende Anforderungen aufweisen als die in Line 14 aufgezählten.

Erfasst werden insbesondere Vergünstigungen für Einkünfte, für die nach dem US-Bundessteuergesetz (Internal Revenue Code) eine höhere Quellensteuer zu entrichten wäre, als sie das Doppelbesteuerungsabkommen vorsieht. Der Antragsteller muss daher angeben, welche Einkunftsart betroffen ist, auf welche besondere Bestimmung des Doppelbesteuerungsabkommens für die Vergünstigung Bezug und welcher reduzierte Steuersatz in Anspruch genommen wird.
Einschlägig sind hierfür folgende Bestimmungen des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen der Bundesrepublik Deutschland und den Vereinigten Staaten:

Dividenden, die eine in den Vereinigten Staaten ansässige Gesellschaft an einen in Deutschland ansässigen „beneficial owner“ zahlt, nach Art. 10 des Abkommens,

Zinsen, die ein in Deutschland ansässiger „beneficial owner“ bezieht, nach Art. 11 des Doppelbesteuerungsabkommens,

Lizenzgebühren, die ein in Deutschland ansässiger „beneficial owner“ bezieht, nach Art. 12 des Abkommens.
Nimmt beispielsweise ein in Deutschland ansässiges Unternehmen für Dividendenzahlungen, die es von US-amerikanischen Gesellschaften erhält, eine Befreiung von der US-Quellensteuer nach Art. 10 Abs. 3 des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland-USA in Anspruch, so sollte in Line 15 des Formulars entsprechend „Article 10(3)“, „0“ und „dividends“ eingetragen werden.
Weiterhin ist Line 15 einschlägig für Organisationen, die Steuerbegünstigungen nach Artikel 27 Abs. 1 des Doppelbesteuerungsabkommens in Anspruch nehmen.

Demnach gilt eine Steuerbefreiung in den USA für Einkünfte einer in Deutschland steuerbefreiten Gesellschaft, die ausschließlich religiöse, mildtätige, wissenschaftliche, erzieherische oder öffentliche Zwecke verfolgt, sofern die Gesellschaft auch in den Vereinigten Staaten steuerbefreit wäre, wenn sie dort errichtet worden und ausschließlich dort tätig wäre.
Quelle der Begriffserklärungen:
Letzte Aktualisierung: 15. Oktober 2025